テレワークやオンライン会議の普及により、以前よりもITツールが身近なものとして浸透してきました。とくに、非対面でも正確な業務進捗を把握できる、プロジェクト管理ツールへの需要は年々高まっています。
たとえば、「Smartsheet（スマートシート）」はメンバーとの共同作業を円滑にして、チームのプロジェクト管理に貢献します。一方で、「Smartsheetの導入を検討しているが、自社に適しているか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Smartsheetの機能や使い方・料金体系からユーザーの声まで幅広くご紹介します。
- Excelでの進捗管理に限界を感じ、Smartsheetを検討しているプロジェクト管理者
- Smartsheetの運用が複雑化しないか不安を抱えている業務改善担当者
- 複数の業務管理ツールを比較しているが、自社に合うツールを決め切れない管理職
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、Smartsheetの概要を理解しつつ、自社に最適なプロジェクト管理の手法が見つかります。
目次
Smartsheet(スマートシート)とは
以下では、Smartsheetの特徴や機能を解説します。ほかのプロジェクト管理ツールとの違いを把握して、自社の目的に沿ったツールか判断しましょう。
「Smartsheet」と「Excel」の違いとは？
SmartsheetのExcelとの違いは、機能の豊富さです。
両者は同じシート形式ですが、Smartsheetは業務進捗を可視化する「ガントチャート」に加え、「ダッシュボード表示」や上図のような「タスク管理」といった複数の機能でプロジェクト管理をサポートします。
Excelも関数を活用することで、幅広い用途で利用できるものの「カスタマイズの柔軟性」においてSmartsheetの方が優れていると言えます。それゆえ、小規模なプロジェクトから大規模なプロジェクトまで幅広く活用されているのです。
以上のように、さまざまな機能を備えた「機能性」と、幅広いプロジェクトに対応できる「汎用性の高さ」がSmartsheetの特徴であり、Excelとの違いだと言えます。
Smartsheetの機能
Smartsheetには様々な機能が搭載されていますが、なかでも、下記3つの機能がプロジェクト管理に有効です。
- レポート
レポート上で複数のシートを管理することができます。レポートで更新した情報は元のシートへ、元のシートで更新した情報はレポートへ自動的に反映されるため、ズレのない情報共有が可能です。 - ビュー
シートには「タイムライン・ガント・グリッド・ボード・カレンダー」の5種類があります。タスクの要件を設定したい場合にはグリッドビュー、共同でタスク管理をする場合にはカードビュー、というように状況に合わせて選択しましょう。 - ダッシュボード
レポートの情報を一元管理し、データをグラフにまとめて可視化します。特定の情報のみを関係者に表示したい場合には、ダッシュボードを使えば、絞り込んだ情報を閲覧させることが可能です。
以上の機能より、プロジェクト管理に優れた専門的なツールであることが分かります。とりわけ、ガントチャート機能を使えば、進捗度をメンバーが確認できてスムーズなプロジェクト進行に貢献します。
【無料プランあり】Smartsheet(スマートシート)の料金・価格一覧
Smartsheetには無料版を含む5種類の料金プランが存在し、それぞれの詳細は以下の通りです。（左右にスクロール可）
| 無料 | プロ | ビジネス | エンタープライズ | アドバンスドパッケージ | |
|---|---|---|---|---|---|
| 料金 | ¥0/月 | ¥1,600/ユーザー/月（月払い） | ¥3,200/ユーザー/月（月払い） | 要問合せ | 要問合せ |
| ユーザー | ～3ユーザー | ～10ユーザー | 3ユーザー～ | 10ユーザー～ | 要問合せ |
| 添付ファイルストレージ | 500MB | 20GB | 1TB | 無制限 | 無制限 |
| シート数 | 最大2つ | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| レポートあたりのシート数 | 1つ | 1つ | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ビュー機能 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| テンプレート | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| ユーザー管理 | × | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
プランによってレポート上に追加できるシート数に制限があり、Smartsheetを最大限に活用できない恐れがあるため注意が必要です。Smartsheetでは、30日間の無料試用期間が用意されてるので、お試しのうえ導入可否を検討しましょう。
Smartsheet(スマートシート)の基本的な使い方
Smartsheetは、優れたプロジェクト管理機能に加え、業務効率向上に貢献する機能が備わっています。そこで以下では、Smartsheetの代表的な使い方を紹介します。
（1）ワークフロー｜業務を効率化する
参考：機能＞自動化
Smartsheetでは、反復プロセスを自動化するシステムが作成可能で、業務時間の短縮を図るだけでなく業務の抜け漏れを防ぐことができます。
自動化は「トリガー」「条件」「アクション」の三段階でフィルターをかけ、システムを作ります。日付や時間の設定・繰り返しも可能であり、自動化する条件の自由度が高い点も特徴です。
また、テンプレートも用意されているため、プログラミング技術に精通していなくとも、ワークフローを自動化し業務を効率化できます。
（2）ガントチャート｜業務進捗を可視化する
Smartsheetでは、出力する項目をカスタマイズ可能なガントチャートにより、プロジェクトの全体像を可視化できます。さらに、開始日や終了日の変更や、進捗率の紐づけもできるため、メンバー間の進捗共有も簡単です。
しかし、ガントチャートはタスクの相互関係がわかりづらかったり、急な計画変更に対応しきれなかったりする点に注意しなければなりません。
そのため、タスク同士の流れを把握したい企業や計画の変更が頻繁に起こる企業は、「Stock」のように簡単にタスクやスケジュールを管理できるツールを使うと便利です。
（3）グリッド｜シートで共同作業する
Smartsheetでの作業の土台はグリッド形式のシートで、社内メンバーと共同作業ができます。グリッドは、多くの人に馴染みのあるExcelやスプレッドシートと似た形式で、簡単な操作性が特徴です。
グリッドビューでは、シートの列や行を素早く追加・削除・更新できるほか、ファイルを直接添付して、プロジェクトの資料を一箇所で管理することが可能です。
また、グリッドビューやガントビューでは、シートに数式を追加して値を計算することができ、80種類以上の関数が用意されています。
（4）ユーザーの権限｜権限レベルを設定する
Smartsheetでは、権限レベルを「管理者・編集者（共有可）・編集者（共有不可）・コメント者・閲覧者」の5つから設定できます。ユーザーの権限を設定する方法は、以下の手順です。
- まず、アカウントにログインします。
- 画面右上の[設定]＞[アカウント]を選択します。
- 次に、左に表示されるメニューオプションから[ユーザー]を選択します。
- 役割の列を選択し、ドロップダウンからユーザーの役割を選びましょう。
- 最後に、[保存]をクリックすれば完了です。
シートやレポート、ワークスペースなどのアイテムは、権限レベルによってできることが制限されます。そのため、情報をセキュアに管理するためにも、権限設定は重要です。
Smartsheetでタスク管理するときの注意点
以下では、Smartsheetでタスク管理するときの注意点をご紹介します。複数人でプロジェクトを進めようとしている方は必見です。
管理項目を増やしすぎない
Smartsheetでタスク管理をするときには、管理項目を増やしすぎないことが重要です。
項目が多すぎると入力作業が煩雑になり、更新の負担が増えて運用が続かなくなります。また、必要な情報が細分化されすぎて全体像が見えにくくなり、タスク管理の目的である「状況の把握と判断」がかえって難しくなるのです。
そのため、管理項目は目的に直結する最小限に絞り、誰でも迷わず更新できる設計にすることが欠かせません。
「一部の人しか更新しない」状況を防ぐ
「一部の人しか更新しない」状況を防ぐためには、誰もが日常的に編集に関われる運用を整えることが大切です。
特定の担当者だけが更新を担う状態になると、情報が属人化し、更新が止まるリスクが高まります。また、他のメンバーが更新する習慣がなければ、気づいた点があっても修正されず、内容の鮮度が一気に落ちてしまうのです。
したがって、更新ルールや権限を明確にし、誰でも迷わず編集できる環境をつくりましょう。
タスク管理と情報共有を分断しない
タスク管理と情報共有を分断しないために、両者が自然に連動する仕組みを整えるべきです。
タスクの進捗はシート、相談や背景はチャットと分かれると情報が散在し、正しい状況が把握しづらくなります。また、この分断は更新漏れや認識のズレを生み、管理の精度を下げてしまいかねません。
そのため、タスクと関連情報を同じ場所で確認・更新できる運用を設計することが重要なのです。
Smartsheetが向いている企業の特徴
Smartsheetはタスク管理に便利な機能が多く搭載されていますが、自社に合っているのか見極めが必要です。以下では、Smartsheetが向いている企業の特徴を解説します。
複雑なプロジェクトを複数管理したい企業
複雑なプロジェクトを複数同時に管理したい企業にとって、Smartsheetは特に相性の良いツールです。
プロジェクトごとにシートやビューを柔軟に切り替えられるため、全体像と個別状況を行き来しながら把握できます。また、ガントやカードなど多様な管理形式を統一基盤で扱えるため、プロジェクト横断の進捗管理がスムーズになります。
このように、複数プロジェクトを一元的に整理し、状況を俯瞰しながら運営したい企業に適した選択肢といえるのです。
Excelベースの運用に慣れている企業
Excelベースの運用に慣れている企業にとって、Smartsheetは移行しやすいツールです。
表形式での管理に慣れている場合、Smartsheetのシートは直感的に使え、既存のExcel運用を大きく崩さずにクラウド化できます。また、関数やフィルターなどの操作感も近いため、導入時の学習コストを抑えながらチーム全体で使い始められるのです。
そのため、Excel文化を活かしつつ、より協働的で更新しやすい環境へ移行したい企業に適しています。
専任管理者を置ける企業
専任の管理者を置ける企業は、Smartsheetをより高い精度で運用しやすい環境を整えられます。
管理者が明確に存在すると、シート構造の設計や運用ルールの整備が一貫し、チーム全体が迷わず利用できます。また、改善点の洗い出しやテンプレート化などの運用最適化も進めやすく、プロジェクト管理の質を継続的に高められるのです。
したがって、管理体制を明確にし、運用を継続的に改善したい企業に適した選択肢といえます。
【非IT企業必見】タスクと情報共有を効率化するシンプルなツール
以下では、進捗管理だけでなく、チーム内の情報共有や業務のやり取りまでまとめて管理できるツールをご紹介します。
Smartsheetのような高機能ツールを導入しても、管理項目が増えすぎると、現場では「入力が面倒」と感じられ、次第に使われなくなってしまいます。そのままでは、結局Excelやチャットを併用する状態に戻り、情報が分散して確認に時間がかかるのです。
実際、管理を正確にしようとして列やルールを細かく設定するほど、更新作業は複雑になります。また、一部の担当者しかシート構成を理解できない状態になると、現場全体で継続運用するのは困難です。
そこで重要なのが、「誰でも迷わず使え、情報共有とタスク管理を一緒に続けられる仕組み」を導入することです。そのようなツールであれば、管理の複雑化を防ぎながら、チーム全体で情報を蓄積・共有できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、ITツールに馴染みのない65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほど簡単な「Stock」です。Stockは、ノートに業務内容や進捗、関連情報をまとめながら、直感的にタスク管理もできるため、「表だけが増えて運用が複雑化する状態」を防ぎます。
最もシンプルにプロジェクト情報を管理するツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Smartsheet(スマートシート)を使ってみた評判・口コミ
ここでは、Smartsheetを実際に利用しているユーザーの声・意見を紹介します。第三者の導入事例も参考にし、自社に適したツール選択のヒントを得ましょう。
Smartsheetの良い口コミ・評判
まず、Smartsheetの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「エクセルに近い操作性で使いやすい」「共同作業がしやすい」との声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：2026年03月24日
Excelがある程度使える人であれば、初めてでもほぼ問題なく使い始められると思います。ファイルの送り合いをしなくても共有ができるので非常に便利です。
共有者の選択・設定が簡単な点と、ダッシュボードを使用することで視覚的にデータが分かりやすくなる点も重宝しています。
非公開ユーザー、投稿日：2026年02月26日
・エクセルを共有設定した場合と比較して、複数人で同時に編集する時に他メンバーにロックされて上書きできなかったり、ファイルが壊れてデータが消えるといったことがないです。
・セルの内容を誰がいつどのように更新したかという履歴が残ります。
・行や列に入力規則や条件付き書式を設定する方法がエクセルよりも容易で直感的に使用しやすいです。
・複数のメンバーで同時に使用しても動作がサクサクで軽いです。
非公開ユーザー、投稿日：2026年02月20日
ホーム画面からシート・レポート・ダッシュボードなど必要なページへ素早くアクセスでき、作業開始までの無駄を減らせる点が挙げられます。
さらに、ガントチャートやカレンダーなど多様なビューで進捗を確認できる柔軟性や、リアルタイム共同編集・自動化など業務効率を高める機能も充実しています。
非公開ユーザー、投稿日：2026年02月19日
私が主に利用しているのはスプレッドシート形式で、エクセルを使ったことがある方には馴染みやすいインターフェイスだと思います。
直感的に利用できます。
Google スプレッドシートと同様に、リアルタイムで共同作業もできます。
洗練されたデザインです。
私はあまり活用していませんが、ガントチャート、自動ワークフロー、ダッシュボード、フォーム機能などがあるので、プロジェクト管理に便利だと思います。
Smartsheetの改善点に関する口コミ・評判
次に、Smartsheetの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「UIが見づらい」「使い慣れるまでに時間がかかる」との声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：2026年03月24日
ワークスペースにまとめるにしてもシート自体は増えてしまうため、スプレッドシートもしくはExcelのように、切り替えられるタブがあると嬉しいです。
また、立ち上がりに少々時間がかかるため、もう少し軽くしていただけるとスムーズに作業が始められます。
非公開ユーザー、投稿日：2026年02月20日
ナビゲーションバーやホーム画面に多くの情報が表示され、シートやレポート、ダッシュボードなど多様な項目にアクセスできる反面、情報量が多く視覚的に複雑に感じる場合がある。
シートビューやダッシュボードは柔軟性が高いものの、カスタマイズ前は項目が多く「やや煩雑」に見える場面もあり、もっと直感的でスマートな配置や視認性の改善が求められます。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2026年02月17日
ダッシュボードを利用したとき、ひな型は用意されているのですが、画像や文字の生成、テンプレートなど、もう少し見た目をよくする機能があるとさらに良くなると感じました。
Q&Aとして使用する専用のひな型を追加してもらえれば、現状の課題が解決するのでぜひ検討してもらいたいです。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2026年02月10日
直感的に操作がわかるツールではないため、使い方に慣れるには少々時間がかかる。
テンプレートもたくさん用意されているが、それをどのように使うことを想定しているのか、もう少し親切な説明があると良い。
【番外編】Smartsheetのアカウントを削除するには
ライセンスをもたないユーザーはすぐにアカウントを削除できますが、ライセンスユーザーの場合は、管理者（プラン代表者としてラベル付けされている方）にアカウントの削除をリクエストする必要があります。アカウントの削除までの手順は以下のとおりです。
- アカウントにログインし、ページ左下の[アカウントアイコン] > [プラン情報] を選択する。
- [アカウントからの削除をリクエスト] を選択して、プランの代表連絡先としてラベル付けされているシステム管理者宛てに削除をリクエストするメッセージを作成する。
- [送信] ボタンをクリックする。
ここで、システム管理者は、依頼者のメールアドレスと [件名] に削除依頼が記載されたアカウントからメッセージを受信します。
そのため、システム管理者は削除のリクエストメッセージを受信した場合、メッセージの [ユーザーの管理] をクリックするとリクエストを作成したユーザーをアカウントからすぐに削除可能です。
参考：現在のSmartsheetアカウントを削除するーヘルプ＆ラーニング
Smartsheet(スマートシート)の使い方や口コミ・評判まとめ
これまで、Smartsheetの特徴や使い方、Smartsheetが向いている企業の特徴を中心にご紹介しました。
Smartsheetは、表計算ソフトのような操作感でタスク管理や進捗共有ができる点が特徴です。一方で、多機能であるがゆえにITツールに慣れていない現場では定着しにくい場合があります。
そのため、チーム内で情報共有をスムーズに進めるには、「誰でも直感的に使えること」や「必要な情報を簡単に蓄積できること」が重要です。操作が難しいツールでは、入力漏れや確認ミスが増え、かえって業務効率が低下する恐れもあります。
したがって、シンプルな操作で、タスク・情報・やりとりを一元管理できる情報共有ツール「Stock」がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有やタスク管理をスムーズに進めましょう。
