Smartsheet(スマートシート)とは？使い方や評判・料金まで紹介

テレワークやオンライン会議の普及により、以前よりもITツールが身近なものとして浸透してきました。とくに、非対面でも正確な業務進捗を把握できる、プロジェクト管理ツールへの需要は年々高まっています。

 

たとえば、「Smartsheet（スマートシート）」はメンバーとの共同作業を円滑にして、チームのプロジェクト管理に貢献します。一方で、「Smartsheetの導入を検討しているが、自社に適しているか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、Smartsheetの機能や使い方・料金体系からユーザーの声まで幅広くご紹介します。

 

という方は本記事を参考にすると、Smartsheetの概要を理解しつつ、自社に最適なプロジェクト管理の手法が見つかります。

以下では、Smartsheetの特徴や機能を解説します。ほかのプロジェクト管理ツールとの違いを把握して、自社の目的に沿ったツールか判断しましょう。

引用：Smartsheetの公式トップページ

 

Smartsheetは、米国ワシントン州に本拠を置く、プロジェクトマネジメントをサポートするSaaS企業です。2005年に設立され、現在は3,000人以上の従業員を雇用しています。

 

社名にもなっている「Smartsheet」というソフトウェアを提供しており、Fortune 500企業の80％を含む世界中の非営利組織や中小企業に利用されている、高い実績を持つ企業です。

 

また、2023年10月には、社長執行役員に初の日本人を任命したことで、APAC地域のプレゼンスを強化する動きがみられています。

 

参考：スマートシート、日本初の社長執行役員に嘉規 邦伸を任命し、APAC地域のプレゼンスを強化ーPRTIMES

 

Smartsheetとほかのプロジェクト管理ツールとの違いは、コードが不要でありながら汎用性の高いツールである点です。

 

柔軟なカスタマイズが可能なので、小規模なプロジェクトから複雑なプロセスを内包する大規模なプロジェクトまで、幅広い場面で活用できます。それゆえ、世界的な大企業にも多数導入されています。

 

業務進捗を可視化する「ガントチャート」に加え、「ダッシュボード表示」や上図のような「タスク管理」といった複数の機能でプロジェクト管理をサポートします。また、管理情報はSmartsheetアカウントを持たない社内外の共同作業者とも共有可能です。

 

このように、幅広いプロジェクトに対応できる「汎用性の高さ」とコード不要でありながらも様々な機能を備えた「多機能性」、アカウントの有無に関わらず「共同作業」可能な点がSmartsheetの特徴であり、ほかのプロジェクト管理ツールとの違いと言えます。

 

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・App Storeからのダウンロードはこちら

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Smartsheetには様々な機能が搭載されていますが、なかでも、下記3つの機能がプロジェクト管理に有効です。

 

• レポート
  レポート上で複数のシートを管理することができます。レポートで更新した情報は元のシートに自動的に反映され、逆のケースでも同様に反映されるため、ズレのない情報共有が可能です。
 
• ビュー
  シートは「ガント・グリッド・カード・カレンダー」の4種類あります。タスクの要件を設定したい場合にはグリッドビュー、共同でタスク管理をする場合にはカードビュー、というように状況に合わせて選択しましょう。
 
• ダッシュボード
  レポートの情報を一元管理し、データをグラフにまとめて可視化します。特定の情報のみを関係者に表示したい場合には、ダッシュボードを使えば、絞り込んだ情報を閲覧させることが可能です。

 

以上の機能より、プロジェクト管理に優れた専門的なツールであることが分かります。とりわけ、ガントチャート機能を使えば、進捗度をメンバーが確認できてスムーズなプロジェクト進行に貢献します。

Smartsheetは、優れたプロジェクト管理機能に加え、業務効率向上に貢献する機能が備わっています。そこで以下では、Smartsheetの代表的な使い方を紹介します。

引用：ノーコードの自動化されたワークフローで時間を節約し、繰り返しの手動タスクを排除。

 

Smartsheetでは、反復プロセスを自動化するシステムが作成可能で、業務時間の短縮を図るだけでなく業務の抜け漏れを防ぐことができます。

 

自動化は「トリガー」「条件」「アクション」の三段階でフィルターをかけ、システムを作ります。日付や時間の設定・繰り返しも可能であり、自動化する条件の自由度が高い点も特徴です。

 

また、テンプレートも用意されているため、プログラミング技術に精通していなくとも、ワークフローを自動化し業務を効率化できます。

 

引用：タスク リストをタイムラインに変換して、プロジェクトの依存関係を追跡。

 

Smartsheetでは、出力する項目をカスタマイズできるガントチャートの作成で、プロジェクトの全体像が可視化されます。

 

ガントチャートは、開始日と終了日を記入することで作成されます。さらに、ガントチャートの両端をスライドさせると開始日や終了日が簡単に変更可能です。また、進捗率をガントチャートに紐づけられるので、メンバー間での正確な進捗共有をサポートします。

 

しかし、ガントチャートはタスクの相互関係がわかりづらかったり、計画を変更する度に作り直す手間がかかったりするデメリットがあります。

 

そのため、タスク同士の流れを把握したい企業や計画の変更が頻繁に起こる企業は、「Stock」のように簡単にタスクやスケジュールを記録・管理できるツールを使うと便利です。

 

引用：グリッド　チームが作業の情報を収集し、追跡し、共同作業を行うための場所。

 

Smartsheetでの作業の土台はグリッド形式のシートで、社内メンバーと共同作業ができます。グリッドは、多くの人に馴染みのあるExcelやスプレッドシートと似た形式で、簡単な操作性が特徴です。

 

グリッドビューでは、シートの列や行を素早く追加・削除・更新できるほか、ファイルを直接添付して、プロジェクトの資料を一箇所で管理することができます。

 

また、グリッドビューやガントビューでは、シートに数式を追加して値を計算することができ、80種以上の関数が用意されています。

Smartsheetでは、権限レベルを「管理者・所有者・編集者・コメントする者・閲覧者」の5つに設定できます。ユーザーの権限を設定する方法は、以下の手順です。

 

1. まず、アカウントにログインします。
2. 画面右上の[設定]＞[アカウント]を選択します。
3. 次に、左に表示されるメニューオプションから[ユーザー]を選択します。
4. 役割の列を選択し、ドロップダウンからユーザーの役割を選びましょう。
5. さいごに、[保存]をクリックすれば完了です。

 

シートやレポート、ワークスペースなどのアイテムは、権限レベルによってできることが制限されます。そのため、情報をセキュアに管理するためにも、適切に管理しましょう。

 

参考：共有権限のレベルとタスクーヘルプ＆ラーニング

【無料プランあり】Smartsheet(スマートシート)の料金一覧

Smartsheet(スマートシート)の評判

Smartsheetの良い口コミ・評判

非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年1月14日

 

プロジェクトスケジュール管理用のテンプレートにはExcelに似たインターフェイスがありますが、行ごとにロックできる機能が便利です。

行ごとにロックすることで、間違って重要項目を消すことがなくなります。

 

プロジェクトスケジュール管理機能にはレポート機能がありますが、完了率で社員ごとの進捗が解るので大変便利です。

私は管理者なのでレポートマイタスク機能も使っていますが、フィルター機能、集計機能並べ替え機能があるので便利です。

フィルター機能を使えばチェックしたいタスクを直ぐに探すことができるので、時間を無駄にしません。

 

項目も自由に追加できるので、どのような業務にもフィットすると思います。

非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年10月17日

 

プロジェクト管理

管理画面をカードやガントなど必要に応じて適切な形で見れるのでとても便利。

 

今まで統合サーバーに置いたExcelシートでグループ全体の予定表を管理していたため、ノートPCでは数名ずつしか画面に収まらずみれなかったりしたのに、smartsheetは自由にビューを変更することで、画面の小さなPCでも快適に把握できるようになった。

 

また、操作も簡単で特に説明がなくてもなんとなくで操作できるようになりました。

非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年09月30日

 

優れている点・好きな機能

・ITリテラシーを問わず、使いやすい点

・豊富なテンプレートで、大抵のことはすぐ作成できる点

 

その理由

・ExcelライクなUIで、初めての方でも直感的に操作、やりたいことを実現できます。また、やろうと思えば、複雑なことも色々実現可能なので、ITリテラシーの高い方も退屈しません。

・大抵の欲しいもの（バグ追跡・在庫管理・社員の目標設定などなど）はテンプレートが用意されているので、手間をかけずにすぐ実現できます。

非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年09月27日

 

優れている点・好きな機能

１. ExcelっぽいUIで分かりやすい

最小作業単位が”シート”というユニットだがExcelと同じようなグリッド形式で、かつ関数も使えるので、Excelに慣れ親しんだユーザからすると操作に慣れやすい。

 

2.ダッシュボード機能

複数のシートやレポートの内容を、ダッシュボードで視覚的に表現できるので作業状況を把握しやすく、かつ上長間での報告も容易に伝達できる。

 

3.オートメーション機能

フローチャート上のUIで容易にオートメーションを組むことができるので、自動化効率化のハードルが低く、思い立ったらすぐに実装できる。

 

4.コストパフォーマンス

初期費用が安く、基本的な機能を使うだけならばお試しで導入しやすい。

Smartsheetの改善点に関する口コミ・評判

非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年1月14日

 

改善してほしいポイントは機能が多いため、習得するまでに時間がかかることです。

一応動画によるマニュアルはありますが、ウィザード形式で完結できたら便利だと思います。

非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年10月17日

 

一部英語でかかれている部分もあるので日本語表示だとスムーズによめるのでいいなと思った。また、Excelなど位置や形がずれてしまうときがあるので改善されると使いやすい。

非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年09月30日

 

欲しい機能・分かりづらい点

・製品のさらなる日本語化とトレーニング・資格試験の日本語化

 

その理由

・製品の日本語化は進められていますが、プレミアムアプリ（別途課金）など、一部日本語未対応なところが惜しいためです。また、トレーニング・資格試験については原則すべて英語であり、小さくないハードルとなっています。

・英語であるという理由だけで学習をためらう方はどうしても多いため、非常にもったいなく感じます。

非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年09月27日

 

欲しい機能・分かりづらい点

１. 資格やトレーニングの日本語の充実

日本語の資料は多いが、一部英語のものがある。

特にトレーニングについては多くが英語であるため、日本ユーザとしては日本語対応を期待したい。

 

2.シミュレーションモードが欲しい

ログインユーザとしての視点でしかシートを操作することができないため、他の権限の人にはどんな画面が見えていて、どのように操作できるのかが分からないため、他の権限でのシミュレーションモードのような機能があると便利だと感じた。

【非IT企業必見】タスクと情報共有を効率化するシンプルなツール

最もシンプルにプロジェクト情報を管理するツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
   ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
2. とにかくシンプルで、誰でも使える
   余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
   社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

Smartsheet(スマートシート)の使い方や口コミ・評判まとめ