経費削減は優先順位を明確にし、正しい手順で行うことで高い費用対効果が見込めるので、企業が積極的に行うべき施策のひとつです。
 
しかし、経費削減に取り組もうとしても、具体的なアイデアが思いつかずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、経費削減のアイデアと具体的な取り組み方を中心に解説します。
 
  • ムリなく始めて段階的に経費を削減したい
  • 優先順位を明確にし費用対効果の高い箇所から経費を削減したい
  • 経費削減の具体例を確認し自社に合わせて実践したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、効果の高さや取り組みやすさを比較しながら、自社に合わせて経費を削減する方法が分かります。


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経費削減に取り組む際のポイント

以下では、経費削減を実行する際のポイントについて解説します。経費削減は取り組み方を間違えると、想定した効果を得られない場合もあるのでポイントを押さえて効果的に実践しましょう。

優先順位をつける

スムーズな経費削減を実現するために、削減すべき経費の優先順位を明確にする必要があります。
 
優先順位を割り振ることで、高い費用対効果が見込める箇所から経費を削減できるので効果を実感しやすくなるのです。優先順位を割り振る指標として、自社で削減すべき経費を以下の項目に振り分けましょう。
 
  • A.工数が少なく経費削減幅が大きい
  • B.工数が少なく経費削減幅が小さい
  • C.工数が多く経費削減幅が小さい
  • D.工数が多く経費削減幅が大きい
最優先で取り組むべきは「A」の少ない作業工数で削減幅の大きなコストです。一方で、作業工数が多くても高い削減効果が見込める「D」分類の経費も視野に入れる必要があります。
 
たとえば、残業代を含む人件費は、残業せざるを得ない現状の業務効率やタスク管理の課題から対処しなければなりません。そのため、必要な工数は増えますが、人件費削減という高い効果が見込めるため取り組むべき、と言えるのです。

固定費を可視化する

経費削減を成功させる2つめのポイントは、固定費を可視化し現状のコストを明確にすることです。
 
固定費を可視化する理由は、毎月の変動が少なく支出を可視化しやすいためです。経費は「固定費」と「変動費」に区分できます。固定費とは、毎月一定的に発生する費用全般を指し人件費や水道光熱費が含まれます。
 
一方、変動費とは企業の販売量や生産数、受注件数の増減に比例する変動的な費用を指します。原材料費や、取引先との接待交際費などが変動費にあたります。
 
変動費は固定費に比べ事業に直結しているため、削減すべき経費か否かが見極めにくいです。そこで、まずは固定費を可視化し優先順位をつけて経費削減に取り組みましょう。


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【タイプ別】すぐに取り組める経費削減アイデア9選

以下では、タイプ別に経費削減のアイデアを9つ紹介します。取り組みやすいものから高い経費削減効果が期待できる施策まで紹介するので、自社に必要なアイデアを選択しましょう。

(1)消耗品はまとめ買いする

まず、取り組みやすい経費削減として消耗品のまとめ買いが挙げられます。
 
具体的に、トイレットペーパーやアルコール消毒液などの消耗品が挙げられますが、消耗品は業務用サイズの購入やまとめ買いで価格を抑えられる場合があります。
 
また、文具をはじめとした事務作業で反復的に使われる消耗品は、一つひとつの費用が安くコスト意識が下がりやすくなるため、まとめ買いと適切な管理を心掛ける必要があります。そこで、貸出帳簿を作成し、社員一人一人のコスト意識を向上させつつ適切に管理しましょう。

(2)高速道路はETCを利用する

出張時や外回り時の交通費削減のため、法人向けETCの利用がおすすめです。
 
ETCカードを利用すると、深夜割引・休日割引・平日朝夕割引といった直接的に利用料金が削減される恩恵を受けられます。走行する時間帯にもよりますが、対象の有料道路料金が最大30%割引される場合もあり、現金払いに比べコストを抑えられます。
 
また、法人向けETCカード導入で高速道路利用時の経費を一元管理できるようになります。経理部門はカード会社が発行する明細を見れば詳細な情報が一目で分かり、経費処理の手間も大きく減らせるのです。

(3)印刷は白黒にする

印刷コストを抑えるために、社内で利用する資料は白黒印刷をルール化しましょう。
 
一般的にカラー印刷はモノクロ印刷(白黒印刷に比べ)4倍コストがかかります。そこで、社内で使う資料は白黒印刷に制限するとコスト削減が期待できるのです。
 
Excelの表を印刷する場合など、色を使う必要のないケースでは元データがカラーであっても、白黒印刷を心がけましょう。

(4)水道光熱費の使用量を可視化する

水道光熱費の料金を可視化することも、取り組みやすく高い経費削減効果が期待できるのです。
 
水道光熱費も消耗品同様、社員一人ひとりが経費として実感することは難しくなりがちです。しかし、水道光熱費は見直すべき「固定費」であり、社員一人一人の意識を変えれば効果が見込めるため、積極的に実行しましょう。
 
具体的な施策として、「光熱費の増加が著しい場所」の使用を見直したり、節水を呼び掛けたりなどが挙げられます。ただし、空調温度を著しく制限するといった施策はパフォーマンス低下を招きかねないので、社員の反応を確認しながら取り組む必要があります。

(5)Web会議を効果的に用いる

Web会議の活用は働き方改革に伴い推し進めやすく、経費削減に大きな効果があります。
 
Web会議とは、オンライン上で音声と映像を用いて会議を行うことであり、専用ツールでも1対1なら無料で使えるケースがほとんどです。今日では、代表的なサービスであるZoomやGoogle Meetを用いたWeb会議が一般化しています。
 
また、社内だけでなく顧客との商談もWeb会議で変更すると、交通費などの経費に加え、移動に要する時間的コストも減らせ業務効率も向上します。一部会議のみWebにするだけでも高い経費削減効果が見込め、かつパソコンとインターネット環境さえあればすぐに導入可能であり、利用開始のハードルも低いことが特徴です。

(6)働き方改革を推し進める

働き方改革も経費の削減に貢献します。
 
たとえば、毎週水曜日を「ノー残業デー」に設定して残業時間を削減したり、リモートワークを増やし交通費を削減したりする方法が挙げられます。
 
しかし、働き方改革を急激に推し進め、従来の業務をこなせなくなってしまっては会社の収益に影響を及ぼすので、業務効率化など根本的な問題解決と並行して行いましょう。

(7)業務のアウトソーシングを行う

自社でノウハウの無い業務に関しては、アウトソーシングを行うことで経費が削減できるケースがあります。
 
アウトソーシングとは自社業務の一部を、専門知識を備える外部業者に委託することを指します。とくに会計や税務といった専門性の高い分野で、ムリに自社で完結させようと多くのリソースを割いても結果に結び付くとは限らないのです。
 
そこで、ノウハウを持つ外部にアウトソーシングすることで、余分なリソースを割くことなく高いサービスを享受できます。結果として、自社で行うよりも経費が削減でき、作業工程が減ることで業務効率化にも貢献するのです。

(8)オフィスのスリム化を図る

オフィスの縮小も経費削減に大きな効果を挙げます。
 
オフィスコストの大半は、賃料と共益費が占めています。しかし、コロナ渦の現在、リモートワークや時差出勤を取り入れるているため、コスト削減を目的として計画的にオフィスを縮小する企業もあるのです。
 
そこで、「オフィス規模は自社の人数に適しているか」といった観点から、自社のオフィス環境を見直しましょう。また、オフィスを縮小すると光熱費削減にも役立ち、より経費削減が促進されます。

(9)IT化を促進する

IT化の促進は、ペーパーレスや人件費削減が期待できます。
 
昨今、「タスク管理」や「経理」など、ある職種に特化した、もしくは複合的なITツールが台頭しており業務効率化に貢献しています。
 
とくに、経費削減という観点でIT化すべき業務は「情報共有」がおすすめです。情報共有ツールを導入すると、コミュニケーションはもちろん、ファイルもオンライン上で共有できるので、ペーパーレスが進み印刷費削減も実現します。
 
また、情報共有をアナログな手法で行っていると、共有漏れや二重対応などのリスクが解消できません。そこで、「Stock」のような情報共有ツールを導入し、タスク管理をしながら情報共有も過不足なく行える環境が整えられるのです。


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経費削減に役立つおすすめの情報共有ツール

以下では、経費削減を情報共有の側面から実現するツールを紹介します。
 
働き方改革など経費削減は取り組みやすく高い費用体効果が見込める業務から、優先順位を明確にして段階的に行う必要があります。とくに注目すべきは「工数がかからずにコスト削減ができる業務・体制」から見直さなければなりません。
 
そこで、業界業種問わずに扱う「情報」の共有・管理を効率化するITツールを導入し、ペーパーレス化やIT化の土台を構築しつつ、業務効率を向上させ段階的に経費削減を進める準備をしましょう。しかし、社員が使いこなせない複雑なツールでは、全社に浸透せず経費削減を阻害してしまいます。
 
結論、最も効率よく業務効率向上と経費削減を両立するには、社員のITリテラシーに関わらず非IT企業における、65歳以上の社員でも導入初日に使える情報共有ツール:「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残しながら共有・蓄積が完結します。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で話題を混ぜずにコミュニケーションを取ったり、業務を振り分けたりできるので、情報共有にかかるコストが大幅に削減できます。

最も簡単に社内の情報共有を効率化できるITツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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経費削減のアイデアと取り組み方まとめ

ここまで、経費削減の具体的なアイデアや取り組み方を中心に紹介しました。
 
経費削減は優先順位を明確にし、費用対効果が高いアイデアから実践することで成果が期待できるのです。しかし、社員の意識や経費削減に対する理解が伴わないまま、残業削減やWeb会議に取り組んだとしても社員の困惑を招きます。
 
そこで、まずは社員の身近な業務に関わる情報共有をIT化することで、アナログな情報管理を効率化しながら、ペーパーレス化や経費削減を推し進めましょう。さらに、情報共有のIT化はWeb会議やリモート出社の足掛かりとして段階的な経費削減にも貢献するのです。
 
とはいえ、社員のITリテラシーによって使いこなせないようなツールでは、全社に浸透せずに放置されます。したがって、Stockのように、即日で使いこなせる程シンプルな情報共有ツールを利用して、情報共有の観点から経費削減を推し進めるべきです。
 
Stockによって業務負荷やコスト削減に成功した事例も豊富であり、無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」で、業務効率を向上させつつ経費削減をスムーズに実現しましょう。
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。