コロナ禍によるテレワーク・在宅勤務の浸透に伴い、企業は新たにルールや規則を追加する必要があります。たとえば、評価制度や勤務時間、業務上の経費などのルールを従来通りにしていると、従業員の不満やトラブルのもとになりかねないのです。
一方で、「ルール・規則の作成が必要なのは分かっているが、何から始めれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、5ステップで在宅勤務のルールを作成する方法を中心にご紹介します。
- 在宅勤務のルール作りに必要な項目やポイントを押さえたい
- 在宅勤務のルール運用に適切なツールを導入したい
- 在宅勤務でも円滑に情報共有したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、テレワーク・在宅勤務のルールを作る方法が分かり、新しい働き方へ柔軟に対応できるようになります。
目次
「テレワーク」と在宅勤務や在宅ワーク・リモートワークとの違いとは
「テレワーク」と在宅勤務や在宅ワーク・リモートワークの意味にはあまり違いがなく、いずれも離れた場所で仕事をすることを指します。
厚生労働省は、テレワークとは「ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」だと示しています。また、企業に勤めている場合は「在宅勤務」、自営業やフリーランスの場合は「在宅ワーク」となります。
このように、「テレワーク」は、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指した広い概念です。つまり、テレワークのルールを正しく運用し、出社時と変わらない成果をあげられれば、従業員の負担を大幅に削減できます。
テレワーク・在宅勤務の運用にルールが必要な3つの理由
以下では、テレワーク・在宅勤務にルールが必要な3つの理由について解説します。「なぜわざわざ手間のかかるルールを作る必要があるのかわからない」という方は必見です。
（1）企業側の懸念点を払拭する
ルールの設定は、企業側の懸念点を払拭する目的があります。
なかでも、厚生労働省の調査によると、多くの企業がテレワークの課題として「情報セキュリティ確保」を挙げています。たとえば、個人の私用PCやスマホでテレワークをすると、オフィス内のセキュリティ基準を満たさず、情報漏洩の危険が高まるのです。
以上を参考に、テレワークや在宅勤務中のセキュリティリスクから社内の情報資源を守るためのルールや規則を定めなければなりません。
（2）従業員側の不満を解消する
テレワークや在宅勤務で生じる従業員側の不満を解消する目的もあります。
テレワーク・在宅勤務では仕事の過程が見えづらく、従業員は「正当に評価されていない」「業務負担が大きい」と不満や不信感を抱く恐れがあります。また、実際に仕事に適した環境でないことに不満を持つ従業員もいるのです。
したがって、従業員の不満や不公平感を発生させないように、人事評価制度や各種手当は規則として明文化しなければなりません。
（3）法的手続きにかかわる
在宅勤務を実施する場合は就労規則への追記や労働契約の変更が必要ですが、ルールの詳細が不明確だと法的手続きが遅滞する恐れがあります。
労働基準法第15条1項では「労働者を採用するときは、就業場所を明示し、書面で通知しなくてはならない」と定められています。つまり、在宅勤務を導入する場合は、労働者に通知し、合意を得たうえで労働契約を変更しなくてはならないのです。
したがって、テレワーク・在宅勤務の実施にあたって、滞りなく就労規則や労働契約を締結するためにも、ルール作りは必須です。
参考：労働基準法
テレワーク・在宅勤務向けのルールを作る5ステップ
テレワーク・在宅勤務向けのルールは、以下の手順に従って作成しましょう。5つのステップを踏めば、従業員の不満を抜け漏れなく解消できるルール・規則を作成できます。
ステップ1｜ルール整備の目的を設定する
はじめに、テレワーク・在宅勤務に関するルール整備の目的を明確にしましょう。
目的によって企業が重視すべき項目が変わります。たとえば、多様な人材の確保を目的とする場合、時短勤務制度やフレックスタイム制度といった”働き方の選択肢を増やすルール”の整備が必要です。
そのため、具体的なルールを検討する前に方向性を定めるための「目的」を明確にしましょう。
ステップ2｜対象業務と対象者を決定する
次に、テレワーク・在宅勤務の対象とする業務と従業員を決めます。
たとえば、顧客対応やWebサイト制作などの業務はテレワークに適している一方、対面の接客業や社内インフラの整備をする技術職では困難です。また、部分的な在宅勤務を実施する場合は、対象者を明確にしなければ従業員に不満や不信感を与えかねません。
したがって、テレワークの対象業務・対象者の範囲については、適切な根拠を提示したうえでルールに定める必要があります。
ステップ3｜就業規則に在宅勤務を追加する
続いて、就業規則に在宅勤務を追加します。就業規則とは、労働賃金や就労時間、労働条件などが定められたものです。
具体的には、始業・終業時の業務の報告方法や休憩時間の取り方を定めましょう。また、在宅勤務における通信費や光熱費の負担について、従業員と企業でどちらが負担するのかを規則に明記する必要があります。
就業規則の変更方法は「就業規則にテレワークに関する規程を加える」もしくは「就業規則と別でテレワーク勤務規程を作成する」の2通りあります。自社の運用に適した方法を選択しましょう。
ステップ4｜労働基準監督署に届出する
また、変更した就業規則や新たに作成したテレワーク勤務規程は、所轄の労働基準監督署に届出しなければなりません。
就業規則届にフォーマットの指定はありませんが、厚生労働省が提示している主要様式集で届出がダウンロードできるので便利です。なお、届出の際には、従業員代表から聴取した意見書も併せて提出する必要があるので注意しましょう。
ステップ5｜ルール・規則を共有する
最後に、就業規則を変更した場合は、必ず全社へ共有しましょう。
在宅勤務を新たに導入した場合、細かな改善点や変更点があった時にルールを何度も変更する必要があります。そのため、紙やPDFでは、変更のたびに書き直したりファイルを上書き更新したりしなければならず、全従業員へ配布する手間もかかります。
したがって、ITツールでルールの詳細を共有するのがおすすめです。たとえば、リアルタイムに更新が反映される「Stock」なら、誰でも最新の社内ルールを参照できるうえ、細かい権限管理といった管理者向けの機能も揃っているので安心です。
【必見】テレワーク向けのルール作りで重要なポイント
テレワーク・在宅勤務向けのルールを設定する際には、以下の4つのポイントを押さえるとスムーズに社内に浸透させられます。
（1）チェックリストを用意する
1つ目のポイントは、テレワーク実施に関する項目チェックリストを用意することです。
項目チェックリストとは、テレワーク・在宅勤務を実施する企業の労働者が健康に働けるように、対応が必要な項目をまとめたものです。チェックリストを事前に用意すると、対処法を整理が整理され、簡単に確認できるため便利です。
総務省が提示している項目チェックリストをもとに、テレワークを推進しましょう。
（2）不利益や優遇がないか確認する
2つ目に、テレワーク勤務とオフィス勤務で格差がでないよう、ルールを定める必要があります。
従来のルールでテレワークを運用すれば、人事評価や経費、セキュリティなどのさまざまな面でオフィス勤務との格差が生まれます。逆に、テレワーク勤務を優遇したルール整備をすると、オフィス勤務の従業員が不満を感じる可能性もあるのです。
そのため、ルールを作成する際には、仕事をする場所によって不利益や優遇が起こっていないか注意しなければなりません。
（3）在宅勤務の申請方法を決める
3つ目に、従業員がテレワーク・在宅勤務を始めるための申請方法を定めましょう。
申請方法を明確にしなければ現場が混乱し、総務部が個別の対応に追われてしまいます。したがって、申請先や申請期間、必要書類などの申請方法を明示しなければなりません。
とくに、テレワーク・在宅勤務を始めるための申請方法は忘れられがちなので注意が必要です。
（4）デジタル化する
4つ目のポイントは、テレワーク・在宅勤務の実施にあたって、社内ルールをデジタル化することです。
テレワーク・在宅勤務における就業規則は、法的な周知義務があるので、自宅で仕事をする従業員がすぐに確認できるように保管しておきましょう。ただし、紙での保管は、配布に手間がかかり、従業員が紛失するリスクもあります。
そこで、「Stock」のような情報共有ツールで規則を管理・共有しておけば、自宅からでも就業規則に簡単にアクセスできるのです。
社内ルールを一元管理できるおすすめのツール
以下では、社内ルールの共有からやり取りまで完結する情報共有ツールをご紹介します。
テレワークの浸透により、企業は新たに就業規則の変更や追加が求められました。ただし、社内ルールを制定するだけでなく、在宅勤務時に懸念される「情報管理・共有」を徹底するには、ITツールを使った仕組みづくりも不可欠です。
つまり、在宅勤務時でもメンバーとのコミュニケーションがとれるように、「メッセージ機能」の付いたツールを選びましょう。会話形式でやり取りできることで、在宅勤務中も仕事が滞りません。
結論、在宅勤務時の情報管理・共有に最適なツールは、社内規則・ルールをはじめとしたあらゆる情報をまとめて管理し、メッセージのやり取りも完結する情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、テキストに加え画像やファイルも添付でき、社内ルールのほか、在宅勤務中の報告書や議事録といった資料の共有にも適しています。また、ノートに紐づく「メッセージ」があるので、ルールの変更や仕事の連絡を即メンバーに周知可能です。
ルールの共有からやり取りまで完結するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜モデル＞Stockでそのまま使えるテレワーク就業規則の例
以下は、テレワーク就業規則に必要な項目例です。
第1章 総則
（在宅勤務の目的）
第1条 この規程は、〇〇株式会社（以下「会社」という。）の就業規則第〇条に‥
（在宅勤務の定義）
第2条 在宅勤務とは、従業員の自宅、その他自宅に準ずる場所（会社指定の場所に限る。）において‥
（サテライトオフィス勤務の定義）
第2条 サテライトオフィス勤務とは、‥
第2章 在宅勤務の許可・利用
（在宅勤務の対象者）
第3条 在宅勤務の対象者は、就業規則第〇条に規定する従業員であって‥
（在宅勤務の服務規律）
第4条 在宅勤務に従事するもの（以下「在宅勤務者」という。）は‥
第3章 在宅勤務時の労働時間等
（在宅勤務時の労働時間）
第5条 在宅勤務時の労働時間については、‥
（休憩時間）
第6条 在宅勤務者の休憩時間については、‥
第4章 在宅勤務時の勤務等
第5章 在宅勤務時の給与等
（安全衛生）
第18条 会社は、在宅勤務者の安全衛生の確保及び改善を図るため‥
本規程は、令和○年○月○日より施行する。
この就業規則モデルをStockで運用した場合、以下の画像のようになります。
テレワークで必要な10のルール・規程
以下は、一般的にテレワーク・在宅勤務で必要とされている10のルール・規程です。
- 就業規則
- 人事評価制度
- 労働時間
- 給与・手当・費用
- 健康安全管理
- 労働災害
- 出退勤管理
- 情報セキュリティ
- 連絡体制
- 情報共有
労働賃金や就労時間、労働条件などの基本的な規則を定めているのが就業規則です。就業規則の改訂が必要であるにも関わらず、そのままテレワークを実施すると法的に罰則を受ける可能性もあるので注意しましょう。
テレワークでは同じ空間で仕事をしないので、業務プロセスが評価されづらい傾向にあります。そのため、既存の規則でテレワーク勤務に不利益がある場合には、公平性を保った評価制度を設計しましょう。
従業員の労働時間を適正に把握・管理するために、あらかじめ詳細に明示しておく必要があります。たとえば、始業・終業時間、深夜労働、休日労働など考慮すべき要素は多岐にわたります。
テレワーク勤務の金銭に関するルール・規則も整備しましょう。たとえば、テレワークに必要な経費負担に関して、会社がどこまで負担をするのかを決めておかなければトラブルの原因になります。
従業員の心身の健康を守るために健康安全管理のルール・規則も必要です。健康診断の実施やストレスチェックなどの具体的な取り組みを盛り込みましょう。
テレワークでも従業員が怪我もしくは病気をした場合には、特定の条件を満たせば労働者災害保険が適用されます。労災にあたるか否かを判断するためにも、労働時間や労働場所を把握しておく必要があるのです。
テレワークでは従業員の勤務状況が把握しづらいので、出退勤管理を徹底する必要があります。そのため、打刻方法や休憩時の連絡などを詳細に定めておきましょう。
テレワークでは情報漏洩などのセキュリティリスクが高まります。そのため、個人端末の利用制限やデータの保存方法、文書の印刷・コピーなどのルールを具体的に示す必要があるのです。
テレワークでは対面のコミュニケーションができないため、連絡方法に関するルール・規則を定める必要があります。「部下に上手く指示が伝わらない」「連絡が遅いので仕事が進まない」という課題を解消しましょう。
テレワークではビジネスの基本となる情報共有が停滞します。そのため、テレワークでも円滑な情報共有ができるように、書類の作成・管理・共有までの方法や流れを明文化しましょう。
以上のように、テレワーク・在宅勤務の導入で変化する労働環境に合わせて、それぞれの社内ルールの見直しが必要になるのです。
テレワーク・在宅勤務の運用ルールの事例
以下では、テレワークの人事評価制度とセキュリティ規則について、具体的な事例をご紹介します。「実際にどのような規則を作るのか知りたい」という方は必見です。
プロセスと多角的な視点を取り入れた「人事評価制度」
テレワーク・在宅勤務で課題となるのが人事評価制度です。
テレワーク・在宅勤務では仕事の過程が評価されづらい状況にあります。そのため、オフィス以外で働く従業員を正しく評価するルールを新たに定めなければ、労働環境が加味されないことに不満を感じる従業員も出てくるのです。
解決策としては、定期的な面談を設定して仕事の様子をヒアリングする「プロセス重視型の評価制度」や、上司だけでなく同期や部下からの評価も反映される「360°評価制度」を導入するのも一つの方法です。
ツールの導入基準を定めた「情報セキュリティ規則」
オフィス以外のネットワークで仕事をするテレワーク・在宅勤務では、情報のセキュリティリスクが高まります。
そのため、仕事で使えるツールの導入基準を定めた規則が必要不可欠です。たとえば、「国際セキュリティ資格を取得している」「すべての通信や情報が暗号化される」などの諸条件を設定しましょう。
また、第三者のアクセスを防ぐ「2段階認証」や、誰がログインをしたかを確認できる「アクセスログ」といった詳細な機能名までリストアップしておくと役立ちます。
テレワーク・在宅勤務のルールを作る方法まとめ
これまで、テレワーク・在宅勤務でルールを作成するためのステップやポイントを中心にご紹介しました。
テレワーク・在宅勤務でのトラブルを未然に防ぐためには、ルールや規則を作って周知することが効果的です。とくに、社内への周知は法的な義務があるので、確実に共有して管理を徹底しなければなりません。
そこで、情報共有ツールを活用しましょう。情報共有ツールを使えば、情報が更新とともに共有されるうえに、メッセージ機能のついたツールであればルールや情報に関するやり取りまで完結し、テレワーク中でもコミュニケーションを取ることができます。
結論、社内ルールを適切に管理するためには、社内情報を確実に周知し、メンバー同士のやり取りも完結する情報共有ツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内ルールをはじめとしたあらゆる情報を簡単に作成・管理・共有できる仕組みを整備しましょう。
