Notionは、情報管理やタスク管理、ナレッジ共有などを一元化できるツールとして多くの企業に導入されています。しかし、その自由度の高さゆえに、導入しても使いこなせず、運用が定着しないケースも少なくありません。
実際に、「Notionは便利そうだけど、自社で本当に使いこなせるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notionの特徴と定着しない企業の共通点を中心にご紹介します。
- 自社の情報管理の課題に対して、ツール選定を任された業務改善担当者
- Notionの導入を検討しているが、自社に合うか判断できない現場リーダー
- Notionは「多機能すぎて逆に運用が崩壊するのでは」と懸念している管理職
という方はこの記事を参考にすると、Notionが自社に合うツールなのかを判断でき、自社に最適な情報管理の進め方を選択できるようになります。
目次
何がすごい？Notionの特徴
まず、Notionの特徴についてご紹介します。実際のユーザーの声を参考に、Notionでできることを把握しましょう。
社内情報を一元管理できる
まず、あらゆる社内情報を一元管理できることが挙げられます。
非公開ユーザー（投稿日：2026年3月26日）
ドキュメント作成、プロジェクト管理、タスク作成、社内Wikiがこれ一つで完結する万能さが最大の魅力です。以前はツールごとに情報が散らばっていましたが、Notionに集約したことで「ここを見ればすべてわかる」という安心感が生まれました。
Notionは、ドキュメント・タスク・データベースなど異なる種類の情報を一つのワークスペースにまとめて管理可能です。そのため、社内情報が散在する状態を防げます。
Notion AIで作業を効率化できる
次に、Notion AIであらゆる作業を効率化できることが挙げられます。
非公開ユーザー（投稿日：2026年3月24日）
Notion AIを活用することで、文章の整理や図解を交えた資料作成もスムーズに行えます。情報をまとめる負担が大きくないため、継続的にナレッジを蓄積しやすく、チーム内外での共有や活用にもつながっています。
Notion AIには、検索や文章作成アシスタント、チャットボットなどの機能が備わっており、情報の整理や資料作成の負担を大きく軽減できます。一方で、AI機能はフリープランとプラスプランでは体験版しか使えない点に注意しましょう。
自社に合わせたカスタマイズが可能
さいごに、自社に合わせて自由にカスタマイズできることが挙げられます。
非公開ユーザー（投稿日：2026年2月4日）
「DBの自由度」がもはや芸術。データベースを自分好みに「育てる」感覚がたまりません。同じデータを、ある時はカレンダー、ある時はカンバン形式に、一瞬で「着せ替え」できるカスタマイズ性は圧巻。自分だけの最強ツールを組み上げる楽しさがあります。
Notionは、データベースやページ構成を自由に設計可能なため、自社の業務フローや管理方法に合わせて最適な形にカスタマイズできる点が大きな魅力です。一方で、ITツールへの理解が不足している場合、適切に使いこなすのは容易ではない点に注意しましょう。
【自社はどう？】Notionが定着しない企業の特徴
ここでは、Notionを導入しても定着しない企業の特徴について解説します。自社に以下の項目が当てはまるかを確認し、導入の判断ミスを防ぎましょう。
導入目的が曖昧
まず、導入目的が曖昧な場合はNotionが定着しません。
Notionは多機能で複雑なツールであるため、「何でもできるから便利そう」という理由で導入すると、何に使うべきかが定まらず、運用が迷走しやすくなります。目的が不明確な状態では、情報が更新されないまま形骸化してしまうのです。
したがって、Notionを導入する場合は「自社の何を解決するためのツールなのか」を明確にしなければ、定着しないリスクが高いといえます。
多機能で複雑なツールを求めていない
次に、多機能で複雑なツールを求めていない企業にはNotionは適しません。
Notionはカスタマイズ性が高い反面、操作や設計が複雑になりやすく、使いこなすには一定の慣れや理解が必要です。そのため、ITスキルが低いメンバーがいる場合、利用頻度が低下し、結果として使われなくなる恐れがあります。
したがって、現場がシンプルな運用を求めている場合は、多機能なNotionは定着しにくいといえます。
スマホからも簡単に作業したい
さいごに、スマホからも簡単に作業したい企業にはNotionは定着しにくいです。
現場では移動中やスキマ時間に情報を確認・更新する場面が多く、スマホで容易に操作できるかが重要になります。一方で、Notionはページ構造やデータベース操作が複雑になりやすく、スマホでは操作しづらいと感じる場面が多いです。
したがって、スマホから情報入力・更新をする機会が多い業務では、Notionは継続的に使われにくいといえます。
【使われ続ける】おすすめの情報管理ツール
以下では、シンプルだからこそ現場に定着する情報管理ツールをご紹介します。
Notionは、自由にカスタマイズしながら社内情報を一元管理できる、非常に優れたツールです。たとえば、社内ナレッジの体系化やデータベース構築など、「どう使うか」を具体的に決められる環境であれば、その機能を最大限活かすことができます。
しかし、導入目的が曖昧なまま使い始めたり、多機能なツールを求めていなかったりする場合、運用が定着せず形骸化してしまう恐れがあります。その結果、さらに現場の負担が増え、情報管理の課題が解決されないまま残ってしまうのです。
つまり、「多機能なツールを使いこなそうとする」のではなく、「情報管理に必要な機能に過不足のないシンプルなツールを選ぶ」ことが重要です。
この条件に最も当てはまるのが、スマホからも情報の蓄積・共有ができるシンプルなツール「Stock」です。Stockは「ノート」にテキストや画像など自由に情報を残すことができ、任意のメンバーへ即共有できるほか、情報管理の課題を根本から解消できます。
必要な機能に過不足のないシンプルなツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【比較表】NotionとStockの違い
以下は、NotionとStockの違いをまとめた比較表です。
| Notion | Stock | |
|---|---|---|
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| タスク機能 |
○ |
○ |
| メッセージ機能 |
○ |
○ |
| スマホで簡単に使えるか |
× |
○ |
| 社内へスムーズに浸透するか |
△（自身で設計する必要がある） |
○ |
| 注意点 |
Notion AIはフリープランとプラスプランでは体験版 |
5名以上での利用が前提 |
| 料金 |
・無料プランあり |
・無料 |
| 公式サイト |
「Notion」の詳細はこちら
|
「Stock」の詳細はこちら |
導入目的を軸に比較・検討して、自社に適したアプリを導入しましょう。
Notionが定着しない企業の特徴まとめ
これまで、Notionの特徴や定着しない企業の共通点、おすすめの情報管理ツールを中心にご紹介しました。
Notionは社内情報を一元管理できるうえに、AIで作業を効率化したり、自社に合わせてカスタマイズしたりできる優れたツールです。一方で、多機能で複雑なツールを求めていない環境では定着しにくいという課題があります。
つまり、ツールを選ぶときは「機能が豊富か」ではなく「誰でも迷わず使えて、、現場に負担をかけない運用ができるか」という観点が重要になるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、チームで情報を蓄積・共有できるシンプルなツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内に散在する情報を一元化し、誰でもすぐに活用できる環境を実現しましょう。
