業務パフォーマンスを向上させるための振り返りとして「週報」を採用している企業は多くあります。また、週報を通じて、上司とコミュニケーションをとる手段としても、週報は用いられているのです。
また、週報を継続的に運用すれば、進捗の共有がスムーズになったり情報資産として活用したりできるメリットがあります。一方、「週報をただ作成するだけになっており、上手く業務に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報を作成する目的や必要な項目、週報をムダにしないポイントを中心にご紹介します。
- 週報を作成する目的や記載事項が分からない
- 時間をかけずに、週報の作成や管理ができる方法を知りたい
- 週報の作成から運用まで効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、週報を効率的に運用する方法が分かり、業務パフォーマンスの向上に役立てられます。
目次
週報（週次報告）とは
週報とは、1週間の業務について、上司やマネジメント層へ報告する書類です。
週報を作成することで、1週間の業務のなかで得られた成果や目標達成度など、自身の振り返りにもなります。加えて、自身の業務に対する改善策や、上司からのアドバイスを週報に記載しておけば、「ナレッジ」として次の業務に活かせるのです。
以上のように、週報は上司が正確に進捗を把握するためだけでなく、社員自身が目標の達成度や振り返るのに欠かせない役割を果たします。
＜週報と日報の違い＞
日報の目的が「詳細な業務内容の報告」であるのに対し、週報は「目標達成度の共有」が目的である点に違いがあります。
新人社員など、細かなマネジメントが必要な新入社員には「日報」を提出させ、ある程度自身でスケジュール管理ができる中堅社員には「週報」を提出させるというような使い分けがおすすめです。
いずれにせよ週報は、企業の貴重な情報資産として正しく管理し、部署内の業務パフォーマンス向上や全社の業務効率化に役立てるべきです。
週報を作成する3つの目的とは
週報を作成する目的は、主に以下の3種類に分類できます。週報を作成する必要性を正しく社員に認識させ、自発的な取り組みを目指しましょう。
（1）業務・職場環境改善につなげるため
週報を作成する1つ目の目的は、業務・職場環境改善につなげるためです。
一週間の業務を可視化して振り返ると、業務を進めるうえでの課題が明確化され、改善策を考案・実施できます。結果として、業務を効率的に進められるようになり、各社員や部署全体の課題解決力も育つのです。
また、週報は日常的な報告を補完し、組織内のコミュニケーションを活性化させる役割も果たしています。つまり、週報は業務パフォーマンスの向上だけでなく、働きやすい職場環境づくりにも貢献するのです。
（2）作業進捗の報告・共有を図るため
週報を利用する2つ目の目的は、作業進捗の報告・共有をスムーズにするためです。
上司は部下から共有される週報を確認し、個人の業務からプロジェクト全体の進捗を把握します。また、週単位で実施することで、上司は部下が上手くタイムマネジメントできているか判断したり、作業に遅れがでている場合は課題を発見したりできるのです。
なお、「週報を提出する」までが仕事の一環であるため、作成後は速やかに提出することが大切です。
（3）仕事の情報資産にするため
週報を活用する3つ目の目的は、情報資産として運用するためです。
週報には、週間ごとの課題や解決策が記載されているので、蓄積することで企業の情報資産となります。たとえば、過去の週報から課題解決へのアプローチ法を模索したり、顧客情報として活用したりできます。
ただし、週報を情報資産として活用するには、作成した週報を簡単に振り返れる仕組みが欠かせません。そのため、昨今では情報へのアクセス性の悪い紙ベースではなく、「Stock」のようなITツールを使い、週報を一元管理するのがトレンドとなっています。
＜例文あり＞週報の基本構成と必要な5つの項目
以下は、週報の基本構成と必要となる5つの項目を記載した例です。「どのように記載すればいいのか分からない」という方は、例文を参考に書いてみましょう。
＜週報の基本構成＞
週報は主に「週の目標・計画」「業務内容と成果」「振り返り」の3つで構成されています。週の目標を立てるときは、前週で振り返った内容を反映させるのが効果的です。
ただし、週の振り返りを単純に「反省」で終わらせるだけでは、新しい目標を的確に立てられません。失敗の原因を追求するのはもちろん、目標に対して今後どのような行動を取れば目標を達成できたのか、までセットで考える必要があるのです。
以上のように「週の振り返り→新しい目標の設定→週の振り返り」の流れを繰り返し、各社員の成長につなげましょう。
＜週報に必要な5つの項目＞
以下5つの項目をフォーマットに組み込めば、業務状況を過不足なく確認できます。
- 項目1 一週間の目標
- 項目2 業務報告/成果
- 項目3 所感(良かった点/改善点)
- 項目4 次週の目標
- 項目5 相談・共有事項
「〇〇％まで進める」のように、数字を使って定量的に目標を記載します。定性的な表現では成果が明確にならず、改善策も出しづらくなるので注意しましょう。
一週間の業務内容とその結果を記載します。この項目では、主観的な感想や所感ではなく事実のみを明示します。
業務のなかで気付いたことや課題の改善策を記述します。「良かった点」は感想ではなく、再現方法を記入するように注意しましょう。
項目1～3をもとに次週の目標を設定します。上司のフィードバックも参考に現実的な目標を設定しましょう。
円滑なコミュニケーションはもちろん、仕事上の部下の悩みを把握することを目的に相談・共有の欄を設けます。
このように、業務の振り返りの効果を最大限に得られるように項目を設定しましょう。ただし、週報に必要な項目を満たしていても、各項目の内容が読者に伝わりにくいものでは意味がありません。
そのため、読みやすい週報を作成するために「Who（誰が）」「What（何を）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の6つの要素を入れ込み、記載内容に具体性を持たせることが大切です。
＜どれがいい？＞週報の作成・共有におすすめの手段
以下では、週報を作成・共有するのにおすすめの手段を比較します。それぞれのメリットとデメリットを見比べて、自社に最適な方法を選定しましょう。
|
ITツール
【一番おすすめ】 |
メール | Word/Excel | |
|---|---|---|---|
| 見やすい週報の作成 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 共有のしやすさ |
【〇】 |
【△】
・CCやBCCの設定や定型文の挿入する手間がかかる |
【×】
・別のツールを使う必要がある |
| 管理のしやすさ |
【〇】 |
【×】
・ほかのメールに埋もれてしまう |
【×】
・ファイルを添付したメッセージが埋もれてしまう |
| スマホでも使える |
【〇】 |
【〇】 |
【△】
・スマホからだと見づらい場合がある |
以上のように、メールやExcel/Wordで感じるストレスを、ITツールであれば払拭することができます。なかでも、週報の作成・共有・管理の必要な機能に過不足のない「Stock」のようなツールであれば、従来の週報の悩みを一気に解決できます。
週報が「めんどくさい」「ムダ」になる原因とは
週報が「めんどくさい」「ムダ」と思われがちな原因は、義務化された週報が「提出するだけ」になっていることです。
時間を割いて作成した週報も「マネジメント側が確認した後はファイルに溜まっていくだけ」になっている企業が少なくありません。そのため、業務の課題を発見・解決できず、部下も作成する意欲が低下してしまうのです。
そこで、「形骸化した週報」から脱却するには、部下側の週報作成・共有の手間を軽減しつつ、上司のフィードバックや週報管理もまとめて効率化できる環境を整えましょう。
具体的には、書式を統一して簡単に週報を作成しつつ、共有後のフィードバックや管理も簡単にできる仕組みを構築すれば、社員がめんどくさい・ムダだと感じる週報の問題点を解決できます。
めんどうな週報の作成・管理を効率化するツール
以下では、面倒な週報の共有・管理を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
ITツールを使って週報を作成すれば、そのままメンバーに共有できるので、メールやExcelのようなムダな工数を省けます。また、ITツールは、週報をはじめとした文書管理にも役立てられるので、いつでも簡単に振り返れるようになるのです。
以上のように「作成した週報を簡単に振り返れる仕組み」を整えれば、社内全体の業務パフォーマンスの向上にもつながります。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、週報の共有・管理がめんどうになるため、次第に週報が形骸化してしまいます。
結論、週報の運用には、誰でも簡単に週報の作成～管理までを一元的にできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、簡単に自作のテンプレートを呼び起こせるうえに、任意のメンバーに即共有されるため、週報の作成～共有までを効率化します。また、部署やチームごとに週報を「フォルダ」で分類して管理できるため、過去の内容もすぐに振り返れます。
週報にかかる負担やムダを解消するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜比較表＞週報の作成におすすめのツール6選
以下では、週報の作成におすすめのツール6選の比較表をご紹介します。はじめてツールを導入する方はもちろん、既存のツールから乗り換えを検討している方も必見です。
| Stock【一番おすすめ】 | kintone | Notion | OneNote | Sharepoint | microsoft teams | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
週報にかかる負担やムダを解消するツール |
自社に合った週報アプリを作成できるツール |
カスタマイズ性の高い週報が作成できるツール |
チームで共有型のビジネス資料を作成できるツール |
社内向けポータルサイト作成アプリケーション |
チームのコミュニケーションを促進できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| サポート体制 |
【〇】 |
【〇】※動画・セミナーあり |
【〇】※コミュニティあり |
【×】※ただし、HPから問い合わせ可 |
【×】※ただし、HPから問い合わせ可 |
【×】※ただし、HPから問い合わせ可 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】※フォーマットを設定できる |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提可 |
機能が多いため使いこなすまでに時間がかかる |
操作には高いITリテラシーが必要 |
3階層構造による整理・分類が難しい |
ExcelやWordを共有するのでファイル管理のデメリットを解消できない |
海外製品であるため、英語表記が多く、サポートが充実していない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは$12/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは1,079円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「OneNote」の詳細はこちら |
「SharePoint」の詳細はこちら |
「microsoft teams」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによって特徴や注意点が異なるので比較検討したうえで、導入しましょう。ただし、多機能なツールでは社内に浸透するのに時間がかかってしまうため、「Stock」のような「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選ぶべきです。
週報を継続するための3つのポイント
ここでは、週報を継続するための3つのポイントをご紹介します。週報を継続的に運用できている部署では、以下のポイントが押さえられています。
（1）テンプレートを活用する
1つ目のポイントは、テンプレートの活用です。
週報による効果が得られない原因のひとつは「内容が薄い」ことです。そして、内容が薄くなる背景としては、手間がかかる週報の作成を社員が「面倒くさい」と感じているケースが挙げられます。
そこで、週報作成の煩わしさを取り除くために、週報のテンプレートを用意して作成時間を短縮させることが有効です。週報のひな形をあらかじめ提供して社員の負担を減らし、その分振り返りや改善策を考案できるように整備しましょう。
また、テンプレートの導入により週報の様式が統一されるため、部下の週報をチェックする上司の負担も軽減されます。
無料のExcelテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する業務週報のテンプレートです。シンプルな作りとなっているため、業界や業種問わず利用できます。
（2）PDCAサイクルが回っているか確認する
2つ目のポイントは、PDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）が回っているか確認することです。以下の4つの項目を参考に、週報が次に活かせる内容になっているか検証しましょう。
- Plan：業務計画の目的やゴールが明確になっているか
- Do：何を実行したのかはもちろん、課題の分析が抜け漏れなくされているか
- Check：過去の週報が活かされ、失敗を繰り返していないか
- Action：適切な目標が設定されているか
このように、PDCAサイクルを意識した週報は社員自身が成長を実感しやすく、週報に対して主体的に取り組めるようになるメリットもあります。
（3）週報とコメントを一元管理する
3つ目のポイントは、週報とコメントを一元管理することです。
部下の改善意欲を高めるためには、新しい視点を与えるようなフィードバックが有効です。そのため、具体的な答えを提示するのではなく、部下が自発的に行動できるようなアドバイスを心がけましょう。
ただし、週報のファイルやフィードバックをチャットで共有すると、ほかの業務に関するやりとりで埋もれたり、時間経過とともに流れたりする恐れがあります。
そこで、週報とメッセージを紐づけられる「Stock」のようなITツールを使うと、一か所ですべての情報を管理できるため、振り返りもしやすくなります。
週報の目的やムダにしないためのポイントまとめ
ここまで、週報を作成する目的や週報をムダにしないためのポイントを中心にご紹介しました。
週報は、部署内の進捗共有や業務改善に役立つ重要な書類です。そのため、社員が週報作成を「面倒だ」「ムダだ」と感じないように、テンプレートを活用したり適切にフィードバックしたりする必要があるのです。
しかし、共有や管理に手間がかかると、週報が放置される原因になってしまいます。そこで、「誰でも簡単に週報の作成～管理までを一元的にできるツール」を使って、週報にかかる負担やムダを解消しましょう。
結論、週報の運用には、週報の作成・共有・管理に必要な機能に過不足がなく、あらゆる情報を一元管理できるツール「Stock」が必須です。
ぜひ「Stock」を導入して、週報を業務に活かせる体制を整えましょう。
