社用車を保有する企業において、車両情報を管理すること（車両管理）は、安全を確保するうえで欠かせない業務です。そして、車両管理業務に必要な「車両管理表」は、Excelのテンプレートによって簡単に作成できます。
しかし、「どのテンプレートが自社の車両管理表の作成に適しているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使える車両管理表Excelテンプレート5選を中心にご紹介します。
- Excelの無料テンプレートで車両管理表・車両台帳をすぐに作成したい
- 車両管理表に記載すべき項目を把握したい
- 車両管理表を簡単に作成でき、共有・管理まで1ツールで済ませたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な車両管理表のテンプレートが見つかるだけでなく、車両管理表をはじめとする文書運用を最適化する方法も分かります。
目次
車両管理業務とは
車両管理業務とは、社員が安全に車を利用できるよう、企業が保有している車（社用車）を管理する業務のことです。主に以下の対応が求められます。
- 車両管理表の作成・管理
- 車両の管理
車両の基本情報や保険に関する情報、車両の使用状況を管理します。
日常点検・定期点検・車検の管理や給油といった車両の維持管理をします。この時、日常点検表や点検管理表を使えば、点検の抜け漏れを防げます。
上記のように、車両についての情報と車両の状態の両方を維持管理することで、車両の不備によるトラブルを事前に防げるのです。
車両管理表・車両管理台帳とは
車両管理表・車両管理台帳とは、社用車の情報を管理するための書類です。
車両の基本情報や車検日、法定点検日を記録しておくことで、車両に関するトラブルや整備不良による事故を未然に防げます。一方で、社用車の保有台数が多いと管理が煩雑になり、確認が行き届かないリスクが高まる点に注意が必要です。
さらに、日常点検の項目や実施日時を管理表に記載しておくと、車両に関する情報を一元的に把握でき、整備漏れも防げます。国土交通省の日常点検表などを参考に点検を実施すれば、車両を常に安全な状態に保てます。
このように、車両管理表の作成は社員や社用車の安全を守る上で非常に重要な業務です。さらに、車両管理に「Stock」のようなITツールを活用すれば、スマホから簡単に情報を確認・更新でき、車両の状況をリアルタイムで共有するのも可能になります。
車両管理表に記載すべき項目とは
車両管理表には法律で規定された書式はありません。ただし、車両の情報を正しく管理するために、以下の項目を記載しましょう。
(1) 車両を特定するための情報
- 車体番号や車名など車両本体に関する基本情報
- 購入や廃車・リースに関する情報
(2) 車両の状況を把握するための情報
- 車検や定期点検などの整備情報
- 修理や事故歴などの情報
- 使用者に関する情報
- 管理者に関する情報
(3) 保険情報
- 加入している保険会社の情報
- 保険種目や期間などの情報
「(1) 車両を特定するための情報」「(2) 車両の状況を把握するための情報」「(3) 保険情報」の3つの情報を押さえることで、車両の状態や管理状況を把握しやすくなります。
【無料】車両管理表・車両管理台帳のエクセルテンプレート5選
以下では、無料で使える車両管理表エクセルテンプレートを5つ紹介します。車両管理表に必要な項目があらかじめ記載されたテンプレートを活用して、管理業務を効率化しましょう。
（1）簡単にカスタマイズ｜シンプルな社用車管理表のExcelテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供するシンプルな車両管理表のテンプレートです。車両管理表に記載すべき基本項目を抜け漏れなく入力できます。
1台ごとの情報を細かく記入できるため、車両の型式や登録番号、点検・整備履歴、保険や契約状況など、詳細な情報を一度に把握しやすくなります。また、シンプルな構成なので、業務に合わせて項目の追加や記載位置の変更などが容易にできます。
（2）社用車情報を一覧管理｜車両管理台帳のExcelテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する車両管理台帳です。”運転免許証””車検証””保険”に関する情報を一覧で管理でき、多くの社用車情報も一元化して管理できます。
一方で、一覧表で管理する場合、社用車の台数が増えると情報量も増え、管理が複雑になりやすくなります。そのため、各社用車の情報を個別に残す場合は、フォルダ階層で整理できる「Stock」のようなツールの利用がおすすめです。
（3）車検証欄付き｜必要事項を網羅した車両管理表のExcelテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する車両管理表です。
社用車の管理に必要な項目が網羅されており、日常の車両管理業務で利用されている基本的な様式の一つです。車両ごとの登録情報や利用状況、契約情報などを漏れなく記録でき、管理上の必要事項を把握することができます。
（4）社用車を徹底管理｜点検に役立つ車検管理台帳のExcelテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する車検管理表のテンプレートです。基本的な社用車情報だけでなく、保険会社や車検、走行距離の記録としても活用できます。
車両管理を徹底できる点が特徴です。車検や点検の状況、整備履歴、保険や契約情報などを漏れなく把握できるため、車両の不備や車検切れなどに伴うトラブルを軽減できます。
（5）走行距離も記載｜利用履歴を残せる運行管理表のExcelテンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが提供する運行管理表のテンプレートです。走行距離や給油の状態を記録できるので、ガソリンを入れるタイミングを予測可能です。
また、誰がいつどの車を利用したかの履歴を記録しておけば、運用の透明性を高められます。これにより、万が一トラブルが発生した場合でも、迅速に原因を特定し対応することが可能になります。
車両管理表を紙やExcelで作成するデメリットとは
2024年4月から施行された新しい労働規則規制により、より一層効率よく業務を進めることが求められています。しかし、紙やExcelで車両管理表を作成する場合、以下のデメリットが伴うのです。
- 管理が煩雑になってしまう
- 情報共有に時間がかかる
- 目的の情報が見つかりにくい
表を作成する度に印刷しファイリングして整理する必要があるため、ファイリング方法が統一されていないと、管理が煩雑になり紛失の恐れがあります。
Excelで作成した車両管理表を各自のPCで保管しておくと、情報の更新の度にメールやチャットツールで共有する手間がかかります。そのため、車両のリアルタイムの状況を把握するには不向きです。
社用車の保有台数が多くなるとファイルが増えて管理が入り乱れてしまうため、必要な管理表をすぐに見つけることが困難になるのです。
一方、ITツールを使えば、紙やExcelのデメリットをすべて解消できます。たとえば昨今では、情報を一元管理できるうえ、検索機能が充実した「Stock」のようなITツールを使う企業が増えているのです。
【必見】車両管理表を作成するのに最適なツールとは
以下では、車両管理表を作成するのに最適なツールを紹介します。
車両管理表をはじめとする社内文書の作成では、共通のテンプレートを使うことで工数を削減できます。しかし、Excelでの車両管理では、作成・更新のたびにメールやチャットツールでやり取りする手間がかかってしまうのです。
そこで、情報共有ツールを導入すれば、一つのツールで情報の蓄積から共有までが完結するため、ツールを横断する必要がありません。また、出先でも気軽にスマホやタブレットから情報を更新・確認できるよう「マルチデバイス対応か」に注意して検討しましょう。
結論、忙しいドライバーでも車両管理表を運用しやすいITツールは、テンプレートで車両管理表を作成でき、簡単に情報共有ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、登録したテンプレートで簡単に車両管理表を作成できるうえ、日常点検に関する情報もまとめて管理・即共有できます。また、スマホからでも見やすく車両管理表を見られるので、外出時や出先でも簡単に情報を確認できるのです。
最も簡単に車両管理表を作成できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使った車両管理表の記入例
Stockで車両管理表を作成すると、以下のようになります。
Stockでは、車種ごとに「フォルダ」を作成し、その中に各車両の詳細情報を「ノート」に記録できます。さらに、車検や定期点検などを「タスク」として設定すれば、重要な予定を漏れなく管理できるのです。
車両管理表に関するよくある質問
以下では、車両管理表に関するよくある質問と、その回答をご紹介します。車両管理表を作成する前に、不明点を解消しておきましょう。
車両管理台帳の作成は法律で定められている？
車両管理表の作成は法律では定められていないため、強制されるものではありません。
しかし、企業には社用車を管理する義務があります。そのため、適切な管理を怠って事故を起こしてしまった場合は、企業側の管理責任が問われることになります。
このような事態を防ぐためにも、きちんと車両管理表を作成して、日頃から車両管理を徹底するように心がけましょう。
車両管理表に保存期間はある？
車両管理表の保存期間は法律で定められておらず、明確な期間は決まっていません。
しかし、保有している社用車を安全に管理・運用するためにも、車両の購入時またはリースした時から、廃棄・返却等をするまでは保管しておくべきです。なお、警察では運送事業輸送安全規則の規定に則り、1年間の保存期間を設けるように指導しています。
法的に定められた保存期間はありませんが、社用車の安全な管理・運用を第一に考え、ある程度の期間は保管しておくようにしましょう。
無料で使える車両管理表のExcelテンプレートまとめ
これまで、無料で使える車両管理表のテンプレートを中心にご紹介しました。
Excelや紙で作成した管理表は、手軽に利用できて便利な反面、ファイル管理が煩雑になりがちなうえに、共有が面倒だというデメリットがあります。
そこで、「テンプレートから簡単に管理表を作成でき、任意のメンバーに即座に共有できるツール」を導入すれば、一つのツールで車両管理表の作成・管理・共有が完結するのです。また、マルチデバイス対応であれば、スマホから情報の確認・更新ができて便利です。
結論、自社が導入すべきは、車両管理表の作成から共有、管理まで、誰でも簡単にできるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、車両管理表の運用を最適化する仕組みをつくりましょう。
