就職や転職してから日が浅い社員は、仕事を覚えるのに時間がかかってしまいます。しかし、言われたことをすぐに忘れたり、いつまで経っても仕事を覚えられなかったりする場合には、原因を特定し、改善策を講じなければなりません。
とはいえ、なかには「なかなか仕事が覚えられない部下の教育に悩んでいる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事が覚えられない原因と、管理者がするべき対処法を中心にご紹介します。
- 新入社員が仕事を覚えられない原因を知りたい
- 具体的な対策を把握し、社員の仕事の定着に役立てたい
- 仕事の定着に役立つ情報共有ツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、仕事を覚えられない社員の対処法を理解でき、適切な指導と教育が可能になります。
目次
個人にある原因
まず、仕事を覚えられない原因のうち、個人に起因するものをご紹介します。以下にあてはまる場合は、仕事を覚えるための「心がけ」ができていないので、すぐに改善する必要があります。
（1）メモを取らない
仕事を覚えられない人の共通点として、メモを取らないことが挙げられます。
業務内容や作業ポイント、上司からのアドバイスなどは業務上欠かせない情報です。しかし、メモを取る習慣がなければ、記憶だけに頼ることになり、抜け漏れや同じミスの繰り返しが発生しやすくなります。
さらに、メモを振り返る機会がなければ情報のアウトプットやブラッシュアップができず、上司からの指導も忘れてしまい、同じ注意を何度も受ける状況に陥ります。そのため、教育段階でメモの重要性を認識させ、習慣化させることが必要です。
（2）疑問をそのままにしてしまう
疑問をそのままにしてしまうのも仕事を覚えられない原因の一つです。
分からないところを放置すると、該当の課題は本質的に解決されません。その結果、仕事を十分に覚えられず、小さな「つまずき」が積み重なり、大きなミスにつながります。
ただし、新人社員・中途社員が疑問を放置してしまう理由として「質問しづらい」という意見も少なくありません。そのため、「メンバーが適切なタイミングで質問できる雰囲気か」「自発的に課題解決できる仕組み」をつくれているか見直す必要があります。
（3）仕事に興味を持てていない
仕事を覚えられない人は、仕事内容に興味を持てていないことも影響しています。
そもそも、自身の仕事に興味を持てていない場合、社員は「仕事を覚えようとするモチベーション」を保てません。また、仕事内容に興味がないため集中できず、結果として、言われた内容が”右から左に流れてしまう”のです。
上記のように、社員の「関心ある仕事内容」と「実際に受け持つ仕事内容」がズレていると、なかなか仕事を覚えられない事態が起こり得ます。そのため、ミスマッチが生じないように採用フローを改善していくことが大切です。
組織にある原因
次に、仕事が覚えられない原因のうち、組織的な要因をご紹介します。本人の「心がけ」も重要ですが、仕事を覚えるための環境が整備されていなければ、仕事を覚えるのは難しいため、社員教育担当者の方は必見です。
（1）人によって言うことが違う
1つ目に、人によって言うことに違いがある場合です。
人によって、”作業手順”や”確認する粒度”など指導者によって違いがある場合、教わる側は何が正しいのか判断できず混乱してしまいます。その結果、言われた手順に沿って作業していても、別の指導者からは「仕事を覚えていない」と判断されてしまうのです。
そのため、まずは”指導する側”の認識を統一し、「誰に質問しても同じ答えが返ってくる状況」を作りましょう。たとえば、「Stock」のようなツールで社内の情報をまとめておけば、新入社員はもちろん、指導者もすぐにマニュアルなどの情報にアクセスできます。
（2）経験値と業務量が合っていない
2つ目に、教えている社員の経験値と業務量が見合っていないケースです。
たとえば、入社してから日が浅い社員に、一度に多くを教えても、すべてを覚えるのには当然時間がかかります。とくに、人手が足りていない職場では、理解が追い付いていなくても次々と新しい業務が任されるので、業務が身につかないままになってしまうのです。
そのため、まずは目の前の業務を覚えることに専念させ、徐々に仕事量を増やしていくようにしましょう。
（3）1日の業務を振り返る時間がない
3つ目に、1日の業務を振り返る時間を確保できていない点が挙げられます。
仕事を覚えていくには「どこでつまずいているのか」をしっかりと認識し、学習していくことが大切です。しかし、1日の最後に反省点や改善点を振り返る時間がなければ、何が問題なのかを理解できず、同じミスを繰り返してしまうのです。
また、誤った手順で覚えてしまった場合、あとから直していくのは時間がかかるので注意しなければなりません。そのため、仕事内容を正しくインプットするための時間を設けることが大切です。
【即実践】仕事を覚えられない人への5つの対策とは
対策1｜教育制度を整備する
社員が仕事を覚えるには、企業側が教育制度を整備する必要があります。
たとえば、「教わったことはすぐにメモを取る」というのは、仕事を覚えるにあたって欠かせない取り組みです。そのため、新入社員が入社したときは研修などを組み、基本的なマナーとして、身に着けさせておく必要があるのです。
また、レクチャー後のフィードバックで適切に評価しアドバイスをすると、社員の士気向上にもつながるので、モチベーション管理にも効果的です。
対策2｜マニュアルを作成する
仕事を覚えられないときの対処法として、マニュアルの作成が挙げられます。
業務を進めるにあたっての具体的なプロセスやポイントをまとめておけば、社員はマニュアルに沿って業務を進められるようになります。結果、「人によって言うことが違う」という問題を解消でき、仕事の質を一定レベルに保てます。
また、マニュアルがあれば、不明点があっても自分で調べて解決できるようになります。しかし、紙やWordファイルなどにまとめたマニュアルは検索性が悪いため、目的の情報にすぐにアクセス可能なツールを導入しましょう。
対策3｜日報を導入する
仕事を覚えるためには、日報の導入も効果的です。
1日の仕事内容を振り返る時間を確保すれば、その日「注意されたこと」や「上手く進められたこと」を自身のなかに落とし込んでいけます。また、日報に「反省点に対する改善策」までセットで記載させれば、同じミスが繰り返される事態を改善できるのです。
ただし、日報は”作成して終わり”になってしまいがちなので、上司は部下にしっかりフィードバックし、有意義なものにしていきましょう。
対策4｜1on1ミーティングを実施する
リーダーとメンバー間の1on1ミーティングも有効な対策の一つです。
部下のなかには、同期と比較して自身の覚えが悪いことに悩みを抱えているケースも少なくありません。そこで、1on1ミーティングによって、部下の個性や適性を理解できれば、改善に向けて的確なアドバイスが可能になります。
また、各メンバーの得意分野に応じて、担当業務を変更する対策も、効率的に業務を進めていくうえで有効なので押さえておきましょう。
対策5｜オンラインでもコミュニケーションを取りやすい環境を作る
仕事を定着させるには、オンラインでもコミュニケーションを取りやすい環境を作る必要があります。
なぜなら、指導者がほかの業務で忙しく、対面でコミュニケーションを取れそうにないと、新入社員はマニュアルに関する質問や日報の提出ができません。結果、指導者との対面の時間を待つだけの無駄な時間が生まれてしまいます。
そこで、対面の時間が取れなくてもコミュニケーションを可能にするには、オンラインで円滑にやりとりできるツールが必須です。たとえば、「Stock」のようなツールであれば、メッセージのやり取りに加え、日報の作成・共有、マニュアル管理まで1つのツールにまとめられます。
【これで解決】”仕事が定着する”環境づくりに効果的なツール
以下では、”仕事が定着する”環境づくりに効果的なツールをご紹介します。
仕事を定着させるためには、マニュアルや日報を活用して業務を振り返り、上司やチームとの情報共有で都度疑問点を解消することが重要です。しかし、対面での情報共有はチーム全員が時間を確保しなければならず、頻繁にコミュニケーションを取れません。
そこで、「業務のあらゆる情報に即アクセス可能な情報共有ツール」を導入すれば、オンライン上で業務の振り返りや日報の作成・提出、上司とのやりとりができます。ただし、操作性がシンプルでなければ、新入社員が使いこなせません。
結論、自社が導入すべきは、直感的な操作で社内の情報にアクセスでき、情報の記録・共有が円滑なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく、画像やファイルも添付できるため、多様な形式でマニュアルを作成可能です。また、ノートに紐づいた「メッセージ機能」があるため、情報がほかの話題に流されることなく円滑なやりとりができるのです。
円滑な情報共有が実現するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで情報共有した例
マニュアルや日報など、Stockの「ノート」に記載した情報は、リアルタイムで更新・共有されるため、手間をかけずに共有できます。また、「メッセージ機能」では、ノートに紐づけてやり取り可能なので、ほかの情報が混在しません。
仕事が覚えられない原因と会社が実施すべき対策まとめ
ここまで、仕事が覚えられない原因と、即実践できる対処法について解説してきました。
社員が仕事を覚えるには、個人が積極的にメモを活用したり、企業側がマニュアルや日報などを整備したりすることが大切です。また、社員同士での情報共有も重要ですが、対面のコミュニケーションが取れない場面も多いため、情報共有ツールを導入しましょう。
たとえば、「マニュアルをはじめとする社内のあらゆる情報を共有・管理可能なツール」を導入すれば、メッセージでの情報共有だけでなく、マニュアルや日報の作成・共有が円滑になります。ただし、社員全員が使いこなすために「シンプルな操作性」は必須です。
結論、仕事を定着させるためには、誰でも簡単に社内の情報にアクセスでき、円滑なやり取りが実現する「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、仕事を覚えられない問題を解決しましょう。
