「会議中のメモが追いつかず、清書に1時間もかかる」「上司に『結局、何が決まったの？』と聞かれてしまう」など、議事録の書き方のコツが分からず悩んでいませんか？
議事録は、コツを押さえて書くだけでなく、書いたあとに決定事項とToDoが伝わり、あとから探せる状態まで作ることが重要です。
本記事では、議事録の書き方のコツ7選に加えて、そのまま使えるテンプレート例と、書いたあとの共有・ToDo管理の方法について解説します。
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この記事でわかること
- 議事録の書き方のコツは、決定事項とToDoを最優先で記録し、要点と結論だけを書くことです。
- 議事録に書くべき基本項目と、Wordでそのまま使えるテンプレートを紹介します。
- コツを押さえても議事録が使われない原因は、共有後に埋もれることにあります。
目次
議事録の書き方のコツ7選
以下では、会議の議事録を短時間で書き、上司にも「分かりやすい」と言われるための7つのコツを解説します。
事前にテンプレートを用意する
議事録は、会議の前にテンプレートを用意しておくと、書く作業が「空欄を埋める作業」に変わります。
毎回ゼロから構成を考えると、会議中に「どこに何を書くか」で迷い、メモが追いつかなくなります。日時・参加者・議題・決定事項・ToDoの枠をあらかじめ作っておけば、会議中は発言を拾うだけで済み、会議後の清書も短くなります。
テンプレートを用意するだけで、会議中のメモと会議後の清書の負担を減らせます。
決定事項とToDoを最優先で記録する
議事録でもっとも優先して残すべきなのは、「何が決まったのか」と「誰がいつまでに何をするのか」です。
議事録の目的は、結論と次の動きを確認することです。発言を細かく書いていても、決定事項が文中に埋もれていると、「結局、何が決まったの？」と聞き返されてしまいます。ToDoは「担当者・内容・期限」の3点をセットで書くと、読んだ人がすぐ動けます。
決定事項とToDoを先に記録しておけば、聞き返されない議事録になります。
要点と結論だけ書く
発言をすべて書き起こすのではなく、要点と結論だけを書くのが、議事録を短時間で仕上げるコツです。
発言を全部メモしようとすると、手が追いつかないうえに、読み手も必要な情報を探すのに時間がかかります。「誰が何を言ったか」より「どんな結論になったか」を1〜2行でまとめると、読みやすくなります。
要点と結論に絞ることで、書く時間も読む時間も短くなります。
略語や記号を活用する
会議中のメモは、略語や記号を使うと、発言のスピードに追いつきやすくなります。
たとえば、決定事項には「◎」、ToDoには「☆」、完了は「済」、未対応は「未」といった記号を決めておくと、書く文字数を減らせます。ただし、社内で通じない略語を使うと読み手が迷うため、共有する議事録では正式な表記に直しておきます。
略語や記号は、メモのスピードを上げる手段として使い、共有するときは読み手に合わせて整えましょう。
結論→理由の順で書く
議事録の各議題は、「結論→理由」の順で書くと、読み手が最初の1文で内容を把握できます。
経緯から順に書くと、読み手は最後まで読まないと結論が分からず、上司から「何が決まったの？」と聞かれる原因になります。たとえば「A案で進める。理由は、費用が予算内に収まるため」のように、先に結論を置き、理由を続けます。
結論を先に書くだけで、読み手の確認の手間は減ります。
会議当日～翌営業日までに共有する
議事録は、会議当日から遅くとも翌営業日までに共有するのが基本です。
時間がたつほど、参加者の記憶は薄れ、ToDoの着手も遅れます。共有が遅れると、「会議で決まったはずの作業が始まっていない」という状態になりかねません。テンプレートを使って要点に絞り、会議後すぐに共有することで、読み手にとって役立ちます。
共有のタイミングを決めておけば、決定事項とToDoが実行されやすくなります。
読み手の視点で見直す
共有する前に、読み手の視点で「決定事項とToDoが一目で分かるか」を見直しましょう。
書き手は会議の内容を知っているため、自分では丁寧に書いたつもりでも、会議に出ていない人には伝わらないことがあります。見直すときは、「何が決まったか」「誰がいつまでに何をするか」を3秒で見つけられるかを確認します。
また、上司の立場で読み、聞き返されそうな点があれば、先に書き足しておきます。読み手の視点での見直しが、「分かりやすい」と言われる議事録の仕上げになります。
議事録のWordテンプレートと基本項目
以下では、議事録に書くべき基本項目と、Wordで使えるテンプレートを2種類紹介します。
議事録に書くべき基本項目
議事録に書くべき基本項目は以下の6つです。
- 日時・場所
- 参加者
- 議題
- 決定事項
- ToDo
- 次回の予定
この6項目があれば、会議に出ていない人も、「いつ、誰が、何について話し、何が決まり、次に誰が何をするのか」を把握できます。とくに重要なのが、決定事項とToDoです。経緯や議論の内容は、必要な議題だけ補足として短く残せば十分です。
基本項目を押さえておけば、書き漏れを防げて、読み手も必要な情報をすぐ見つけられます。
シンプルな議事録のテンプレート
まず試すなら、項目が絞られたシンプルな議事録テンプレートがおすすめです。項目が少ないと、会議中に迷わず書けるため、議事録担当になったばかりの方でも使いやすいです。
使うときは、「決定事項」と「ToDo（担当者・期限）」の欄があるかを確認し、なければ自分で追加しましょう。
自由にカスタマイズできる議事録テンプレート
会議の種類に合わせて項目を変えたい場合は、項目の追加や削除を自分で調整できるテンプレートが向いています。営業チームの定例会議と、プロジェクトの進捗会議では、必要な項目が異なるため、会議ごとに項目を調整しておくと、書き漏れを減らせます。
自分の会議に合った形に整えておけば、毎回同じ手順で、要点が伝わる議事録を書けるようになります。
コツを抑えても議事録が上手く書けない原因
議事録の書き方のコツを押さえても上手くいかない原因は、書き方ではなく、以下のようなケースであることが少なくありません。
- 時系列で埋もれてしまう
決定事項とToDoを分かりやすくまとめても、チャットに貼るかExcelで保存するだけでは、時間がたつにつれて時系列で埋もれてしまいます。その結果、読み手が議事録を見返さなくなり、「あの会議で何が決まったのか」が共有されなくなります。 - 検索に時間がかかる
過去の議事録を探すときに「あの会議、いつだっけ」と検索窓に何度も打ち込む状態になると、探す時間が増えるうえに、同じ議論を繰り返す原因にもなります。ToDoも議事録とは別のツールで管理していると、二重管理になり、「誰がいつまでにやるのか」が流れてしまいます。
つまり、議事録を使われる状態にするには、書き方のコツに加えて、議事録とToDoを同じ場所に残し、メンバー全員があとからすぐ確認できる仕組みが欠かせません。
議事録の共有・ToDo管理まで簡単にする情報共有ツール
以下では、議事録の共有・ToDo管理まで簡単にする情報共有ツールをご紹介します。
議事録を書いても、共有後にチャットやExcelで時系列で埋もれたままだと、過去の議事録を探す時間が増え、同じ議論を繰り返してしまいます。担当者が変わったとき、決定の経緯も分からなくなります。
チャットやExcelでの共有は、時間がたつほどあとから振り返りにくくなります。ToDoも別のツールで管理する二重管理になるため、書き方を工夫するだけでは根本的な解決は難しいです。
従来どおりチャットやExcelで共有を続けるか、議事録とToDoを同じ場所に残す仕組みから見直すか、考え直す必要があります。
こうした条件に最も当てはまるのが、議事録のノート共有とタスク管理ができる情報共有ツール「Stock」です。議事録を「ノート」に記録し、決定事項のタスクに担当者・期限を同じノート内で設定できるため、「誰がいつまでにやるのか」を会議後に聞き返されずに済みます。
リアルタイムで議事録を共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
議事録の書き方のコツまとめ
これまで、議事録の書き方のコツ7選や、基本項目とWordテンプレート、コツを押さえても上手く書けない原因を中心にご紹介しました。
議事録は、テンプレートを事前に用意し、決定事項とToDoを最優先で記録して、要点と結論だけを書くと、会議中のメモも会議後の清書も楽になります。さらに、会議当日から翌営業日までに共有し、読み手の視点で見直せば、「結局、何が決まったの？」と聞き返されにくい議事録になります。
ただし、書き方を工夫しても、共有後にチャットやExcelで埋もれてしまうと、決定事項やToDoは実行されません。議事録を評価される成果につなげるには、書いたあとに共有・検索・ToDo管理まで続けられる仕組みを整えることが大切です。
なかでも、議事録とToDoを同じ場所に残し、メンバー全員がすぐ確認できる状態にしたい方には、議事録のノート共有とタスク管理を一か所でできる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、議事録の決定事項とToDoが流れない状態を作りましょう。
