業務効率化のアイデアには、不要な業務をなくす、テンプレートを活用する、生成AIやRPAで作業を自動化するなど、さまざまな方法があります。
そのため、「日々の業務をもっと効率化したいものの、何から改善すればよいのかわからない」と悩んでいる方は、さまざまなアイデアを知ることで、自社に合った改善方法を見つけるヒントを得られます。
ただし、便利そうなツールを導入したり、思いついた業務から改善したりするだけでは、十分な効果を得られません。そのため、業務に時間がかかっている原因を整理したうえで、自社に合った改善方法を選ぶことが重要です。
そこで今回は、業務効率化に役立つ12のアイデアや、業務効率化を進める手順、取り組むときの注意点を解説します。
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この記事でわかること
- 業務効率化には、不要な業務の削減やテンプレート化、生成AI・RPAの活用などさまざまな方法があります。現在抱えている課題と照らし合わせながら、自社に合ったアイデアを確認できます。
- 業務効率化を進めるときは、時間がかかっている業務を洗い出し、原因を特定してから改善方法を選ぶことが重要です。具体的な4つのステップに沿って進め方を解説します。
- ツールの導入自体を目的にすると、かえって入力や管理の手間が増える場合があります。業務効率化を進めるうえで注意したいポイントや、情報共有に時間がかかる場合の改善方法も紹介します。
業務効率化に役立つ12のアイデア
業務効率化のアイデアは多様にありますが、すべての方法を取り入れる必要はありません。自社で「時間がかかっている」「やりづらい」「面倒だ」と感じる業務を振り返り、その原因に合った方法を選ぶことが重要です。
以下では、業務効率化に役立つ12のアイデアを、それぞれ向いているケースとあわせてご紹介します。
（1）不要な業務をなくす
業務効率化を進めるときは、現在実施している業務そのものが必要なのかを見直しましょう。不要な業務をなくせば、作業方法を工夫するよりも大きく業務時間を減らせる場合があるためです。
たとえば、「以前から作成しているものの、ほとんど確認されていない報告書」や「同じ内容を複数の管理表へ入力する作業」などがあれば、継続する必要があるのかを確認します。また、会議についても、情報共有だけが目的であれば、資料を共有するだけで済む場合があります。
このように、まずは業務の目的を確認し、必要性が低い作業をなくすことで、ほかの重要な業務に時間を使えるようになります。とくに、「何のためにやっているのかわからない定型業務が多い」場合に適した方法です。
（2）業務の手順やルールを統一する
同じ業務でも担当者によって進め方が異なる場合は、効率的な手順やルールを決めて統一しましょう。作業方法が人によって異なると、余計な工程が発生したり、確認や修正に時間がかかったりするためです。
たとえば、顧客情報を入力するときに、社員によって入力する項目や表記方法が違えば、あとから内容を確認・修正する必要があります。また、資料の保存場所やファイル名の付け方が決まっていなければ、ほかの社員が必要な資料を探す手間も増えてしまいます。
そのため、効率的な作業手順や入力・保存のルールを決め、誰でも同じ方法で業務を進められる状態にしましょう。とくに、「同じ仕事でも担当者によって時間や品質に差がある」場合に有効です。
（3）業務マニュアルを作成する
特定の社員しか進め方を知らない業務がある場合は、業務マニュアルを作成することも業務効率化につながります。手順や注意点をまとめておけば、作業のたびに担当者へ確認する必要がなくなるためです。
たとえば、請求書の発行方法を担当者しか把握していない場合、その社員が不在になるたびに業務が止まる可能性があります。そこで、「使用するシステム」「入力する項目」「作業手順」「注意点」などをマニュアルにまとめておけば、ほかの社員でも内容を確認しながら対応できます。
このように、業務の進め方をマニュアルとして残せば、確認の手間を減らせるだけでなく、引き継ぎや新人教育にも活用できます。とくに、「特定の社員しかやり方を知らない業務がある」場合に適しています。
（4）テンプレートを活用する
毎日・毎週のように似た資料や文章を作成している場合は、テンプレートを用意しましょう。一から内容や構成を考える必要がなくなり、作成時間を短縮できるためです。
たとえば、顧客への案内メールで毎回同じ説明を記載しているのであれば、よく使う文章をテンプレートとして保存しておき、宛名や日付など必要な部分だけ変更します。同様に、議事録や日報、報告書なども項目をあらかじめ決めておけば、何を書くべきか迷う時間を減らせます。
とくに、「毎日・毎週、似た資料や文章を作っている」場合におすすめです。このように、定型的な資料や文章は、毎回一から作るのではなく、繰り返し使える形にしておくことが効率化につながります。
（5）Excelの関数やマクロを活用する
Excelで集計や入力作業を繰り返している場合は、関数やマクロを活用すると効率化できます。手作業で計算・転記している部分を減らせるため、作業時間の短縮だけでなく入力ミスの防止にもつながります。
たとえば、売上の合計を毎回電卓で計算して入力している場合、SUM関数を使えば自動で合計を算出できます。また、毎月同じ手順でデータを加工したり、別の表へ転記したりしている場合は、マクロを利用して一連の操作を自動化する方法もあります。
このように、Excel上で繰り返している作業は、関数やマクロを活用できないか確認しましょう。とくに、「Excelで同じ計算や入力を繰り返している」場合に効果を得やすい方法です。
（6）生成AIを活用する
文章の作成や情報整理に時間がかかっている場合は、生成AIを補助的に活用する方法があります。文章のたたき台を作ったり、長い文章を要約したりできるため、一から考える時間を短縮しやすいです。
たとえば、社内向けのお知らせを作成するときに、伝えたい内容を箇条書きで生成AIへ入力し、文章のたたき台を作成してもらう方法があります。また、長い会議資料の要点を整理したり、企画を考えるときのアイデアを出したりする用途にも活用できます。
ただし、生成された内容が必ず正しいとは限らないため、最終的な確認は人が実施する必要があります。そのため、内容を確認することを前提に、「文章作成や情報整理に時間がかかっている」場合の補助として活用しましょう。
（7）RPAなどで定型業務を自動化する
RPAとは、これまで人がパソコン上で実施していた定型的な作業を、自動で処理する仕組みのことです。手順が決まっているPC作業を何度も繰り返している場合は、RPAを活用することで、定型業務にかかる時間を削減できます。
たとえば、「システムからデータを取得する→Excelへ転記する→決まったフォルダへ保存する」といった作業を毎日繰り返している場合です。操作手順が一定であれば、RPAを使って一連の作業を自動化できる可能性があります。
そのため、まずは日常業務のなかに、人が判断しなくても同じ手順で進められる作業がないか確認しましょう。とくに、「決まった手順のPC作業を何度も繰り返している」場合に適しています。
（8）紙の書類を電子化する
紙の資料や申請書を頻繁に扱っている場合は、電子化することで印刷・保管・受け渡しなどの手間を減らせます。また、紙の書類を探したり、保管場所まで取りに行ったりする時間も削減できます。
たとえば、過去の申請書を確認するたびにキャビネットから探している場合、電子化して決められた場所に保存しておけば、PC上から確認可能です。また、社内資料を紙で配布している場合も、データで共有すれば印刷や配布にかかる作業を減らせます。
このように、紙だから発生している「印刷する・運ぶ・探す・保管する」といった作業が多い場合は、電子化を検討しましょう。とくに、「紙の申請書や資料を頻繁に扱っている」場合に効果的です。
（9）申請・承認をオンライン化する
申請から承認までに時間がかかっている場合は、手続きをオンライン化することも業務効率化につながります。紙の申請書を直接渡したり、承認者が出社するまで待ったりする必要がなくなるためです。
たとえば、経費申請を紙で提出していると、「申請書を印刷する→上司の席まで持っていく→承認印をもらう」といった作業が発生します。一方、オンライン上で申請できる仕組みにすれば、申請者と承認者が別の場所にいても手続きを進めやすくなります。
また、現在どこまで承認が進んでいるのかを確認できる仕組みであれば、承認状況を担当者へ問い合わせる手間も減らせます。したがって、「申請してから承認されるまでに時間がかかっている」という企業は、手続きのオンライン化を検討しましょう。
（10）社内の連絡方法を統一する
メール・チャット・口頭など複数の方法で社内連絡をしている場合は、「何をどこで共有するか」を決めることが重要です。連絡手段が分散していると、必要な情報を探したり、確認漏れがないか複数の場所を見たりする手間が増えるためです。
たとえば、業務変更の連絡が「今回はメール、前回はチャット、その前は口頭」のように統一されていなければ、あとから内容を確認するときに探す場所がわかりません。また、社員によって使う連絡手段が異なると、「伝えたつもりだった」という認識のずれも起こりやすくなります。
そのため、「重要な業務連絡はこの場所」「個別の簡単な連絡はこの方法」のようにルールを決めておきましょう。とくに、重要な連絡がどこにあるのかわからなくなることが多い場合は、連絡方法の統一が有効です。
（11）社内情報の保管場所を一元化する
必要な資料や情報を探すことが多い場合は、社内情報の保管場所を一元化しましょう。情報が複数のツールやフォルダに分散していると、「どこに保存したのか」を探すだけで時間がかかるためです。
たとえば、業務マニュアルは共有フォルダ、顧客との対応履歴はExcel、会議の内容はメールやチャットというように保存場所が分かれていると、必要な情報ごとに複数の場所を探さなければなりません。また、見つからなければ、ほかの社員に確認する手間も発生します。
そこで、業務に必要な情報を決められた場所へまとめ、社員が「まずここを確認すればよい」とわかる状態をつくることが重要です。とくに、必要なファイルや情報を探すことが多い場合は、情報の一元化によって業務効率を改善しやすくなります。
（12）タスクや進捗状況を見える化する
ほかの社員の進捗を確認することに時間がかかっている場合は、タスクや進捗状況を全員が確認できるようにしましょう。担当者・期限・進捗がわかれば、「この作業は終わっていますか」と個別に確認する回数を減らせるためです。
たとえば、複数の社員で顧客対応を進めている場合、担当者や対応状況が共有されていないと、チャットや口頭で一人ずつ進捗を確認しなければなりません。一方、「担当者」「期限」「未対応・対応中・完了」などを共有しておけば、必要なときに自分で状況を確認できます。
このように、チームで進める仕事では、タスクを個人だけで管理せず、周囲からも確認できる状態にすることが重要です。とくに、「ほかの社員の進捗確認に時間がかかっている」という企業に適した方法です。
業務効率化を進める4つのステップ
ここでは、業務効率化を進める基本的な4つのステップをご紹介します。業務効率化を進めるときは、思いついた方法をすぐに取り入れるのではなく、現在の業務を整理してから改善を進めましょう。
（1）時間がかかっている業務を洗い出す
まずは、日々の業務のなかで時間がかかっているものを洗い出しましょう。どの業務を改善すべきか明確にしなければ、効果の高い業務効率化につなげにくいためです。
たとえば、「毎日顧客情報をExcelへ入力している」「必要な資料を探すことが多い」「毎週同じ形式の報告書を作成している」など、時間がかかっている作業を書き出します。このとき、作業時間だけでなく、「面倒に感じる」「やりづらい」「何度も同じことをしている」と感じる業務にも注目すると、改善すべき業務を見つけやすくなります。
そのため、まずは普段の業務を振り返り、時間や手間がかかっている作業を具体的に整理しましょう。
（2）業務に時間がかかっている原因を特定する
改善したい業務を洗い出したら、次に「なぜ時間がかかっているのか」を特定します。同じように時間がかかっている業務でも、原因によって適した改善方法が異なるためです。
たとえば、顧客情報の入力に時間がかかっている場合でも、「同じ内容を複数のExcelへ転記している」のか、「入力方法が社員ごとに異なり確認や修正が発生している」のかによって、必要な対策は変わります。
また、資料作成に時間がかかっている場合も、一から文章を考えることが原因ならテンプレート化、必要な情報を探すことが原因なら情報の保管方法を見直す必要があります。
このように、「作業が多い」「手入力が多い」「情報を探している」「確認待ちが発生している」など、時間がかかっている原因まで掘り下げて整理しましょう。
（3）原因に合った改善方法を選ぶ
業務に時間がかかっている原因がわかったら、その原因に合った改善方法を選びます。業務効率化は、新しいツールを導入すれば必ず成功するものではなく、課題に合った手段を選ぶことが重要だからです。
たとえば、毎回同じ文章を作成していることが原因ならテンプレート化、同じPC操作を繰り返しているならRPAによる自動化、必要な情報を探すことに時間がかかっているなら保管場所の一元化が考えられます。一方、そもそも必要性が低い業務であれば、効率化するのではなく業務自体をなくす方法もあります。
そのため、「便利そうだから」という理由だけで方法を選ばず、前のステップで特定した原因を解消できるかという視点で改善策を検討しましょう。
（4）小さな業務から試して効果を確認する
改善方法を決めたら、最初からすべての業務を変更するのではなく、小さな業務から試しましょう。実際に取り入れてみなければ、想定していた効果が得られるか、社員が無理なく続けられるか判断できないためです。
たとえば、すべての社内資料を一度にテンプレート化するのではなく、まずは毎週作成している報告書だけを対象にします。そのうえで、「作成時間が30分から15分に減った」「確認や修正の回数が減った」など、導入前後の変化を確認します。効果が確認できれば、ほかの資料や業務にも同じ方法を広げていけます。
このように、小さく試して効果を確認しながら改善範囲を広げることで、失敗のリスクを抑えつつ業務効率化を進められます。
業務効率化を進めるときの3つの注意点
ここでは、業務効率化を進めるときに注意したい3つのポイントを解説します。業務効率化を進めるときは、単に新しいツールや方法を取り入れるだけでなく、実際に業務の負担が減っているかを確認することが重要です。
（1）ツールを導入すること自体を目的にしない
業務効率化のためにツールを導入するときは、「導入すること」自体を目的にしないようにしましょう。自社の課題に合っていなければ、便利なツールでも十分な効果を得られないためです。
たとえば、「AIが便利そうだから」「他社も使っているから」という理由だけでツールを導入しても、実際に時間がかかっている業務と関係がなければ、業務効率化にはつながりません。また、機能が多いツールを導入しても、自社で必要な機能を使いこなせなければ、費用や管理の負担だけが増える可能性があります。
そのため、まずは「どの業務に時間がかかっているのか」「何を改善したいのか」を明確にし、その課題を解決できる手段としてツールを選びましょう。
（2）効率化によって別の手間を増やさない
一部の作業だけを見るのではなく、業務全体で手間が減っているかを確認することも重要です。ある作業を効率化できても、別の入力や確認作業が増えれば、結果として負担が変わらない場合があるためです。
たとえば、新しい管理ツールを導入したものの、これまで使っていたExcelにも同じ内容を入力し続けていると、二重入力が発生します。また、情報共有のために新しいツールを増やした結果、「どこに何があるのか」を確認する場所が増えてしまうケースもあります。
このように、業務効率化を進めるときは、1つの作業だけでなく、その前後も含めて負担が減っているかを確認しましょう。とくに、新しい方法を取り入れる場合は、不要になった作業やツールもあわせて見直すことが重要です。
（3）社員が無理なく続けられる方法を選ぶ
業務効率化の方法は、社員が日常的に無理なく使い続けられるものを選びましょう。どれだけ便利な仕組みでも、操作が複雑だったり入力の負担が大きかったりすると、次第に使われなくなる可能性があるためです。
たとえば、業務管理を細かくするために入力項目を増やしすぎると、社員が毎回多くの情報を入力しなければなりません。また、多機能なツールを導入しても、使い方を覚えるのに時間がかかれば、かえって業務の負担になる場合があります。
そのため、機能の多さだけで判断せず、「社員が簡単に操作できるか」「日々の業務に自然に取り入れられるか」まで確認することが重要です。業務効率化を継続するためにも、現場の社員が無理なく使える方法を選びましょう。
情報共有に時間がかかる業務を効率化する仕組みとは
社内の資料や業務情報がメール・チャット・Excel・共有フォルダなどに分散している場合、情報共有の仕組みを見直すことで業務を効率化できます。情報が複数の場所に分かれていると、必要な資料を探したり、保存場所がわからずほかの社員に確認したりする時間が増えるためです。
こうした情報共有の手間を放置すると、「資料を探す」「担当者に確認する」といった、本来の業務以外に使う時間が積み重なります。また、必要な情報を見つけられずに同じ質問や確認が繰り返されたり、共有内容を見落として対応が遅れたりすれば、作業のやり直しにつながる可能性もあります。
そこで、情報の保存場所を整理することが重要ですが、ExcelやWordで管理しても、ファイルが増えれば必要な情報を探しづらくなります。また、メールやチャットは手軽に共有できる一方、過去の情報が新しいやり取りに埋もれがちです。
そのため、情報共有にかかる時間を減らすには、業務に必要な情報を1か所へ蓄積し、必要なときにすぐ確認できる仕組みが必要です。また、ITに詳しくない社員でも簡単に使え、情報とそれに関するやり取りを同じ場所で管理できれば、ツールを行き来する手間も減らせます。
なかでも、情報共有における「探す・聞く・確認する」といった手間を減らしたい企業には、ノート形式で情報を共有できるツール「Stock」が最適です。Stockでは、「ノート」にマニュアルや顧客情報、会議内容などを蓄積できるほか、「メッセージ」をノートに紐づけてやり取りできます。そのため、「保存場所がわからない」「過去のチャットを探している」といった状態を減らし、情報共有を効率化できます。
情報共有におけるストレスを解消できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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リハビリデイサービスエール |
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栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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業務効率化のアイデアまとめ
これまで、業務効率化に役立つ12のアイデアや、業務効率化を進める4つのステップ、取り組むときの注意点を中心にご紹介しました。
業務効率化には、不要な業務をなくす、テンプレートや生成AIを活用する、定型業務を自動化するなど、さまざまな方法があります。ただし、やみくもに取り入れるのではなく、まずは時間がかかっている業務とその原因を把握し、自社に合った改善方法を選ぶことが重要です。
また、必要な資料を探したり、ほかの社員に確認したりすることに時間がかかっている場合は、情報共有の仕組みそのものを見直す必要があります。業務に必要な情報を1か所で管理し、誰でもすぐに確認できる状態にすれば、日常的な「探す・聞く・確認する」といった手間を減らせます。
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無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、必要な情報をすぐに確認できる環境を整え、日々の業務を効率的に進められるようにしましょう。
