ドキュメント管理システムとは、契約書や社内資料などのドキュメントを一元管理し、必要なときに検索・閲覧できるようにするシステムです。製品によっては、閲覧・編集権限の設定や版管理などの機能も備えています。
ドキュメント管理システムを導入すると、必要な書類をメンバー自身が探して確認しやすくなります。そのため、ファイルサーバーに保管している書類へ一部のメンバーしかアクセスできなかったり、個人PCに書類が分散していたりする企業に有効です。
とくに、「取引先との契約書を確認したい社員から、その都度問い合わせを受けている」「どのフォルダや担当者のPCに必要な書類があるのかわからない」と悩んでいる場合は、ドキュメントの管理方法そのものを見直す必要があります。
ただし、ドキュメント管理システムは製品によって、対応する文書の種類や検索方法、権限設定などが異なります。また、文書を厳密に管理する専用システムがすべての企業に適しているとは限らないため、自社がどのような書類を、誰と、どのように管理したいのかを整理したうえで選ぶことが重要です。
そこで今回は、ドキュメント管理システムを選ぶポイントやおすすめ7選、向いている企業・向いていない企業を中心にご紹介します。
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この記事でわかること
- ドキュメント管理システムを導入すると、必要な書類を探す時間や、担当者への問い合わせを減らしやすくなります。
- システムを選ぶときは、管理したい文書への対応状況や検索性、権限設定、使いやすさを確認することが重要です。
- 高度な文書管理が必要な企業には専用システムが向いていますが、ドキュメントと関連情報をまとめて管理したい場合は別の方法も選択肢になります。
目次
ドキュメント管理システムを導入すると解決できる3つの課題
以下では、ドキュメント管理システムによって解決しやすい3つの課題をご紹介します。ドキュメント管理システムによってどのような問題が解消されるのか、知りたい方は必見です。
（1）必要な書類を探すのに時間がかかる
ドキュメント管理システムによって、「必要な書類を探すのに時間がかかる」という課題を解決できます。
なぜなら、ファイル名や文書の内容、登録情報などから検索できるため、保存されているフォルダを一つずつ確認する必要がなくなるからです。
たとえば、取引先との契約書をファイルサーバーで管理していると、「取引先別」「年度別」「契約書別」などフォルダが細かく分かれ、目的の書類がどこにあるのかわからなくなる場合があります。また、担当者によってファイル名の付け方が異なれば、検索しても目的の書類がヒットしません。
一方、全文検索などに対応したドキュメント管理システムであれば、取引先名や契約内容などを手がかりに書類を探せます。そのため、必要な書類を探す時間を減らしたい場合は、検索機能を備えたドキュメント管理システムを活用することが有効です。
（2）一部の社員しか書類にアクセスできない
ドキュメント管理システムによって、「一部の社員しか書類にアクセスできない」という課題も解決できます。
なぜなら、社員や部署ごとに閲覧・編集できる範囲を設定しながら、必要なメンバーが自分で書類を確認できる環境を整えられるからです。
たとえば、契約書を特定の部署のファイルサーバーで管理している場合、ほかの部署の社員が直接アクセスできず、管理担当者に「○○社との契約書を確認したい」と問い合わせるケースがあります。この状態では、確認したい社員だけでなく、問い合わせを受ける管理担当者にも負担がかかります。
そこで、ドキュメント管理システムで適切に権限を設定すれば、機密性の高い書類へのアクセスは制限しつつ、必要な社員には閲覧を許可できます。そのため、セキュリティを保ちながら社員が必要な書類を自分で確認できる状態をつくりたい場合にも、ドキュメント管理システムが有効です。
（3）書類がファイルサーバーや個人PCに分散している
ドキュメント管理システムによって、「書類がファイルサーバーや個人PCに分散している」という課題も解決できます。
なぜなら、部署や担当者ごとに保管していた書類の保存先をまとめ、会社として一元管理できるようになるからです。
たとえば、正式な契約書はファイルサーバー、取引先から受け取った資料は担当者のPC、過去の申請書は別の共有フォルダというように保存場所が分かれていると、必要な書類がどこにあるのか把握しづらくなります。また、担当者の異動や退職によって、個人PCに保存されていた書類をほかの社員が確認できなくなる可能性もあります。
そこで、ドキュメント管理システムに保存先を統一すれば、担当者個人に依存せず、社内で継続して書類を管理できます。そのため、ファイルサーバーや個人PCなどに分散した書類をまとめ、誰が管理しているかに左右されない状態をつくりたい場合にも、ドキュメント管理システムが役立ちます。
ドキュメント管理システムを選ぶ4つのポイント
ドキュメント管理システムは、製品によって管理できる文書や検索方法、権限設定などが異なります。そのため、機能の多さだけで選ぶのではなく、自社の管理方法や利用するメンバーに合っているかを確認することが重要です。
以下では、ドキュメント管理システムを選ぶときに確認したい4つのポイントをご紹介します。
ポイント1｜管理したいドキュメントに対応しているか
ドキュメント管理システムを選ぶときは、まず自社で管理したいドキュメントに対応しているかを確認しましょう。
なぜなら、製品によって得意とする文書や、管理できるファイル形式が異なる場合があるからです。
たとえば、取引先との契約書を中心に管理したい企業であれば、契約期限や更新日などの情報を登録できるシステムが適しています。一方、製造業で図面や仕様書を管理する場合は、PDFやOfficeファイルだけでなく、自社で扱う図面データなどに対応しているかも確認する必要があります。
そのため、導入前に「契約書」「図面」「申請書」「マニュアル」など、現在管理している書類を洗い出し、それらを問題なく保存・管理できるシステムを選びましょう。
ポイント2｜必要なドキュメントを簡単に検索できるか
次に、必要なドキュメントを簡単に検索できるかも重要なポイントです。
なぜなら、書類を1か所にまとめても、必要な情報をすぐに見つけられなければ、書類を探す手間は十分に減らせないからです。
たとえば、数年前に締結した取引先との契約書を探す場合、フォルダを順番に開いて探す方法では時間がかかります。一方、取引先名や文書名、登録日などで絞り込めたり、文書内の文字まで対象にした全文検索ができたりすれば、保存場所を覚えていなくても目的の書類を見つけやすくなります。
とくに大量のドキュメントを管理する企業では、ファイル名だけでなく、属性情報や本文などから検索できるかを確認しておきましょう。
ポイント3｜メンバーごとに閲覧・編集権限を設定できるか
ドキュメント管理システムを選ぶときは、メンバーや部署ごとに閲覧・編集権限を設定できるかも確認しましょう。
なぜなら、社内のドキュメントを一元管理しても、すべての社員がすべての書類を閲覧・編集できる状態では、機密情報の漏えいや誤操作につながる恐れがあるからです。
たとえば、営業担当者には取引先との契約書を閲覧できるようにしつつ、編集できるのは法務部門や管理者だけに限定するといった設定が求められます。また、経営資料や人事関連の書類などは、一部の社員だけが閲覧できるようにする必要があります。
そのため、誰がどの書類を閲覧・編集するのかを事前に整理し、自社の運用に合わせて細かく権限を設定できるシステムを選ぶことが重要です。
ポイント4｜メンバーが継続して使える操作性か
最後に、実際に利用するメンバーが継続して使える操作性かを確認しましょう。
なぜなら、多機能なシステムを導入しても、操作が複雑で社員が使わなければ、再び個人PCや従来のファイルサーバーで書類を管理する状態に戻ってしまう可能性があるからです。
たとえば、書類を登録するまでに複数の項目を入力する必要があったり、目的の書類まで何度も画面を移動しなければならなかったりすると、日常的な利用が負担になりがちです。とくに、ITツールに慣れていない社員も利用する場合は、直感的に操作できるかを確認する必要があります。
そのため、無料トライアルやデモが用意されている場合は、管理担当者だけでなく実際に利用する社員にも操作してもらい、書類の登録や検索を無理なく続けられるかを確認してから導入を判断しましょう。
ドキュメント管理システムおすすめ7選
以下では、ドキュメント管理システムのおすすめ7選をご紹介します。自社に適したツールを探している方は必見です。
楽々Document Plus｜契約書やISO文書など幅広い文書を管理できる
楽々Document Plusの特徴・使い方
- 契約書やISO文書などを一元管理できる
楽々Document Plusでは、契約書やISO文書、図面、マニュアルなどをフォルダに分けて一元管理できます。また、契約名・契約先・締結日などの情報をファイルに付与できるため、ファイルそのものだけでなく、管理に必要な情報もまとめて保存できます。 - 検索から版管理・期限管理まで幅広く対応している
全文検索や属性情報を使った検索に加えて、文書の版管理や期限管理、ワークフローにも対応しています。たとえば、契約書の期限が近づいたときに関係者へ通知したり、ISO文書の定期的な見直しを管理したりできるため、文書の保存だけでなく更新・廃棄まで管理できます。
楽々Document Plusがおすすめな企業
- 契約書や社内文書を大量に管理している企業
全文検索や属性情報による検索を利用できるため、ファイルサーバーに大量の書類があり、必要な文書を探すのに時間がかかっている企業に適しています。また、契約書では更新期限や満了日を設定できるため、契約更新の管理も効率化できます。 - 図面やISO文書を厳密に管理したい製造業
最新版・旧版を管理する版管理や、ISO文書の定期見直し、CADファイルのPDF変換などに対応しています。そのため、契約書だけでなく、図面や仕様書、ISO関連文書などもまとめて管理したい製造業にも適しています。
楽々Document Plusの注意点
- クラウド版では利用できない機能が一部ある
楽々Document Plusはクラウド版とオンプレミス版の両方を提供していますが、公式サイトでは一部の機能についてクラウド版では利用できないと記載されています。そのため、必要な機能がクラウド版に対応しているかを導入前に確認しましょう。（参考：楽々Document Plus｜豊富な機能一覧） - 人によっては視認性が悪いと感じる場合がある
利用しているユーザーからは「サイトの視認性は改善の余地ありと感じる。サイト構成自体はよく練られており実際便利と感じているが、デザイン性に欠けており旧来的な印象を受けてしまう。」という声があります。（参考：ITreview）
楽々Document Plusの料金体系
オンプレミス型はユーザライセンス、クラウド版はユーザー数課金（100ユーザー～）による料金体系になっています。
- オンプレミス版：180万円（税抜）～
- クラウド版：初期費用30万円（税抜）
- 月額9万円（税抜）～（100ユーザーの場合）
DocuWare｜ドキュメントと業務プロセスをまとめて管理できる
DocuWareの特徴・使い方
- ドキュメントと関連する業務プロセスをまとめて管理できる
DocuWareでは、スキャナーや複合機、メールなどから取り込んだドキュメントを一元管理できます。また、OCRによって文書から必要な情報を自動で抽出できるほか、通知やワークフローを設定して、文書の確認・承認といった業務もシステム上で進められます。 - 業務を自動化し、既存の業務システムとも連携できる
CRMやERP、Microsoft Teams、Microsoft Outlookなどの業務システムと連携し、DocuWareに保存した文書データをほかの業務でも活用できます。たとえば、注文書の情報をOCRで読み取って案件に紐づけたり、請求書を取り込んで自動で承認フローに回したりできるため、部署やシステムごとに分断されていた業務の効率化につながります。
DocuWareがおすすめな企業
- 部署ごとに文書や業務が分断されている企業
営業・購買・経理などで異なるツールや管理方法を使っていると、注文書や請求書などの情報が分散し、確認や問い合わせに手間がかかります。DocuWareでは、ドキュメントと関連する業務プロセスをまとめて管理できるため、部門をまたいで文書を扱う企業に適しています。 - 文書を使った業務を自動化し、既存システムとも連携したい企業
OCRによる情報の抽出やワークフローによる承認の自動化に加えて、CRMやERPなどの外部システムとも連携できます。そのため、文書を保管するだけでなく、受発注や請求書処理などの業務全体を効率化したい企業に適しています。
DocuWareの注意点
- 具体的な利用料金は公開されていない
初年度導入費用は140万円（税込）から始められると記載されているものの、具体的な導入費用は問い合わせて確認する必要があります。 - 初期設定に手間がかかると感じる利用者もいる
利用しているユーザーからは「詳しいSE担当の設定が必要」という声があります。そのため、導入時には、自社で管理したい文書や必要な機能を事前に整理しておくとスムーズです。（参考：ITreview）
DocuWareの料金体系
料金体系の詳細は問い合わせが必要です。
- DocuWare Cloud（クラウド版）：4ユーザーの場合、初期費用140万円（税込）
MyQuick｜AIを活用して社内文書や契約書を管理できる
MyQuickの特徴・使い方
- AIを活用して文書の登録・検索を効率化できる
AIがファイルの内容を解析し、取引先名や金額、日付などの管理情報を自動で抽出できます。そのため、契約書の内容を確認しながら台帳へ手入力する手間を減らせます。 - 契約書から社内規程・仕様書まで全社的に管理できる
契約書のほか、研究報告書や規程集、マニュアル、作業指示書、設計書・仕様書など、幅広い文書を管理できます。また、データベースごとにフォルダ構成やアクセス権限を分けられるほか、閲覧・登録・編集・削除などの操作権限も設定できるため、文書の種類や部署に応じて管理できます。
MyQuickがおすすめな企業
- 契約書の台帳作成や検索に時間がかかっている企業
AIによって契約書から取引先名や締結日、満了日、金額などを抽出して台帳を作成できるため、契約情報を手作業で転記している企業に適しています。また、全文検索や項目検索、AIを活用した検索に対応しているので、過去の契約書を探す手間も減らせます。 - 部署ごとに分散している社内文書をまとめて管理したい企業
データベースごとに管理項目やフォルダ構成、アクセス権限を分けられるため、契約書だけでなく、各部署が保有する規程やマニュアル、設計書・仕様書なども1つのシステムで管理できます。そのため、ファイルサーバーや個人PCに文書が分散している企業にも適しています。
MyQuickの注意点
- AI機能は利用するプランによって異なる
GPT連携機能はすべてのプランで標準利用できるわけではありません。たとえば、AIスタンダードプランではGPT連携機能を月100件まで利用できますが、スターター・スタンダードプランには標準搭載されていません。そのため、AIによる台帳作成や検索支援を目的に導入する場合は、必要な機能が利用できるプランを確認しましょう。 - 料金プランによって同時接続数の制限を気にする必要がある
利用しているユーザーからは「時期的に利用者が増えるタイミングもあるため改善できると良い」という趣旨で、同時接続数の制限を気にする声があります。（参考：ITreview）
MyQuickの料金体系
- スタータープラン：初期費用0円、月額20,000円（税抜）
- スタンダードプラン：初期費用300,000円、月額70,000円（税抜）
- AIスタンダードプラン：初期費用300,000円、月額100,000円（税抜）
- プレミアムプラン：要問い合わせ
ASTRUX2.0｜一般文書から機密文書・図面まで一元管理できる
ASTRUX2.0の特徴・使い方
- 一般文書から契約書・図面まで幅広く管理できる
社内の案内文書や見積書、請求書などの一般文書に加えて、機密文書やISO文書、契約書、規程、マニュアル、図面・仕様書などを管理できます。また、タブやフォルダに分けて文書を整理できるほか、属性検索や全文検索を使って必要な文書を探せます。 - アクセス権や持出制限を設定して機密文書を管理できる
文書やフォルダ、タブごとにアクセス権を設定し、閲覧・編集・削除できるユーザーを制限できます。さらに、文書の持出制限や印刷制限、操作ログにも対応しているため、商品の図面や仕様書など、社外への流出を防ぎたい文書の管理にも活用できます。
ASTRUX2.0がおすすめな企業
- 種類の異なる社内文書を1つのシステムで管理したい企業
一般文書だけでなく、契約書やISO文書、規程、マニュアルなど幅広い文書に対応しています。そのため、部署や用途によって異なる場所で管理している書類をまとめ、社内の文書管理を統一したい企業に適しています。 - 図面や仕様書などの機密文書を厳重に管理したい企業
アクセス権に加えて、持出制限や印刷制限、操作ログなどを利用できます。また、図面・仕様書を部署や品番などの項目から検索したり、関連文書を紐づけたり、改訂前の旧版を確認したりすることも可能です。そのため、図面や仕様書を多く扱う製造業にも適しています。
ASTRUX2.0の注意点
- 一部の機能はオプションとして提供されている
ASTRUX2.0には、PDF変換や規程管理、マニュアル・手順書作成、AD連携などのオプションがあります。利用したい機能によって追加費用が発生する可能性があるため、自社に必要な機能と料金を導入前に確認しましょう。 - 一部の操作が手間に感じる場合がある
利用しているユーザーからは「トップフォルダを作った際は、認識させるための更新処理が必要だったり、グループを表示するときにデフォルトが階層表示ではなかったり、若干面倒です。」という声があります。（参考：ITreview）
ASTRUX2.0の料金体系
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（初年度保守付）：622,500円（税抜）
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（5年保守付）：1,120,500円（税抜）
- ASTRUX文書管理システム 保守費用（1年間）：124,500円（税抜）
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x アップグレード （1年間保守付）：482,500円（税抜）
Documal SaaS｜文書の作成から廃棄までのサイクルを管理できる
Documal SaaSの特徴・使い方
- 文書の作成から廃棄までライフサイクルに沿って管理できる
Documal SaaSでは、文書管理機能とワークフロー機能を活用して、作成・承認・登録・改版・廃棄といった一連の流れを管理できます。 - 社内の幅広い文書を一元管理できる
規程やマニュアル、技術文書、ISO文書、品質管理文書、契約書など、さまざまな文書の管理に対応しています。また、キーワード検索やファイルの全文検索、版数管理・旧版参照なども利用できるため、保存した文書を必要なときに探して活用できます。
Documal SaaSがおすすめな企業
- 文書ごとに作成・承認・改版・廃棄のルールを設けたい企業
文書管理機能とワークフロー機能を活用して、文書の作成・承認・登録・改版・廃棄などの一連の流れを管理できます。そのため、ISO文書や社内規程など、決められた手順に沿って作成・更新・廃棄する必要がある文書を管理したい企業に適しています。 - 部署ごとに分散している文書を全社で一元管理したい企業
全社向けの文書から部署・部門、グループ、個人が作成する文書まで管理できます。規程やマニュアル、技術文書、契約書などを別々の場所で保管している企業であれば、Documal SaaSに集約して社内の情報を一元管理できます。
Documal SaaSの注意点
- 利用人数や容量が増えると追加料金が発生する
基本サービスにはプランごとにアカウント数とディスク容量が設定されています。アカウントや容量を追加する場合は別途月額料金が必要になるため、現在の利用人数だけでなく、将来的な利用範囲も踏まえて費用を確認しましょう。なお、パブリックSaaSで利用できるディスク容量は200GB以内とされています。 - 承認フローのエラー表示がわかりづらいと感じる場合がある
利用しているユーザーからは、承認者を個別に選択する際、承認フローが長いとエラーの発生箇所を把握しづらく、問い合わせにつながる場合があるという声があります。（参考：ITreview）
Documal SaaSの料金体系
詳しい料金は公開されていないため、問い合わせが必要です。
PROCENTER/C｜機密文書を安全に管理・共有できる
PROCENTER/Cの特徴・使い方
- アクセス制御や暗号化によって機密文書を安全に管理できる
ユーザーや組織単位で文書の開示・操作権限を設定できるほか、多要素認証にも対応しています。また、サーバー内のデータを暗号化して保存し、ファイルのダウンロード時にも暗号化できるため、契約書や顧客情報、設計書など機密性の高い文書の管理に活用できます。 - 大容量ファイルを社内外の関係者と共有できる
図面などの大容量ファイルを国内外の取引先と共有できるほか、文書の配布・受領状況も確認できます。また、文書の版数が自動で管理されるため、取引先や複数部署とファイルを共有する場合でも、最新版を確認しやすくなります。
PROCENTER/Cがおすすめな企業
- 機密性の高い文書を社内外で共有する企業
アクセス権の設定やデータの暗号化、操作ログの保存などに対応しているため、契約書や顧客情報などを適切な範囲に限定して共有したい企業に適しています。取引先など社外のユーザーと文書を共有する場合にも活用できます。 - 取引先と図面や技術文書をやり取りする製造業
大容量ファイルの共有や版数管理に対応しているため、設計事務所や協力会社、海外拠点などと図面・技術文書を共有する企業に適しています。メール添付や物理媒体による受け渡しを減らし、最新版の文書を関係者間で共有しやすくなります。
PROCENTER/Cの注意点
- クラウド版では利用できない機能が一部ある
PROCENTER/Cはオンプレミス版とクラウド版から選べますが、公式サイトでは、クラウド版は一部の機能を利用できないとされています。そのため、必要な機能がPROCENTER SaaSに対応しているかを事前に確認しましょう。 - キーワード検索で引っかからないことがある
利用しているユーザーからは「キーワード検索で引っかからないことがあるため、検索精度を上げてほしい」という声があります。（参考：ITreview）
PROCENTER/Cの料金体系
以下は、クラウド版の料金体系です。
- PROCENTER SaaS 基本サービス：月額50,000円（税抜）／20ユーザー・50GB
- 追加ユーザー：月額1,000円（税抜）／1ID
- 追加ディスク：月額3,000円（税抜）／10GB
ArcSuite｜文書や図面を版・履歴まで含めて管理できる
ArcSuiteの特徴・使い方
- 文書や図面を版・履歴まで含めて管理できる
文書や図面を「キャビネット」「ドロワー」「フォルダー」「ドキュメント」の階層に分けて管理できます。また、文書単位でバージョン（版）やリビジョン（改訂）を管理できるため、最新版だけでなく過去の版や変更履歴も確認できます。 - 属性検索・全文検索で必要な文書を探せる
文書や図面に付与した文字列や日付などを使った属性検索に加えて、文書内の文字を対象とした全文検索に対応しています。また、外部のファイルサーバーに保存されている情報を収集し、複数のサーバーを横断して検索できる機能も用意されています。
ArcSuiteがおすすめな企業
- 図面や技術文書の改訂履歴を残して管理したい企業
版管理・履歴管理によって、文書がどのように修正・変更されたのかを確認できます。そのため、設計図面や仕様書など、更新を繰り返しながら最新版と旧版を区別して管理する必要がある製造業に適しています。 - 大量の文書を一元管理し、必要な情報を探しやすくしたい企業
階層構造による整理だけでなく、属性検索や全文検索にも対応しています。そのため、ファイルサーバーに大量の書類や図面が蓄積され、目的の文書を探すのに時間がかかっている企業にも適しています。
ArcSuiteの注意点
- オンプレミス環境で利用する必要がある
ArcSuiteは、自社のサーバーに導入して利用するオンプレミス型の文書管理システムです。そのため、クラウド型のように契約後すぐ利用できるわけではなく、導入時にはサーバー環境の準備や運用・管理が必要になります。
ArcSuiteの料金体系
下記の料金プラン以外にも多様にプランがあるため、詳しくは公式サイトをご確認ください。（ArcSuiteの料金プラン）
- ArcSuite 4.0 Startモデル：1,280,000円（税抜）
- ArcSuite 4.0 Standardモデル：3,000,000円（税抜）
- ArcSuite 4.0 Enterpriseモデル：6,000,000円（税抜）
ドキュメント管理システムおすすめ7選の比較表
ここまでにご紹介したドキュメント管理システム7選を比較すると、以下のようになります。
| 楽々Document Plus | DocuWare | MyQuick | ASTRUX2.0 | Documal SaaS | PROCENTER/C | ArcSuite | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
契約書やISO文書など幅広い文書を管理できる
|
ドキュメントと業務プロセスをまとめて管理できる
|
AIを活用して文書の登録・管理を効率化できる
|
一般文書から機密文書・図面まで一元管理できる
|
文書の作成から廃棄までのサイクルを管理できる
|
機密文書を社内外で安全に管理・共有できる
|
文書や図面を版・履歴まで含めて管理できる
|
| おすすめな企業 |
・契約書や社内文書を大量に管理している企業
・図面やISO文書を厳密に管理したい製造業
|
・部署ごとに文書や業務が分断されている企業
・文書に関する業務を自動化し、既存システムとも連携したい企業
|
・契約書の台帳作成や検索に時間がかかっている企業
・部署ごとに分散した社内文書をまとめたい企業
|
・種類の異なる社内文書を1つのシステムで管理したい企業
・図面や仕様書などの機密文書を厳重に管理したい企業
|
・文書の作成・承認・改版などをルールに沿って管理したい企業
・部署ごとに分散している文書を全社で一元管理したい企業
|
・機密性の高い文書を社内外で共有する企業
・取引先と図面や技術文書をやり取りする製造業
|
・図面や技術文書の改訂履歴を残して管理したい企業
・大量の文書を一元管理して探しやすくしたい企業
|
| おもな活用範囲 |
・契約書
・ISO文書
・図面
・マニュアル
・版管理、期限管理 など
|
・文書管理
・OCR
・ワークフロー
・業務自動化
・外部システム連携 など
|
・契約書
・社内規程
・マニュアル
・設計書、仕様書
・AIによる文書登録 など
|
・一般文書
・契約書
・ISO文書
・図面、仕様書
・アクセス権管理 など
|
・社内規程
・マニュアル
・技術文書
・ISO文書
・ワークフロー など
|
・契約書
・顧客情報
・設計書
・図面、技術文書
・社外とのファイル共有 など
|
・文書
・設計図面
・仕様書
・版、履歴管理
・属性検索、全文検索 など
|
| 注意点 |
クラウド版では利用できない機能が一部あるため、必要な機能への対応状況を確認する必要がある
|
具体的な利用料金が公開されていないため、導入前に見積もりを確認する必要がある
|
AI機能はプランによって利用できる範囲が異なるため、必要な機能に対応するプランを確認する必要がある
|
PDF変換や規程管理など一部の機能はオプションのため、必要な機能を事前に整理する必要がある
|
詳しい料金は公開されていないため、導入費用を問い合わせて確認する必要がある
|
クラウド版では一部利用できない機能があるため、必要な機能への対応状況を確認する必要がある
|
オンプレミス型のため、導入時に自社でサーバー環境を準備・運用する必要がある
|
| 料金 |
・オンプレミス版：180万円（税抜）～
・クラウド版：初期費用30万円（税抜）
・クラウド版：月額9万円（税抜）～（100ユーザーの場合）
|
・DocuWare Cloud：4ユーザーの場合、初年度導入費用140万円（税込）～
・詳細は要問い合わせ
|
・スターター：月額20,000円（税抜）
・スタンダード：月額70,000円（税抜）
・AIスタンダード：月額100,000円（税抜）
・プレミアム：要問い合わせ
|
・1サーバーライセンス：622,500円（税抜）～
・年間保守費用：124,500円（税抜）
|
・要問い合わせ
|
・クラウド版：月額50,000円（税抜）～
※20ユーザー、50GBを含む
|
・Startモデル：1,280,000円（税抜）
・Standardモデル：3,000,000円（税抜）
・Enterpriseモデル：6,000,000円（税抜）
|
| 公式サイト |
管理したい文書や必要な機能、利用環境などを比較し、自社に合ったシステムを選びましょう。
ドキュメント管理システムが向いている企業・向いていない企業
ドキュメント管理システムは、契約書や図面などを厳密に管理したい企業に適している一方で、すべての企業に必要とは限りません。
とくに、管理する文書の量や必要な機能によっては、専用のドキュメント管理システムではなく、よりシンプルな情報共有ツールの方が適している場合もあります。そこで、以下ではドキュメント管理システムが向いている企業・向いていない企業の特徴をご紹介します。
ドキュメント管理システムが向いている企業
ドキュメント管理システムは、契約書や図面、ISO文書などを大量に扱い、文書そのものを厳密に管理する必要がある企業に向いています。
なぜなら、ドキュメント管理システムには、全文検索や版管理、アクセス権限、期限管理、承認ワークフローなど、文書を適切に管理するための機能が備わっているからです。
たとえば、取引先との契約書を数多く保管しており、契約期限や更新日まで管理したい企業や、製造業で図面・仕様書の最新版と旧版を明確に分けて管理したい企業が挙げられます。また、ISO文書や社内規程のように、作成・承認・改版の手順が決められている文書を扱う場合にも適しています。
そのため、大量の文書を管理している企業や、版・期限・権限などを細かく管理する必要がある企業には、専用のドキュメント管理システムが向いています。
ドキュメント管理システムが向いていない企業
一方で、管理する書類がそれほど多くなく、高度な文書管理機能を必要としない企業では、専用のドキュメント管理システムが適さない場合があります。
たとえば、以下のような企業は、ドキュメント管理システム以外の方法も検討しましょう。
- 管理する書類がそれほど多くない企業
契約書や図面などの数が少なく、版管理や期限管理なども必要ない場合、多機能なドキュメント管理システムを導入しても使わない機能が多くなります。そのため、必要な書類を整理・検索できる程度のシンプルな仕組みでも十分な場合があります。 - 文書だけでなく、業務上のメモや顧客情報も一緒に管理したい企業
実際の業務では、契約書や提案資料だけでなく、「取引先とのやり取り」「案件の経緯」「対応時の注意点」なども確認する必要があります。ドキュメントだけを専用システムで管理すると、関連する情報がメールやチャットなどに分散し、必要な情報を複数の場所から探すことになりかねません。 - 高度な文書管理機能よりも、社員全員が簡単に情報を確認できることを重視する企業
版管理や複雑なワークフローよりも、「必要な情報がどこにあるのかすぐわかる」「担当者に聞かなくても自分で確認できる」といった状態を重視する企業では、操作がシンプルなツールの方が適しています。 - 専用システムを使いこなすほどのITリテラシーが社内にない企業
高機能なシステムでも、操作方法が複雑で社員が使いこなせなければ、結局ファイルサーバーや個人PCでの管理に戻ってしまう可能性があります。そのため、ITツールに不慣れな社員も利用する場合は、迷わず使える操作性を重視する必要があります。
以上のような企業では、文書管理に特化した多機能なシステムよりも、ドキュメントと業務上のメモ、顧客情報などを1か所にまとめ、社員が簡単に確認できる仕組みが適している場合があります。
ドキュメントと関連情報をまとめて管理する仕組み
ドキュメントを管理するときは、契約書や資料などのファイルだけを整理すればよいとは限りません。実際の業務では、「この契約書はどの案件に関するものか」「取引先とどのようなやり取りをしたか」といった背景情報も確認する必要があります。
こうした背景情報を多く確認する企業でファイルだけを保存していると、関連情報をメールやチャットから探す負担が大きくなりがちです。また、契約書はファイルサーバー、取引先とのやり取りはメール、対応時の注意点は担当者のメモ、といったように情報をバラバラで管理していると、確認のたびに複数の保存場所を行き来しなければなりません。
つまり、高度な文書管理機能までは必要なく、ファイルと関連情報を社員が簡単に確認したい企業は、ドキュメント管理システムではなく、別の方法も検討すべきです。
そこで重視すべきなのが、ドキュメントと背景情報を1か所で確認できる仕組みです。契約書や資料とあわせて、取引先情報や案件の経緯、対応方法などを管理すれば、社員自身で必要な情報を確認できます。その結果、担当者への問い合わせや情報の属人化を減らせます。
なかでも最適なのが、ドキュメントと関連する業務情報をシンプルにまとめられるツール「Stock」です。Stockでは「ノート」に案件の経緯などを残し、関連するWord・Excel・PDFなどを添付できます。また、「フォルダ」で情報を整理し、「メッセージ」もノートに紐づけられるため、ファイルとやり取りが分散しにくいです。
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ドキュメント管理システムおすすめ7選まとめ
これまで、ドキュメント管理システムおすすめ7選や選び方、向いている企業・向いていない企業を中心にご紹介しました。
ドキュメント管理システムを選ぶときは、管理したい文書に対応しているかだけでなく、検索のしやすさや権限設定、社員が継続して使える操作性も確認することが重要です。また、契約書の期限管理や版管理などが必要な場合は専用システムが適していますが、高度な文書管理機能を必要としない企業もあります。
とくに、契約書や資料だけでなく、取引先とのやり取りや案件の経緯なども確認したい場合は、ドキュメントと関連情報を別々に管理すると、必要な情報を探す手間が残ってしまいます。そのため、こうした企業はファイルと業務上の情報を1か所にまとめ、社員が自分で確認できる仕組みを整えましょう。
なかでも、ドキュメントと関連する業務情報をシンプルに一元管理するには、ファイルを添付できる「ノート」と、情報に紐づけてやり取りできる「メッセージ」を備えた情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、必要なドキュメントや関連情報を社員がすぐに確認できる環境を整えましょう。
