議事録は、会議に参加できなかったメンバーに決定事項を共有したり、あとから会議の要点を振り返ったりするのに役立ちます。しかし、議事録の作成は、新人や若手が担当することが多いため、上手くまとめられていないケースも少なくありません。
そのため、「部下が議事録に苦手意識を持っている」「新人が作成した議事録に抜け漏れが多く、担当者に聞き直す手間が発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の苦手を克服する4つのポイントを中心に解説します。
- 議事録作成が苦手な理由を知りたい
- 議事録作成が上手い人の特徴を把握し、参考にしたい
- 議事録の作成・共有に便利なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、議事録の苦手意識を取り除くための効果的な指導のヒントを得られます。
目次
議事録の概要
以下では議事録の概要についてご紹介します。「議事録の必要性を説明できない」「議事録を誰に任せるべきか悩んでいる」という方は必見です。
議事録の目的
議事録の目的は以下の3つがあります。
- 決定事項を記録するため
- 次回までにやるべきことを記録するため
- 引き継ぎ時にも役立てるため
決定事項を残しておけば、業務で必要なときにいつでも振り返れます。また、議事録を全員に共有すると、メンバーの認識のズレが生じなくなるのです。
当日の内容だけでなく、次の会議までのタスクと期限を記録、共有する目的もあります。プロジェクトを進めるうえで重要なスケジュール管理に役立つのです。
議事録は、業務担当者の変更があった時に、業務内容・進捗状況を確認するのに役立ちます。また、口頭での伝え忘れといったトラブルも防げるのです。
以上のように、議事録は決定事項やタスクを可視化するために作成されます。新入社員には議事録の目的を正確に伝えて、必要な内容を抜け漏れなく記録させましょう。
議事録に関する疑問点
議事録に関するよくある疑問点について2つ解説します。
- 議事録は誰の役割か？
- 議事録のNG例は？
議事録作成は若手社員が担うのが一般的です。議事録作成を通じて、会議の内容や発言者の意見・考え方を理解することを目的としています。
「会議に参加していないメンバーが理解できない」「結論や決定事項が不明瞭」な議事録は避けましょう。そこで、下記の議事録のNG例と改善策を参考にしましょう。
| ＜NG例＞ | ＜改善策＞ |
|---|---|
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発言を一言一句そのまま記録している |
・事実と結論に絞って記録する |
|
決定事項やネクストアクションが不明確 |
・議事録の最後に「決定事項」や「ネクストアクション（ToDo）」のセクションを設ける
・アクションは必ず「誰が (Who)」「何を (What)」「期限 (When)」を明記する
|
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背景や前提情報が欠落している |
・議事録の冒頭に会議の目的を記載する
・専門用語や社内略語には簡単な注釈や正式名称を併記し、初めて読む人でも理解できるようにする
|
|
文書の形式やフォーマットが統一されていない |
・全社共通の議事録テンプレートを使用し、記載必須項目を固定する
|
以上のように、議事録は「誰が読んでも理解可能か」「情報量が多すぎず、結論や決定事項が簡単にまとめられているか」に注意して作成しましょう。
議事録を書くときに必要なスキル
議事録を書くときに必要なスキルは、大きく分けて以下の3つがあります。
- 文章力
- 構造化力
- コミュニケーション能力
会議の内容を正確に記録するために欠かせない能力です。「要点をまとめる」「必要以上に接続詞やこそあど言葉を使わないようにする」と分かりやすい議事録が作成できます。
会議全体の内容を、同じ話題・カテゴリごとでまとめたり、内容を整理したりするスキルです。また、専門用語の知識があると、会議の内容の理解が深まり、上手く構造化して議事録を作成しやすくなります。
会議の内容に対する不明点をほかの担当者に質問するために必須です。あとから見返したときに分かりやすい内容となるよう、適宜内容を深掘りして認識の相違を防ぎましょう。
議事録の担当者は、以上の能力に加えて会議に対しての当事者意識も必要です。当事者意識が高まれば内容理解が深まり、議事録のスムーズな作成につながります。
なぜ？議事録が苦手な理由
以下では、新入社員や若手社員が議事録に苦手意識を持つ4つの理由を解説します。苦手意識を克服するために、まずは原因を特定しましょう。
事前準備を怠っている
1つ目の議事録が苦手な理由は、事前準備を怠っていることです。
良い議事録を作成するには事前の準備が重要になります。具体例として会議前に議題の確認や議事録の構成を練る作業が挙げられます。
また、過去の議事録を読んで予習しておくことも、議論のスムーズな理解に役立つのです。このように、会議前の準備を万全にし、議事録の作成に対する苦手意識を解消しましょう。
会議の内容を理解できていない
議事録が苦手な2つ目の原因は、会議の内容を正しく理解できていないことです。
たとえば、「会議で話し合っている内容が分からない」「決定事項が何か分からない」というケースが挙げられます。内容が理解できないまま会議が進むので、ますます議事録が追いつかなくなってしまうのです。
そのため、焦りから抜け漏れが起こらないように、議題に関する最低限の知識を前もって勉強したり、会議で決まった内容を確認する機会を設けたりするのがおすすめです。
議事録の書き方が分からない
議事録が苦手な3つ目の原因は、議事録の書き方を理解していないことです。
会議の内容は分かっていても、「どのように議事録へ書き起こせば良いのか分からない」というケースがあります。結果、内容を上手くまとめられず、苦手意識を持つ新入社員も少なくありません。
以上のように、議事録の書き方が分からない場合は「Stock」のようなテンプレート機能があるツールで、あらかじめ書式を統一するのがおすすめです。書くべき内容が明確になるので、新入社員の「何を書けば良いか分からない」という事態を防げます。
議事録のメモが追い付かない
議事録が苦手な4つ目の原因は、議論のスピードに追い付けないことです。
議事録が苦手な社員は「次々と議論が進んでいくので、重要な話を聞き逃した」というケースが多いです。参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモすべき重要な内容を聞き逃してしまうのです。
以上のように議事録のメモが追い付いていない場合は、抜け漏れがないように5W1H「いつ（When）」,「どこ（Where）」,「誰が（Who）」,「何を（What）」,「なぜ（Why）」,「どのように（How）」を重点的にとらえるようにしましょう。
【必見】議事録の作成が早い人・上手い人の特徴4選
以下では、議事録の作成が早い人・上手い人の特徴4選をご紹介します。議事録に対する苦手意識を克服するために、以下のポイントを押さえましょう。
【準備のポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する
会議前の準備段階では、議事録の構成をあらかじめ決めておきましょう。
具体的には、基本項目の「会議名、開催日時、開催場所、参加者、目的、決定事項」に加え、必要に応じて以下の項目も取り入れながら全体の構成を組み立てます。
- 発言内容や会議の経過
- 保留事項
- 補足資料
- 関連するタスクと期限
- 次回予定
以上の項目をテンプレートとして保存しておけば、毎回構成を考えて記入する手間を省けるので効率的です。
【会議のポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する
会議中にメモを取るときは、発言者の「結論」と「理由」に注目しましょう。
参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモが追いつかずに重要な点を聞き逃しかねません。また、あとから見返したときに情報量が多く、内容が分かりづらくなってしまいます。
一方、結論と理由に分けて簡潔にメモすれば、あとから見たときに一目で分かるようになります。たとえば、結論の近くに理由をメモしておけば、議事録に書き起こすときに迷わないのでストレスがありません。
【作成のポイント】文字起こしツールを活用する
議事録を作成するにあたり「文字起こしツール」を活用する企業が増えています。
具体的な背景には、AIの活用によって「話者別認識機能」「要約機能」などの機能の精度が高まったことで、議事録を作成する手間の大幅なカットが挙げられます。そのため実際に、以下の文字起こしツールが注目を集めているのです。
| Notta | toruno | RIMO voice | |
|---|---|---|---|
| 特徴・機能 |
・リアルタイムでの文字起こし
・WAVやMP3などの音声ファイルの文字起こし
・重要部分のタグ付け |
・音声の文字起こし
・録音や画面キャプチャ
・会議名・会議内の発言の検索 |
・ZoomやTeams、Google Meetとの連携
・雑音や意味のない発声の自動除去 |
| 話者識別機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 要約機能 |
【〇】 |
【〇】※toruno ビジネス AI要約プランの契約必須 |
【〇】 |
| 翻訳機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】（β版をリリース） |
| 単語登録機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
料金 |
・無料プランあり
・プレミアムプラン：1,980円/アカウント/月
・ビジネスプラン：4,180円〜/アカウント/月
・エンタープライズプラン：要相談 |
・無料プランあり
・torunoパーソナル：基本料金1,650円/月＋従量料金2.2円/分（税込）
・torunoビジネス：基本料金9,000円/月～＋従量料金300円/時（税抜）
・torunoビジネスAI要約：基本料金27,000円/月～＋従量料金900円/時（税抜）
|
・無料プランなし
・文字起こしプラン：1,650円/月
・プロプラン：4,950円/月
・法人プランは要問い合せ |
| 公式サイト |
「Notta」の詳細はこちら |
「toruno」の詳細はこちら |
「RIMO」の詳細はこちら |
以上のように、文字起こしツールによって機能性や使い勝手が異なるので、自社に最適なツールを選びましょう。
【共有のポイント】情報共有ツールにまとめる
会議の内容は「テキスト化して終わり」ではなく、その後の業務に活かせなければなりません。そこで、情報共有ツールを使って議事録の作成・管理・共有を一元化すれば、以下のメリットが得られます。
- スムーズな作成
- リアルタイムでの共有
- フォルダ管理
登録しておいたフォーマットを呼び起こし、項目を埋めるだけで議事録を作成できる「テンプレート機能」を備えたツールもあります。そのため、議事録の必要な項目の抜け漏れ防止や体裁の整った議事録作成に効果的です。
作成した議事録をリアルタイムでメンバーに共有する機能が備わっているツールを使えば、議事録をメールなどの別ツールを使わずに共有可能です。また、会議に必要な資料もまとめて共有可能なので、情報が分散する煩わしさがありません。
作成した議事録をフォルダで管理すると、社内の文書が増えても、入り乱れることなく管理できます。なかでも、フォルダ単位でアクセス権を設定可能なツールであれば、情報漏えいのリスクも軽減されるのです。
以上のようなメリットがあるため、昨今では「Stock」のような議事録の作成・共有・管理に役立つツールを、多くの企業が導入しているのです。
＜テンプレート＞議事録に書くべき内容とは？
以下は、例文付きの議事録テンプレートです。コピー＆ペーストして活用できます。
・会議名：（例）営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開催日時：（例）2025年9月5日(月)
・開催場所：（例）本社会議室C
・参加者：（例）営業部 大道部長、佐藤、鈴木
・目的：
（例）来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
・決定事項
（例）新規取引先の進捗確認を実施。チームで重点目標の設置。
・保留事項
（例）既存取引先に関する調査
・次回の会議内容
（例）9/9(金)：進捗確認、チーム目標の共有
・タスクと期限
（例）佐藤：進捗確認すべき取引先のリストアップ
必要な情報を漏れなく記載させるために、あらかじめ上記のようなテンプレートを用意して社員に配布しましょう。
【苦手克服】議事録を最も簡単に作成・共有できるツール
以下では、質の高い議事録を簡単に作成・共有できるツールをご紹介します。
議事録は、会議での決定事項をすぐに実行に移すために、誰にでも理解できるような内容のものを、効率的に作成する必要があります。そこで、テンプレートを作成し使用することで、議事録作成にかかる時間を短縮しましょう。
ただし、WordやExcelの議事録は共有に手間がかかるだけでなく、個人での適切なファイル管理が求められます。したがって、「議事録をテンプレートで簡単に作成でき、即共有可能なツール」を使用しましょう。
結論、議事録の作成・共有・管理には、議事録をはじめとした社内情報を直感的に記録し、そのまま共有できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、テキストやファイルを簡単に記録できるほか、あらかじめテンプレートを登録しておけば、議事録の作成がよりスムーズになります。また、ノートに記載された情報は、リアルタイムで任意のメンバーに即共有されるため、議事録の共有も円滑です。
議事録のメモ・作成・管理までサポートする「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで議事録を作成・共有した例
Stockでは、以下のように簡単にテンプレートを登録できます。
登録したテンプレートはノートにすぐに呼び出せるので、見やすい議事録を工数をかけずに作成可能です。
【番外編】ChatGPTで議事録を作るコツ
ChatGPTで議事録を作成する場合、プロンプト（AIに対してユーザが出す指示・質問）を工夫することが重要です。以下ではプロンプトを出すときのコツについてご紹介します。
- 指示を具体的・明確にする
- 一度の指示のみではなく何度か修正する
- 指示の内容を見直す
議事録の目的や文字数・文語を明記します。また質問や指示の背景や、どの立場・職業で作成するのかまで共有すると、より正確な議事録が完成するのです。
一度の指示で希望通りの議事録になるとは限りません。作成された議事録に目を通し、不足している内容の情報や指示を新たに追加するようにしましょう。
何度か指示を出しても希望通りの議事録にならない場合があります。自分が出した指示が抽象的でないか、複雑すぎていないかを確認し、よりシンプルな文章での指示を心がけましょう。
ChatGPTを使って議事録を作成するときには、指示の内容によって完成する議事録に大きな差が生じます。シンプルな指示を複数回にわたって提示すると、議事録により反映されやすくなるのです。
議事録の苦手を克服する方法まとめ
ここまで、質の高い議事録を効率的に作成するポイントを中心にご紹介しました。
議事録には、会議に参加していないメンバーにも伝わるように、会議の要点を過不足なく記載しましょう。また、新入社員や苦手意識を持つ社員でも簡単に作成できるように、自社でテンプレートを作っておくのがおすすめです。
したがって、「テンプレート機能を備え、円滑に共有・管理可能なツール」を導入しましょう。また、議事録はあとから見返し活用することが重要なので、「情報を振り返りやすいか」も検討するべきです。
結論、議事録の作成・管理には、直感的な操作で簡単に議事録を作成・管理し、あとから情報を振り返りやすいツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、議事録への苦手意識を取り除く仕組みをつくりましょう。
