今日では、業務の負担を軽減するために、ITツールを導入する企業が増えています。とくに、主要業務に必要なデータを一括管理して迅速な経営判断を可能にする「ERP」が注目されています。
なかでも、自社業務に合わせてシステムを構築できる「MA-EYES(エムエーアイズ)」は、大企業を中心に導入されています。しかし、「自社では効果的に使いこなせるかが分からない」と悩む中小企業の担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、MA-EYESの評判や使い方、非IT企業が導入する前の注意点まで網羅的にご紹介します。
- Excelでプロジェクト管理をしており、集計・更新に限界を感じている管理担当者
- 案件ごとの利益や進捗がリアルタイムで把握できず、経営判断が遅れている管理職
- 部署ごとのデータが分断され、正確なデータ管理ができていない情シス担当者
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、MA-EYESの機能や使い方が分かるだけでなく、注意点を把握して自社に適したツールか判断できます。
目次
MA-EYES(エムエーアイズ)とは
MA-EYESとは、プロジェクト業務全体を一元管理できるERPです。プロジェクトの状況をリアルタイムで視覚的に確認ができる点や、自社の業務フローに合わせて機能を設定できる自由度の高い点が評価され、大企業を中心に導入されています。
MA-EYES(エムエーアイズ)の特徴
MA-EYESの特徴は、「ノーコードで使える豊富な機能」と「高いカスタマイズ性」です。
帳票テンプレート機能やワークフロー機能、分析機能など、プロジェクト管理に必要な機能をプログラミング知識なしで利用できます。そのため、IT専任者が少ない非IT企業でも簡単に導入・運用可能です。
また、豊富な標準機能の中から必要なものだけを選んで利用できるため、自社の業務フローに沿ったシステムを構築できます。とくに、プロジェクトごとに管理項目が異なる企業や、既存の業務フローを大きく変えずにシステム化したい企業に適しています。
以上のようにMA-EYESは、使いやすさと柔軟性を兼ね備えたプロジェクト管理ツールと言えるのです。
MA-EYES(エムエーアイズ)の機能
MA-EYESのプロジェクト管理で使えるおもな機能は以下の4つです。
- アサイン管理
プロジェクトメンバーのアサインを正確に管理できます。 - コスト管理
プロジェクト経費の予定原価など、プロジェクトの原価情報を管理できます。 - 請求管理
請求関連の情報を一覧で表示し、そのまま請求書を発行できます。 - 契約管理
契約情報や受注状況、着手日や納期等プロジェクトに関する日付情報を一元管理できます。
以上から、MA-EYESはスムーズなプロジェクト管理に貢献する機能を備えていることが分かります。ほかにも、グループウェア・人材派遣管理・在庫管理など、多数の機能が用意されており、自社に必要な機能を選べるのです。
MA-EYES(エムエーアイズ)の使い方
MA-EYESは多機能なERPですが、とくに、プロジェクト管理に関わる機能に優れています。以下では、MA-EYESの代表的なプロジェクト管理機能や使い方を紹介します。
アサイン管理
誰がどの業務をどれくらい抱えているかを、ひと目で把握できます。
MA-EYESのプロジェクト管理画面では、メンバーごとの作業予定とプロジェクトの進捗状況を、同じ画面でまとめて確認できるため、全体の業務状況を踏まえた正確な計画立案・スケジュール調整がしやすいです。
たとえば、特定のスタッフに業務が偏っていることが分かれば、トラブルが起きる前にほかのメンバーへ仕事を割り振るなど、スムーズにスケジュールを調整できます。
このように、全体の業務状況を正しく可視化することで、現場の作業遅延を未然に防げるようになります。
コスト管理
引用：MA-EYES｜導入効果
プロジェクトに関するすべてのコスト情報を一元管理します。
MA-EYESのコスト管理では、プロジェクトごとに事前の購買申請や立替・請求書払い経費などの申請・生産・費用計上ができます。さらに、当初の予算や変更点がリアルタイムで確認できるので、アナウンスのない変更の見落としを防げるのです。
その結果、複数のプロジェクトが同時進行している状況でも、それぞれのコストの情報を整理して管理でき、認識ミスや業務の遅延を防ぎます。
契約管理
引用： MA-EYES｜「BtoBプラットフォーム契約書」連携ソリューション
契約書の紙管理からWeb管理への移行をスムーズにします。
契約情報管理や文書添付機能によって、紙の契約書が手元になくてもオンライン上で情報を確認できます。さらに、外部ツールである「BtoBプラットフォーム契約書」と連携すると、契約書をスキャン・保存する手間の削減や、リスク管理の強化といった機能を拡張できるのです。
その結果、場所や時間を問わず契約書を確認できるようになるほか、紙管理でかかっていた保管コストを削減し、クラウド上で契約書のスキャンから閲覧までを完結させられます。
MA-EYES(エムエーアイズ)の評判
以下では、MA-EYESを実際に導入したユーザーの声や評判をご紹介します。どのような企業やチームで導入されているのかを参考に、自社導入を検討しましょう。
MA-EYES(エムエーアイズ)の良い口コミ・評判
以下は、MA-EYES(エムエーアイズ)の良い口コミ・評判です。ユーザーからはおもに「機能が豊富」「案件を分かりやすく管理できる」との声が挙げられています。
非公開のユーザー、投稿日：2023/01/16
案件から見積、プロジェクトと一連の流れで業務に沿ってシステムが進んでいく点がとてもよい。また、今までアナログだった契約書類（見積、注文書）が業務の流れで出力、さらには上長承認が無いと進まない点もコンプライアンスを写真が意識できる良いシステム。
非公開のユーザー、投稿日：2022/09/16
勤怠ソフトとして、基本的な操作や機能を持っていて企業の勤怠管理は完全にこのソフトウェアで賄えると思います。
非公開のユーザー、投稿日：2022/09/06
この製品の良いところは、案件からプロジェクト管理に進むにつれ紐付きのあるコードが採番されることで、今プロジェクト受注状況がどこなのかがハッキリと分かる為、受注漏れ等の心配がなく業務ができ助かります。 ※承認状況も画面上部にあり分かりやすい。 以前の場合、案件がどのステータス状況にあるのか別々の台帳で管理だった為、案件の把握が大変でした。
非公開のユーザー、投稿日：2022/02/23
一つのソフトウェア内で、プロジェクト工数の管理やベンダへの受発注管理、ワークフロー管理がまとめてできる点。
非公開のユーザー、投稿日：2021/12/01
出張旅費、交通費の申請や普段の交通費の申請など、申請する際に会社で使っていますが、申請の流れが分かりやすいです
非公開のユーザー、投稿日：2021/04/16
工数表示がとてもわかりやすいところです。 1ヶ月ごとに各プロジェクトにどれだけの工数を費やしたか、わかりやすいです。
MA-EYES(エムエーアイズ)の改善点に関する口コミ・評判
以下は、MA-EYESの改善点に関する口コミ・評判です。ユーザーからはおもに「初期設定が複雑」「UI(ユーザーインターフェース)が使いにくい」との声が挙げられています。
非公開のユーザー、投稿日：2023/01/16
システムへの接続が一定期間無いと途切れてしまう点。やりかけの処理など再度やり直しとなってしまうのが困る。途切れる際には自動保存などあるとさらに便利。
非公開のユーザー、投稿日：2022/02/23
UIが古く、使いづらいと感じる。また、ひとつひとつの操作に対する読み込みにかなり時間がかかるため、業務効率が悪く感じる。
非公開のユーザー、投稿日：2021/12/01
たまにログインを押しても初期化中みたいな表示で固まってしまうことがあるので、是非とも修正して欲しいと思います。
非公開のユーザー、投稿日：2021/11/17
ユーザーインターフェースを改善してほしいです。経費申請データを作成してもそれが保存されているのか、申請されているのかが視覚的に分かりにくいです。また、ログインに時間がかかるのはよいのですが、10秒くらい画面が止まる→プログレスバーが一瞬表示→画面遷移、のような感じでプログレスバーの意味がないです。全体的にこのような調子でUIが練られていないと感じます。
非公開のユーザー、投稿日：2021/09/27
選択式になっているが最初の登録は少し面倒である。一つのPJに携わるメンバーでも社内業務などはあるし。その他イベント系などはどのように入力すればよいかを確認しないと操作できない。感覚的に操作できるとよいが、昔ながらの細かい入力項目が面倒と感じる。画面表示がグレーアウトされ、内容の登録ができないことがあった。権限のあるメンバーに修正してもらわないといけなかった。
非公開のユーザー、投稿日：2021/04/16
最初の工数設定が少し難しいと感じました。 リモートで設定方法を教えていただいたこともありましたが、もう少しシンプルな設定だと扱いやすいかと思います。
MA-EYES(エムエーアイズ)の注意点
以下では、MA-EYESの口コミ・評判を基にした利用時の注意点を解説します。「自社にMA-EYESが適しているのか分からない」という方は必見です。
初期設定が複雑
MA-EYES(エムエーアイズ)は、初期設定が複雑と感じる可能性があります。
複雑な操作性で、初期設定のときに情報を細かく入力する必要があります。とくに、非IT企業ではITリテラシーにバラつきがあることがあり、ITに不慣れな社員は使いこなせない可能性があるのです。
複雑なツールは、導入がかえって負担になってしまい、社内に定着しない恐れがあります。そのため、全社で利用するシステムは「誰でも迷わず使えるシンプルなシステム」を選びましょう。
操作画面が分かりにくい
MA-EYES(エムエーアイズ)は、操作画面が分かりにくいと感じる可能性があります。
「経費申請データを作成したものの、申請が完了しているか視覚的に分かりにくい」といったように、操作方法や画面設計が分かりづらいケースがあります。このように操作が分かりにくいシステムでは「今どの状態か」を直感的に確認できないため、確認作業のために業務が一時的に止まってしまう原因になるのです。
そのため、「簡単に分かりやすく操作できるシステム」を導入して、迷いなくスムーズに業務を進めましょう。
原価管理・プロジェクト管理のシステム導入で失敗する原因
以下では、原価管理・プロジェクト管理のシステム導入で失敗する原因を解説します。適切なシステムを導入し、システムを最大限活用しましょう。
ルールを統一していない
1つ目の原因は、ルールを統一していないためです。
ルールを統一していないと、記入する情報の粒度や項目の解釈が人によって異なり、データの正確性が保てなくなります。とくに、プロジェクト管理では、担当者ごとに記入ルールが異なると進捗状況や原価の実態が正しく把握できなくなるのです。
そのため、システムを導入するときは、「記入項目のテンプレートを作成する」「使い方をあらかじめ共有しておく」など全員が同一のルールに基づいてシステムを利用できるようにしましょう。
現場視点で設計されていない
2つ目の原因は、現場視点で設計されていないためです。
管理者視点で設計されたシステムは、現場の業務フローと乖離しやすく、最終的に現場で使われなくなる可能性があります。たとえば、現場では短時間で報告を済ませたいにもかかわらず、システムでは詳細な記載を求められる場合、入力が負担となり運用が形骸化してしまいます。
このような事態を防ぐために、現場に導入するシステムは「現場の業務フローに合ったシステム」を選びましょう。
システムが高機能すぎる
3つ目の原因は、システムが高機能すぎるためです。
導入したシステムが高機能すぎると、非IT企業では十分に使いこなせず運用が形骸化し、現場に定着しない可能性があります。たとえば、原価管理や進捗管理など複数の機能があるにもかかわらず、実際には一部の基本機能しか使われないケースが挙げられます。
そのため、「プロジェクト管理に必要な機能に過不足がないシンプルなシステム」を導入して、全員が簡単に使いこなせるようにしましょう。
非IT企業の業務管理を確実に円滑化するツール
以下では、非IT企業における現場の作業報告や案件の進捗を効率化するツールをご紹介します。
高度な管理システムを導入しても、現場メンバーが毎日の入力や報告を面倒に感じてしまっては、正確な数字や進捗は集計できません。報告が上がってこなければ、結局管理部門が個別に口頭や電話で確認して回ることになり、社内の負担はさらに膨らみます。
報告漏れを防ごうと、Excelの入力ルールを細かく決めたり、チャットで報告を何度も促したりしても、個人の努力だけで毎日続けさせるのには限界があります。複数の案件が同時に動く職場では、チャットの中に重要な報告が埋もれて振り返りづらいからです。
そこで重要なのが、ITに詳しくない現場のスタッフでも、迷わず進捗やトラブルを書き込めて、全員が後からすぐに見返せる仕組みを作ることです。
なかでも非IT企業に最もおすすめなのが、誰でも迷わずに情報を残せる情報共有ツールの「Stock」です。Stockは「ノート」というシンプルな画面に、案件ごとの連絡事項や作業スケジュール、関連するタスクをまとめて記録できるため、難しい操作を教えなくても、導入したその日から全員で業務の状況を共有し合えます。
最もシンプルにプロジェクト管理を効率化するツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
MA-EYES(エムエーアイズ)の使い方や口コミ・評判まとめ
これまで、MA-EYESの評判や使い方、非IT企業が導入する前の注意点について幅広くご紹介しました。
MA-EYESは豊富な機能を備えており、自社の業務に合わせて細かくシステムを構築できる点が大きなメリットです。一方で、初期設定が複雑で操作画面が分かりにくいという声もあり、ITに詳しくない企業では使いこなせないまま運用が形骸化する恐れがあります。
そのため、高機能すぎるシステムを導入して現場に負担をかける前に、まずは全員が確実に使いこなせる「シンプルな仕組み」を取り入れることが失敗を防ぐコツです。
なかでも、非IT企業で簡単にプロジェクト管理を定着させるには、ノート形式で誰でも簡単に情報を残せるシンプルなツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、現場に負担をかけないスムーズな情報共有を始めましょう。
