業務における報連相（報告・連絡・相談）は、業務を円滑に進めるうえで欠かせないため、多くの企業で重要視されています。しかし、社内では多くのやりとりが必要となるので、負担に感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで、社内連絡ツールを活用すれば、連絡事項を簡単に伝えられるようになります。ただし、ツールは多種多様なので、導入には十分な比較検討が必要です。
そこで今回は、社内連絡における課題と効果的な書き方、おすすめの連絡ツールを解説します。
- 社内連絡の重要性やマナーを確認したい
- 相手に伝わりやすい社内連絡の書き方が知りたい
- 無料から使える社内連絡ツールを探している
という担当者の方は本記事を読むと、社内連絡の重要性や課題が分かるほか、自社に最適な連絡ツールを見つけられます。
目次
なぜ？社内連絡が重要な理由
ここでは、なぜ社内連絡が重要なのかを解説します。以下を参考に、社内連絡の意義を理解しましょう。
スムーズな意思決定のため
はじめに、社内連絡が活発にされている企業では、意思決定がスムーズになる傾向があります。
正しい意思決定をするためには、正確な情報を常に把握している必要があります。社内連絡が定期的にされている環境では、最新の情報にいつでもアクセスできるため、適切な判断が可能なのです。
一方、社内連絡を怠っている現場では、誤った情報をもとに判断を下してしまう恐れがあります。重要な意思決定でのミスは、その後の営業活動に大きな悪影響を与えかねないため、日頃からスムーズに社内連絡できる仕組みを整えましょう。
業務の重複を防止するため
社内連絡を徹底することで、業務の重複を防止できます。
社内連絡が滞ると「誰が何をしているのか」が分かりません。結果として、複数人で同じ業務をしてしまう事態になり、プロジェクト全体の進捗に遅れが生じるのです。
しかし、社内連絡が活発な企業であればメンバーの担当業務が明確になるので、仕事の重複を防止できます。つまり、業務を分担してスムーズに進めていくためには社内連絡が必要なのです。
作業漏れを回避するため
社内連絡の活性化は、作業漏れの回避につながります。
社内連絡を怠っていて「どの業務が未完了なのか」が明確になっていない場合、作業漏れが発生してしまいます。作業漏れは納期の遅れにつながりかねないので、未然に防ぐ必要があります。
そのため、社内連絡を徹底して、社員同士が作業状況をこまめに共有することで、作業の抜け漏れを回避しましょう。
社内連絡をするときのマナー
ここでは、社内連絡をするときのマナー・注意点をご紹介します。以下の点に配慮して、適切に社内連絡を実施しましょう。
- 業務時間外の連絡を控える
- 適切な言葉遣いをする
- 連絡にはなるべく早く反応する
業務時間外の連絡は控えましょう。時間外の連絡は相手のプライベートを邪魔する行為であるため、ストレスを感じる人も多いです。
社内での連絡も丁寧な言葉遣いを意識しましょう。同期や後輩だからといって、くだけた言葉遣いを続けていると、社内の雰囲気を壊してしまうことにつながります。
メッセージへの返信やリアクションが遅いと、業務全体の流れが滞ってしまいます。そのため、忙しい場合でも、絵文字やスタンプでなるべく早くリアクションを送りましょう。
以上の点は、社内連絡をスムーズかつストレスなく実施するための最低限のマナーであるため、確実に押さえておきましょう。
社内連絡における3つの課題とは
ここでは、ツールを利用しない社内連絡で発生する3つの課題を解説します。以下を参考に、電話やメールでの社内連絡における問題点を理解しましょう。
（1）伝達スピードが遅い
ツールを利用しないで社内連絡をすると、伝達スピードが遅くなります。
社内連絡ツール以外での連絡方法としては、メールや電話などが挙げられます。
しかし、メールには挨拶や署名などを盛り込む必要があり、送信までに時間がかかります。また、電話の場合、相手が忙しい場合は連絡がつかず、結果として情報を伝えるのが遅くなってしまうのです。
しかし、社内連絡ツールであれば文面の作成に手間がかからないほか、時間や場所を問わず情報を送れるので社内連絡にタイムラグが発生しません。そのため、情報共有を迅速化させたい方は社内連絡ツールを活用しましょう。
（2）伝え漏れや伝達ミスが発生する
ツールを利用しない社内連絡では、伝え漏れや伝達ミスが発生しやすくなります。
たとえば、電話の場合は「何を伝えたか/伝えていないか」が不明瞭となるため、伝え漏れや伝達ミスが発生しかねません。また、伝達事項がテキストとして残らないので「言った・言わない問題」につながる恐れがある点にも注意が必要です。
一方、社内連絡ツールを導入すると、テキストとしてツール上に情報を残しておけるため、結果として伝え漏れや伝達ミスが防げます。したがって、トラブルを未然に防ぎたい方は、ツールを使ったテキストベースのやりとりに移行するべきです。
（3）情報が散乱する
ツールを利用しない社内連絡では、情報が散乱しやすくなります。
たとえば、メールの場合、それが何についての連絡なのかを確認するために過去のやりとりを見直さなければなりません。また、電話であっても、過去のメモや資料などを探す手間が発生してしまいます。
一方、社内連絡ツールを導入すると、グループごとにフォルダ分け可能なため、情報が散乱することなく関連する情報をまとめて管理できるのです。
とくに、組織単位やプロジェクト単位で情報を残せる「Stock」のようなツールがあれば、必要な過去の情報にも簡単にアクセスできます。
相手に伝わる書き方のポイントとは
ツールを導入しても、伝わりづらい書き方をしていては、社内連絡の恩恵を十分に受けられません。以下では、相手に内容が伝わる書き方のポイントを解説します。
連絡事項を簡潔に記載する
受け手が何をすべきかが一目で分かるように内容を記載しましょう。
何をして欲しいのかが分かりづらい文章の場合、受け手は文章を念入りに読み直さなければならず、負担となりかねません。しかし、とるべき行動を明確に記載しておけば、受け手はスムーズに行動に移せるので無駄な時間が減るのです。
また、このとき情報を簡潔に記載すれば、相手の記憶にも強く残ります。すぐに読み終えられるように、整理された文章を作成しましょう。
連絡の背景を記載する
社内連絡をするときは、その情報を伝える背景なども併せて連絡しましょう。
なぜ連絡をしているのかの背景を伝えると、受け手は連絡事項をスムーズに理解できます。そのため、社内連絡においては、連絡の背景も簡潔に記載し、受け手が理解しやすい文章を作成することを心掛けましょう。
また、相手に何か質問するときは、オープンクエスチョンではなく、クローズドクエスチョンを意識しましょう。後者であれば、相手に自身の考えを伝えつつ、相手は「はい」か「いいえ」で回答できるので素早い意思疎通が可能になります。
改行や文字装飾で文章を読みやすくする
社内連絡するときは、改行や文字装飾を施し文章を読みやすくしましょう。
冗長な文章は重要な部分が分かりづらくなるほか、読むのにも時間がかかります。そのため、赤文字や太字などの文字装飾を利用してポイント事項を際立たせるなど、重要部分を強調した記載方法が効果的です。
しかし、すべての文章に文字装飾を施したり、強調の意味で改行をいれたりするとかえって読みづらくなります。したがって、「何を伝えたいのか」を明確にしたうえで文章をアレンジするのがおすすめです。
社内連絡にツールを使うメリットとは
ここでは、社内連絡ツールを使う3つのメリットをご紹介します。メールや電話で社内連絡を実施している企業の担当者の方は必見です。
- 円滑なコミュニケーションが可能になる
- 過去のやり取りが探しやすくなる
- セキュリティ体制が整っている
メールの場合、メールアドレスを打ち込んだり、形式的な文言を記載する必要があったりするため、余計な手間がかかります。一方で社内連絡ツールは、チャット形式のため手軽にリアルタイムでやりとりできます。
社内連絡をメールや電話で実施した場合、過去のやり取りを見つけるのに手間がかかります。一方で、社内連絡ツールは、多くのものに検索機能が搭載されているため、すぐに過去の連絡を振り返れるのです。
社内連絡ツールは、法人向けのツールであるため、高いセキュリティ体制のもと管理されています。とくに、国際セキュリティ資格を取得しているツールであれば、社内連絡ツールとして安心して導入できます。
以上のメリットがあるため、メールのみで社内連絡をとっている企業は、ツールの導入を検討しましょう。たとえば、ITに詳しくない方でも即使いこなせる「Stock」のようなツールであれば、初めてツールを導入する企業でもスムーズに運用を開始できます。
【無料から使える！】社内連絡を円滑にするおすすめのツール
以下では、社内連絡を円滑にするおすすめのツールをご紹介します。
メールや電話での社内連絡は、伝え漏れや伝達ミスが発生したり、情報が散乱したりするリスクがあります。そのため、社内連絡が抱える課題を解決する機能が過不足なく備わっているITツールを導入しましょう。
ただし、LINEのようなチャットツールでは、重要な連絡や情報が流れてしまうため、ビジネスには適しません。そこで、「情報が流れず、蓄積できるツール」を導入すれば、社内連絡で発生する課題を解決できます。
したがって、社内連絡に必要な機能を過不足なく備えながら、シンプルで使いやすいツール「Stock」を選択するべきです。
Stockの「ノート」では、赤文字や太字などの装飾機能によって読みやすい文章を作成できるうえ、ノートの内容はリアルタイムで任意の社員に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」でスピード感のあるやりとりも可能なので、ひとつのツールで情報共有が完結します。
最も簡単に社内連絡ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内連絡ツールを選ぶ3つのポイント
以下では、社内連絡ツール・アプリを選ぶときに押さえるべきポイントを解説します。数多くあるツールのなかから自社に最適なものを選定するときのポイントについて、ひとつずつ確認しましょう。
（1）使いやすいか
はじめに、使いやすいツールかをチェックしましょう。
どれほど人気で認知度が高いツールであっても、多機能で操作が複雑であれば従業員は上手く活用できず社内にも浸透しません。したがって、直感的に操作できるシンプルなツールが必要です。
このように、社内連絡ツール・アプリを選ぶときには「必要な機能に過不足がなく、誰でもすぐに使いこなせるツール」であるかどうかを必ず確認しましょう。
（2）PC・スマホで使えるか
次に、マルチデバイス対応のツールを選択しましょう。
PCのみ対応しているツールの場合、使える場所が限られてしまうので不便な点に注意しなければなりません。しかし、PCに加えてスマホやタブレットでも使えるツールであれば、時間や場所を問わず社内連絡ができます。
以上のことからも、社内連絡がしやすい環境をつくるためにマルチデバイス対応のものを選びましょう。
（3）LINEのように情報が流れないか
最後に、情報が流れないツールを選択しましょう。
社内連絡ツールのひとつにLINEがあります。しかし、LINEの場合、グループ単位のやりとりとなるため複数の話題が乱立して、結果として重要なメッセージが流れてしまうので不便です。
以上のように、LINEのようなメッセージが流れるチャットツールは、ビジネスシーンには適していません。したがって、テーマごとに「ノート」に情報を蓄積でき、ビジネス利用に特化した「Stock」のようなツールを選択しましょう。
社内連絡の課題と解消方法まとめ
ここまで、社内連絡における課題とその解消方法を中心に解説しました。
社内連絡の最大の課題は「大切なメッセージが流れてしまうこと」です。チャットやメールで共有された連絡は、あとから振り返ろうとしても見つからないうえ、複数の話題が入り乱れるので混乱します。
そのため、社内連絡には「大切な情報をストックする機能」が必須です。ただし、ITに詳しくない従業員が使いこなせない多機能なツールは避け、誰でも直感的に活用できるシンプルなツールを選択しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を蓄積する「ノート」ごとに紐づいた「メッセージ」で話題が混ざることなくやり取りできるツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内連絡をスムーズに実施しましょう。
