テレワーク時の議事録共有方法4選｜各方法が適した企業の特徴まで解説！

近年、働き方改革によりテレワークやWeb会議の普及が高まっています。それに伴い、議事録や社内資料の共有方法もアナログからデジタルへ移り変わっているのです。

しかし、テレワークが普及する中、「部署ごとに議事録の共有方法がバラバラ」「決定事項やタスクが曖昧になり業務が滞る」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこで、今回は、テレワーク下での議事録の作成・共有の流れを定着させる3ステップや具体的な共有方法を中心にご紹介します。

この記事でわかること

• テレワーク下で議事録の共有方法が決まっていないと、「決定事項や担当タスクがうやむやになる」「引き継ぎ漏れが増える」「過去の情報を探すのに時間がかかる」など多くの問題が発生し、業務遅延の原因にもなります。そのため、共有方法は全社で統一するべきです。
• 議事録の作成から共有の流れを定着させるには、議事録のフォーマットを作成し、共通の場所へ共有する仕組みを作る必要があります。また、共有・閲覧時のルールを設けることも効果的です。
• 共有手段として、メール添付やチャットツール、クラウド保管、蓄積型の情報共有ツールが挙げられます。「説明書なしで迷わず使えるか」「情報が流れず必要な情報をすぐに見つけられるか」「スマホからでも使えるか」の基準で自社にあった手段を選ぶのがおすすめです。

テレワークで議事録の共有方法が決まってないと起きる3つの問題

ここでは、テレワークで議事録の共有方法が決まっていないと起こり得る3つの問題をご紹介します。共有方法が曖昧だと以下のようなトラブルが頻発するため注意が必要です。

決定事項や担当タスクがうやむやになる

1つ目は、決定事項や担当タスクがうやむやになるという問題です。

共有ルールがないと、各自が会議のメモを取るだけで全体に開示されなかったり、メモの置き場所がバラバラで確認できなかったりします。そのため、会議で決まった方針や誰がいつまでに対応するのかといった担当タスクが曖昧になるのです。

たとえば、先週の定例会議で決まったタスクについて「誰の担当だったか曖昧で進捗が遅れる」「決定事項を知らないまま別の作業を進めていた」といったムダな時間が発生します。結果として、やり直しや指示出しの行き違いが多発してしまうのです。

欠席者や別部署への引き継ぎ漏れが増える

2つ目は、欠席者や別部署への引き継ぎ漏れが増えるという問題です。

議事録を作成するツールと共有するツールが別々になっていると、作成後に「メールに添付して送る」「チャットを開いて送信する」といった別の作業が必要になります。その結果、送信忘れや漏れが発生しやすくなるのです。

たとえば、会議を欠席したメンバーへの連絡をうっかり忘れたり、他部署へ伝えるべき重要事項が個人のパソコン内に放置されたままになったりします。このように作成と共有の手続きが分離している運用では、共有漏れを完全に防ぐことは困難です。

過去の会議内容を探す無駄な時間が増える

3つ目は、過去の会議内容を探す無駄な時間が増えるという問題です。

共有方法がバラバラだと、各自のパソコンのローカルフォルダやメールの履歴、紙の印刷物など、情報が各所に散らばっている状態になります。そのため、過去の会議で何が決まったかを確認しようとしても、必要な情報へすぐにたどり着けません。

たとえば、「打ち合わせで話した内容を確認するのに、過去のメールを何件も遡ったり担当者に電話で聞き直したりする」といった手間が発生します。このように、情報を探すためだけに毎回時間を奪われることは社員にとって大きなストレスとなるのです。

テレワーク下で議事録の作成・共有の流れを定着させる3ステップ

ここでは、テレワーク下で議事録の作成・共有の流れを定着させる3ステップをご紹介します。作成から共有までの手順・コツを確認したい方は必見です。

【ステップ1】フォーマットを共通化する

まず、議事録の作成時に、全社で統一した議事録のテンプレートを用意します。

書き手によって様式が異なると、読む側も「どこに重要な決定事項が書いてあるのか」を探す手間が増えてしまいます。そこで、誰が書いても見やすくなるように、フォーマットを揃える必要があるのです。

具体的には、「日時・参加者」「決定事項」「次回までのタスク（担当者・期日）」といった必須項目だけを載せたシンプルな様式にします。このように、書くべき項目を明確にしておくと、作成者の負担を減らしつつ誰が見ても一目で理解できる議事録が作成できます。

【ステップ2】置き場所を1箇所に限定する

次に、作成した議事録の置き場所を1箇所に限定します。

「ある部署はメール添付、別のチームは共有フォルダ」というように、別で管理をすると、閲覧側がどこを探せばよいかわからなくなります。その結果、「議事録の内容をすぐに確認できない」という状態になるのです。

そこで、「会議が終わったら必ず指定の共有ツールやフォルダ上に直接書き込む」といった運用ルールを設定し、個人のパソコン・フォルダのみへの保管を禁止します。このように、情報をひとつに集約することで、探す手間をゼロにできます。

【ステップ3】閲覧・確認のルールを決める

議事録の置き場所を限定したら、議事録の閲覧・確認のルールを決めます。

いくら共有場所に保管しても、現場の社員が「見る習慣」をつけなければ決定事項やタスクの共有漏れは防げません。そこで、関係者が確実に目を通すためのルールを作る必要があるのです。

たとえば、「会議終了から1日以内に共有し、関係者はリアクションボタンで確認完了を伝える」といった具体的な期限や合図を定めます。このように、全員が確認したかが可視化される仕組みを作ることで、情報の伝達漏れや指示のすれ違いを防げるのです。

【比較表付き】議事録の共有方法4選とおすすめの企業

テレワークでの議事録共有の方法にはいくつかのアプローチがあります。以下の具体的な共有方法やおすすめ企業を参考にして、自社にあった方法を選びましょう。

（1）メール添付｜関係者が少ない企業向け

社外とのやり取りが中心で、関わる関係者が数名程度と少ない組織には、メール添付が適しています。

メールは、普段使うことが多く、操作に慣れているため、新しい操作を覚える必要がなく、手軽に送信できます。そのため、たとえば数名のプロジェクトチームへ会議結果を知らせる場合などであればメールで十分対応可能なのです。

一方で社内全体に共有する場合、メールが埋もれてしまい「どのメールに最新の議事録があるか分からない」という状態に陥ります。このように、メールは参加人数の少ない一時的な共有には適していますが、全社的な共有・情報の蓄積には向いていません。

（2）チャットツール｜速報性・スピード共有を優先する企業向け

チャットツールでの共有は、「詳細な記録を残すこと」よりも「決定事項の速報性やスピード感」を最優先するチームに向いています。

ChatworkやSlackのようなツールは、共有した瞬間に通知が届くため、「本日の定例で決まった対応」をタイムリーに周知できます。そのため、チャットで業務連絡をしている現場で、「本日の決定事項：A案で決定」と即座に共有するのに適しているのです。

しかし、やり取りが盛んなチャットほど過去の投稿は上に流れてしまうため、後から見返すのは容易ではありません。したがって、チャットは速報用の連絡手段としては強力ですが、決定事項を長く保存して後から振り返る用途には不向きなのです。

（3）クラウド保管｜管理者が定期的にフォルダ整理できる企業向け

フォルダ階層で管理するクラウドストレージは、ファイル名の付け方や格納フォルダのメンテナンスを定期的にできる専任管理者がいる企業に向いています。

クラウドに保管する場合、誰か一人でもルールを無視して適当な場所に保存すると、一気に検索性が失われて情報が見つからなくなります。そのため、見やすく整理された状態を維持し続けられる組織が適しているのです。

一方で、フォルダ管理が現場任せになっている企業は、保管ルールが現場・社員ごとに異なり、階層が深すぎて探すのに多大な時間がかかってしまいます。したがって、特定の担当者によって整理・保管できる環境がない場合、クラウド保管は適していないのです。

（4）蓄積型の情報共有ツール｜情報を流さず全社共有したい企業向け

蓄積型の情報共有ツールは、IT操作に不安がある社員が多く、ルール管理だけに頼らず全社で情報を一元管理したい企業におすすめです。

多くの情報共有ツールでは、画面を開くだけで情報が一目で分かり、フォルダ整理をしなくても検索機能で必要な情報にすぐたどり着けます。たとえば、Wordなどのファイルを開く手間なく画面上で議事録を確認できるため、情報を探す手間も減らせるのです。

また、ツールによっては、運用サポートも受けられるものもあります。したがって、社員のITリテラシーに差があり、サポートを受けながら確実に情報共有をしたい企業に適しています。

失敗しない議事録共有ツールの選び方

高機能なシステムを導入しても、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。そこで、以下では失敗しない議事録共有ツールの選び方を3つご紹介します。

説明書なしで迷わず使えるか

1つ目は、「説明書なしで迷わず使えるか」という点です。

初期設定や操作方法が複雑なツールは、ITに疎いベテラン社員からの反発を受けやすく、結局使われなくなってしまいます。そのため、直感的に使える操作性・デザインのツールを選ぶことが重要なのです。

たとえば、画面を開いた瞬間にどこをクリックすれば議事録が書けるのか、どこを見れば過去の記録があるのかが一目でわかるものが使いやすいです。このように、簡単に使えるツールを選ぶと、新入社員に逐一説明する負担もなくなります。

過去の決定事項をすぐ探せるか

2つ目は、「過去の決定事項をすぐに探せるか」という点です。

フォルダの深い階層まで探したり、正確なファイル名を入力しなければヒットしなかったりするツールでは、探す時間を減らせません。そのため、必要な情報をストレスなく探し出せる検索性能を備えているツールを選ぶべきです。

たとえば、ファイル名だけでなく、ファイルの中身も検索できる機能があると、瞬時に必要な情報を見つけられます。したがって、「過去の情報もすぐに振り返れるツールか」をツール選びの判断基準にしましょう。

スマホからも内容を確認できるか

3つ目は、「スマホからも内容を確認できるか」という点です。

テレワーク中や外出先、移動中などにわざわざパソコンを開いてログインする手間があると、確認が後回しになりがちです。そのため、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からでもスムーズに閲覧・確認できるツールを選ぶべきなのです。

たとえば、スマホの画面に最適化された見やすい表示であれば、隙間時間にサッと決定事項や自分のタスクをチェックできます。場所を選ばずいつでも手軽にアクセスできる環境を整えることで、確認漏れや連絡の遅れを最小限に抑えられます。

議事録の作成から共有・管理まで簡単にできるツール

ここでは、議事録の作成から共有・管理まで簡単にできるツールをご紹介します。

共有方法が「Wordで作成してメール添付」「個人のPCに保存」といったバラバラな状態だと、共有漏れが発生するうえ、必要な情報を探すのも時間がかかります。この状態を放置すると、指示出しの行き違いや重複作業が頻発するうえ、ミスやトラブルにも繋がり組織全体のスピードと信頼が損なわれてしまうのです。

チャットツールや共有フォルダに切り替えても、大切な情報がタイムラインに埋もれたり、フォルダ階層が複雑化して結局探せなくなったりと、運用ルールや個人の努力だけに頼る管理には限界があります。

重要なのは、誰もが迷わずに書き込めて、他の情報・やり取りに埋もれずに共有でき、共有した情報が自然と蓄積される仕組みを作ることです。共有後の情報管理が自然にできれば、共有時に逐一ファイルを整理する負担がなくなります。

この条件に最も当てはまるのが、ノートに直接書き込んで議事録を作成・リアルタイム共有できるツール「Stock」です。Stockは高精度な検索機能や見やすく管理できるフォルダ機能で必要な情報がすぐに見つかるほか、ノートごとにメッセージが紐づいているため、やり取りも資料も流れずに蓄積されます。

ノート形式で共有した議事録が見やすく蓄積するツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

Stock導入により議事録共有の手間が省けた事例

介護業界のリハビリデイサービスエールでは、社内のあらゆる情報の共有・管理にStockを利用しています。

以前は、紙やチャットツールで情報を共有していましたが、情報が流れてしまいやすく、限界を感じていました。そこで、「蓄積型の情報共有ツール」の導入を検討するようになったのです。

その結果、紙のノートをそのままデジタル化したようなシンプルなツールで直感的に操作できる「Stock」を導入しました。

Stockにより、社内のマニュアルやお知らせに加えて、打ち合わせの議事録まで簡単に共有・管理できる仕組みが実現しました。具体的には、各メンバーのタブレット端末で手軽に確認できるようになり、本来の業務にあたる時間を増やせるようになったのです。

リハビリデイサービスエールの導入事例はこちら

その他のStockの導入事例はこちら

テレワーク下での議事録の共有方法まとめ

これまで、テレワーク下での議事録の作成・共有の流れを定着させる3ステップや具体的な共有方法を中心にご紹介しました。

テレワークでの議事録共有は、部署ごとの自己流を脱却し、全社で一元管理することが第一歩です。メール添付や各自のパソコンに保存する運用だと、決定事項や引き継ぎ内容の共有漏れが頻発し、組織全体の信頼や業務遅延につながります。

また、全社で共有方法を統一しようと、高性能な多機能ツールを導入しても、操作や共有自体が現場社員の負担となり、結局使われなくなりがちです。したがって、「ITが得意でない社員でも毎日迷わず使えるシンプルなツール」で議事録を共有しましょう。

結論、テレワーク下での議事録共有におすすめなのは、デバイスを問わずノートに直接書き込むだけで議事録を作成・リアルタイム共有でき、過去の情報も流れず蓄積されて後から振り返りやすいツール「Stock」です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、テレワーク下での議事録・情報共有にかかる手間を削減しましょう。