業務効率化ツールが「使われない」を防ぐ4ステップと導入事例　

業務効率化において、ツールの活用は有効な手段のひとつです。資料探しや同じ内容の確認、手作業での入力といった日々のムダを減らせれば、限られた人数でも業務を回しやすくなります。

しかし、実際には「ツールを入れても現場で使われなくなるのが不安」「自社と近い会社がどう進めたのか知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、業務効率化でつまずきやすいポイントや失敗しない進め方、情報共有ツール「Stock」の導入事例を中心にご紹介します。ITが苦手な方が多い職場でも続けやすい進め方を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

• 業務効率化ツールが使われなくなる原因は、「多機能すぎるものを選ぶ」「全社に一斉に導入する」「運用ルールを決めない」といった進め方にあることが多いです。ITが苦手な方が多い職場ほど、この3つのポイントを押さえることが大切です。
• 業務効率化では、ツールをいきなり導入すると失敗しやすいです。困っている業務を書き出て効率化する業務を1つに絞り、仕事の流れとルールをそろえてから、小さく試して数字で振り返る流れで進めると、無理なく続けやすくなります。
• 最初に効率化を進める業務としておすすめなのが、「情報共有」です。情報共有ツール「Stock」の導入事例4選から、ITが苦手な職場でも情報を1か所にまとめて活用できた具体的な方法を紹介します。

効率化すべき業務とは

全ての業務を一斉に効率化させるのではなく、効率化の効果が大きいものから取り組むのが重要です。以下では、効率化するべき業務とはどのようなものかを解説します。

情報共有に関する業務

情報共有に関する業務とは、退職や異動時の引き継ぎ、新人教育、社内からの問い合わせ対応など、仕事に必要な情報を人から人へ伝える業務のことです。

これらを口頭や個人の資料でおこなうと、同じ説明を何度も繰り返すことになり、教える側も教わる側も時間を取られます。また、伝え漏れや認識のずれが起きやすく、担当者が変わるたびに仕事の質がばらつくため、効率化が欠かせません。

引き継ぎや教育に必要な情報を、誰が見ても分かる形で残しておけば、人が入れ替わっても同じ品質で業務を続けやすくなります。

タスク管理業務

タスク管理業務とは、依頼や締め日までの作業について、担当者と期限を決め、進み具合を確認しながら完了まで進める業務を指します。

担当者や期限が口頭やメモだけで伝えられると、依頼の抜け漏れが起きたり、進み具合の確認に時間を取られたりします。また、担当者が休んだときに作業の状況が分からず、他のメンバーが引き継げないため、効率化が必要です。

担当者と期限、進み具合を全員が確認できるようにしておけば、遅れに早く気づいて対応できるようになります。

何度も繰り返される業務

何度も繰り返される業務には、たとえば売上や勤怠データの集計、Excelへの転記、定例会議の議事録作成、月次報告書の作成などがあります。

毎月・毎週同じ手順を手作業でおこなうため、1回あたりは短時間でも、積み重なると担当者の時間を大きく奪います。しかも、慣れや疲れから転記漏れや入力ミスが起きやすく、確認や修正に追われて、本来取り組むべき仕事が後回しになりがちです。

定型作業にかかる手間とミスを減らせれば、人にしかできない仕事へ時間を回せるようになります。

申請・承認業務

申請・承認業務は、経費精算や休暇申請、稟議書の回覧、契約書の押印依頼など、申請者と承認者の間で書類を回す手続きが代表的です。

紙やメールで回していると、書類が今どこで止まっているのか分からず、確認の時間が必要になります。さらに承認者が外出や休暇で不在になると業務が止まり、取引先への対応や支払いなど、後続の業務にまで遅れが広がります。

承認の状況をすぐ確認できる流れを整えておけば、待ち時間による業務全体の停滞を防げるのです。

ツールの導入でつまずきやすい3つのポイント

業務効率化のためにITツールを導入しても社内に定着しないケースが多いです。ここでは、業務効率化ツールの導入においてつまずきやすいポイントを3つご紹介します。

多機能すぎるツールを導入してしまう

機能が多すぎるツールは、使いこなせる人が限られ、現場で使われなくなる原因になります。

ITが苦手な方が多い職場では、操作や設定を覚える負担が大きいと、結局は使い慣れたメールやExcelに戻ってしまうことがよくあります。また、使わない機能が多いほど画面が複雑になり、どこに何を書けばよいのか迷う人も増えてしまいます。

そのため、ツールは機能の多さではなく、全員が迷わず使えるかどうかを基準に選ぶことが大切です。

全社に一斉に導入してしまう

全社に一斉に導入する進め方は、現場の負担が一気に増え、使われないまま終わるリスクが高くなります。

部署ごとに仕事の進め方が違うのに、全員が同時に使い方を覚えようとすると、質問が一気に集中して、推進する担当者が対応しきれません。さらに、成果を実感する前に操作を覚えることになり、「やらされている」という不満から、使われなくなるケースもあります。

まずは1つのチームで試し、手応えを確かめてから他の部署へ広げれば、無理なく定着させやすくなります。

ツールの運用ルールを決めない

「誰が、どの場面で、どう使うか」のルールを決めないままツールを使い始めると、人によって使い方がバラバラになり、期待した効果が出なくなります。

使い方が人によって違えば、確認や修正の手間が残り、画面の情報も古くなりがちです。さらに、「前のやり方のほうが早い」と感じた人から元のメールやExcelに戻り、ツールを使う人が減っていきます。

導入前に使う場面と入力の手順を決めておけば、全員が同じ使い方で続けられる土台ができるのです。

失敗しない業務効率化の4ステップ

業務効率化を進めようとして、いきなりツールを導入してしまうと失敗しやすくなります。そこで、以下の4ステップを意識して業務効率化を進めましょう。

ステップ1｜困っている業務を書き出す

業務効率化は、まず困っている業務を洗い出すところから始めるのがポイントです。

困りごとを把握しないまま進めると、どの業務から手を付けるべきか判断できず、ツール選びも的外れになりがちです。また、管理者が気づいていない負担は、現場のメンバーしか知らないことが少なくありません。

そのため、「時間がかかる」「ミスが多い」「人によって進め方が違う」の3つの視点で、現場のメンバーも交えて書き出しましょう。

ステップ2｜一番効果が大きい業務を1つ選ぶ

書き出した困りごとは、すべてに手を付けず、最も効果が大きい1つに絞って取り組むことが重要です。

複数の業務を同時に変えようとすると、現場の負担が増えて、どれも中途半端に終わりがちです。また、1つに絞れば変化を確かめやすく、「やってよかった」という実感が、次の業務に取り組む動機にもなります。

選ぶときは、「かかっている時間」と「困っている人の数」を見比べて、どちらも大きい業務から決めるのがおすすめです。

ステップ3｜ツール導入前に業務の流れとルールをそろえる

ツールを入れる前に業務の流れとルールをそろえておくことが、導入後に使われなくなる事態を防げます。

仕事の進め方が人によって違うままツールを入れると、人によって入力の仕方や使う場面が異なり、迷いや確認の手間が減りません。また、必要な手順が整理されていれば、ツールに求める機能がはっきりして、多機能すぎるツールを選ぶ失敗も避けやすくなります。

「誰が・何を・いつまでに・どこで進めるか」を整理して手順書にまとめておけば、ツールを入れた日から迷わず使い始められるのです。

ステップ4｜小さく試して、数字で振り返る

ツールは一部のチームで小さく試し、効果を数字で確かめられるかどうかが、本格導入の成否を分けます。

効果を数字で測らないと、「楽になった気がする」という感覚だけで判断することになり、続けるべきかどうかが決められません。また、作業時間や件数といった数字が残っていれば、上司や他の部署に導入の成果を説明するときの根拠にもなります。

1〜2か月ほど試して「作業時間」「ミスの件数」「探す時間」の変化を記録し、手応えがあれば他の業務へ広げ、なければ進め方を見直しましょう。

社内の情報共有を効率化するシンプルなツール

以下では、業務効率化の最初の一歩として取り組みやすい、情報共有ツールをご紹介します。

手順や資料、やり取りの記録がメール・チャット・Excel・紙などに散らばっていると、探したり聞かれて答えたりする時間が毎日発生します。結果として、特定の担当者に仕事が集中し、その人が休むと業務が止まってしまいます。

こうした課題を解消しようとメールやチャットで共有しても、情報が個人の受信箱や会話の流れに埋もれ、後から探しにくくなります。また、Excelや共有フォルダでは保存場所のルールが人によって違い、最新版が分からなくなるケースも少なくありません。

そこで、まずは情報共有から「誰でも簡単に使えて情報を1か所にまとめられる仕組み」を取り入れましょう。手順や資料が整理されていれば、他のツールも定着しやすくなり、1つのチームから小さく始めて効果もすぐ実感できるのです。

この条件に最も当てはまるのが、ノート形式で情報を簡単に残せる情報共有ツール「Stock」です。Stockは、手順や議事録、資料を1つのノートにまとめて管理できるうえ、ノート上でタスクの管理ややり取りもできるため、現場でも無理なく運用が定着します。

ITに不慣れな社員でも使いこなせるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

「Stock」による業務効率化の事例

以下では、実際に情報共有ツール「Stock」を導入して、業務効率化に取り組んだ事例をご紹介します。自社と同じ悩みを抱えている会社の事例を参考にして、業務効率化に取り組みましょう。

事務作業の時間を半分に削減した「おおさき青年会議所」

宮城県大崎市で地域貢献活動をおこなう一般社団法人おおさき青年会議所では、企画書や議事録の作成の事務作業に時間がかかっており、さらに多様な業界から集まる会員のITツールへの習熟度に差があるという課題を抱えていました。

そこで同団体は、「ITに詳しくない人でも説明なしで使える」という評判に着目し、「Stock」を導入しました。操作がシンプルだったため、書類作成の機会が多い理事メンバーを中心にすぐ使い始められ、現在は企画書や議事録、問い合わせの記録、引き継ぎ資料まで、運営に必要な情報をすべて集約しています。

その結果、資料を探す手間がなくなり、専務理事は前回の任期時と比べて事務作業の時間が半分以下になったと実感しており、地域貢献につながる活動に多くの時間を使えるようになっています。

おおさき青年会議所の成功事例はこちら

バックオフィス業務を効率化させた「株式会社イグニス」

スマートフォンアプリを展開する株式会社イグニスのバックオフィス部門では、日々大量の情報が集まる一方で、既存の情報共有ツールが使いにくく定着せず、必要な情報が共有されない状態でした。また、新メンバーへの説明も口頭で進めていたため、教育が非効率になっていました。

そこで同社は、紙のノートにメモするような感覚で、きっちり書かなくても情報を残せる「Stock」を導入しました。各部門との連絡や議事録、経理の業務マニュアル、新メンバー向けの情報まで1か所に集約し、必要なときにすぐ見返せる状態にしています。

その結果、情報共有をメンバーに催促する手間や、あいまいな記憶をもとにしたやり取りがなくなり、新メンバーが業務を覚えるまでの時間も格段に減るなど、大量の情報を効率よくさばけるようになったといいます。

株式会社イグニスの成功事例はこちら

聞く手間も教える手間も削減させた栃木サッカークラブ(栃木SC)

栃木サッカークラブ(栃木SC)では、フロントスタッフが少人数のため、各業務が1人の専属担当者に任され、他のメンバーが内容を把握できない状態でした。実際に、7〜8年チケット販売を一人で担当していたスタッフが退社したときには、現場が大慌てになりました。

そこで同クラブは、まず自分の部署だけで「Stock」を導入しました。メンバーが自ら情報を蓄積する流れができたことを確認して全社に展開し、各業務のナレッジを1か所にまとめることで、「Stockを見れば必要な情報が分かる」状態をつくっています。

その結果、分からないことを聞いて回る手間や、教えるたびに説明する手間がなくなり、担当者はチーム全体の生産性が向上していると実感しています。

栃木サッカークラブ（栃木SC）の成功事例はこちら

業務効率化ツールの導入事例まとめ

これまで、業務効率化の対象となる業務や、ツール導入でつまずきやすいポイント、失敗しない業務効率化の4ステップを中心にご紹介しました。

業務効率化は、困っている業務を書き出して1つに絞り、業務の流れとルールをそろえてから、小さく試して数字で振り返ることが大切です。また、多機能すぎるツールの導入や全社への一斉導入、運用ルールの未整備が、ツールが使われなくなる主な原因になります。

こうした失敗を防ぐには、ITが苦手な人でも迷わず使えるシンプルさと、小さく始められる手軽さが欠かせません。さらに、情報や作業の進み具合を1か所にまとめて共有できれば、探す・聞く・引き継ぐ手間を減らし、他の業務の効率化にもつなげやすくなります。

結論、業務効率化の最初の一歩には、説明なしでも迷わず使えて、情報や作業の進み具合を1か所にまとめて共有できる情報共有ツール「Stock」が最適です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、探す手間や聞く手間がなく、全員が迷わず情報を共有できる職場をつくりましょう。