【無料あり】おすすめグループウェア12選！比較ポイントも解説

• グループウェアの概要や必要性を把握したい
• 複数のグループウェアの機能や使用感を比較し導入を検討したい
• 誰でも簡単に使えるシンプルなツールを探している

グループウェアとは

グループウェアの概要

グループウェアの必要性

グループウェアの導入形態

• オンプレミス型
オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして運用します。システム環境の柔軟な設定や独自のセキュリティ対策ができる一方で、金銭的なコストが高いことや、社外からの利用が面倒というデメリットがあります。
 
• クラウド型
クラウド型は、外部のサーバーにあるソフトウェアを利用するので、インターネットを通して利用可能です。導入の金銭的コストが低く、社外からも利用できますが、オンプレミス型よりも情報漏洩のリスクがあり、カスタマイズ性も低いです。

グループウェアの代表的な4つの機能

（1）チャット機能

（2）ToDo管理機能

（3）スケジュール管理機能

（4）ファイル管理・共有機能

グループウェアを導入するメリット・デメリット

グループウェアを導入するメリット

1. 情報を一元管理できる
グループウェアはひとつのシステムに複数の機能が搭載されているので、ツールを使い分ける必要がなく、情報の分散を防げます。
 
2. スムーズに情報共有できる
グループウェアのチャット機能では、CcやBcc、あいさつ文が不要です。そのため、メールよりも円滑にコミュニケーションがとれます。
 
3. どこにいても情報を確認できる
PCだけでなく、スマホやタブレットに対応したグループウェアであれば、外出先からでも情報を確かめられます。

グループウェアを導入するデメリット

1. 導入にコストがかかるケースも多い
グループウェアは、高額な初期費用や月額費用がかかるものが多いです。また、無料で利用できる代わりにユーザー数に制限があったり、モバイルアプリに対応していなかったりするサービスもあるので注意しましょう。
 
2. 部署やチームを超えた管理が難しい
グループウェアのような多機能なアプリは、部署単体ではなく全社的に利用されるケースが多いです。そのため、むやみに情報へのアクセスを許可したり、重要な書類を削除したりされないように管理を徹底しておかなければなりません。
 
3. 使いこなすのが難しい
多機能なグループウェアの場合は、ITに慣れていないと使いこなすのが困難です。そのため、場合によっては、社内に浸透しない可能性があります。

中小企業向け｜おすすめの無料グループウェア5選

【Stock】チームの情報を最も簡単に一元管理できるツール

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

【LINE WORKS】LINEと同じ使い勝手で使えるサービス

＜LINE WORKSの特徴＞

• LINEと同じ使い勝手
プライベート版のLINEと同じく、既読機能やスタンプを利用できます。
 
• チャット以外にも豊富な機能がある
掲示板やカレンダー、アンケートなど、チャット以外の機能も豊富です。

＜LINE WORKSの機能・使用感＞

• 掲示板機能
掲示板機能を使えば、共有したい情報を一括で周知できるため、多くのメンバーに情報共有したい場合に便利です。
 
• 監査・モニタリング機能
ユーザーの利用履歴をモニタリングする機能です。日時や送受信者等の条件で検索してログを確認できるため、トラブル時に役立ちます。

＜LINE WORKSの注意点＞

• 目的の情報を見つけづらい
チャットでやりとりをするため、過去の情報が見つけづらい恐れがあります。
 
• 所属グループ等をメンションできない
ユーザーの中には「個人メンションは可能なのですが、所属グループ等でまとめてメンションする機能が欲しい」という声が挙がっています。（参考：ITreview）

＜LINE WORKSの料金体系＞

• フリー：0円
• スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
• アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）

【Slack】円滑なコミュニケーションがとれるサービス

＜Slackの特徴＞

• 円滑なコミュニケーションがとれる
チャット機能でコミュニケーションをするため、メールと異なりCcやBcc、あいさつ文を逐一入力する手間がかかりません。
 
• チャンネルを作れる
チャンネルを作ることで、やりとりが入り乱れるのを防げます。

＜Slackの機能・使用感＞

• 豊富なテンプレート
プロジェクト管理やTodoリストなどの多様なテンプレートが用意されているため、一からフォーマットを構築する必要がありません。
 
• AIの活用
Slackに搭載されているAIを活用すれば、分量の多い情報の要約やチームへの通知の自動化が可能になるため、業務時間を有効活用できます。

＜Slackの注意点＞

• 無料プランでは情報を残すのに不向き
無料プランだと、90日以上経過したメッセージやファイルの履歴を見返せないので、マニュアルや議事録などを残すのには不向きだと言えます。
 
• 慣れていないと使いこなせない
利用しているユーザーからは「通知設定やチャンネル管理は、慣れていないメンバーだと情報過多になりがちで、最初は戸惑うケースがありました。」という声があります。（参考：ITreview）

＜Slackの料金体系＞

• フリー：0円
• プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
• ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
• Enterprise +：要問い合わせ

【R-GROUP】マルチデバイスで快適に使えるサービス

＜R-GROUPの特徴＞

• デバイスを問わず快適に使える
PC、タブレット、スマホーフォンのいずれの端末でもサクサクと動作します。
 
• ユーザー数無制限で無料利用できる
永年無料で使えるうえに、ユーザー数も無制限です。

＜R-GROUPの機能・使用感＞

• ファイル共有機能
ファイル共有スペースにファイルをアップロードしておけば、紛失するのを防ぐだけでなく、個人での面倒なファイル管理から脱却できます。また、共有範囲は部署ごとに設定可能なため安心です。
 
• スケジュール機能
社内でスケジュールの共有ができるだけでなく、該当のメンバーへのスケジュール申請・承認も可能なため、会議の予定を組むときに便利です。

＜R-GROUPの注意点＞

• セキュリティが不十分
無料で使える一方、IPアドレス制限や2段階認証といった”高度なセキュリティ”機能は備わっていません。
 
• 動作が不安定
利用しているユーザーからは「動作が不安定で起動しない時が多々ある」という声があります。（参考：App Store）

＜R-GROUPの料金体系＞

• すべての機能を無料で利用できます。

【GROUP SESSION】無料で使える情報共有サービス

＜GROUP SESSIONの特徴＞

• 無料ではじめられる
無料かつユーザー数も無制限ではじめられます。
 
• 豊富な機能を搭載
「スケジュール」「掲示板」「施設予約」といった豊富な機能を無料で使えます。

＜GROUP SESSIONの機能・使用感＞

• 稟議（ワークフロー）機能
社内の申請・決裁をデジタル化する機能です。独自の申請フォームを作成できるため、自社に合わせたワークフローを設定可能です。
 
• アンケート機能
社内メンバーへのアンケートの作成・配布をする機能です。集計結果をグラフで表示することもできるため、報告や共有するときの資料としても役立ちます。

＜GROUP SESSIONの注意点＞

• 有償サポートはメール対応のみ
有償サポートを契約すると、操作方法や運用トラブルをサポートするサービスを受けられますが、やりとりはメールに限られています。
 
• ファイル共有機能に制限がある
利用しているユーザーからは「ファイル共有機能が１ファイル100Mまでという制限を外してほしいです」という改善要望があります。（参考：ITreview）

＜GROUP SESSIONの料金体系＞

• 無料版：0円
• GroupSession byCloud
・300円/ユーザー/月～（年払い）
• GroupSession ZION
・初年度の場合、400,000円/100ユーザー/年～（年払い）
・次年度以降、150,000円/100ユーザー/年～（年払い）

＜比較表＞おすすめの無料グループウェア5選一覧

大企業向け｜おすすめの有料グループウェア7選

【J-MOTTO】会員制ビジネスサポートサービス

＜J-MOTTOの特徴＞

• 会員制ビジネスポータルサービス
J-MOTTOは会員制ビジネスポータルサービスなので、J-MOTTOへ入会することで各種サービスを利用できるようになります。
 
• 最大3ヶ月無料で試せる
無料試用期間は最大3ヶ月なので、チームに合っているか検討しやすいです。

＜J-MOTTOの機能・使用感＞

• 文書管理機能
フォルダごとやグループごとなど、ファイルを細かいアクセス権限で管理できるため、社内の文書を安心して管理・共有可能です。
 
• プロジェクト管理機能
プロジェクトの進捗をガントチャート式で管理する機能です。プロジェクトに関するタスクの進捗報告もできるため、プロジェクトの進捗を徹底的に管理するのに適しています。

＜J-MOTTOの注意点＞

• 契約プランの基本料金に加えて超過料金がかかる場合がある
基本のご契約値を超過した場合は、月中の最大ご利用実績に応じて、翌月の基本料金に加算して請求されます。
 
• ログインIDが容易に推測できてしまう
利用ユーザーからは「URLが組織毎でないため毎回ログイン画面で企業ID入力が必要です。またログインIDは数字列5桁のため容易に推測できてしまいます。」という意見もあります。（参考：ITreview）

＜J-MOTTOの料金体系＞

• スタンダードプラン：4,000円～/月（月払い、20ユーザーまで）
• スタンダードプラン(超過料金)：1,500円/月（月払い、10ユーザー毎）
• ライトプラン：20,000円～/年（年払い、10ユーザーまで）
• ライトプラン(超過料金)：1,500円/月（月払い、10ユーザー毎）

【desknet’s NEO】ノーコードツール一体型サービス

＜desknet’s NEOの特徴＞

• 情報共有に必要な機能が搭載されている
ポータル、スケジュール、申請管理、 ⽂書管理など、情報共有に必要な機能をすべて備えており、企業・組織内のあらゆる情報を集約した、全社共通の情報共有基盤を作ることができます。
 
• 日本の企業・組織に対応した設計
日本企業向けの設計をしており、メンバーの予定の一覧表示やアクセス権限の制御など、日本のワークスタイルに合わせた運用が可能です。

＜desknet’s NEOの機能・使用感＞

• ファイル転送機能
1ファイルあたり最大5GBのファイルを転送できるため、メールやチャットでは送りづらい大容量のファイルを共有したいときに便利です。
 
• タイムカード機能
出社・外出・退社などの勤怠管理を、ボタン入力だけで簡単に記録できます。データはCSVで出力可能なので、そのまま勤務報告書として活用できるのです。

＜desknet’s NEOの注意点＞

• 人事異動後は組織情報の変更が必要
人事異動が起きたときは、個人の所属や役職、アクセス権限などを変更する必要があります。
 
• モバイル用のアプリが使いづらい
利用しているユーザーからは「モバイル用のアプリが使いづらいです。とくにスケジュールが見づらく、Web版で見ている社員が多いです。」という声があります。（参考：ITreview）

＜desknet’s NEOの料金体系＞

• ライト：600円/ユーザー/月（月払い）
• スタンダード：800円/ユーザー/月（月払い）
• プレミアム：1,000円/ユーザー/月（月払い）

【サイボウズ Office】100名以下の企業向けサービス

＜サイボウズ Officeの特徴＞

• 重要な情報を見逃しにくい
「トップページ」では、当日のスケジュールや各自に宛てられた連絡を確かめられるので、重要な情報を見逃しにくいです。
 
• ファイルのバージョン管理ができる
ファイル管理機能では、必要なファイルの共有だけでなく「誰がどのように更新したのか」のバージョン管理もできます。

＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞

• アドレス帳機能
仕事先の企業や個人の連絡先を、アドレス帳で一元管理・共有できるため、担当者との急な引継ぎでも素早く連絡先を共有可能です。
 
• 報告書機能
商談報告や議事録などを、あらかじめ作成したフォーマットで簡単に作成・共有可能なため、報告書の作成から提出までのフローを円滑にするのに役立ちます。

＜サイボウズ Officeの注意点＞

• 多機能で使いこなすのが難しい
ファイル管理やメッセージから、ワークフローやタイムカードといった機能まで搭載されているため、すべての機能を使いこなすのは難しい可能性があります。
 
• メッセージ送付機能が使いづらい
利用しているユーザーからは「メッセージ送付機能が、癖があって大変使いづらい。メールソフトのように簡単に、とは思わないが、もう少し受信・送信・履歴等をわかりやすい方法に出来ないか。」という要望があります。（参考：ITreview）

＜サイボウズ Officeの料金体系＞

• スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い、契約は5ユーザーから）
• プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（月払い、契約は5ユーザーから）

【サイボウズ Garoon（ガルーン）】100名以上の企業向けサービス

＜サイボウズ Garoonの特徴＞

• 大規模向けグループウェア
「サイボウズ Office」は中小企業向けのサービスである一方で、「サイボウズ Garoon」は大企業向けのサービスであり、組織だけでなく役割ごとにも分類できるロール機能や詳細なアクセス権の設定が可能です。
 
• 手厚いサポート
電話・メール・チャットのサポートなど、ニーズに合わせた手厚いサポートを追加料金なしで受けられます。

＜サイボウズ Garoonの機能・使用感＞

• スペース機能
スペースはチームやプロジェクトごとに作成できるコミュニケーション機能です。テキストでやりとりできるスレッドと共有ToDoがセットになっており、チーム内の進捗を確認しつつ、やり取りするのに便利です。
 
• 施設予約機能
会議室、社内の備品、社用車などを「スケジュール」で管理できます。予定の登録画面で、参加者と会議室を一度に登録したいときに役立ちます。

＜サイボウズ Garoonの注意点＞

• 多機能で使いこなすのが難しい
他ツールを連携させることで使える機能が増えると、使いこなすのが難しくなってしまう可能性があります。
 
• メールに関する機能が使いづらい
利用しているユーザーからは「メールの検索機能が少し使いづらいところと、メールの印刷画面が直感的ではないと感じます。」という声があります。（参考：ITreview）

＜サイボウズ Garoonの料金体系＞

• ～1,000ユーザー：900円/ユーザー/月(月払い)
• 1,001ユーザー～：要問い合わせ

【kintone】必要な機能をカスタマイズできるサービス

＜kintoneの特徴＞

• 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
機能をカスタマイズすれば、自社業務に合わせたシステムを作れます。
 
• 拡張機能が豊富
API連携やJavaScript、CSSなどの豊富な拡張機能があります。

＜kintoneの機能・使用感＞

• ノーコードでアプリを作成できる
ノーコードで業務アプリを作れるため、高いIT知識を必要としません。
 
• AIでアプリを作成できる
チャットでAIに作りたいアプリを伝えると、会話をしながらアプリ名やフィールドを提案し、アプリを作成してくれるため、はじめてアプリを作成する方も安心です。

＜kintoneの注意点＞

• 専門的な知識が必要
自社向けにカスタマイズができますが、専門的な知識が必要です。そのため、ITに慣れている人でなければ使いこなせない可能性があります。
 
• アプリ間の連携が面倒
利用しているユーザーからは「アプリ毎にデータが管理されているので、AアプリとBアプリのデータを連携するときは少し面倒」という声があります。（参考：ITreview）

＜kintoneの料金体系＞

• ライトコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
• スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月（月払い）
• ワイドコース：3,000円/ユーザー/月（月払い）

【Google Workspace】Googleが提供するサービス

＜Google Workspaceの特徴＞

• 仕事に必要な機能が豊富にある
GmailやGoogleカレンダー、Google Driveといった豊富な機能を活用できます。
 
• 企業で使えるように最適化されている
会社の独自ドメインのメールアドレスを作成できるなど、ビジネスに活用するために最適化されています。

＜Google Workspaceの機能・使用感＞

• リアルタイムでの共同編集
Googleドキュメントやスプレッドシートなどでは、複数人が同時に同じファイルを編集できるため、チームでの作業に適しています。
 
• アンケート作成
Google Formsを活用すれば、簡単にオンライン上でアンケートを作成できるため、顧客アンケートの作成にも便利です。

＜Google Workspaceの注意点＞

• 費用対効果が小さくなりやすい
メールやカレンダーなど特定の機能しか使わないチームにとっては、機能過多で費用対効果が小さくなる可能性があります。
 
• 操作について詳しい説明がない
利用しているユーザーからは「Googleカレンダーに施設等を登録するときの設定方法は難しく理解に時間がかかりました。操作について詳しい説明などあれば親切だと思いました。」という要望もあります。（参考：ITreview）

＜Google Workspaceの料金体系＞

• Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
• Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
• Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
• Enterprise：要問い合わせ

【Microsoft 365】Microsoftアプリと連携できるサービス

＜Microsoft 365の特徴＞

• Microsoftアプリとの連携がスムーズ
WordやExcel、Microsoft Teamsなどのアプリを連携させて業務ができます。
 
• 管理しやすい
管理担当者側でアカウントを一元管理できます。

＜Microsoft 365の機能・使用感＞

• ファイル保存・共有
OneDriveでは、どこからでもファイルにアクセスできるほか、ファイルは自動でクラウドに保存され、複数デバイスで同期されます。
 
• チャットとビデオ会議が同じアプリ内で完結する
Microsoft Teamsを使えば、ャットとビデオ会議が同じアプリ内で完結するので、ツールを切り替えるストレスが減ります。

＜Microsoft 365の注意点＞

• バージョン変更によって使いづらくなる可能性もある
Microsoft 365は自動でバージョンアップされるため、アップデートの内容によっては、操作しづらくなる可能性もあります。
 
• 動作が不安定
実際に利用しているユーザーからは「最近はなにかと動作が不安定なこともあるので、もう少し安定させてくれないとなかなかクラウドのみで運用するというのがやや怖いなと感じることがあります。」という声があります。（参考：ITreview）

＜Microsoft 365（一般法人向け）の料金体系＞

• Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
• Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
• Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）

＜比較表＞おすすめの有料グループウェア7選一覧

【導入前に必見】グループウェアの比較ポイント

（1）機能に過不足がないか

（2）利用ユーザー数を満たしているか

（3）サポート体制が充実しているか

（4）誰でも簡単に操作できるか

おすすめのグループウェア12選まとめ

この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

www.stock-app.info/

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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