製造業において作業手順書をデジタル化するには、紙やExcelの手順書を電子ファイルに置き換えるだけでは不十分です。現場の作業者が必要な手順を必要なタイミングで確認でき、改訂内容も確実に反映される仕組みまで整えることが欠かせません。
実際にデジタル化してみたものの、「手順書が紙やExcelのままで、更新のたびに現場への周知が大変」「ベテランの頭の中にあるコツが手順書に残っておらず、教育に時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では、製造業の作業手順書を電子化する方法・製造業の作業手順書をデジタル化する手順を解説します。
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この記事でわかること
- 製造業の作業手順書をデジタル化・電子化する方法として、「紙の手順書をPDF化して電子ファイルで管理する」「共有ツールで管理する」「写真・動画を使ったデジタルマニュアルを作成する」があります。
- 製造業の作業手順書をデジタル化する手順は、現状の手順書の課題の洗い出し→優先順位付け→端末と管理ツールを決める→一部の製造ラインで試験運用→現場意見を基にした改善の5STEPです。
- 作業手順書の電子化では、iPhone・スマートフォン・タブレットで確認できるか、写真・動画で作業手順をわかりやすく伝えられるか、改訂履歴を管理し、古い手順書の誤使用を防げるかを確認しましょう。
製造業の作業手順書をデジタル化・電子化する方法
はじめに、製造業の作業手順書をデジタル化・電子化する3つの方法をご紹介します。
紙の手順書をPDF化して電子ファイルで管理する
まずは、紙の手順書をスキャンしてPDF化し、電子ファイルとして管理する方法です。
PDF化すれば、バインダーの紛失や汚れ、経年劣化といった紙特有のリスクを防げます。また、社内サーバーの共有フォルダに保存すれば、拠点の異なる工場でも同じ手順書を閲覧可能です。ただし、スキャンした画像のPDFは文字検索ができない場合があります。
最も手軽に始められる一方で、改訂の多い手順書には向きません。したがって、PDF化はデジタル化の第一歩として有効であり、改訂頻度の低い手順書に適した方法なのです。
Excel・Wordの手順書を共有ツールで管理する
次に、既にExcelやWordで作成している手順書を、共有ツールで一元管理する方法です。
ExcelやWordの手順書をUSBメモリで個別に保管していると、担当者ごとに異なるバージョンが存在し、古い手順書で作業する恐れがあります。クラウド上の共有ツールにファイルを集約すれば、最新版を全員が確認でき、改訂時の差し替えの手間も減らせます。
手順書の作り直しが不要なため、移行の負担を抑えられます。たとえば、「Stock」のような情報共有ツールに手順書をまとめて保存しておけば、現場の作業者はタブレットやスマートフォンから必要な手順書をすぐに開くことが可能です。
写真・動画を使ったデジタルマニュアルを作成する
最後に、写真や動画を使ったデジタルマニュアルを新たに作成する方法です。
製造現場では、「部品を押し込む力加減」「治具の当て方」のように、言葉で説明しにくいベテラン技術が多くあります。作業の様子をスマートフォンで撮影して手順書に添付すれば、新人でも作業を覚えやすく、指導時間の短縮につながります。
文章だけでは伝わりにくい作業のコツを、視覚的に共有できる点が強みです。したがって、属人化しているノウハウを残したい工程や、新人の教育に時間がかかっている工程から、動画付きの手順書に切り替えるのがおすすめです。
【5STEP】製造業の作業手順書をデジタル化する手順
ここでは、製造業の作業手順書をデジタル化する5つのステップを解説します。デジタル化したものの現場で使われなくなる事態を避けたい方は、以下の順番で進めましょう。
STEP1｜現状の手順書と管理上の課題を洗い出す
まずは、手順書の保管場所・形式と、現場で起きている困りごとを一覧にすることです。
手順書が紙・Excel・PDFなど複数の形式で散在していると、どの手順書が最新版なのかを把握できません。また、「改訂の度に印刷して差し替えるのに半日かかる」「ライン間で版が異なる」といった課題は、現場の作業者に聞かなければ見えてこないものです。
したがって、デジタル化の目的を「差し替え作業の削減」「教育時間の短縮」など具体的な言葉で決めてから次のステップに進みましょう。
STEP2｜デジタル化する手順書を優先順位で絞り込む
次に、デジタル化する手順書に優先順位をつけて絞り込みます。
優先度の高い手順書は「改訂頻度が高い」「不良やミスが発生しやすい工程である」「新人教育で使用する」のいずれかに当てはまるものです。たとえば、新人が最初に配属される組立ラインの手順書や、製品の切り替えが月に何度もある段取り作業の手順書です。
すべての手順書を一度に移行すると、現場の負担が大きくなり途中で頓挫する原因になります。したがって、効果が出やすい手順書から順に、5〜10件程度に絞り込みましょう。
STEP3｜現場で使う端末と管理ルールを決める
続いて、現場で使う端末と管理ルールを決めます。
製造現場では、パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンを使って手順書を確認する方法も考えられます。作業場所や設備の配置に合わせて、作業者が無理なく情報を確認できる端末を選びましょう。
また、デジタル化した手順書を適切に管理するため、以下のルールを決めておくことも重要です。
- 手順書の作成・更新を担当する人
- 手順書の承認者と公開までの流れ
- ファイル名や保存場所の統一方法
- 改訂履歴の記録方法
- 古い手順書の閲覧・使用を防ぐ方法
STEP4｜一部の製造ラインで試験運用する
端末とルールが決まったら、一部の製造ラインで試験運用を実施しましょう。
実際に使ってみると、「画面が小さくて写真が見にくい」「目的の手順書を探すのに時間がかかる」などの問題が出てきます。全ラインに展開してから問題が発覚すると、修正のたびに全作業者への周知が必要になり、現場の不信感にもつながります。
全ラインに展開する前に小さく試すことで、現場に合わない点を低コストで見つけられます。したがって、試験運用の期間と対象ラインをあらかじめ決め、意見を集める機会を定期的に設けましょう。
STEP5｜現場の意見をもとに改善して対象を広げる
最後に、現場の意見をもとに改善して対象を広げます。
たとえば、「写真が小さくて設備の操作箇所が分かりにくい」「作業中に端末を持ち運びにくい」「必要な手順書を探すのに時間がかかる」といった意見があれば、画像の配置や端末の設置場所、検索方法を見直します。改善後は別の製造ラインにも広げます。
したがって、改善と展開を繰り返しながら、段階的に対象を広げていきましょう。現場の声を反映してから展開することが、定着率を高める近道です。
【比較表】作業手順書の電子化に使えるツール
作業手順書の電子化には、情報共有ツール・動画マニュアル作成ツール・製造業向け文書管理システムの3種類があります。それぞれ得意とする機能が異なるため、手順書の作成だけでなく、現場への共有・更新・検索まで含めて比較することが重要です。
| 比較項目 | 情報共有ツール | 動画マニュアル作成ツール | 製造業向け文書管理システム |
|---|---|---|---|
| 主な用途 | 作業手順書や業務情報の共有・蓄積 | 動画・画像を使った作業手順の説明 | 製造関連文書の体系的な管理 |
| 手順書の作成 | 文章・画像・動画・ファイルを使って簡単に作成できる | 動画撮影・編集機能で視覚的に作成できる | 規定のフォーマットや管理機能を使って作成できる |
| 現場への共有 | スマホ・PCから手順書を確認・共有できる | スマホ・PCから動画マニュアルを閲覧できる | システム上で管理文書を閲覧できる |
| 更新・管理 | 手順書を更新し、関連情報とまとめて管理できる | 動画の再撮影・編集が必要になる場合がある | 承認フローや改訂履歴などの管理に対応する製品がある |
| 導入・運用の負担 | シンプルな操作性のツールなら現場に定着させやすい | 動画の撮影・編集・更新に工数がかかる場合がある | 自社の管理ルールに合わせた設定・運用が必要な場合がある |
| 向いている企業 | 紙・Excelの手順書を簡単に電子化し、現場で共有したい企業 | 新人教育や熟練技術の継承に動画を活用したい企業 | 複数の製造ライン・工場で文書管理を標準化したい企業 |
製造業の作業手順書を電子化するときは、必ずしも最初から専用の動画マニュアル作成ツールや文書管理システムを導入する必要はありません。まずは、紙やExcelで管理している手順書を共有し、現場の作業者が必要な情報をすぐに確認できる環境を整えましょう。
【必見】製造業の作業手順書を簡単にデジタル化する方法
以下では、製造業の作業手順書を簡単にデジタル化する方法を紹介します。
製造業の業務内容について、ベテラン社員の経験に頼った新人教育では、作業者による理解度や作業品質のばらつきが課題になります。その結果、古い手順書を参照したまま作業するリスクが残り、手順の認識違いによるミスや品質のばらつきにつながります。
一方、紙の作業手順書は改訂のたびに印刷・配布が必要で、現場にある資料をすべて最新版にそろえるのが難しいです。ExcelやPDFで電子化しても、ファイルの保存先が分散していたり更新内容が現場に伝わりにくく、管理や共有の手間は減少しません。
そのため、作業手順書や関連資料を一元管理し、現場の作業者が必要な情報をすぐに確認・検索できるツールの導入が求められます。こうした条件に当てはまるのが、作業手順の写真や動画をシンプルな操作性で共有できる「Stock」です。
Stockは、「フォルダ」「ノート」の2階層で現場のメンバーが作業手順書・注意事項・作業記録を共有することが可能です。既存のExcelやPDFを添付して活用することも可能なほか、スマホ・タブレット利用もできるため、製造現場で簡単に製造業務に関する情報を一元管理できるのです。
スマホから簡単に手順の写真・動画を共有できる「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
作業手順書のデジタル化で確認したい4つのポイント
作業手順書のデジタル化で確認したい4つのポイントは、以下の通りです。
- iPhone・スマートフォン・タブレットで確認できるか
製造現場では、作業中にパソコンを開けない場面も多いため、スマートフォンやタブレットから手順書を確認できるツールがおすすめです。作業場所から離れずに必要な情報を確認できれば、事務所まで資料を取りに戻る手間も減らせます。 - 写真・動画で作業手順をわかりやすく伝えられるか
文章だけでは伝わりにくい設備の操作方法や部品の取り付け位置は、写真や動画を使うことで視覚的に説明できます。とくに新人や外国人作業者への教育では、実際の作業風景や注意箇所を示すことで、認識違いを防ぎやすくなります。 - 改訂履歴を管理し、古い手順書の誤使用を防げるか
作業手順書の更新時には、変更内容や更新日、承認者を記録できる仕組みが必要です。現場の作業者が常に最新版を確認できるよう、古い手順書の閲覧や使用を防ぐ管理機能も確認しましょう。 - 現場の社員が簡単に操作・更新できるか
操作が複雑なツールは、現場への定着が進まず、紙の手順書に戻ってしまう可能性があります。ITに不慣れな社員でも簡単に手順書を確認・更新できるか、導入前に実際の作業者が試しておくことが大切です。
作業手順書のデジタル化を成功させるには、現場での確認・更新のしやすさや、最新版を適切に管理できるかが重要です。「Stock」では、「Oldフォルダ」で頻繁に使わなくなったデータをアーカイブとして保存することもできます。
製造業のデジタル化の効果
製造業で作業手順書をデジタル化すると、現場の教育や手順書の管理にかかる負担を軽減できます。具体的には、以下の3つの効果が期待できます。
- ベテラン依存の教育から脱却
作業手順を写真や動画とともにデジタル化することで、熟練者の知識や作業のコツを手順書として蓄積できます。新人や外国人作業者も自分のペースで手順を確認できるため、ベテラン社員が繰り返し説明する負担を減らせます。 - 手順書の差し替え・印刷・配布の減少
デジタル化した手順書は、内容を更新するだけで現場の作業者に共有できるため、紙の手順書を印刷し直す必要がなくなります。複数の製造ラインや拠点で使用している場合も、差し替えや配布にかかる作業時間を削減できます。 - 古い手順の参照を防止
デジタル化した手順書を一元管理し、最新版を確認できる環境を整えることで、古い手順書を誤って使用するリスクを抑えられます。改訂履歴や更新内容も確認できれば、作業者への変更点の周知がしやすいです。
作業手順書のデジタル化は、ベテラン社員への教育依存や紙の資料管理の負担を軽減し、現場の作業品質を安定させるための取り組みです。現場の課題に合わせて段階的にデジタル化を進めましょう。
製造業の作業手順書を電子化する方法まとめ
ここまで、製造業の作業手順書を電子化する方法・製造業の作業手順書をデジタル化する手順を中心にご紹介しました。
製造業の作業手順書をデジタル化・電子化する方法として、「紙の手順書をPDF化して電子ファイルで管理する」「共有ツールで管理する」「写真・動画を使ったデジタルマニュアルを作成する」があります。一部の製造ラインで試験運用するステップが重要です。
しかし、ExcelやPDFで電子化では、ファイルの保存先の分散・更新に課題が残ります。そのため、改訂履歴を管理し古い手順書の誤使用を防げるか・iPhone・タブレットで簡単に動画や写真を共有できるツールを導入することが欠かせません。
なかでも、製造業の作業手順書の電子化に最適なのは、ITに不慣れな作業者でも使えるシンプルな操作性で、作業手順書を管理・共有できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、現場の作業者が使いやすく、手順書の更新・共有や新人教育の負担を減らしていきましょう。
