ビジネスで利用されるクラウドストレージのひとつに「Box」があります。自社で管理しているファイルをBoxに移行するときには、データを移す作業が必要です。
しかし、どのように移行作業を進めるべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、データをBoxに移行する方法と注意点、おすすめのツールを中心にご紹介します。
- 外部データをBoxに移す方法が分からない
- Box内でファイルやフォルダを移動させる方法が知りたい
- Boxの移行先におすすめのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、データをBoxへ移行する方法が理解できるほか、ファイル管理がしやすくなるツールも分かります。
目次
Boxとは
引用：Boxの公式サイト
Boxは、世界トップレベルのシェアを誇るクラウドストレージサービスです。2005年にアメリカで設立以来、全世界で11万社以上の導入実績があります。
Boxの最大の特徴はセキュリティの高さにあります。「7段階のアクセス権限」や「不正アクセス・マルウェア検知」の機能があるため、安心して使用できるのです。
さらに、「アクセス統計機能」によって、誰がいつ何をしたかを追跡可能です。この機能により、メンバーが無許可でほかのメンバーに共有することを阻止できます。
以上のように、Boxはセキュリティーが高いため、多くの企業が顧客情報や社内情報の蓄積のために導入しているのです。
外部データをBoxに移行する方法
ここでは、外部のデータをBoxに移行する3つの方法を紹介します。以下の情報を参考に、スムーズにデータを移行しましょう。
（1）ドラッグアンドドロップする
ドラッグアンドドロップで、データをBoxへ移行できます。外部データにファイルを保存している場合、一度ダウンロードしてからBoxにドラッグアンドドロップしてアップロードしましょう。
上記のようにデータをドラッグアンドドロップするだけで、自動でアップロードが始まります。
（2）「アップロードボタン」をクリックする
アップロードボタンをクリックしても、データをBoxへ移行できます。
- Boxの画面中央（または右上）にある「アップロードボタン」をクリックします。
- 表示されるプルダウンメニューから、該当の項目を選択します。このときに「フォルダをアップロード」を選べば複数のファイルを一括で移行できるので、ファイル数が多い方は活用しましょう。
- 該当のフォルダ（またはファイル）を選択します。
- 「アップロードボタン」をクリックします。
以上の4ステップを踏めば、データをBoxに移行できます。
（3）Box Shuttleを使う
保存しているデータ量が大きいときには「Box Shuttle」を使って移行しましょう。
Box ShuttleはBox社が提供する公式のデータ移行ツールです。手作業での移行に比べて移行速度が速いため、外部のクラウドストレージから大容量のファイルを移す場合に便利です。
たとえば、GoogleドライブやDropbox、OneDriveやSharepointなどのデータをBoxへ移行する場合は、Box Shuttleを活用しましょう。ただし、そもそものフォルダ構成や分類方法が適切でないと、データ移行後もファイル管理の煩雑さは解消されません。
そこで、「ナレカン」のように、データの移行だけでなく”自社に最適なフォルダ構造の設計”も相談できるサービスを選ぶと、移行後のファイル管理がスムーズになります。
データをBoxに移行する注意点
ここでは、データをBoxに移行する注意点をご紹介します。「導入したBoxを上手く運用できない」という事態を防ぐために、必ず確認しましょう。
Boxに移行できないファイルがある
データをBoxに移行する際、Boxに移行できないファイルがあります。拡張子が以下のファイル・フォルダは移行できません。
.tmp .bak .dstore desktop.ini thumbs.db .pst .qbw .nd .qbw.tlg .des .qba .qba.tlg .qbr .qby
.qdt .pdx
移行できないファイルの場合、別の拡張子に変えてファイル・フォルダを作成し直す必要があるので注意が必要です。
作業時間のコストが発生する
データをBoxに移行すると、作業時間のコストが発生します。
データを移行している間はBoxの利用が制限されるので、ほかの仕事をスムーズに進められません。また、データ量が大きいと移行が完了するまでにかなりの時間がかかり、従業員のストレスの原因にもなりかねないのです。
したがって、従業員が仕事を進めない「深夜」にデータを移行するなど、通常業務に悪影響を及ぼさないための工夫が求められます。
社内に浸透するまでに時間がかかる
運用方法を工夫しなければ、Boxは社内に浸透するまでに時間がかかります。
Boxは仕様上、「階層が深くなりファイルが探しにくい」「アクセス権限の設定が複雑」という側面があります。そのため、社内で円滑に利用するには運用ルールの設計が必要であり、導入後すぐの定着が難しいのです。
そこで、「ナレカン」のように「運用サポートがある」「直感的に使いやすい操作感」のITツールを選ぶと、社内への浸透がスムーズに進みます。
【必見】Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツール
以下では、Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツールをご紹介します。
Boxは階層が深くなると目的のファイルを見つけにくい点がデメリットです。そもそも、大量の外部データを移行するなら、データが保管できることに加えて「必要なデータがすぐに見つけられる」ことを基準にツールを選ぶべきです。
そこで、「ファイル内のテキスト検索にも対応した、検索精度の高いツール」を導入すれば、ファイルが見つからないストレスから解消されます。ただし、操作が複雑だと全社員が使いこなせないので、「直感的に操作できる」ことも重視して選びましょう。
結論、データ管理に導入すべきツールは、大企業でも全社員が簡単にファイルを共有・探し出せるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「ノート（記事）」には直感的にファイルを添付できるうえ、テキストでファイルに関する詳細情報も自由に残せます。さらに、多階層の「フォルダ」ごとにアクセス権が設けられて、ヒット率100%の「検索機能」で目的の情報がすぐに見つかるのです。
データ移行が簡単かつファイルを管理しやすいツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
参考：Box内のファイル・フォルダ間でデータを移動させる方法
以下では、Box内のファイルまたはフォルダ間のデータ移動やコピーの方法についてご紹介します。Boxをより使いこなしたい方は必見です。
（1）Box内でのファイルやフォルダの移動やコピーはできるのか
結論、BoxからBoxへファイルやフォルダの移動・コピーは可能です。
ただし、大きいサイズのフォルダを移動する場合、移動が完了するまで数分程度時間がかかることがあります。フォルダの移動中は移動元・移動先両フォルダがロックされるため、操作ができない点に注意が必要です。
また、フォルダ間でコンテンツへのアクセス制限が異なる場合、「制限が厳しいフォルダから制限が緩いフォルダ」の移動にはセキュリティリスクが伴います。移動させるデータの内容と移動先フォルダのアクセス制限を確認してからデータを移行しましょう。
（2）Box内でデータを移動させる手順
Box内のファイルまたはフォルダをフォルダ間で移動するには、以下の手順を踏みます。
- 目的のファイルまたはフォルダを右クリックしてから、表示されるメニューで 「移動またはコピー」をクリックし、ウィンドウを開きます。
- ウィンドウ内から移動先のフォルダを選択して、チェックマークが付いたことを確認します。
- 「移動」 または 「コピー」 をクリックします。
以上の手順で、Box内のファイルまたはフォルダのフォルダ間での移動・コピーが完了します。
データをBoxに移行する方法まとめ
これまで、データをBoxに移行する方法と注意点、おすすめのツールをご紹介しました。
Boxは高いセキュリティを誇るため、安心してデータを保存できるクラウドツールとして世界中で利用されています。一方で、「階層が深くなりファイルが探しにくい」「アクセス権限の設定が複雑」といった注意点も存在するのです。
そのため、目的のファイルが見つからないことにストレスを感じたり、社内で定着するまでに時間を要したりする恐れがあります。したがって、ファイル管理を円滑化するには「目的のデータが確実に見つけられる、シンプルなITツール」を導入するべきなのです。
結論、ファイルの保管には直感的に操作できる使いやすい情報共有ツール「ナレカン」が最適です。ナレカンには、会話形式で質問するように検索可能な「自然言語検索」があるので、見たいファイルが見つけやすくなっています。
ぜひ「ナレカン」を導入して、時間や場所を問わず簡単に資料へアクセスできる仕組みを整えましょう。
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