企業では、日々膨大な種類のデータを扱っており、その保管場所は多岐にわたります。そうした社内に散在するデータを横断的に検索できる利便性から、「エンタープライズサーチ」が業務効率化の手段として、多くの企業で注目されているのです。
しかし、「エンタープライズサーチを導入したいが、種類が多く自社に適したものがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エンタープライズサーチのメリットやデメリット、選定ポイントを中心にご紹介します。
- エンタープライズサーチの概要や機能について知りたい
- エンタープライズサーチの選び方のポイントを把握したい
- より検索性に優れたツールを導入して業務効率化を実現したい
という方はこの記事を参考にすると、エンタープライズサーチについての理解が深まるだけでなく、自社の情報管理に最適な方法が分かります。
目次
エンタープライズサーチとは？
ここでは、エンタープライズサーチの概要や機能についてご紹介します。以下を参考に、まずはエンタープライズサーチへの理解を深めましょう。
エンタープライズサーチの概要
エンタープライズサーチとは、社内に保管された様々なデジタルデータを、保管場所に関係なく一括で横断検索できるシステムです。
企業のデータは、ファイルサーバやクラウドストレージなど、複数の場所に分散して管理されています。その結果、膨大なデータから必要なものを探し出すのには、多くの時間と労力がかかってしまうのです。
そこで、エンタープライズサーチを活用すれば、社内の多様なデータを“インターネット検索”のような感覚ですばやく検索できるため、必要なデータを探すのにかかる時間を大幅に短縮できます。
エンタープライズサーチの主な機能
以下では、エンタープライズサーチの主な機能について表にまとめました。
検索機能
以下は、検索機能についてまとめた表です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 横断検索 |
保管場所や保存形式にかかわらず、多様なデジタルデータを横断して検索できる機能です。社内サーバーやクラウドストレージ内など、社内データを保管している場所を幅広く検索します。 |
| 絞り込み検索 |
検索対象の範囲を指定できる機能です。特定のフォルダや最新更新日時などの条件で、絞り込んで検索できます。 |
| あいまい検索 |
検索語句と完全に一致していなくても、類似したデータを検索結果として表示する機能です。スペルミスや表記ゆれ、類義語などに柔軟に対応しています。 |
| 自然文検索 |
あいまい検索の技術を応用させたもので、話し言葉のような長文から検索できる機能です。たとえば、「〇〇ツールの使い方は？」と検索すると、キーワードに応じた検索結果が表示されます。 |
このように、エンタープライズサーチはさまざまな検索方法に対応しています。
便利機能
以下は、さらに情報収集を効率化する便利機能についてまとめた表です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| サジェスト機能 |
検索窓にキーワードの一部を入力すると、検索候補となるワードを一覧で表示する機能です。過去に検索された情報をもとに表示するため、効率的に検索できます。 |
| サムネイル機能 |
検索結果画面に、データの内容がわかるサムネイル画像を表示する機能です。データの中身を開かなくても内容がわかるため、目的の情報を見つけやすくなります。 |
| アクセス権限管理機能 |
データの種類ごとに、閲覧できるユーザーを制限できる機能です。特定の社員のみに閲覧を許可したいデータには、制限を設定することで情報漏えいのリスクを防げます。 |
| 情報収集機能（RSS） |
頻繁に使用するWebサイトの更新情報を配信する機能です。社員がよく使用するサイトを登録しておけば、効率的な情報収集が可能になります。 |
このように、エンタープライズサーチには検索機能をはじめとした豊富な機能が備わっています。そのため、導入前に自社に必要な機能を把握しておくことが重要です。
エンタープライズサーチの効果・メリット
以下では、エンタープライズサーチの導入によって得られるメリットについて解説します。以下を参考に、自社での使用イメージを膨らませましょう。
（1）情報収集を効率化できる
メリットの1つ目は、情報収集を効率化できる点です。
企業ではさまざまな情報が異なる形式や場所で保管されており、目的の情報を探すのに手間がかかりがちです。そこで、エンタープライズサーチを導入すれば、社内のあらゆる情報を横断的に検索でき、必要な情報を短時間で見つけられます。
一方で、いつ更新されたのかわからない古い情報や、共有するつもりではなかった個人的なデータが検索結果に表示される場合もあるため、アクセス権限の設定といったセキュリティ対策を徹底する必要があります。
（2）社内の情報共有が活性化する
メリットの2つ目は、社内のナレッジ共有が活性化する点です。
エンタープライズサーチを活用することで、部署や職種にかかわらず、全社員が社内情報に広くアクセスできるようになります。その結果、部署内はもちろん、他部署や他職種の社員が持つ情報まで活発に活用され、部署間の連携強化にも貢献するのです。
さらに、管理機能がある製品を使えば、検索履歴などをもとに社内の利用状況を把握可能です。そのため、社内全体や各部署で求められているナレッジを分析し、社内で本当に必要な情報を見極めることができます。
エンタープライズサーチのデメリット
以下では、エンタープライズサーチの導入によるデメリットについて解説します。多くのメリットが得られる一方、以下のようなリスクもあるため注意しましょう。
（1）情報漏えいのリスクがある
デメリット1つ目は、情報漏えいのリスクがある点です。
エンタープライズサーチの導入によって、データの検索範囲が広がり、それまで閲覧することのなかった機密情報や個人情報にも容易にアクセスできるようになります。そのため、不適切な権限設定や管理ミスによって、情報漏えいのリスクが高まるのです。
また、エンタープライズサーチはデータの移行不要で利用を開始できるメリットがある一方、セキュリティを確保するには厳密なアクセス権限の設定や、運用ルールの作成が必要な点に注意しましょう。
（2）検索の精度が落ちる
デメリット2つ目は、検索の精度が落ちる点です。
エンタープライズサーチを使用することで、社内のあらゆるデータを横断的に検索できる一方で、何年も更新されていない古いデータや類似した情報が、検索結果として大量に表示されてしまいます。
その結果、目的の情報を探すのに時間がかかり、かえって情報収集の効率が下がる恐れがあるのです。したがって、データを定期的に整理したり、重要な情報や活用されている情報を精査して一か所に集約したりすることが重要です。
【必見】社内のナレッジ管理に最適なツール
以下では、社内のナレッジ管理に最適なツールをご紹介します。
エンタープライズサーチを導入することで、情報収集や社員間の情報共有がスムーズになり、業務効率化を実現できます。ただし、情報漏えいのリスクや、古いナレッジの更新不足によって検索性が下がるデメリットには注意しなければなりません。
そこで、本当に必要なナレッジや実際に活用されているナレッジを一元管理し、目的の情報へすぐにアクセスできる仕組みを整えましょう。とくに、既存データの移行支援があれば、導入の手間を大幅に減らし、スムーズな運用が可能になります。
結論、自社が導入すべきなのは、導入支援によって社内で活用されているナレッジを簡単に移行でき、超高精度の検索機能で目的の情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、添付ファイルや画像内の文字も検索する「ファイル内検索」や「OCR検索」のほか、“上司に質問するように探せる”「AI検索」で、必要な情報に即アクセスできます。また、「利用状況レポート」でナレッジの活用状況をひと目で把握できるのです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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エンタープライズサーチの3つの選定ポイント
以下では、エンタープライズサーチの選定ポイントを3つご紹介します。エンタープライズサーチの導入には多額の費用がかかるため、以下のポイントを意識して慎重に選定しましょう。
（1）検索スピードと精度が十分か
1つ目のポイントは、検索スピードと精度が十分であるかです。
エンタープライズサーチは、製品によって検索対象にできるデータ量や検索精度にばらつきがあります。そのため、検索対象にしたいデータ量が多い場合は、自社の全データから正しい情報を検索してくれるかを必ず確認しましょう。
とくに、膨大な情報を扱う大企業では、検索スピードと精度が不十分だった場合、読み込みに時間がかかったり無関係の情報が大量にヒットしたりしてかえって業務効率が下がる恐れがあるのです。
（2）検索機能が充実しているか
2つ目のポイントは、検索機能が充実しているかです。
エンタープライズサーチでは、社内の膨大な情報を横断的に検索します。そのため、検索機能が不十分だと目的の情報を探すのに手間がかかり、非効率です。
したがって、「横断検索」や「絞り込み検索」のような検索機能だけでなく、「あいまい検索」や「自然文検索」など高度な機能を備えた製品を選ぶことで、効率的に必要な情報を収集しましょう。
（3）サポート体制が整っているか
3つ目のポイントは、サポート体制が整っているかです。
エンタープライズサーチの導入時には、機密情報や個人情報を守るために厳格なアクセス権限の設定が必要です。しかし、社内の全ての情報に権限を設定するには、多大な時間と労力がかかります。
そのため、アクセス権限の設定や運用方法についてのサポートが受けられるかを確認しましょう。また、長期にわたって効果的に活用するには、導入後の効果を測定し、活用を促進するアフターフォローがあるかどうかも重要です。
エンタープライズサーチの概要やおすすめのツールまとめ
これまで、エンタープライズサーチのメリットやデメリット、選定ポイントを中心にご紹介しました。
エンタープライズサーチを導入すると、社内の情報収集が容易になり、社員間のコミュニケーションも円滑になります。しかし、古いナレッジが更新されないまま放置されていると、似たような情報が散在しかえって検索性が下がる恐れがあるのです。
したがって、社内の最新情報や活用されているナレッジを一元管理して、効率的に情報収集できる仕組みを整えましょう。とくに、「社内での利用状況がわかるツール」であれば、本当に活用されているナレッジを把握できます。
結論、自社の情報管理には、超高精度の検索機能で目的の情報をすぐに見つけられ、利用状況もひと目で把握できる『ナレカン』が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を効率的に管理しましょう。
