タスク管理に用いられる手法のひとつに「スプレッドシートの管理」が挙げられます。スプレッドシートではExcelのように表形式でタスク管理ができることはもちろん、URLを共有すれば共同作業も可能です。
 
そのため、多くの企業でタスク管理だけではなく、さまざまな情報共有に使われている便利なツールです。
 
一方、スプレッドシートでのタスク管理がおすすめという情報を見聞きするなか、「今までExcelでのタスク管理しか行っていないので、Excelとの差分があって自社の運用に支障が出るのでは?」と、移行について懸念がある担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スプレッドシートでタスク管理を行う際に必要な、タスク管理の定義とそのメリット、スプレッドシートを使ったタスク管理術についてご紹介しますので、
 
  • Excelでのタスク管理は工数が大きいので他の方法に乗り換えたい
  • スプレッドシートを使ったタスク管理方法について知りたい
  • 自社のタスク管理・共有方法に課題を感じている
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考に効率的なタスク管理術を実現しましょう。


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タスク管理とは?

タスク管理とは、タスクの進捗度や優先順位を管理することです。
 
ToDoとは違い、タスクには期限があります。そのため、あるプロジェクトに必要な作業をタスクとして細分化し、ゴールから逆算してひとつのタスクの期限を決定する必要があります。
 
タスク管理では作業の見える化をするので、担当者ごとに振り分けられたタスクの進捗度が一目で確認できます。
 
関連記事: 【2021年度版】タスク管理とは?おすすめタスク管理ツール16選を徹底比較!


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タスク管理における3つのメリット

タスク管理を行うことで業務効率の向上ができます。ここでは、タスク管理によって得られる3つのメリットをご紹介します。
 
スプレッドシートの利用によるタスク管理でも、適切な管理により同様のメリットが得られます。

①優先順位と作業の終わりが分かる

タスク管理では一番最初に、タスクごとの優先順位とゴールは何かを判断するため、タスクの見える化をします。
 
タスクの見える化により、やるべきタスクの優先順位を決定できます。また、タスクごとの大まかな作業時間を見積もってタスク管理を行うので、1日にこなせる作業量の把握が可能です。
 
タスク管理を行わないと優先順位や作業時間を把握できず、プロジェクトの進行に支障をきたして遅れが発生してしまうでしょう。そのため、プロジェクトの円滑な進行にはタスク管理での優先順位付けが必須です。

②作業スピードが上がる

タスク管理を行うと、複数の仕事を同時並行しなければいけない状態、すなわちマルチタスクを防止できます。そのため、シングルタスク中心の作業ができ、作業スピードの向上が可能です。
 
シングルタスクはマルチタスクと比較して、集中力を最大限に高めた状態でタスクに取り組めます。実際にスタンフォード大学の研究結果によると、「マルチタスクは確実に生産性を低下させる」ことがわかっています。
 
タスク管理によって各担当がシングルタスクで作業ができるので、効率的に仕事を進められます。一方、リソースが少なくアジャイル型で業務を行う中小企業の場合でも、適切なタスク管理で「今何のタスクに集中すべきか」が担当者ごとに把握できます。

③タスク忘れがなくなる

タスク管理では作業の見える化を行うので、タスク忘れの防止ができます。
 
例えば、口頭で言われた頼みごとや1ヶ月先の用事などは、タスクとして設定することで一覧で確認できるようにしておくと、忘れる心配がありません。
 
スプレッドシートのタスク管理でもシートを別に作成したり、別途タスク管理ツールなどを用いたりすると、チーム全体で管理ができます。ツールに関して、タスクの5分前に通知を入れるといった「リマインダー機能」がついているものもあります。
 
関連記事: タスク管理の方法とは?効果的に管理できる方法をツールも合わせてご紹介


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Googleスプレッドシートを使ったタスク管理

それでは、Googleスプレッドシートを使ったタスク管理法を説明していきます。
 
スプレッドシートを使う場合は一から作成するのではなく、既存のテンプレートを使うとすぐにタスク管理ができるのでおすすめです。

テンプレートの選択

まずは、タスク管理に利用するテンプレートを選択します。
 
【1】画面右上の「テンプレートギャラリー」をクリックします。

 
[簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説
 

【2】「テンプレートギャラリー」の一番下にある「課題管理表」を選択します。
この「課題管理表」が、ここでいうタスク管理表になります。

 
[簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説

テンプレートの使い方

次に、選択したテンプレートを使ってタスク管理表を作成します。
【1】「課題管理表」を選択すると、このようなテンプレートが表示されます。
 

[簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説

【2】テンプレートをカスタマイズします。
このテンプレートは学校の課題専用のため、タスク管理用にするためには、設定を変更してタスクを自由に記入できるようにする必要があります。
 
①タスク名を記入する列を選択し、上部の「データ」をクリックします。
②次に、「データの入力規則」を選択します。
 

[簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説

③下記の画像のようなメニューが出てきますので、「入力規則を削除」をクリックします。

 
[簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説

④タスク名を自由に記入できるようになります。
他にもシート名やタイトル名、列名を変更して、自分オリジナルのタスク管理表にすることも可能です。

 
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より効率的にタスク管理ができるツールとは?

スプレッドシートで作ったデータはURLをメンバーに伝えることで、シート内で共同作業も可能です。しかし、プロジェクトの数や共有するURLの数が多いと、共有したURLがどこにあるのかわからなくなってしまい、探すのに時間がかかってしまうという懸念もあります。
 
「情報にすぐアクセスできない」という弊害を無くすためにも、スプレッドシートのURLを情報としてストックし、その他の業務に関してもタスク内でやりとりできるツールを導入すると解決できます。
 
一方、自社に合ったツールを選定・導入するのは時間も費用もかかってしまううえ、企業によって使いやすい・使いにくいツールは異なります。
 
そんななか、非IT企業でも導入から運用まで簡単なStockというタスク管理ツールが今注目を浴びています。
 
実際に80,000社以上の導入実績を誇ることでも有名です。Stockではツール内のノートにスプレッドシートのURLを記載、必要であれば担当者にタスクも設定できます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう


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スプレッドシートを用いたタスク管理まとめ

これまで、タスク管理のメリットやスプレッドシートによるタスク管理の設定方法などをご紹介しました。
 
スプレッドシートはタスクだけでなくさまざまな資料作成に役立つツールであり、Excelやメモ書きなどのタスク管理と比較しても効率的であると言えます。しかし、作成した情報の管理はツールを使うなど、管理方法に工夫が必要になります。
 
ご紹介したタスク管理ツールのStockは無料で利用でき、登録も1分で完了するので、ぜひスプレッドシートと併用して効率的なタスク管理を実現していきましょう。
 
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