【Googleスプレッドシート】ガントチャートの作り方やテンプレートを紹介

プロジェクトやタスクの進捗を可視化する手法として、多くの企業で活用されているのが「ガントチャート」です。近年では、Googleスプレッドシートなどでガントチャートを作成し、チームで共有・管理するケースが増えています。

しかし、「スプレッドシートでガントチャートを作りたいけれど、どう作ればいいのかわからない」「手作業での更新が大変」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、スプレッドシートのガントチャートテンプレート3選と作り方・Googleスプレッドシートによるプロジェクト管理の課題を中心にご紹介します。

この記事でわかること

• Googleスプレッドシートの「テンプレートギャラリー」をクリックし、自社のプロジェクトに最適なガントチャートテンプレートを選択しましょう。
• Googleスプレッドシートによるプロジェクト管理の課題は、手作業での更新が増えて管理が負担になる・タスク漏れに気づけないなどが挙げられます。
• ガンチャートは、予定を見える化するには適している一方、変更理由・担当者とのメッセージ・関連資料などを一元管理する用途には向いていません。

スプレッドシートで作るガントチャートの基礎

はじめに、スプレッドシートで作るガントチャートの基礎を解説します。プロジェクト管理に適している理由・WBSとの違いを知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

Googleスプレッドシートがプロジェクト管理に適する理由

Googleスプレッドシートがプロジェクト管理に適する理由は、以下の3つです。

無料で使える
スプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば誰でも使えます。また、Googleアカウントも無料で作成できるため、基本的に費用は発生しません。さらに、Googleスプレッドシートはプロジェクト管理だけでなく、タスク管理やカレンダー風のスケジュール管理表など、さまざまな用途に合わせて使用できます。

簡単に共有できる
Googleスプレッドシートは、数クリックでURLを発行して、ほかのメンバーに送付するだけで共有できます。また、入力した情報が自動で更新されるため、常に新しい情報を伝えられるのです。

入力ミスを防げる
たとえば、スプレッドシートでは「データの入力規則」と呼ばれる機能が利用できます。この機能を使うと、セルに入力するデータにルールを設定でき、該当のセルには日付などの決められた内容しか入力できなくなります。

Googleスプレッドシートはクラウドサービスなので、インターネットに接続されていれば場所や時間を問わずに使えます。無料ながら高い汎用性があるので、多くの企業のプロジェクト管理に活用されているのです。

ガントチャートとWBSの違い

ガントチャートと似た言葉にWBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）がありますが、両者は使う目的が異なります。

ガントチャートは、タスクの順番や関係をはっきりさせて、プロジェクトの進み具合を確認するために使います。一方、WBSはプロジェクト全体を細かい作業に分けて見える化し、何をやるべきか整理するために使うのです。

したがって、WBSで細分化したタスクをガントチャートで進捗管理することで、プロジェクト全体の把握が容易になり、効率的な進行が可能となるのです。

【無料】スプレッドシートのガントチャートテンプレート3選

以下では、スプレッドシートのガントチャートテンプレート3選をご紹介します。関数やマクロの知識がない方もテンプレートがあれば手軽にガントチャートを作成できます。

ガントチャート テンプレート

こちらは、Smartsheet社が提供するGoogleスプレッドシートでのガントチャートテンプレートです。

達成率やプロジェクトの期限などの項目が設けられており、どのような業種でも利用することができます。そのため、ガントチャートに慣れない方でも安心して使い始めることが可能です。

Smartsheetの「ガントチャート テンプレート」の詳細はこちら

プロジェクト管理 テンプレート

こちらは、Smartsheet社が提供するGoogleスプレッドシートでのプロジェクト管理テンプレートです。

各タスクの締め切り、担当者、説明などの具体的な情報をプロジェクトごとに入力できます。そのため、複数のプロジェクト、複数のメンバーを管理する場合にも役立つのです。

Smartsheetの「プロジェクト管理 テンプレート」の詳細はこちら

Excel形式のプロジェクト実行計画テンプレート

こちらは、Smartsheet社が提供するExcel形式のプロジェクト実行計画テンプレートです。

タスクをフェーズごとに管理することが可能です。また、それぞれ優先度や進捗具合が視認しやすくなっているため、プロジェクトを計画通り進めるのに適しています。

Smartsheetの「プロジェクト実行計画テンプレート」の詳細はこちら

ガントチャートの無料テンプレートの使い方3ステップ

以下では、ガントチャートの無料テンプレートの使い方を3ステップでご紹介します。テンプレートを活用し、手間なくガントチャートを運用したい方は必見です。

ステップ1｜テンプレートを選択する

まずガントチャートテンプレートを選択しましょう。

1.はじめに、Googleスプレッドシートを開きます。右上の[テンプレートギャラリー]をクリックすると、スプレッドシート内にある標準のテンプレート一覧が表示されます。

2.続いて、プロジェクト管理の項目にある[ガントチャート]をクリックします。

3.すると、上図のようにガントチャートテンプレートが表示され、すぐに運用ができます。また、アドオンなどの拡張機能を加えてカスタマイズすることも可能です。

効率的にガントチャートを作成したい方は、上記の手順でテンプレートを利用しましょう。

ステップ2｜テンプレートを活用する

次にテンプレートを活用したガントチャートを利用しましょう。

1.上図の（1）に、プロジェクト名やマネージャーの名前を記入します。記入欄をクリックすると入力をはじめられます。

2.上図の（2）には、プロジェクトを進めるために必要なタスクを記入します。また、タスクの担当者や開始日、終了日、期限も入力して「誰がいつまでに完了させるタスクなのか」を明確にしましょう。

3.上図の（3）は、タスクの進捗を視覚的に把握できるようになっています。業務の種類や担当者ごとに、適宜セルの色を変更しましょう。

上記のようにガントチャートを効果的に使用して、確実にプロジェクトの進捗を管理しましょう。

ステップ3｜テンプレートを共有する

最後に、Googleスプレッドシートをチームに共有しましょう。

1.はじめに、画面右上の[共有]をクリックしましょう。

2.上図の[ユーザーやグループを追加]の欄にメンバーのメールアドレスを打ち込むと、メンバーにメールが送られてスプレッドシートへアクセスできるようになります。

3.さらに、[リンクをコピー]をクリックするとURLが発行され、それをメールに添付して共有することもできます。また、この画面でシートへのアクセス権限も設定可能です。

以上を参考に、テンプレートを社内で共有し、よりスムーズに情報を管理できる体制を整えましょう。

Googleスプレッドシートによるプロジェクト管理の課題

Googleスプレッドシートによるプロジェクト管理の課題は、以下4点に整理できます。

1.複数人で編集すると最新の情報が分からなくなる
Googleスプレッドシートにはメッセージ機能が付いておらず、メールやチャットツールなどを併用するため、時間と手間がかかってしまいます。結果として、情報がスプレッドシート上から分散してしまい、必要な情報を探すのにも苦労します。

2.情報漏えいのリスクがある
スプレッドシートで社外秘の情報を扱う場合、閲覧権限をむやみに与えれば情報漏えいのリスクが高まります。取引先の個人名や社外秘情報が記載されているスプレッドシートは、「保護機能」で一部メンバーのみが確認できる状態にしなければなりません。

3.手作業での更新が増えて管理が負担になる
タスクの偏りによりプロジェクト全体に遅れが発生している場合、未完了のタスクをほかのメンバーに分散させなければ期間内に終わらせられません。そのとき、タスクの開始日や終了日、期限などを新しい担当者に変更する必要があるのです。

4.タスク漏れに気づけない
Googleスプレッドシートには、タスクの期日が通知される機能がありません。そのため、ガントチャートの確認を怠った場合、タスク漏れに気づけず、プロジェクトの進捗に悪影響を与えてしまう恐れがあるのです。

このように、Googleスプレッドシートでのプロジェクト管理には、情報の分散・タスク漏れの見逃しといった課題があります。スプレッドシートでのガントチャート運用を続ける場合は、権限設定や更新ルールをあらかじめ整えておかなければなりません。

ガントチャートで管理できる範囲

ガントチャートで十分なケースとプロジェクト管理ツールが適しているケースを比較表に整理しました。

ガントチャートは、少人数で進める案件やスケジュール変更が少ないプロジェクトの管理に向いています。一方、案件数やメンバーが多く、通知やタスク管理まで必要な場合は、「Stock」のようなプロジェクト管理ツールが適しているのです。

【必見】Googleスプレッドシートの欠点をすべてカバーするツール

以下では、Googleスプレッドシートの欠点を補完できるツールを紹介します。

Googleスプレッドシートは共同編集が可能な点は便利ですが、スマホでの操作性や更新の手間に課題があり、日常的なプロジェクト管理では運用負荷が高くなりがちです。スケジュール変更やタスクの遅延が共有されないまま進み、後工程の着手が遅れたり、担当者への確認が増えるリスクも否めません。

ガントチャートは「いつ・誰が・何をするか」の予定を見える化するには適している一方、変更理由や担当者とのやり取り、関連資料などを一元管理する用途には向いていません。スプレッドシートだけで案件に関する情報まで管理しようとすると、シートが複雑になり、更新の負担も増えてしまうのです。

そのため、ガントチャートでスケジュールを可視化するだけでなく、案件ごとにタスク・担当者・関連資料などをまとめて管理することが求められます。こうした条件に最も当てはまるのが、シンプルな操作でタスク管理が定着しやすいのが「Stock」です。

Stockでは、案件ごとに「フォルダ」を設定して情報をまとめて蓄積し、ノートにタスクを紐づけて管理できるため、各メンバーのタスクの完了状況を一目で把握できます。ガントチャートでは管理しにくい「なぜ予定が変わったのか」という情報も蓄積されるため、案件の進行状況と関連情報を一か所で確認できるのです。

最も簡単にプロジェクトを管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

テンプレートを使わないガントチャートの作り方2選

以下では、Googleスプレッドシートのテンプレートを使わずにガンチャートを作成する方法を「タイムラインビュー」と「アドオン機能」に分けて紹介します。

作り方1｜タイムラインビューを使う

Googleスプレッドシートでガントチャートを自動作成できる「タイムライン」が2022年にリリースされました。以下では、タイムラインの使い方を解説します。

実際に利用する前に、タスクの名称と開始日、終了日を入力した表を用意しましょう。

1.画面左上の[挿入]をクリックして、一覧から[タイムライン]を選択する。

2.タイムラインを適用する範囲をカーソルで選択して、[OK]をクリックする。

3.タイムライン形式のガントチャートが作成される。

以上の3ステップでガントチャートを自動作成できます。従来のように、手入力する必要がなくなり便利になりました。

作り方2｜無料のアドオン機能を使う

次に、Google スプレッドシートのアドオン機能（拡張機能）である、「Projectsheet Planning」を使ったガントチャートの作り方を解説します。以下を参考に、インストール方法や具体的な使い方を押さえましょう。

＜アドオン機能のインストール方法＞

アドオン機能のインストール方法は以下の通りです。

1.新規のスプレッドシートを開いて、上部の[拡張機能]をクリックし、一覧から[アドオン]＞[アドオンを取得]の順に選択する。

2.アドオンの検索画面が開くので、「Projectsheet Planning」を検索して、表示されたツールをクリックする。

3.[インストール]を押す。

4.「Projectsheet Planningをインストールしました」と表示されるので、[完了]を押すとインストールが完了する。

＜実際にアドオン機能でガントチャートを作る方法＞

アドオン機能で実際にガントチャートを作るには、以下の手順を踏みます。

1.シートの[拡張機能]から、[Projectsheet Planning]＞[Add Projectsheet add-on]の順にクリックする。

2.自動でガントチャートが生成される。

3.タスク名や日付を編集して、使いはじめる。

以上の手順によって、Googleスプレッドシートのアドオン機能を使ってガントチャートを作れます。また、タスクの進行度も手入力で管理できるのです。

＜その他アドオンのサイドバーの機能＞

Projectsheet Planningで使えるアドオンのサイドバー（画面端に表示するメニュー）機能としては、おもに以下が挙げられます。

このように、アドオン機能を使うことで、テンプレートがなくても入力作業の手間を省けるようになるのです。

Googleスプレッドシートを使ったフローチャートの作成方法

Googleスプレッドシートでは、ガントチャートのほかに、フローチャートも作成することが可能です。フローチャートとは、複雑な作業工程を視覚的にわかりやすくした図表なので、プロジェクトをスムーズに進めていくのに活用されます。

まず、[挿入]をクリックして、[図形描画]を選択します。

下のような画面に変わるので、図形や矢印を選択して、フローチャートを作成します。

フローチャートを作り終えたら、[保存して閉じる]を選択します。

作成したフローチャートがシート上に表示されます。

ガントチャートでは、プロジェクトの全体の進捗を把握するために用いられます。そのため、メンバー間で作業手順などを統一したい場合は、フローチャートも併用しましょう。

ガントチャートのおすすめアレンジ3選

以下では、ガントチャートのおすすめアレンジ3選をご紹介します。既存のガントチャートテンプレートをアレンジして、さらに使いやすくしたい方は必見です。

日付から該当期間に自動で色をつける

Googleスプレッドシートでは、条件付き書式によって日付から該当期間に自動で色をつけられます。

まず、メニューバーから[表示形式]＞[条件付き書式]を選びます。

次に、範囲を選択して、[カスタム書式]を選択します。そして、[=AND(あ>=い,あ<=う)]と入力します。

• あ：日付の1日目にあたるセル（この表ではF4）
• い：作業1の開始日のセル（この表ではD5）
• う：作業1の終了日のセル（この表ではE5）

最後に塗りつぶす色を選択して、[完了]を選択します。

開始日・終了日の列にそれぞれ日付を入力すると該当するセルに自動で色が付きます。

セルの色を変更する

Googleスプレッドシートには、セルの色を変更できる「条件付き書式」という機能があります。具体的な使い方は以下の通りです。

まずは、「タスク完了率（％）」を記入するセルのいずれかを選択して、メニューバーから[表示形式]＞[条件付き書式]をクリックしましょう。

表示された2つの条件のうち、下の条件を削除します。

残った条件をクリックして、[バケツアイコン]から表示する色を選択しましょう。

以上の操作で、ガントチャートのセルの色を変更できます。

期日が過ぎた未完了タスクに自動で色をつける

期日が過ぎた未完了タスクに自動で色をつけられます。期限の過ぎてしまったタスクを一目で把握できます。

まず、色付けしたい範囲を選択します。そして、[表示形式]＞[条件付き書式]を選択します。

書式ルールを[次より前の日付]に設定して、[本日]を選択します。

最後に、背景色を設定して、[完了]を選択すれば完了です。

Googleスプレッドシートによるガントチャートの作り方まとめ

これまで、Googleスプレッドシートによるガントチャートの作り方やテンプレート、注意点を中心にご紹介しました。

Googleスプレッドシートのテンプレートを使えば、すぐにガントチャートを作成できます。しかし、案件が増えると全体の進捗を把握しにくかったり、タスクの管理が複雑になるという欠点は見過ごせません。

したがって、Googleスプレッドシートではなく、デバイスを問わずサクサク使える「プロジェクト管理ツール」を使うべきです。とくに、中小企業の場合は、複雑なガントチャートよりも「直感的にタスク管理できる機能」が重要になります。

なかでも、プロジェクト管理に最適なのは、「タスク」「メッセージ」が紐づいたノートでプロジェクトの情報を一元管理できるツール「Stock」です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ、「Stock」を導入し、Googleスプレッドシートよりも簡単なプロジェクト管理を実現しましょう。