業務効率化の観点から多くの企業での導入が進むグループウェアですが、銀行業でも同様に業務に活用する企業が増えてきています。
 
しかし、銀行業務でグループウェアを活用するイメージが掴みにくく、導入に懸念がある方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、銀行でグループウェアを導入するメリットや注意点について成功事例を交えて解説します。
 
  • 銀行でグループウェアを導入するメリットを理解し、導入可否を決めたい
  • グループウェアを導入する際の注意点を知り、自社での導入に生かしたい
  • 同業他社の成功事例を参考に、自社ではどのような取り組みができるか検討したい
という方は今回の記事を参考にすると、銀行がグループウェアを利用するメリットや注意点が理解でき、事例を参考に自社に最適なツール選択が可能となります。


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銀行でグループウェアを導入するメリット

以下では、銀行でグループウェアを導入するメリットを解説します。グループウェアの導入を行うと企業は以下のメリットを得られるため、情報管理や共有にて非効率な事態が発生している場合は、早急な導入が求められます。

アクセス性の向上

グループウェアを導入すると、情報へのアクセス性が向上します。
 
従来では、情報は「紙媒体で社内で管理する」または「社内サーバー内でデータとして管理する」方法が一般的でした。しかし、これらの方法では、情報を確認できる場所は常にデータのある場所に制限されていました。
 
コピーなどを行えば持ち出せるとはいえ、たとえば出先で顧客から確認された際など急に該当情報が必要になった際には、一度会社に戻り確認を行わなければ対応ができなかったのです。
 
しかし、グループウェアを活用し社内情報を一元化すると、インターネット環境さえあれば場所を問わずに該当の情報が閲覧可能です。マルチデバイス対応のツールを選べば、パソコン以外からも閲覧でき、より効率的に業務を進められます。

情報共有の活性化

グループウェアの導入は、情報共有を活性化させます。
 
グループウェアには、ビジネスチャット機能や掲示板機能・スケジュール機能など多岐に渡る情報共有機能が搭載されています。
 
これらの機能を活用することで、電話のように相手の都合を確認する手間や、メールのように細かなルールに基づいた作成をせずとも、対応コストを下げて情報共有が行えます
 
一対一だけではなく、チームや部署など複数人とのやりとりも簡単にできるので、情報共有しやすい環境が整い、ナレッジ共有の活性化も期待できます。

ペーパーレス化の実現

グループウェアの導入は、ペーパーレス化を実現させます。
 
書類を紙媒体で管理するには、多くのコストが必要なうえ、仮に誰かが書類を持ち出してしまえば、ほかの社員は該当文書の確認ができなくなります。
 
一方で、書類をすべてグループウェアで管理すれば、従来のように印刷しファイリングして管理する手間が省けます。さらに、データはグループウェア内に格納されているため、紙での確認のように順番待ちをする必要もなく、必要なタイミングで閲覧できます。


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銀行でグループウェアを導入する際の注意点

以下では、銀行でグループウェアを導入する際の注意点を解説します。グループウェア導入のメリットを最大限生かすには、以下のポイントへの注意を欠かしてはなりません。

業務プロセスの見直しも行う

グループウェアを導入する際は、業務プロセスの見直しも並行して行いましょう。
 
グループウェアを導入したところで、業務上に無駄があれば導入の効果を最大限に発揮できません。そのため、ツールの導入だけでなく、業務プロセスに何か問題がないかを十分確認しましょう。
 
たとえば、グループウェア導入でペーパーレス化を実現するのであれば、社内文書の洗い出しを行い、不要な文書を削除したうえでデータ化すれば、利用時に「不要なファイルが散在していて該当データにたどり着けない」という事態が防げます。
 
グループウェアは業務効率化をサポートするツールではあるものの、プロセス上の課題も同時に解決していけば、より高い費用対効果を生み出せます。

教育の手間の少ないツール選定

グループウェアを導入する際は、教育の手間の少ないツール選定を行いましょう。
 
昨今ではさまざまなベンダーからグループウェアがリリースされているゆえに、どのツールを導入すべきか迷うケースもあります。とくに、グループウェアを使った経験がない場合、選定ポイントに時間を取られてしまいます。
 
そのため、ツール選びに迷った場合は、該当のツールが教育の手間が少ないものかどうかの見極めるのが大切です
 
グループウェアは導入して即時効果がでるものではなく、継続利用によって効果を発揮するツールです。しかし、教育コストが高ければ業務浸透に時間がかかり、最悪の場合活用が進まなくなる恐れがあります。
 
最小限の工数で業務へ組み込みを行うために、導入するツールは「Stock」のように教育コストがかからないほど、直感的な操作性に優れたものを選定するのがおすすめです。


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銀行業におけるグループウェアの運用に成功した事例

以下では、銀行業でグループウェアの導入に成功した事例を解説します。同業他社の成功事例を元に、自社ではどのような取り組みができるか検討しましょう。

住信SBIネット銀行

住信SBIネット銀行は、インターネットバンキングを提供する銀行です。24時間365日利用可能な銀行運営には、情報基盤は必要不可欠であり、効率的に情報共有ができる仕組みは欠かせませんでした。
 
そこで同社は、情報共有の活性化を目的に「desknet’s NEO」の導入を行いました。
 
「desknet’s NEO」の導入により、従来一斉送信メールで連絡していた内容をすべてツール内のインフォメーション機能で共有できるようになりました。その結果、メール連絡の頻度を大幅カットすることに成功し、業務効率化を実現させています。
 

株式会社北國銀行

株式会社北國銀行は、銀行業務における生産性の向上に課題を感じていました。
 
そこで同社は、ペーパーレス化による業務改善に取り組もうと、「POWER EGG」の導入に踏み切りました。
 
書類はすべて「POWER EGG」を利用して作成・管理することで、ペーパーレス化が実現し、紙ベースの報告や申請の削減を成功させています。
 

株式会社 神奈川銀行

株式会社 神奈川銀行は、スピーディーな顧客対応ができていない点に課題感を感じていました。
 
そこで同社は、顧客へのサービス提供の高スピード化には、内部の連絡や情報共有の促進から進めていくべきだとし、「ガルーン2」の導入を行いました。
 
「ガルーン2」の導入により、行内の連絡や情報共有がスピーディかつ正確なものへと改善されたそうです。さらに、紙ベースで管理していた事務規定集もグループウェア内に取り込むことで、確認や更新の手間を削減させています。
 


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グループウェアとしても活用できるおすすめのツール

以下では、グループウェアとしても活用できるおすすめのツールをご紹介します。
 
グループウェアの導入は企業にさまざまなメリットを与える一方、多機能すぎるツールは、社員が使いこなせるようになるまでに時間がかかります。そのため、銀行業務で必ず用いる「すべての情報」を管理できるグループウェアにフォーカスする必要があります。
 
もちろん、導入だけでなくその後の運用ができなければグループウェアによる効果は得られないので、チームの全員が使える「過不足のない機能を持つ」かも大前提な点に注意しましょう。
 
結論として、非IT企業の65歳以上の社員でも不自由なく使え、情報共有に必要な機能が過不足なく搭載された「Stock」の利用一択です。
 
Stockの「ノート」に残したい情報を記入し、直感的な「フォルダ」で管理するだけであらゆる情報を確実にストックします。さらに、「メッセージ」はノートに紐づいており、情報の錯綜を起こさずに情報共有を実現できる点がほかのツールとの大きな違いです。

最も簡単に情報共有・管理を効率化させるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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銀行でグループウェアを導入するメリットや注意点のまとめ

ここまで、銀行でグループウェアを導入するメリットや注意点・成功事例について解説しました。
 
アクセス性の向上や情報共有の活性化などのメリットから見ても、銀行でのグループウェアをはじめとするITツールの導入は欠かせないものといえます。また、事例にもあったようにグループウェアは導入後の「継続的な運用」が必須です。
 
そのため、ツール選定時は管理者目線で「便利かどうか」ではなく、実際にツールを利用する現場社員にとって適したツールかどうかを意識しましょう。現場に沿わないツール選定をすれば、導入による効果を最大限に発揮できません。
 
そこでたとえば、今回ご紹介したStockのように、ITに不慣れなユーザーでも直感的な操作で使いこなせるグループウェアを使うべきです。非IT企業を中心に100,000社以上の企業に導入され、情報共有の活性化に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社での情報共有を活性化させましょう。