「このプロジェクトのマイルストーンを設定しよう!」
「3つ目のマイルストーンの進捗状況は?」
 
こんな言葉を、ミーティングの時やプロジェクト管理をする際に耳にするかと思います。
もしかしたら、具体的な意味や使い方を知らないまま、その場をやり過ごしている人もいるかもしれません。
 
そこで今回の記事では
「マイルストーンって何?」「具体的な使い方は?」
といった疑問をお持ちの方々に向けて、マイルストーンの意味や作り方、マイルストーンを使うメリットについてご紹介します。
 
言葉の意味や使い方を覚えて、プロジェクト管理を効率的に行いましょう。
 

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マイルストーンとは

まずはマイルストーンという言葉の意味について見ていきましょう。

区切りや中間目標のこと

マイルストーンは元々、鉄道や道路における中間地点を表す標石を意味する言葉です。
 
ビジネスにおいてはこの中間地点という意味を膨らませて、「プロジェクトの進み具合を管理するための、区切りや中間目標」という意味を持ちます。
 
例えば、アプリ開発というプロジェクトがある場合、「アプリの基本設計をする」「プログラミングによる開発をする」「動作テストをする」「アプリをリリースする」という4つの段階的な目標が存在することになります。
 
これらの段階の一つ一つがマイルストーンとなります。
 
マイルストーンは、一般的に工程が長期化しそうなプロジェクトや、工程が複雑なプロジェクトを進めていく場合に用いられます。
 
マイルストーンを利用することで、そのプロジェクトの進行における主要なポイントを明確化できるようになります。

マイルストーンにはタイプがある

マイルストーンには、「期日」を基準として目標設定を行うものと、「品質」を基準として目標設定を行うものの2つのタイプがあります。
 
どちらのタイプを利用するのかによって、目標の立て方が変わってきます。
 
「期日」を基準に設定する場合のマイルストーンは「リリース日」や「進捗会議」などが当てはまり、「品質」を基準として設定する場合のマイルストーンは「出荷判定」や「品質チェック」などが当てはまります。
 
期日をベースに設定する場合は自分たちの作業がメインのため、効率的なスケジュールの管理が可能となります。一方で「品質」をベースとする場合は第三者の確認を受けるため、納品物を高品質にさせることができます。
 
「スケジュール管理」と「品質保持」のどちらに重点を置いてプロジェクトを進めていくか、考えて選択するようにしましょう。

スケジュール・タスク・目標との違いとは

マイルストーンと混合されやすい言葉として、スケジュールやタスク、目標などがあります。1つずつ違いを見ていきましょう

<スケジュール>

どちらも同じ予定を意味する単語のように見えますが、すべてのイベントを記載するスケジュールに対して、マイルストーンは「それらの工程における区切りポイント」という意味を持つ点が異なります。
 
例えば、プロジェクトの中にAとBという納期の異なる2つの作業工程があり、Aを終わらせないとBに移れないという状況があったとします。
 
この場合、Aを納期通り終わらせることがマイルストーンであり、AとBすべてを含めたプロジェクトの工程がスケジュールということになります。
 
つまり、マイルストーンはスケジュールに内包されるとも言えます。
マイルストーンを意識することは、スケジュールの遅延を最小限にするためにも必要不可欠です。

<タスク>

プロジェクトの要点という意味では、タスクも同じ意味のように見えます。
 
しかし、タスクはプロジェクトの構成要素の1つのことであり、1つのタスクを処理することで1つの業務を完了させるという流れを踏むのに対して、マイルストーンはそれ単体で処理できるわけではなく、それに含まれる複数のタスクを完成することで1つの業務を完了させるという流れを踏む点が異なります。

<目標>

プロジェクト達成までにこなすべきこと、だと考えると目標も同じ意味に見えます。
 
しかし、目標は将来達成したいと望むものであるのに対して、マイルストーンは達成済みのステップを振り返るためのものであるため、同じ意味だとは言えません。
 
マイルストーンを達成していくことの先に、目標の達成があると考えるのがいいでしょう。
 
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マイルストーンを使うメリット

マイルストーンの意味や他の用語との違いについて理解できたでしょうか?
次は、マイルストーンを使うことで、どのようなメリットがあるか見ていきましょう。

①スケジュール管理をしやすい

マイルストーンを設定する最大のメリットは、スケジュール管理がしやすくなることです。
 
大きなプロジェクトに取り掛かる場合、ゴールまでの道のりが長く、かかる時間や先行きが不透明になりがちです。
 
そうした時に、マイルストーンを設定することで、ゴールまでの各ステップが明確になります。
 
また、作業が細分化されることで、各マイルストーンまでにかかる時間が分かるようになります。
 
これにより、予定よりも進行が遅れているかどうかが可視化され把握しやすくなるため、作業時間の修正をして、全体の遅れを少なくできるなどのメリットがあります。

②モチベーションの維持

規模が大きく期間が長いプロジェクトは、ゴールまでの道のりが長いゆえに、モチベーションが低下しがちな傾向があります。これは、日常生活においても同じことが言えますね。
 
例えばダイエットをする時は、最初から「20kg減量」などという大きな目標を立てるのではなく、「最初の1ヶ月は3kg減らし、次の1ヶ月は4kg減らす」というように小さな目標を立てていきます。
 
目標を小さく設定していくことで達成しやすくなるうえ、達成した喜びを何度も味わうことができるため、モチベーションを下げることなくダイエットを続けられるからです。
 
プロジェクト進行もこれと同じで、マイルストーンを設定することで、これまで不透明だった先行きが透明になっていき、結果としてモチベーションをキープすることができます。

③品質が管理される

マイルストーンを使うことで、品質管理を向上させることができます。
 
マイルストーンはプロジェクトのステップの終わりを表しているため、各ステップでの品質の基準を決めてそれを全て満たしたら次に進めるというように設定することで、最終的な品質を向上させることができます。
 
プロジェクトの期日だけを守れても、品質が低ければ、クラインアントやお客様が離れていってしまうため、プロジェクトの質を高めるという意味でも、品質管理を行うことは重要です。
 
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マイルストーンの書き方とは

では、実際にマイルストーンを作成していきましょう。

①ガントチャートを作成する

マイルストーンを作成するには、ガントチャートの作成が必要不可欠です。
 
ガントチャートとは、プロジェクトの作業内容を項目ごとに書き出し表形式で進捗を管理する方法のことを言います。
 
ガントチャートを作成することで、作業の工程数や順序などが把握できるようになります。
 
プロジェクトの要点をしっかりとつかむためにも、まずは、ガントチャートを作成しましょう。

②期日を設定する

ガントチャートの作成が終わったら、いよいよマイルストーンの作成に入ります。
まずは、プロジェクトの完成期限を設定しましょう。
 
この完了日は、すべてのプロジェクトが終了する日という扱いのため、プロジェクトの納品日と一緒にしてはいけません。
 
万一プロジェクトに修正が発生する可能性も考えて、納品日よりも数日前倒しした日にちを完了日に設定しましょう。
 
次に、プロジェクトの完了日と現在の間に「プロジェクト完成までに通過すべきポイント」をマイルストーンとして設定していきます。
 
既に報告会や会議などの日程が決まっている場合はその内容もマイルストーンとして加えましょう。
 
マイルストーンは細かく設定することで、目標の達成率を視覚的にも理解でき、フェーズごとのタスクの完了に繋げやすくなります。
 
そのため、長期的なプロジェクトであれば、大体2~4週間単位でマイルストーンを設定することをおすすめします。

③タスクを設定する

マイルストーンが決まったら、次はそのマイルストーンを達成するために必要なタスクを書き出します。
 
タスクの内容を明確にすることで、各工程にかかる時間が算出できるようになり、その後のスケジュールが立てやすくなります。
 
タスク決めを行う際にはタスク管理ツールを使うのがおすすめです。
タスク管理ツールを導入することで、各マイルストーンまでの期日やタスクの可視化するだけでなく、プロジェクトメンバー間での進捗共有も簡単に行うことができます。

④担当者を設定する

タスクを書き出せたら、最後に担当者を割り振ります。
この担当者には、タスクを処理する担当者だけでなく、マイルストーンの確認を行う担当者も含まれます。
 
マイルストーンやガントチャートは作っただけで終わりではなく、それがきちんと計画通りに遂行されているかどうかチェックすることが大切だからです。
 
各タスクの進捗管理も大切ですが、マイルストーンごとのタスクの完了具合を担当者がチェックすることで、仮に遅れが生じた場合も速やかに計画の立て直しが可能となります。
 
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マイルストーンを設定するときの注意点とは

マイルストーンを作成する際には、以下の点に注意するようにしましょう。

マイルストーンを多く設定しすぎない

マイルストーンはなるべく細かく設定する方がよいとされていますが、あまりにも多く設定しすぎるとかえってプロジェクトの進行状況が分かりづらくなります。
 
プロジェクトに必要なマイルストーンの数は、常に一定ではなく、「ゴールまでにどのステップを達成する必要があるか」という目安によって異なるため、特に理由もなくマイルストーンを設定することは避けましょう。

タスクと混同しない

マイルストーンとタスクの違いをきちんと理解できていないと、マイルストーンをタスクとして使用してしまいがちです。
 
マイルストーンは「ある時点」を示すものなので、それを達成するために必要な業務を管理するにはタスクを利用する、と覚えておきましょう。

他の仕事と一元管理する

期日を守り、プロジェクトを成功に導くためには、マイルストーンを他の仕事と切り離さずに一元管理することが大切です。
 
プロジェクト管理ツールを利用する際は、出来る限りタスク管理・マイルストーン設定・プロジェクトの見える化を一か所で行える管理ツールを選択するのが望ましいです。
 
1つのツール内に全ての情報が集約されているため、タスク漏れや進捗確認が容易に行えるようになります。
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プロジェクト管理を簡単にするツールのご紹介

上記で述べたように、プロジェクトを進める際には、マイルストーンを設定し、各マイルストーンのタスクと担当者を決めることが効率的です。
 
また、ツールを使うことで、プロジェクト管理はより容易に行えるようになります。

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まとめ

マイルストーンの意味と使い方について、ご理解いただけましたでしょうか?
 
一見難しそうに聞こえるマイルストーンですが、効果的に利用することで、プロジェクトの進行をスムーズにしてくれます。
 
是非、今回の記事を参考に、プロジェクト管理にマイルストーンを役立てていただければと思います。
 
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