モバイルワークは、時間や場所を問わずに業務を行える柔軟さから、今日において多くの企業に浸透しています。しかし、モバイルワークには円滑なコミュニケーションがとりづらかったり、各業務の管理が属人化しやすかったりといった懸念もあるのです。
このような懸念によるストレスを解消するためには、メンバーごとのモバイルワークを一元管理できるツールが不可欠です。とはいえ、「数あるツールの中から自社に最適なものを探すのが難しい」と感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、モバイルワークに必須のツール7選と選定ポイントを中心に紹介します。
- モバイルワークを実施しているものの、円滑なコミュニケーションがとりづらい
- モバイルワークを一元管理できるツールを導入し、管理の属人化を解消したい
- モバイルワークツールを選定するにあたり、重要となる点を把握したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なモバイルワークを導入するにあたって押さえるべきポイントがわかり、管理体制の属人化も解消できるようになります。
モバイルワークツールを導入すべき理由とは
モバイルワークツールを導入すべきなのは、管理体制の属人化を解消し、チームでの活発なコミュニケーションを実現するためです。
モバイルワークは場所や時間を問わずに業務を行えるものの、管理が属人的になりやすく、メンバー同士でのコミュニケーション不足を招いてしまう面もあります。チームでの情報共有が不活発であれば、各メンバーの業務進捗を瞬時に把握できません。
しかし、モバイルワークツールを導入すればチーム全体の業務が一元化されるため、各メンバーの進捗管理や情報共有が「ひとつのツール上で」行えるようになります。そのため、モバイルワークのメリットを生かしつつ業務をさらに円滑化できるのです。
モバイルワークツールの選定ポイントとは
以下では、モバイルワークツールの選定ポイントを3つご紹介します。ツールの導入後に「欲しかった機能が不足していた」とならないためにも、確実に押さえましょう。
高度なセキュリティを確保できるか
モバイルワークツールの選定ポイントにまず挙げられるのが、高度なセキュリティを確保できるかどうかです。
モバイルワークでは自社以外のネットワークに接続したり、重要情報が入った端末を持って移動したりする場面が多いです。そのため、安全が確保されていないネットワークからのウイルス感染や、端末の紛失による情報漏洩のリスクも無視できません。
したがって、日常的に全社で情報の取扱いに関する教育を行うのはもちろん、アクセス権限の付与やパスワードの厳重なロック設定が可能かを注視して、高度なセキュリティを確保できるツールを選定しましょう。
情報が流れずに蓄積できるか
情報が流れずに蓄積できる点も、モバイルワークツールの重要な選定ポイントです。
モバイルワークツールには、チャットを通してチーム全体での情報共有が行える利便さがあります。しかし、チャットの情報が埋もれて正しく蓄積できなければ「必要な情報を瞬時に探し出せない」状態になり、円滑なコミュニケーションを阻害しかねません。
したがって、チームでのスムーズな情報共有が行える環境を整えるためにも、チャットの内容をはじめあらゆる情報が流れず、正確にストックできるかを考慮しましょう。
ITリテラシーを問わずに使いこなせるか
また、ITリテラシーを問わずに使いこなせるツールかも考慮しなければなりません。
ツールの操作が複雑だと、メンバーのITリテラシーが及ばず情報の管理・共有が適切にされない恐れもあります。また、モバイルワークでは常にリアルタイムで情報が確認されるとは限らないため、ツールの使い方を早急に教育するのが困難な場合もあるのです。
したがって、誰でもITリテラシーを問わずに使いこなせる「Stock」のようなツールを使うと、導入・運用にあたって教育の手間がかからず、メンバーごとのモバイルワークも適切に一元管理できます。
モバイルワークに必須のツール7選
以下では、モバイルワークに必須のツールを7つご紹介します。
モバイルワークツールはチャットなどの「フロー情報」と、Excelファイルなど定期的に閲覧する「ストック情報」の両方が適切に管理されなければなりません。チャットが流れれば必要な情報へスムーズにアクセスできないうえ、ファイルの中身を確認しなければ情報がわからないという極めて非効率な状況が発生するからです。
そのため、「シンプルにあらゆる情報を蓄積できるツール」を活用すべきなのです。シンプルであれば操作も簡単となり、メンバーごとの進捗管理やチームでの情報共有が行えるのはもちろん、情報のアクセスへ無駄な時間をかけない体制構築にも貢献します。
したがって、情報が流れず、かつ誰でも適切にモバイルワークの一元管理が可能な「Stock」一択です。Stockを利用すれば、シンプルな操作性によって教育コストを抑えながら、チームの情報も確実にストックできます。
Stockの「ノート」に情報を蓄積するだけで任意のメンバーへ共有できるほか、直感的な「フォルダ」で案件ごとに情報を振り分けられます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、モバイルワークで生じていた”コミュニケーション不足”も防げます。
【Stock】モバイルワーク下の情報共有を最も簡単に効率化
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Chatwork】基本機能を無料で利用できる
Chatworkは、ビジネスコミュニケーションに必要な基本機能を無料で利用できるツールです。
Chatworkの特徴
- シンプルな操作性
- 高水準のセキュリティ
- 他サービスとの連携が可能
シンプルな操作性により、社内外の情報共有におけるストレスを解消できます。
サーバーとの通信はすべて暗号化され、送信したデータはデータセンターで厳重に保管されます。
自社でる使っているサービスとの連携が可能で、各サービスの通知情報をチャットに集約できます。
Chatworkの注意点
- 話題の錯綜を招きやすい
話題ごとに振り分けたチャットを行えないため、話題の錯綜を招きやすい点に注意が必要です。
Chatworkの料金体系
- フリー：ユーザー数100人まで無料で利用できます。
- ビジネス：ユーザー数無制限で、1ユーザー/月（年間契約）500円で利用できます。
- エンタープライズ：ユーザー数無制限で、1ユーザー/月（年間契約）800円で利用できます。
【Slack】幅広い事業規模に対応できる
Slackは、個人事業から大企業まで、幅広い事業規模に対応できるツールです。
Slackの特徴
- あらゆる業務をトピックごとに整理できる
- チャネルを無制限に登録できる
- セキュリティツールとの連携が可能
業務ごとのメンバーやメッセージ、ファイルといったトピックごとに整理できるため、話題の錯綜を防ぎやすくなります。
Slackの有料プランは登録できるチャネル数が無制限のため、幅広い事業規模に対応可能です。
セキュリティツールとの連携により、データに脅威が検知された際には瞬時に通知を受け取れます。
Slackの注意点
- チャットの内容が流れる
チャットの内容が流れ、情報を見落としやすいというユーザーの意見もあります。
Slackの料金体系
- フリー：無料で利用できます。
- プロ：1ユーザー/月（年間契約）850円で利用できます。
- ビジネスプラス：1ユーザー/月（年間契約）1,600円で利用できます。
- Enterprise Grid：カスタム数に応じて要相談となります。
【Platio】自社にあったモバイルアプリをノーコードで作れる
Platioは、自社のニーズにあったモバイルアプリをノーコード（非エンジニアでもアプリ開発ができる仕組み）で作れるツールです。
Platioの特徴
- 自社の業務にあったモバイルアプリをノーコードで作成できる
- 豊富なテンプレートが備わっている
- チーム全体でデータの確認ができる
現場のデジタル化と人手に頼らなくても、ニーズにあわせて誰でもノーコードでモバイルアプリを作成できます。
100種類以上の豊富なテンプレートが備わっているため、初心者でも簡単に書類作成ができます。
クラウド上のデータはブラウザからグラフ表示され、チーム全体でデータを確認できます。
Platioの注意点
- アプリの修正・改善を継続的に行う必要がある。
業務の変更時や事業規模の拡大時などに対応するために、継続的にアプリの修正・改善を行わなければならない点に注意しましょう。
Platioの料金体系
- 30日間の無料トライアルが利用できます。
- スタンダード：10ユーザー/月（年間契約）20,000円で利用できます。
- プレミアム：10ユーザー/月（年間契約）90,000円で利用できます。
- エンタープライズ：10ユーザー/月（年間契約）200,000円で利用できます。
【Scrapbox】リアルタイムでの共同作業ができる
Scrapboxは、リアルタイムでの共同作業に適したツールです。
Scrapboxの特徴
- 複数人でリアルタイムでの編集・閲覧ができる
- 画像や動画を数クリックで添付できる
- プロジェクトの公開設定ができる
資料を複数人かつリアルタイムで編集・閲覧できるため、相手の返信を待つ時間も省けます。
画像や動画の添付も、ドラッグアンドドロップ（対象を押したまま移動させる）やコピー・貼り付けをするだけで行えます。
プロジェクトの公開設定を任意のメンバーのみに限定できます。
Scrapboxの注意点
- 画像・動画の貼り付ける際はほかのツールを使用する
画像・動画の貼り付ける際はほかのツールを使用しなければならないため、セキュリティ面に不安があるというユーザーもいます。
Scrapboxの料金体系
- BUSINESS：1ユーザーにつき1,000円/月で利用できます。
- ENTERPRISE：カスタム数に応じて要相談となります。
【Remotty】コミュニケーション不足を解消
Remottyは、モバイルワークによって発生しやすいコミュニケーション不足を解消するツールです。
Remottyの特徴
- さまざまな形式でのチャットができる
- 各メンバーの業務予定が簡単に把握できる
- 動作が比較的軽い
ビデオ通話やテキスト、スレッドといった様々な形式でのチャットが行えます。
GoogleカレンダーやOffice365との連携が可能なため、部署をまたいだメンバーの業務予定も簡単に把握できます。
通信量が5.6MBと比較的軽いため、PCやへの負荷を抑えられます。
Remottyの注意点
- スマホやタブレットでは一部機能に制限がある
スマホやタブレットでは、カメラ撮影機能が利用できないため注意が必要です。
Remottyの料金体系
- 無料トライアルを利用できますが、料金詳細は問い合わせが必要です。
【NotePM】必要な情報へスムーズにアクセスできる
NotePMは、キーワード入力から必要な情報へスムーズにアクセスできるツールです。
NotePMの特徴
- キーワード入力で情報検索できる
- ひとつのツール上で動画共有が行える
- 変更履歴が自動記録される
検索欄にキーワードを入力すれば、ファイルの全文が表示されて必要な情報をスムーズに見つけられます。
ほかのツールを使わなくても、NotePM上で動画共有が行えます。
変更履歴が自動記録により、「どのメンバーがどの情報を変更したのか」が一目で把握できます。
NotePMの注意点
- 画像のトリミングができない
画像を添付する場合は、トリミングができないため逐一ほかのソフトでサイズ調整する必要があります。
NotePMの料金体系
- プラン8：ユーザー数8人までで、1チーム4,800円/月で利用できます。
- プラン15：ユーザー数15人までで、1チーム9,000円/月で利用できます。
- プラン25：ユーザー数25人までで、1チーム15,000円/月で利用できます。
- プラン50：ユーザー数50人までで、1チーム30,000円/月で利用できます。
- プラン100：ユーザー数100人までで、1チーム60,000円/月で利用できます。
- プラン200：ユーザー数200人までで、1チーム120,000円/月で利用できます。
モバイルツールに必須のツール7選や選定ポイントまとめ
これまで、モバイルツールに必須のツール7選や選定ポイントを中心にご紹介してきました。具体的な選定ポイントは以下の3つです。
- 社外ネットワークの接続時や端末の移動時にも高度なセキュリティを確保できるか
- 円滑なコミュニケーションを実現するために、情報が流れず蓄積できるか
- 教育の手間をかけないために、ITリテラシーを問わずに操作できるか
とくに、2番目の「情報が流れずに蓄積できる」点は、必要な情報へアクセスする時間を短縮し、情報の錯綜も防げる大きなメリットがあります。また、モバイルワーク下では必ずしもリアルタイムで情報確認できるとは限らず、3番目に当てはまらないツールであるとチーム全員に教育するのも困難になってしまうのです。
そのため、選定するツールは「あらゆる情報を簡単かつ確実に蓄積・共有できるか」を軸にすべきです。そこで、今回ご紹介したツールのうち、シンプルな操作性によって教育の手間が不要なStockを使えば「情報が流れて共有が滞る」心配もありません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、モバイルワーク下での効率的な情報管理・共有を実現しましょう。
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