社内や店舗内でその日の出来事を共有するために、多くの企業がアルバイトや社員に日報を提出させています。上司がメンバーの業務内容を日報で把握すれば、問題を見落としてしまうことを防ぎ、さらに適切なアドバイスをすることもできるのです。
しかし、「中身のない日報が提出される状況を変えたい」「アルバイトや新入社員も含めた全従業員で日報を共有したい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アルバイトや新入社員に日報を提出させる理由とコツを紹介を中心に紹介します。
- 日報に何を書かせれば良いか分からない
- 日報を無駄なく活用する方法が知りたい
- バイトや新入社員のためになる日報のコツが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、形だけの日報にさせないための作成方法が分かり、さらにチームの情報共有をスムーズにするツールも見つかります。
目次
アルバイトや社員に日報を提出させる理由
ここでは、アルバイトや社員に日報を提出させる理由を解説します。そもそも日報を提出させる理由が明確でなければ、適切に指導ができないので以下は必見です。
現場の情報を共有するため
日報を提出させる1つ目の理由は、現場の情報を共有するためです。
多くのアルバイトや社員を抱えている場合、現場の業務進捗を把握するのは難しくなります。加えて、接客業などの現場しか分からない情報（時間帯や天候による集客数の変化等）は、店舗運営のための有益なデータとして共有しなければなりません。
そこで、日報に1日の業務内容や進捗を記入させれば、アルバイトや社員の状況を効率よく把握できるだけでなく、有益なデータも記録として残せるのです。
業務が適切か判断するため
日報を提出させる2つ目の理由は、業務が適切か判断するためです。
アルバイトや社員が成長するためには、成果を出したり目標を達成したりする「成功体験」が重要です。成功体験によって達成感や満足感を実感でき「もっと頑張りたい」という欲求が成長へのモチベーションにつながるからです。
ただし、自力で成果を上げるのは難しいので、アルバイトや社員に日報を作成させて、業務が適切にできているかを把握する必要があります。そして、必要に応じてフォローすることで、アルバイトや社員に成功体験を積ませることができるのです。
問題の早期発見・解決のため
日報を提出させる3つ目の理由は、業務における問題の早期発見・解決するためです。
たとえば、日報があれば業務中に何か問題が発生したとしても、その日のうちに上司に報告されます。しかし、日報を用意していないと報告が翌日以降に持ち越される可能性があり、結果的に対応が遅れてしまいます。
とくに、毎日出勤するわけではないアルバイトや、業務に慣れていない新人はトラブルの報告を忘れる可能性があるため、日報で報告させる習慣をつけるべきなのです。
日報の運用を成功させる3つのコツ
以下では、日報の運用を成功させる3つのコツを紹介します。「書いて終わり」の日報にさせないポイントが分かるため、担当者の方は必見です。
（1）スマホ利用できるツールで管理する
1つ目のコツは、スマホで利用できるツールで日報を管理することです。
たとえば、日報をノートに書くと、時間がかかって非効率なうえに、次第にノートが増えて管理が面倒になります。また、エクセルのように基本的にパソコンから作業するソフトは、日報を読みたいときにすぐに利用できないので実用的ではありません。
しかし、スマホに対応しているツールならば、アルバイトや社員は簡単に日報を作成でき、上司も空いた時間で日報を確かめられます。さらに、作成した日報は、ツールにすべて保存されるので管理の手間が省けるのです。
（2）従業員間で共有する
2つ目のコツは、書いた日報を従業員間で共有することです。
たとえば、アルバイトや社員が共有した日報に「全従業員に知らせておきたい注意事項」が記載されていた場合、上司は別途、社内へ共有しなければなりません。上司の負担が大きいのはもちろん、共有し忘れる可能性もあります。
したがって、情報共有の手間を省くために、部下が書いた日報を全員が見られる状態にする必要があるのです。
（3）フィードバックを徹底する
3つ目のコツは、日報へのフィードバックを徹底することです。
経験豊富な上司が日報へのフィードバックをすれば、アルバイトや社員の成長が促進されます。そのため、業務の反省点や改善点に対しては、上司から解決策やアドバイスをコメントする必要があるのです。
しかし、LINEを使ってしまうと、心理的にネガティブな感情を抱えるメンバーがいたり、ほかのメッセージに埋もれて読まれなかったりします。したがって、日報ごとにメッセージを送れる「Stock」のようなツールが最適です。
アルバイトや社員の情報共有をスムーズにするツール
以下では、アルバイトや社員の情報共有をスムーズにするツールを紹介します。
日報では、業務進捗やトラブルなど、上司だけでなくチーム全体に報告すべきものもあります。そのため、紙やパソコンのように共有に手間がかかる媒体での運用は不便です。
そこで、複数人で情報を共有でき、さらにスマホからも使えるITツールを使えば、スムーズに共有ができます。ただし、アルバイトや社員は日報作成に慣れていないため、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶように注意しましょう。
結論、アルバイトや社員の情報共有をスムーズにするツールは、誰でも簡単に日報を作成・共有でき、スマホアプリもある「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で日報を作成・共有するだけでなく、ノートごとに紐づく「メッセージ」で社員とやりとりできます。また、Stockには、日報をすぐに書き始められる「テンプレート」もあるため、何十分もかかっていた日報業務がすぐに終わるのです。
日報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockのテンプレート機能を活用した日報の書き方
ここでは、「Stock」のテンプレート機能を活用した日報の書き方を紹介します
日報には、「目標」「業務内容」「良かった点や反省点」「明日の目標」の項目について記入させましょう。ただ業務内容を報告させるだけでなく、良かった点や反省点を分析させることで、翌日以降の業務に活用できるのです。
以上は、項目をあらかじめ設定したテンプレートを活用した日報です。テンプレートがあれば日報にかかる時間を短縮したり、どこに何が書いてあるのか分かるので確認が簡単になったりするのです。
アルバイトや社員に日報を提出させる理由まとめ
ここまで、アルバイトや社員に日報を提出させる理由や、日報を運用する3つのコツを中心に紹介しました。
部下の進捗を把握したり、現場の課題をいち早く解決したりするために、必ず日報をチームに共有させましょう。また、日報のテンプレートを活用すれば、一から作成する工数を減らせるので便利です。
ただし、紙やワードで日報をつくると管理が面倒になり、チームで共有しても確認に手間がかかるので誰も見ません。したがって、「日報の作成から共有までが一か所で完結でき、振り返りも簡単にできるツール」を導入すべきです。
たとえば、今回紹介したStockは、日報の作成・共有に必要な機能が過不足なく備わっており、さらにスマホアプリにも対応しているツールなので、アルバイトや新入社員の多い会社には最適だと言えます。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、チームの情報共有をスムーズにしましょう。
