社内や店舗内でその日の出来事を共有するために、多くの企業がアルバイトや社員に日報を提出させています。日報を作成、共有することで、一日の業務内容や問題点を上司が把握しやすくなるのです。
 
しかし、「中身のない日報が提出される状況を変えたい」「アルバイトや新入社員も含めた全従業員で日報を共有したい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、アルバイトや新入社員に日報を提出させる理由とコツを紹介を中心にご紹介します。
 
  • 日報を無駄なく活用する方法が知りたい
  • 日報に何を書かせれば良いか分からない
  • バイトや新入社員にも分かりやすい日報を作成させるポイントが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、形だけにならない日報を作成させる方法が分かり、チーム内の情報共有をスムーズにするのに役立ちます。


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アルバイトや社員に日報を提出させる理由

以下では、アルバイトや社員に日報を提出させる理由を解説します。そもそも日報を提出させる理由を理解していないと「日報にどのようなことを書かせるべきか」についての適切な指示ができないため、ここで押さえましょう。

現場でしか分からない情報を共有するため

日報を提出させる1つ目の理由は、現場でしか分からない情報を共有するためです。
 
たとえば、飲食店では時間帯や天気によって売り上げや集客、顧客の属性がどのように変化したかを共有できます。このような現場でしか分からない情報は、その後の店舗運営に活用できる有益なデータですが、共有しなければ属人化してしまうのです。
 
現場の情報が属人化すると、上司の指示と現場の状況が乖離する可能性があります。したがって、現場でしか分からない情報を毎日上司に報告したり、チーム全体で共有したりしなければなりません。

進捗や業務内容を把握するため

日報を提出させる2つ目の理由は、進捗や業務内容を把握するためです。
 
多くの社員やアルバイトを抱えている場合は、それぞれの業務内容を把握するのが難しいと言えます。そのため、日報に1日の業務内容や進捗状況を記入させて、効率よく部下の状況を把握しましょう
 
さらに、上司は部下の進捗状況を確認して、チーム全体の業務を進めなければなりません。したがって、社員やアルバイトの業務を正確に把握し、指揮を執るための手段として日報は必須なのです。

問題点を早急に見つけるため

日報を提出させる3つ目の理由は、業務の問題点を早急に見つけるためです。
 
たとえば、日報があれば、業務中に何か問題が発生したとしてもその日のうちに上司に報告されます。しかし、日報を用意していないと報告が翌日以降に持ち越される可能性があり、結果的に対応が遅れてしまいます
 
とくに、毎日出勤するわけではないアルバイトや業務に慣れていない新人はトラブルの報告を忘れる可能性があるため、日報で報告させる習慣をつけるべきなのです。


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日報の書き方

日報には、主に以下の項目について記入させましょう。ただ業務内容を報告させるだけでなく、良かった点や反省点を分析させることで、翌日以降の業務に活用できるのです。
 
  • 今日の目標
  • 業務内容、成果
  • 良かった点、反省点
  • 明日の目標
また、これらの項目をあらかじめ設定したテンプレートを用意しておけば、日報の作成時間が短縮されます。たとえば、簡単に日報のテンプレートを作成できる「Stock」のようなツールも、自社で日報管理をするための方法のひとつです。
 
関連記事: 【例文あり】「日報」とは?メリット、書き方のポイントも徹底解説!


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日報の運用を成功させる3つのコツ

以下では、日報の運用を成功させる3つのコツをご紹介します。「書いて終わり」の日報にさせないポイントが分かるため、担当者の方は必見です。

(1)スマホ利用できるツールで管理する

1つ目のコツは、スマホで利用できるツールで日報を管理することです。
 
たとえば、日報をノートに書くと、時間がかかって非効率なうえに、次第にノートが増えて管理が面倒になります。また、エクセルのように基本的にパソコンから作業するソフトは、日報を読みたいときにすぐに利用できないので実用的ではありません。
 
しかし、スマホに対応しているツールならば、社員やアルバイトは簡単に日報を作成でき、上司も空いた時間で日報を確かめられます。さらに、ツール上で作成した日報は、オンライン上にすべて保存されるので管理の手間が省けるのです。

(2)従業員間で共有する

2つ目のコツは、書いた日報を従業員間で共有することです。
 
たとえば、社員やアルバイトが共有した日報に「全従業員に知らせておきたい注意事項」が記載されていた場合、上司は別途、社内へ共有しなければなりません。上司の負担が大きいのはもちろん、共有し忘れる可能性もあります。
 
したがって、情報共有の手間を省くために、部下が書いた日報を全員が見られる状態にする必要があるのです

(3)フィードバックを徹底する

3つ目のコツは、日報へのフィードバックを徹底することです。
 
経験豊富な上司が日報へのフィードバックをすれば、社員やアルバイトの成長が促進されます。そのため、業務の反省点や改善点に対しては、上司から解決策やアドバイスをコメントしましょう。
 
しかし、フィードバックのやりとりにメールやチャットアプリを使うと、手間がかかるうえに、ほかのメッセージに埋もれて読まれない可能性があります。したがって、日報に紐づけたフィードバックを送れる「Stock」のようなツールが最適です。


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アルバイトや社員の情報共有をスムーズにするツール

以下では、アルバイトや社員の情報共有をスムーズにするツールをご紹介します。
 
日報に記入する情報のなかには、進捗状況やトラブルの発生など、上司だけでなくチーム全体に報告すべきものもあります。そのため、紙やパソコンのように共有に手間がかかる媒体での運用は不便です。
 
そこで、複数人で情報を共有でき、かつスマホからも使えるITツールを使えば、進捗や問題点の共有が効率化します。ただし、アルバイトや新入社員は日報作成に慣れていないため、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶよう注意しましょう。
 
結論、アルバイトや社員の情報共有をスムーズにするツールは誰でも簡単に日報を作成してチームで共有でき、スマホアプリもある「Stock」一択です。
 
Stock「ノート」で日報を作成/共有しましょう。Stockには、日報に書くべき項目を設定した「テンプレート」を作れる機能や、日報へ紐づけたフィードバックを送れる「メッセージ」機能など、日報を効率的かつ効果的に運用する機能が搭載されています。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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アルバイトや社員に日報を提出させる理由まとめ

ここまで、アルバイトや社員に日報を提出させる理由や、日報を運用する3つのコツを中心にご紹介しました。
 
部下の進捗状況を把握したり、現場でしか分からない問題点などをいち早く解決したりするために、必ず日報を作成してチームで共有させましょう。
 
ただし、日報を紙に書いたり、エクセルで作ってメールで共有したりするのは手間がかかります。したがって、日報の作成から共有までが一か所で完結し、かつスマホからも操作できるツールを導入しなければなりません。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは日報の作成から共有に必要な機能の過不足がなく、さらにスマホアプリにも対応しているツールなので、社員やアルバイトの日報作成/共有に最適です。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して意味のある日報を作成させ、チーム内の情報共有をスムーズにしましょう。
 
関連記事: 【例文有】日報の書き方を紹介!上司に評価されるコツとは