計画から改善までのプロセスを何度も繰り返すことで個人の目標を達成させて、会社の業績を向上させる仕組みが「PDCAサイクル」です。近年では、会社の売上を増やす方法として「PDCA日報」にも注目が集まっています。
 
しかし、「PDCAサイクルを業務に浸透させようとしたが、上手くいかなかった」「PDCA日報という言葉を聞いたことがあるが、よく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、PDCA日報を作成すべき理由や注意点を中心にご紹介します。
 
  • PDCAサイクルを業務に浸透させて、改善や成長を促進したい
  • 個人の能力を向上させるためにPDCAのフレームワークを活用したい
  • 日報で部下の進捗状況と併せて「PDCAが回っているか」も確認したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、業務改善につながるPDCA日報を効果的に運用する方法が分かります。


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PDCAサイクルとは

PDCAとはPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の頭文字を並べたもので、PDCAサイクルは計画から改善までの一連の循環です。
 
PDCAサイクルを意識すれば「自分が何のために、何をすべきか」が明確になるので、業務へのモチベーションを維持できます。また、改善までを一巡とするPDCAサイクルを回すことで、確実に業務改善を積み重ねられるのです。
 
以上のように、PDCAサイクルを業務に取りいれると、各社員が個人で課題点を見つけて改善を重ねる習慣がつくため、結果的に会社全体の生産性や業績を向上させます。


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PDCA日報を作成すべき理由

PDCA日報とは、業務改善のPDCAサイクルを早いスピードで回せるように、毎日提出する日報に結びつけた方法を指します。
 
部下に「計画/実行/評価/改善」の流れを経験させるためには、日報のような業務報告に組み込むのが効率的なのです。具体的には、日報に担当業務の計画から実行した結果までを記載させ、上司からフィードバックをどのように改善に活かしたかまでをマネジメントします。
 
以上のように、PDCAサイクルを何度も回して、確実に業務改善するための手段として、PDCA日報を作成しなければならないのです。


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PDCA日報に必要な項目

以下では、PDCAに必要な5つの項目をご紹介します。PDCA日報を作成するときは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)に抜け漏れがないようにすることを意識しましょう。
 
  1. 今日の目標
  2. ここでは「1日で何を達成したいか」という具体的なPlan(計画)を策定します。また、「なぜそのような目標や計画を策定するのか、そのために何をすべきか」といった仮説を立てて、Do(実行)段階につなげましょう。
     
  3. 結果
  4. 計画を実行して得られた結果を記入します。成功したことだけでなく、計画通りに進まなかったことや発生した課題も漏れなく書き出しましょう。
     
  5. 良かった点
  6. 結果をもとに評価(Check)を書き出しましょう。まずは良かった点を挙げ、さらに「なぜ上手くいったのか」という要因を分析しましょう。
     
  7. 改善点
  8. 計画通りに実行できなかった要因を改善点として、今後とるべき対策を書き出しましょう。改善点と対策を合わせて記入することで、次のAction(改善)につながりやすくなります。
     
  9. 明日の目標
  10. 最後に、その日の改善点を活かせるような目標を立てて、新しいPDCAサイクルを回し始めましょう。
以上のように、PDCA日報にはPDCAサイクルの流れにのっとった項目を設定しましょう。また、内容は定性的/定量的の両面から具体的に記入しなければ、日報を書くことが目的になり、業務改善にはつながらない取り組みで終わってしまいます。


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PDCAサイクルが回せる日報のテンプレート

PDCAサイクルが回せる日報テンプレートのイメージ画像

こちらは、PDCAサイクルが回せる日報のエクセルテンプレートです。
 
「今日の目標」から1日の計画を立てて(Plan)、実行した結果を「業務概要」に示します(Do)。そこから得た反省点、問題点とその要因を掲げ(Check)、次のサイクルに向けて改善点と新しい目標を設定しましょう(Action)。
 
このように、PDCAが満たせるフォーマットを作成すれば、日報を書くたびに内容を考える時間も短縮できます。

PDCAサイクルが回せる日報テンプレートの詳細はこちら

関連記事: 【例文あり】「日報」とは?メリット、書き方のポイントも徹底解説!


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【必見】PDCA日報を運用する際の3つの注意点

以下では、PDCA日報を運用する際の3つの注意点を解説します。運用媒体の選び方によっては、PDCA日報が社内に浸透せず失敗してしまうため注意が必要です。

(1)日報を必ず残す

1つ目の注意点は、日報を必ず残すことです。
 
計画を実行して反省点を発見しても、”日報に書いて終わり”では意味がありません。翌日以降に反省点を改善(Action)に移さなければ、PDCAサイクルによって業務は改善されないのです。
 
したがって、過去の反省点が情報として記載された日報は、必ず分かりやすい場所に残しましょう。

(2)過去の日報を探しやすくする

2つ目の注意点は、過去の日報を探しやすくすることです。
 
当日の計画を確認したり、過去の改善点を振り返ったりするには、すぐに該当の日報へアクセスできなければ不便です。たとえば、エクセルファイルで日報を作成すると、改善点の確認のたびにわざわざファイルを開く手間がかかります
 
以上のように、日報の管理方法によってはPDCAサイクルの循環が妨げられてしまうため、読みたい日報をすぐに探し出せる方法で管理しなければならないのです。

(3)上司からフィードバックする

3つ目の注意点は、上司が部下の日報へフィードバックすることです。
 
上司がフィードバックすると、評価(Check)のあとに客観的な視点が入ることになります。つまり、部下が自分では気づけない改善点や解決策に目を向けて、業務改善のスピードや質が向上するのです。
 
ただし、フィードバックをメールやチャットツールで行うと、時間がかかるうえにほかのメッセージに埋もれて気がつかない可能性があります。したがって、日報とメッセージを紐づけられ、リアルタイムでやりとりできる「Stock」のような管理ツールが最適です。


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PDCA日報の運用に最適なおすすめのツール

以下では、PDCA日報の運用に最適なツールをご紹介します。
 
PDCA日報を作成するならば、策定した計画や過去の改善点を手間なく確認できるように、エクセルではなくITツールで作成しましょう。ツールを選ぶ際は、上司から改善点をフィードバックできるメッセージ機能が必須です。
 
ただし、PDCA日報は会社にとって新しい取り組みなので、ツールを導入してもすぐに浸透するとは限りません。したがって、PDCA日報の作成やフィードバックが誰でも簡単にできるツールを選ばなければならないのです。
 
結論、PDCA日報の運用に最適なおすすめのツールは、日報に紐づいたメッセージ機能でフィードバックができ、かつ65歳以上の社員でも直感的に使いこなせるツール「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に日報を作成して、ノートに紐づいた「メッセージ」でフィードバックを送信しましょう。また、「検索機能」で読みたい日報へすぐにたどり着けます。

日報を簡単に共有、蓄積できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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PDCA日報を作成すべき理由まとめ

ここまで、PDCA日報を作成すべき理由や注意点を中心にご紹介しました。
 
PDCA日報を運用するためには「日報を分かりやすい場所に蓄積する機能」「日報をすぐに探し出せる機能」「日報へフィードバックできる機能」という3つの機能が搭載されたツール導入しなければなりません。
 
ただし、PDCA日報が社内へ浸透するように、操作が難しいツールは避けましょう。たとえば、今回ご紹介したStockはPDCA日報の運用に必要な3つの機能に過不足がなく、かつ非IT企業の社員でも簡単に使いこなせるツールです。
 
利用は無料からでき、登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して業務改善につながるPDCA日報を効果的に運用しましょう。
 
関連記事: 【例文有】日報の書き方を紹介!上司に評価されるコツとは