ペーパーレス化やテレワークの推進に伴って、多くの企業で文書が電子化されています。日々の業務を報告する「日報」も電子化されつつある文書の1つです。
 
しかし、「電子化しても上手く運用できるか不安だ」「そもそもどのアプリを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、日報を電子化するアプリ5選や、日報の電子化が上手くいくコツを中心にご紹介します。
 
  • 紙の日報は日々増えるので管理が面倒だ
  • テレワーク推進に伴って紙の日報を廃止したい
  • エクセル以外に日報をデータ化する方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、スマホやパソコンで日報を作成、管理する方法が分かります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

日報を電子化するアプリ5選

以下では、日報を電子化するアプリ5選をご紹介します。
 
日報アプリのなかには多機能もしくは高機能なものもありますが、使わない/使いこなせない機能があると従業員は混乱します。さらに、機能を使いこなせないと費用対効果も小さくなるので、シンプルかつ操作が簡単なアプリを選ばなければなりません。
 
また、部下の日報へのモチベーションを保つためには、上司からのフィードバックが必須です。したがって、メッセージ機能が搭載された日報アプリを導入して、部下が提出した日報へリアルタイムで返信しましょう。
 
以上のように、日報アプリを選定するときは「簡単に操作でき、かつ日報の作成や共有からフィードバックまでが完結するアプリ」を導入しなければならないのです。
 
結論、日報の電子化に最適なアプリは65歳の社員でも使いこなせるほど簡単で、日報に必要な機能が過不足なく搭載されている「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」へ日報を作成させて「メッセージ」でフィードバックを送信しましょう。Stockでは過去の日報を蓄積して「検索機能」で簡単に探し出せるので、日報に改善点を記載してデータベース化し、定期的に振り返るという使い方もできます。

最も簡単に日報を作成、共有できるアプリ「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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日報と社内SNSをかけあわせたアプリ「Gamba!」

Gamba!のトップ画像

<Gamba!の特徴>

  • かんたん入力機能
  • 選択肢を入力したテンプレートを用意すれば、日報を作る際は選択肢から適切な項目を選ぶだけで済む「かんたん入力機能」が搭載されています。
     
  • 勤怠管理ができる
  • 上記の「かんたん入力機能」で出退勤の時間を入力させれば、エクセルへ出力すると勤怠管理もできます。

<Gamba!の注意点>

  • 多機能で使いこなせない場合がある
  • 売り上げ目標の達成度を管理する”目標管理”や社内SNSの役割を果たす”コミュニケーション機能”など、さまざまな機能が搭載されており、ITリテラシーが低い社員は使いこなせない可能性があります。

<Gamba!の料金体系>

  • 初期費用+システム利用料
  • システム利用料:¥980/ユーザー/月(月額契約)
    初期費用:無料トライアル後に見積もりが提示されます。

Gamba!の詳細はこちら

写真で情報共有できるアプリ「houren.so」

houren.soのトップ画像

<houren.soの特徴>

  • 写真の共有に特化
  • 作業中に撮影した写真をコメントと共に日報として投稿する形式をとっています。
     
  • 写真に書き込める
  • 写真に線や矢印を書き込めるため、現場の状況を正確に伝えるのに役立ちます。

<houren.soの注意点>

  • あらゆる部署に適しているわけではない
  • 文字ではなく写真中心の日報を作成しなければならないため、普段はデスクワークで写真を撮る必要のない部署にとっては使いづらいと感じる場合もあります。

<houren.soの料金体系>

  • フリープラン
  • 0円(3グループ/300MB)
     
  • 有料プラン
  • 基本料金:¥2,500/月(無制限/250GB〜/5ユーザー分含む)
    追加料金:¥500/ユーザー/月(※50名以上の利用は要問い合わせ)

houren.soの詳細はこちら

テレワークの生産性を上げるアプリ「nanoty」

nanotyのトップ画像

<nanotyの特徴>

  • 多言語機能(オプション)が利用できる
  • オプションとして追加できる機能に、多言語機能があります。追加すると、nanotyのメニューを英語またはベトナム語に切り替えられます。
     
  • タスク機能が利用できる
  • やるべき仕事のリストを作成できるタスク機能が搭載されています。さらに、対応したタスクを日報に反映できるため、自分が何を実施したかすぐに分かります。

<nanotyの注意点>

  • 20名までは同じ料金
  • 一番安いSMALLプランの料金は、20名までのすべてのグループが10,450円です。したがって、利用人者が少ない企業は費用対効果が小さくなる可能性があります。

<nanotyの料金体系>

  • SMALL:¥10,450/月
  • 20名まで利用可能なプランです。
     
  • MEDIUM:¥25,300/月
  • 50名まで利用可能なプランです。
     
  • LARGE:¥49,500/月
  • 100名まで利用可能なプランです。
     
    ※101名以上での利用は要問い合わせ
     

nanotyの詳細はこちら

業務報告をスマートにするアプリ「Field Plus」

Field Plusのトップ画像

<Field Plusの特徴>

  • 一時保存機能
  • 作成途中の日報を一時保存できる機能が搭載されているため、業務中に日報の作成を進められます。
     
  • 報告連絡メール送信
  • 部下からの報告があった場合に管理者へメールで連絡が届きます。

<Field Plusの注意点>

  • フィードバックできる機能がない
  • 管理者と部下でコミュニケーションをとれる機能が搭載されていないため、フィードバックしたい場合は別途メールやチャットアプリを利用しなければなりません。

<Field Plusの料金体系>

  • 基本使用料:¥5,000円+税/月
  • ディスク容量は1GBまでです。2GB追加ごとに¥2,000+税がかかります。
     
  • ライセンス使用料:¥500+税/ID/月

Field Plusの詳細はこちら



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紙の日報のデメリット

以下では、紙で日報を運用する際のデメリットをご紹介します。紙媒体から電子媒体への移行が滞っている企業の担当者の方は必見です。

作成に時間がかかる

1つ目のデメリットは、日報を作成するのに時間がかかることです。
 
紙の日報は目標や業務内容を手書きするため、細かい報告を求めるほど作成に時間がかかります。その結果、部下が日報を「めんどくさい」と感じかねません。
 
一方で、日報を電子化すればスマホやパソコンから、簡単に文章を入力したり写真を添付したりして、短時間で分かりやすい日報を作成できるのです。したがって、日報を電子化しなければなりません。

管理が面倒

2つ目のデメリットは、誰にとっても日報を管理するのが面倒なことです。
 
上司にとっては、部下の進捗状況や実績を確認するために日報を集めて、一か所へまとめなけなければなりません。また、部下にとっては過去の日報を振り返る際に、一つひとつめくって探す手間がかかります。
 
しかし、日報を電子化すればオンライン上で簡単に取りまとめられるうえに、検索機能を使って読みたい日報をすぐに探し出せるのです。

書ける/読める場所が限られている

3つ目のデメリットは、日報を書ける/読める場所が限られていることです。
 
紙の日報は現物を提出しなければなりません。したがって、たとえば1日中外回りしている営業職の社員は、日報を作成して提出するためにわざわざオフィスに戻らなければならず非効率です。
 
しかし、日報を電子化すればオンライン上ですべて完結するので、好きなタイミングで日報を作成、共有できます。また、マルチデバイスに対応しているアプリを導入すれば、移動中にもスマホから操作できるので便利です。


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日報の電子化が上手くいくコツ

以下では、日報の電子化が上手くいくコツをご紹介します。日報アプリの選び方も解説しているため、担当者の方は必見です。

フィードバックの仕組みを整える

1つ目のコツは、日報へのフィードバックの仕組みを整えることです。
 
日報を電子化すれば作成してすぐに上司へ共有できるため、リアルタイムなフィードバックが可能になります。上司が部下の日報へフィードバックを送ることで、部下のモチベーションを維持できるのです
 
ただし、日報アプリとは別のメールやチャットアプリなどでフィードバックすると、手間がかかるので社内に浸透しない可能性があります。したがって、メッセージ機能が付いた日報アプリを選びましょう。

マルチデバイス対応のアプリを選ぶ

2つ目のコツは、マルチデバイスのアプリを選ぶことです。
 
たとえば、スマホやタブレットに対応していないアプリを導入すると、移動中や外出先で日報を作成できません。また、製造業や工場など、現場の写真を日報に添付する職種は、スマホで撮影した写真をPCに送る手間がかかります。
 
以上のように、日報を電子化する場合は、日報の作成がスムーズに進むようにスマホやタブレットに対応しているアプリを選びましょう。

簡単に使えるアプリを選ぶ

3つ目のコツは、簡単に使えるアプリを選ぶことです。
 
たとえば、多機能なアプリを導入すると、使い方を覚えるのに時間がかかったり画面の切り替えが煩わしくなったりします。また、「すべての機能を使いこなせるわけではないので費用対効果が小さい」という状況になりかねません。
 
とくに、社内のITリテラシーに差がある非IT企業では、使いこなすのが難しいアプリは浸透しづらいと言えます。したがって、「Stock」のように直感的に操作でき、誰でも簡単に使いこなせるアプリを導入しなければならないのです。


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日報を電子化するアプリ5選まとめ

ここまで、日報アプリ5選や紙の日報のデメリットを中心にご紹介しました。
 
紙の日報は作成や管理が面倒なうえに、読める/書ける場所が限られているため、アプリを導入して電子化しなければなりません。ただし、アプリを選ぶ際は社内に浸透するように、簡単に使いこなせるものを選択しましょう。
 
したがって、「日報を簡単に作成、共有でき、誰でもすぐに使いこなせるアプリ」を導入しなければならないのです。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは非IT企業向けの仕様なので使いやすく、日報の作成からフィードバックまでに必要な機能の過不足がないアプリです。また、マルチデバイスに対応しているので、スマホからも操作できます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入してスマホやパソコンで日報を作成、共有をしましょう。
 
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