近年、多くの企業で「作業の効率化」や「経費削減」を目的に、ペーパーレスが推進されており、さまざまな文書を電子化しています。とくに「日報」は、日々作成しなければならないため、非効率な紙ではなく電子化に切り替える企業が増えているのです。
しかし、なかには「そもそも、日報を電子化するのにどのアプリを選べば良いか分からない」「いきなり電子化するのに不安がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報を電子化するアプリ6選や、日報の電子化が上手くいくコツを中心にご紹介します。
- 紙で日報を作成するのに限界を感じており、電子化を検討している
- 日報の作成・管理を効率化できるアプリを厳選してほしい
- 日報をはじめとした社内文書の管理もペーパーレス化していきたい
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチする日報アプリがわかるので、スマホやパソコン問わず効率的に日報を作成・管理できるようになります。
目次
日報の作成を電子化するメリット
日報の電子化を社内に浸透させるにあたり、社員の賛同がなければ円滑に進みません。そのため、まずは担当者の方が、日報の大切さや電子化する必要性を十分に理解して、社員に伝えていきましょう。
＜日報を作成する大切さ＞
日報の作成が大切だと言われる背景には、日報を通じて、情報を共有できたり活用できたりすることが挙げられます。
たとえば、日報に自身が当日担当した業務を記載すれば、ほかの社員への進捗報告になり、社員同士が連携しやすくなります。また、日報の作成が一日の業務を振り返るきっかけとなるほか、振り返った内容は「ナレッジ」として次の業務に活かせるのです。
＜日報の作成における課題＞
日報を作成するうえで、注意すべきは、日報を書くこと自体が目的となるケースです。
社員が時間をかけて日報を作成しても、上司からのフィードバックがなかったり、業務の改善に活かせなかったりすると、日報の作成が単なる作業となってしまいます。結果、日報の質が悪くなったり、提出が遅れたりする事態に発展しかねないのです。
＜日報の作成を電子化するメリット＞
日報を電子化するメリットとして、業務効率化や生産性の向上が見込めます。
たとえば、日報を紙で作成すると「紙で作成→上司に提出→上司がメール（口頭）でフィードバック→日報のファイリング」というように、工数がかかり非効率です。また、メールや口頭で受けたフィードバックは「ナレッジ」として蓄積しづらいと言えます。
一方、アプリを使って電子化すれば、日報の作成・共有・管理までひとつのアプリ上で完結できるので、効率よく進められます。また、「検索機能」が充実したアプリを使えば、欲しい情報を簡単に振り返られるので、生産性の向上にもつながるのです。
無料あり｜日報を電子化するアプリ6選
以下では、日報を電子化するアプリ6選をご紹介します。
日報は営業日ごとに作成して、正しく管理しなければならないので「情報を正しく管理できるアプリ」を選びましょう。また、日報をあとから確認できる仕組みが社内で整えば、その場限りの振り返りではなく「ナレッジ」としても活用されるようになります。
ただし、社員が日報アプリを使いこなせなければ社内に浸透せず、紙やExcelの管理からの脱却は難航します。そこで、「シンプルで操作が簡単なアプリ」を選ぶべきなのです。
結論、日報の電子化に最適なアプリは、メールが使える方であれば、すぐに使いこなせるほどシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した日報は、任意のメンバーにそのまま共有できるので、メールは不要です。また、記事に紐づく「コメント」で上司は部下にフィードバックできるほか、支店・部署単位で「フォルダ」を階層管理すれば、大規模企業の文書管理にも役立ちます。
【ナレカン】日報と社内のナレッジを一元管理できるアプリ
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】最も簡単に日報を作成・共有できるアプリ
以下は、ナレカンと同様に日報の作成・管理を一元化できるアプリです。
「Stock」の「ノート」で作成した日報には「メッセージ」ほか「タスク」も紐づけて管理できるので、翌日に作業の持越しが発生しがちな場面で役立ちます。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Gamba!】日報と社内SNSをかけあわせたアプリ
＜Gamba!の特徴＞
- かんたん入力機能
- 勤怠管理ができる
選択肢から適切な項目を選ぶだけで日報をつくれる、「かんたん入力機能」が搭載されています。
出退勤の時間をエクセルへ出力すれば、簡単に勤怠管理ができます。
＜Gamba!の機能・使用感＞
- 数値目標管理機能機能
- メンバーの管理
テンプレートを使って簡単に日報を作成できます。また、日報に対するコメント機能があり、フィードバックに役立ちます。
日報で設定した項目を集計して、達成度をグラフ化できる機能が搭載されています。そのため、自身の成果が目視で確認でき、モチベーション維持の効果が見込めます。
＜Gamba!の注意点＞
- 用途が制限される
- 投票機能が欲しい
日報の作成・管理に役立つ機能が充実している一方、ほかの文書には使えないので、社内でアプリを併用する必要があります。
ユーザーの口コミでは「自分では判断しかねる案件について意見を求めたり、投票が出来ると活用方法は広がると思う。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Gamba!の料金体系＞
- ビジネスプラン：980円/ユーザー/月（月払い）※最低利用人数5人
【houren.so】写真で情報共有できるアプリ
＜houren.soの特徴＞
- 写真の共有に特化
- 写真に書き込める
作業中に撮影した写真をコメントと共に日報として投稿する形式をとっています。
写真に線や矢印を書き込めるので、現場の状況を正確に伝えるのに役立ちます。
＜houren.soの機能・使用感＞
- 日報機能
- 写真への書き込み
テンプレートを選択できるだけではなく、写真の添付も簡単にできます。日報に写真を多用する企業に適しています。
投稿された写真に直接書き込みが可能です。そのため、写真だけでは伝わりづらい投稿に説明を補足することができます。
＜houren.soの注意点＞
- あらゆる部署に適しているわけではない
- 社員同士のトラブルに発展する恐れがある
文字ではなく写真中心の日報を作成しなければならないため、普段はデスクワークで写真を撮る必要のない部署にとっては使いづらいと感じる場合もあります。
社員によっては、写真への写り込みを気にする方もいるため、社員同士のトラブルに発展しないように配慮しましょう。
＜houren.soの料金体系＞
- フリープラン：0円
- 有償プラン：2,500円/月～
【nanoty】テレワークの生産性を上げるアプリ
＜nanotyの特徴＞
- 多言語機能（オプション）が利用できる
- 業務改善に貢献する
- 業界初のChatGPTとの連携
オプションとして追加できる機能に、多言語機能があります。追加すると、nanotyのメニューを英語またはベトナム語に切り替えられます。
デジタル化した日報は「集計機能」によって、業務別に作業時間を集計できるので、作業効率や残業時間の軽減に向けてアクションを起こしやすくなります。
nanotyでは「ChatGPT」の連携機能がリリースされました。それにより、ChatGPTと連携すると、1週間・1カ月単位で、社員の活動・成長レポートが出力され、中期的な成果を実感できるようになります。
＜nanotyの機能・使用感＞
- 日報のサポート機能
- 日報の要約
日報に対して、リアクションだけではなく、「いいね！」「がんばれ！」などのリアクションを残せます。コメント以上に気軽にコミュニケーションがとれます。
日報の内容を最大3つの箇条書きに要約する機能もあります。そのため、時間が限られている状況でも一目で日報の内容を把握できます。
＜nanotyの注意点＞
- 20名までは同じ料金
一番安いSMALLプランの料金は、20名までのすべてのグループが13,200円です。したがって、利用人数が少ない企業は費用対効果が小さくなる可能性があります。
＜nanotyの料金体系＞
- SMALL：13,200円/20ユーザー/月
- MEDIUM：28,600円/50ユーザー/月
- LARGE：55,000円/100ユーザー/月
※10名単位でアカウントを追加する場合や、101名以上で利用する場合は問い合わせが必要です。
【Field Plus】業務報告をスマートにするアプリ
＜Field Plusの特徴＞
- 一時保存機能
- 報告連絡メール送信
作成途中の日報を一時保存できる機能が搭載されているので、業務中に日報の作成を進められます。
部下からの報告があった場合に管理者へメールで連絡が届きます。
＜Field Plusの機能・使用感＞
- 報告テンプレート
- 一時保存機能
報告シートのテンプレートは無制限に作成できます。そのため、日報だけではなく、進捗報告・商談報告にも活用できます。
一時保存が可能なので、入力途中に中断できます。そのため、一度に日報を作成する必要がなくなり、作業の合間に少しずつ作成を進められます。
＜Field Plusの注意点＞
- フィードバックできる機能がない
- 過去の日報を振り返りづらい
管理者と部下でコミュニケーションをとれる機能が搭載されていないため、フィードバックしたい場合は別途メールやチャットアプリを利用しなければなりません。
フォルダ機能がないため、作成した日報をメンバーごとに分けて管理できません。そのため、日報を作成しても「ナレッジ」として振り返りづらいと言えます。
＜Field Plusの料金体系＞
- システム初期設定費用：0円
- 基本使用料：5,000円（税抜）/月
- ライセンス使用料：500円（税抜）/ID/月
【無料あり】日報を電子化するアプリの比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Gamba! | houren.so | nanoty | Field Plus | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
日報と社内のノウハウを一元管理できるアプリ |
最も簡単に日報を作成・共有できるアプリ |
日報と社内SNSをかけあわせたアプリ |
写真で情報共有できるアプリ |
テレワークの生産性を上げるアプリ |
業務報告をスマートにするアプリ |
| メッセージ機能 |
【〇】※投稿した記事にコメントできる |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※投稿した写真に直接書き込める |
【〇】 |
【×】 |
| フォルダ機能 |
【〇】※3階層以上分けられる |
【〇】※2階層まで分けられる |
【〇】※階層管理はできない |
【×】 |
【〇】※階層管理はできない |
【×】 |
| 注意点 |
少人数での運用には不向きな可能性がある |
勤務時間の自動計算機能はない |
多機能で使いこなせない場合がある |
あらゆる部署に適しているわけではない |
20名までは同じ料金 |
フィードバックできる機能がない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは980円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは2,500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは13,200円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは5,000円（税抜）/月〜 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Gamba!」の詳細はこちら |
「houren.so」の詳細はこちら |
「nanoty」の詳細はこちら |
「Field Plus」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって、機能や料金が異なるので、自社に最適なアプリであるか選定したうえで導入しましょう。ただし、日報は日々作成しなければならないため、使い勝手が悪いアプリでは、社員のストレスになってしまいます。
したがって、日報の作成・管理に必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使える「ナレカン」を使うべきです。
紙の日報のデメリットとは
以下では、紙で日報を運用するデメリットをご紹介します。アプリ導入後のイメージが持てず、紙媒体から電子媒体への移行を決めかねている担当者の方は必見です。
（1）作成に時間がかかる
まずは、社員が日報を作成するのに時間がかかることです。
紙の日報は目標や業務内容が手書きなので、細かい報告を求めるほど作成に時間がかかります。そのため、部下が日報作成を「面倒だ」と感じる原因になるほか、ほかの業務に時間を割けなくなってしまうのです。
一方で、日報を電子化すればスマホやパソコンから、簡単に文章を入力したり写真を添付したりして、短時間で分かりやすい日報を作成できます。
このように、紙媒体では日報の作成に時間がかかり、ほかの業務を圧迫するので、日報作成を電子化すべきなのです。
（2）管理が面倒である
次に「上司と部下双方にとって、日報を管理するのが面倒」というデメリットがあります。
上司は、部下の進捗や実績を確認するために日報を集めて、一か所へまとめなけなければなりません。また、部下にとっては過去の日報を振り返るときに、一つひとつめくって探す手間もかかります。
しかし、日報を電子化すればオンライン上で簡単にまとめられるうえに、検索機能を使って読みたい日報をすぐに探し出せるので、手間がかかりません。
（3）書ける/読める場所が限られる
日報を書ける/読める場所が限られるデメリットも無視できません。
紙媒体で作成した日報は、現物を提出する必要があります。そのため、営業職のように外出が多い職種は、日報の作成・提出のためだけにオフィスに戻らなければならず非効率です。
しかし、日報を電子化すればオンライン上ですべて完結するので、時間や場所を問わずに日報を作成して共有できます。また、マルチデバイス対応のアプリを導入すれば、移動中にもスマホから操作できるので便利です。
日報のペーパーレス化を成功させるポイント
最後に、日報のペーパーレス化を成功させるポイントを紹介します。以下のポイントが社内で正しく理解できていると、ペーパーレス化に向けた取り組みもスムーズに進みます。
（1）フィードバックの仕組みを整える
1つ目のポイントは、日報へのフィードバックの仕組みを整えることです。
上司からの日報に関するフィードバックは、部下のモチベーション向上に関わる大切な要素です。しかし、フィードバックのために別のメールやチャットアプリを使うと手間がかかるので、フィードバックの習慣が続かなくなる可能性があります。
したがって、メッセージ機能が付いた日報アプリを使って、日報の共有後すぐにフィードバックを送る必要があるのです。
（2）マルチデバイス対応のアプリを選ぶ
2つ目のポイントは、マルチデバイスのアプリを選ぶことです。
たとえば、スマホやタブレットに対応していないアプリを導入すると、移動中や外出先で日報を作成できません。また、製造業や工場など、現場の写真を日報に添付する職種は、スマホで撮影した写真をPCに送る手間がかかります。
このように、製造日報などの日報を電子化する場合は、作成がスムーズに進むように、スマホ・タブレットにも対応するアプリが必須です。
（3）シンプルな機能性のアプリを選ぶ
3つ目のコツは、簡単に使えるアプリを選ぶことです。
たとえば、多機能なアプリを導入すると、使い方を覚えるのに時間がかかったり、画面の切り替えが煩わしくなったりします。また、「すべての機能は使わないので、費用対効果が小さくなる」状況にもなりかねません。
とくに、ITに不慣れな企業では使いこなすのが難しいアプリは浸透しづらいと言えます。したがって、「ナレカン」のように直感的に操作でき、誰でも簡単に使いこなせるアプリを導入しなければならないのです。
日報を電子化するおすすめのアプリ6選まとめ
ここまで、日報アプリ6選や、紙の日報のデメリットを中心にご紹介しました。
紙の日報は作成や管理が面倒なうえに、読み書きの場所が限られるため、アプリを導入して電子化する必要があります。
しかし、多機能なアプリでは社員が使いこなせず、最終的に現場は紙の運用にもどり、無駄なコストがかかり続ける恐れがあるのです。したがって、「日報を簡単に作成・共有でき、誰でもすぐに使いこなせるアプリ」を導入しなければなりません。
そこで、日報業務には、メールが使える方であれば、簡単に使いこなせるうえ、必要な機能に過不足がない「ナレカン」が最適です。また、ナレカンはマルチデバイス対応なので、スマホからもサクサク操作できます。
ぜひ、「ナレカン」を導入し、日報のペーパーレス化を成功させましょう。
