仕事を円滑に進めるには、上司や同僚、他部署と情報を共有する「業務連絡」が欠かせません。とくに、情報共有が迅速なほど業務もスムーズに進められるので、効率的に業務連絡をする必要があります。
 
しかし、業務連絡には確認や催促などさまざまな様式があるので「正しい業務連絡のやり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、失敗しない業務連絡ができるポイントを紹介します。
 
  • 業務連絡にかかる時間を短縮したい
  • テンプレートを使って失敗なく情報を伝えたい
  • 業務連絡が負担となっている現状を改善したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、業務連絡をする際のポイントが分かるほか、すぐに使えるテンプレートも見つかります。


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業務連絡とは

業務連絡は、業務を進める際に必須となる情報の伝達を指します。業務連絡は原則、以下の3つに分けられます。
 
  • 確認
  • 「資料にミスがないかチェックを求める」など、相手に確認を依頼するものです。確認を求める際には、依頼内容を簡潔に記して、相手が概要をすぐに理解できるようにしましょう。
     
  • 催促
  • 「締切が近い書類の提出を求める」など、相手に迅速な対応を依頼するものです。急ぎの場合は「至急対応をお願いします。」と明記するなど、緊急性が相手に伝わるようにしましょう。
     
  • 謝罪
  • 「書類の提出遅れを詫びる」など、相手にミスしたことを謝罪するものです。可能であれば発生原因と今後の防止策も明記し、二度と発生させないという意思を伝えましょう。
業務連絡をする際には、上記から当てはまるパターンを確認したうえで、適切な文面を作成しましょう。


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失敗しない業務連絡の3つのポイント

ここでは、失敗しない業務連絡の3つのポイントを紹介します。以下のポイントを守って情報を伝え、業務を円滑に進めていきましょう。

早急に連絡する

業務に関する情報は、早めの通達が求められます。
 
業務連絡のなかには、相手に新たな業務を依頼するものもあります。その際、締切までの日数が短ければ相手の負担となりかねないので、依頼内容は可能な限り早く伝えて、締切までの期間に余裕を持たせるようにしましょう

内容が分かる件名にする

業務連絡の件名は、内容を瞬時に理解できる分かりやすいものにしましょう。
 
社員はさまざまな業務を抱えており多忙なので、内容を端から端まで丁寧に確認をするのは困難です。したがって、業務連絡には、内容をすぐに把握できるような簡潔な件名が求められます。
 
件名の例として「アンケート提出のお願い」や「議事録の記載ミスのお詫び」などがあります。このように、件名には概要を明記して、相手が業務連絡の内容を推測できるようにしましょう

本文は不足なく記載する

業務連絡の本文には、情報を不足なく記載するようにしましょう。
 
業務連絡は一度に複数人へ送るケースもあります。そして、何十人にも不足のある誤った文章を送ってしまった場合、問い合わせが殺到して対応に追われることになるのです。
 
したがって、情報に抜け漏れがないかを確認したうえで送信して、無駄なやりとりの発生を未然に防ぎましょう


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業務連絡のテンプレート

ここでは、業務連絡のテンプレートを3選紹介します。以下のテンプレートを使って、短時間で業務連絡の文面を作成しましょう。

例文(1)確認をするテンプレート

確認の業務連絡では、以下のように依頼内容を簡潔に記します。
 
【重要】会議資料の確認のお願い
 
〇〇様
 
お疲れ様です。〇〇です。
 
今週末の会議の資料を作成しましたので、確認をお願いいたします。
 
添付書類:〇〇会議資料(〇枚)
会議日時:〇月〇日 〇時~〇時
会議場所:第〇会議室
 
本日は終日社内におりますので、不明点があればいつでもご連絡ください。
 
それでは、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
 
———————————
株式会社〇〇 広報部
〇〇
Mail:〇〇@〇〇.co.jp
———————————
 
このように、確認の業務連絡では文面をシンプルにして、情報が確実に伝わるようにしましょう。

例文(2)催促をするテンプレート

催促の業務連絡では、相手に要件の緊急性が伝わるようにします。
 
【至急】出張費の精算に関するご案内
 
社員各位
 
お疲れ様です。
経理部の〇〇です。
 
先日、出張費精算の期限に関するメールをお送りしました。
未提出の方は、至急提出をお願いします。
 
期限:〇月〇日(〇) 17:00まで
 
お忙しい時期かとは存じますが、
期限日の厳守にご協力をお願いいたします。
 
———————————
株式会社〇〇 経理部
〇〇
Mail:〇〇@〇〇.co.jp
———————————
 
このように、催促の業務連絡では、重要度に応じて「至急」などを明記し、相手による迅速な対応を促しましょう。

例文(3)謝罪をするテンプレート

謝罪の業務連絡では、自身のミスが明確に伝わるようにします。
 
請求書(〇〇社宛)の作成に関するお詫び
 
営業本部 〇〇部長
 
お疲れ様です。経理部の〇〇です。
 
表題の件、先日依頼いただいた〇〇社宛の請求書につきまして、
期日の〇月〇日までの作成を失念しておりました。
私の不注意から、部長及び関係各位に対して多大なるご迷惑をおかけし、
誠に申し訳ございません。
 
請求書は、本日中に作成いたします。
 
原因は私の確認不足ですので、早急に確認方法の見直しを行い、
二度とこのようなことが起こらぬように、十分に注意して業務に臨む所存です。
 
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
 
———————————
株式会社〇〇 経理部
〇〇
Mail:〇〇@〇〇.co.jp
———————————
 
謝罪する内容に加えて原因も明記して、改善の意思が伝わる文面にしましょう。


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【必見】業務連絡に情報共有ツールが最適なワケ

情報共有ツールは必要な情報を瞬時に見つけられるほか、手間なく情報を伝達できる点で、業務連絡に最適です。
 
メールでの業務連絡の場合、情報の閲覧にあたってはメールを一つひとつ開いて確認する手間がかかります。さらに、メールの作成には細かなルールがあり、情報をやりとりするたびに時間がかかってしまう点もデメリットです。
 
また、近年ではLINEなどのチャットツールも普及していますが、チャットは情報がすべて流れる点で業務連絡には適していません。言い換えれば、ビジネスの場面には、必要な情報にすぐにアクセスできるツールが求められているのです。
 
そこで情報共有ツールを導入すれば、検索するだけで情報を瞬時に見つけられるため、情報探しに時間がかかりません。とくに、テンプレート機能付きのツールであれば、必要な文面をいつでも簡単に呼び出せるので、短時間で業務連絡ができるようになるのです。
 
したがって、手間なく業務連絡の文面を残せる情報共有ツールを導入して、必要な情報へすぐにアクセスできる環境を整えましょう。


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業務連絡が流れないおすすめの情報共有ツール

以下では、業務連絡が流れないおすすめの情報共有ツールを紹介します。
 
クリックして中身を開かなければ情報を確認できないメールや、情報が流れてしまうチャットツールは、業務連絡には適していません。必要な情報へ瞬時にアクセスでき、テンプレート機能で簡単に情報を残せる「情報共有ツール」が、業務連絡の最適な手段です。
 
ただし、自社へ導入する場合には、使いやすい情報共有ツールを選ばなければなりません。逆に、多機能で複雑なものを選んでしまうと、ITに慣れていない社員が活用できないため、自社では「機能に過不足がないシンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
 
結論、業務連絡が流れないおすすめの情報共有ツールは、65歳の社員でも導入即日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockには「テンプレート」があり、適切な文面を瞬時に呼び出せるので、文面の作成に手間がかかりません。また、検索機能を使えば必要な情報をすぐに確認でき、情報探しに時間を費やす必要もなくなるのです。

最も簡単に業務連絡を周知できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務連絡のポイントとテンプレートまとめ

ここまで、業務連絡のポイントとテンプレート、おすすめのツールを紹介しました。
 
業務連絡では相手に仕事を依頼するケースも多いので、相手の負担とならないように可能な限り早く伝える必要があります。そのためには、業務連絡の文面をすぐに作成できる環境が必須です。
 
そこで情報共有ツールを導入すれば、テンプレート機能を使って短時間で文面を作成できます。さらに、メールやチャットツールと違って必要な情報をすぐに確認できるため、共有された情報を見失う心配もないのです。
 
たとえば、情報共有に必須の機能が過不足なく搭載された「Stock」は、シンプルなツールのため導入即日から運用でき、迅速な情報のやり取りを可能にします。
 
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