プロジェクトや営業案件に限らず、日々の仕事を進める上で進捗管理は欠かせないものとなっています。
 
しかし、ただタスクの管理をしているだけ、あるいは、とりあえずツールを導入しただけでは進捗管理ができているとは言えません。
 
そこで今回の記事では、進捗管理ツールを使うことのメリットや、導入におけるポイント、おすすめのツールについてご紹介させていただきます。
 
タスク管理などをしてはいるものの、各メンバーの進捗管理がうまくいっていない場合や、導入したツールの使い勝手が悪いという場合には、是非参考にしてみていただければと思います。

 

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

https://www.stock-app.info/

進捗が可視化しやすい管理ツール

早速、進捗を可視化し、業務が円滑に進められる、おすすめのツールをご紹介します。
 
進捗管理ツールについての知識がまだついていないという方は、「進捗管理ツールを使うことのメリット」から読んでみてください。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

smartsheet

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smartsheetは、スケジュール共有手段として、ガントチャートを簡単に作成・共有できるツールです。

<smartsheetのポイント>

  1. テンプレートが豊富
    職種やプロジェクトごとにテンプレートが用意されているため、簡単にガントチャートなどの作成ができます
  2. 細かいアラート設定
    シートの「ある列」に追加がされた時に通知をするなど、細かい設定ができます

<smartsheetを使う上で気を付けておきたい点>

  • 1人あたりの金額が高い
    無料お試し期間が30日となるため、基本的には有料プランで利用することになりますが、1人あたり2,768円/月と高額な料金設定となっています
 


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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Brabio!

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Brabio!は、エクセルでの案件管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。

<Brabio!のポイント>

  1. グループウェアとしても使える
    タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
  2. 各メンバーの担当状況を把握できる
    複数の案件が同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
 


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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みんなでガント

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みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。

<みんなでガントのポイント>

  1. 会員登録不要
    メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
  2. 修正履歴の確認が簡単
    「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランではガントチャートが1つしか作れない
    無料プランでは1つしか作れないため、いくつも並行して走る場合には、有料プランにする必要があります
 


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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monday

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mondayは、カスタマイズ可能で、ガントチャートによる進捗・スケジュール管理ができるクラウドサービスです。

<mondayのポイント>

  1. スケジュールと作業量の把握が簡単
    カレンダーと連携することで、「誰が」「どのくらい」稼働しているかの把握が簡単になります
  2. カスタマイズできる
    タスクの項目などをカスタマイズできるため、各イベントに合わせた運用が可能になります

<mondayを使う上で気を付けておきたい点>

  • 一番安いプランではゲスト機能が使えない
    関係者が多いプロジェクトでは、ゲスト権限が必要になりますが、一番安いプランでは利用できません
 


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これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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Trello

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Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
例えば、「作成中」「修正中」「確認中」「公開」のようなステータスを作っておくことで、それぞれの記事がどのステータスにいるかを視覚的に把握することができます。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 


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Jooto

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Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 


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Zoho Connect

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Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。

<Zoho Connectのポイント>

  1. 分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
    掲示板やイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理することができます

<Zoho Connectを使う上で気をつけておきたい点>

  • 概念や用語が分かりにくい
    情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めはなかなか慣れない可能性があります
 


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Kintone

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kintoneは、開発者がいなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、掲示板アプリを自社向けのシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 


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Knowledge Suite

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Knowledge Suiteは、案件管理と営業支援のシステムに加え、グループウェアとしても活用できるクラウド型アプリです。

<Knowledge Suiteのポイント>

  1. ユーザー数無制限
    どのプランでも無制限で利用できるため、利用する人を絞ったりする必要がありません
  2. オールインワン
    案件管理・営業支援システム以外にグループウェアの機能も利用することができます

<Knowledge Suiteを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    最低でも月額5万円のため、利用ユーザー数が多い企業でないと導入が難しいです
 


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進捗管理ツールを使うことのメリット

進捗管理ツールとは、文字通り進捗状況を管理し、円滑に業務を進めるためのツールのことです。
 
進捗管理はツール以外でも行うことができますが、ツールを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

現状が可視化できる

ツールを使うことでリアルタイムで情報の編集や更新ができるようになります。
 
そのため、今どのような進捗状況なのかを把握することが簡単になり、次のアクションが取りやすくなります。
 
ツールを使わない場合、情報更新に遅れが生じかねないため、効率的に進捗を管理をするにはツールを利用する必要があります。

引き継ぎがしやすい

例えば、プロジェクトや案件を進めている途中で、引き続きなどが発生した場合であっても、ツールを活用していれば苦労することはありません。
 
過去に遡っての振り返りができたり、いつでも必要な時に情報にアクセスできたりするため、ツールを使わない場合よりも詳細な共有ができます。

情報を視覚化できる

タスク管理をするとして、ツール以外で管理する場合まずはテンプレートを用意する必要があります。
 
見やすいデザインで分かりやすく使いやすく、と考えるとテンプレートの作成に時間がかかってしまうこともあるでしょう。
 
ツールを導入することで、優先すべきタスクや進捗状況などが見やすいデザインでツール上に表示されるため、情報が視覚化され業務効率の向上に役立ちます。

コミュニケーションが取りやすい

エクセルなどで進捗管理を行う場合、プロジェクトメンバーとのコミュニケーションは電話かメールがメインになるでしょう。
 
しかし、作業の中で疑問点などが生じた場合、こうしたコミュニケーション方法だと時間がかかり効率的だとは言えません。
 
まして、プロジェクトなどであれば細かな進捗状況の報告なども必要になるでしょう。
 
進捗管理ツールにはチャット機能やビデオ会議機能がついているものが多いので、導入することでコミュニケーションにかかる時間を減らし、効率的に情報共有が出来るようになります。
 
関連記事: 進捗管理とは?プロジェクトがうまくいくための方法をご紹介


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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タスク管理とプロジェクト管理は何が違う?

進捗管理と関連してよく聞く言葉に、「タスク管理」と「プロジェクト管理」があります。
 
どちらも業務を進めていくうえで必要不可欠なものですが、どのような違いがあるのでしょうか。

タスクはプロジェクトを細分化したもの

プロジェクトとは最終的な目標を達成するために進めるべき計画のことを指します。
 
スタートからゴールまでの一連のプロセスとその内容がプロジェクトになります。
 
一方でタスクとはそのプロジェクトの中に含まれる1つ1つの作業や業務のことを指します。
 
どちらも進捗管理において重要なものですが、タスク管理はプロジェクト管理の中に含まれるものであり、細分化されたものだと考えることが出来ます。
 
プロジェクト管理を行ううえで、タスク管理は必要不可欠なのです。

裁量がどこにあるのか

プロジェクト管理の場合、目標達成のための全体的な計画を表すため、全体を把握して管理することが一番の目的になります。
 
一般的には、プロジェクトごとに管理者であるプロジェクトマネージャーを設置し、常に全体の状況や進捗を把握して適切な指示を与えていくことになります。
 
一方タスク管理の場合、そのタスクを担当するメンバーが業務を管理していくことになります。
 
タスク管理は、プロジェクト管理に比べて個々のメンバーの裁量によるところが大きくなるのが特徴です。


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進捗管理ツールの導入時のポイント

進捗管理ツールを実際導入しようと考えた時、どのような点に注意したらいいのでしょうか?
 
1つずつ見ていきましょう。

情報管理がしやすい画面設計になっているか

必要な情報が一覧形式で確認できることや、シンプルな画面になっていることなど、日々情報管理をする上で、画面設計は重要です。
 
そうすることで、情報を記載する側、管理する側、双方にとって使いやすいものとなり、運用がしやすくなります。
 
せっかく導入しても浸透しなくては意味がないため、導入前に試しに使ってみるなどして使用のイメージをきちんと持つことが重要です。

モバイル対応しているか

特に営業案件などの進捗を管理する場合、会社内と外出先で情報の閲覧ができることが重要となります。
 
そのためにも、モバイル対応しているツールを導入することは大切です。
 
社内のパソコン以外の場所からも情報にアクセスできることで、業務効率が格段に向上するでしょう。

情報の紐付けができるか

会議の議事録やタスク、チャットでのやり取りなど、進捗管理をする上で様々な情報を扱うことになります。
 
そのため、それらの情報を紐付けられたり、一括管理できるツールを選択するようにしましょう。
 
一か所に情報を集めることで、様々な場所に分散することがないため、生産性の向上に加えて情報がどこにあるのか分からないという事態も防ぐことが出来ます。

クラウド型かオンプレミス型か

ツールを導入する場合、そのツールがクラウド型なのかオンプレミス型なのかを確認する必要があります。
 
クラウド型の場合、データはインターネット上に格納され、オンプレミス型の場合自社のパソコン内にシステムを構築することになります。
 
クラウド型のメリットとしては、情報のやりとりがしやすく、互換性を持つツールが多いため、自分が持っていないツールであっても仕事に応じてアプリケーションを変える必要がありません。
 
しかし、一方でインターネット環境がないと利用できなくなってしまう、利用人数によって料金が変動するツールがほとんどなため、大人数で利用するとかえって料金が高くなってしまうなどのデメリットがあります。
 
一方、オンプレミス型の場合、社内にシステムを構築するため、コンピューターウイルスによる情報漏洩やインターネット環境がないことによる接続不備などの外的な要因で利用を妨げられることがないのがメリットです。
 
しかし、システムが社内に存在することから他社やフリーランスなどを交えたプロジェクトを管理する場合は情報のやり取りが難しくなります。
 
また、クラウド型に比べて初期費用がかかるというのもデメリットとなるでしょう。
 
メリットやデメリットを考えて、どちらを選択するべきか考えておきましょう。

最適なインターフェースか

ツールを利用していくうえで、インターフェースが最適なものを選択するのは必要不可欠です。
 
なぜなら、操作性は使い心地に直結するものだからです。そのためにも、適切なツールの選択が必要になります。
 
例えば、エンジニアとのやり取りが多いプロジェクトの場合であれば、タスク管理やスケジュール管理、ガントチャートやマイルストーンなどの機能が利用できるツールを選択することで効率的に業務が行えるようになります。
 
リモートワークが多い環境であれば、メッセージ機能やチャット機能が見やすく、スケジュールの記入がリアルタイムで反映されるものなどを選ぶ方がいいでしょう。
 
最適でないインターフェースのものを導入すると、浸透しないどころか、利用しない機能のせいで無駄に導入コストがかかってしまったという事態に陥りかねません。
 
どのようなインターフェースが最適なのか、見極めていくようにしましょう。
 
関連記事: エクセルで進捗管理!プロジェクトを「見える化」しよう


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
進捗管理ツールは導入してもすぐに効果が現れるわけではないため、なるべく日々の運用がしやすいツールを選んでいくことが必要になります。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容を参考に、進捗管理の方法について検討いただければ幸いです。

 

 
関連記事: 進捗管理とは?PMに必見な進捗管理のポイントや手法のご紹介!