インターネットですぐに情報が欲しいとき、多くの人が利用するサイトのひとつに、Wikipediaがあります。Wikipediaは、世界中のあらゆる情報について解説している情報サイトです。
情報社会と呼ばれる現代では、溢れかえった情報を整理する仕組みは必須であり、ビジネスにおいても同じことが言えます。企業が取り扱う情報は日々増え続け、何らかの形で管理する必要があるからです。
企業情報をWikipediaのように管理できる仕組みに社内wikiがあります。
社内wikiを活用することで社内情報の取り扱いが効率化するなどのメリットがある一方、「結局、どのツールを導入すれば良いのか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの社内wikiツールと選定ポイントを中心にご紹介します。
- 数多ある社内wikiのなかから自社に最適なツールを導入したい
- ツールを選ぶ際のポイントを理解して、失敗しないツール選びをしたい
- 社内wikiの運用方法や利用シーンを把握して、導入後のイメージをしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内wikiについて理解でき、自社に最適なツールを選定するポイントが身に付きます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
おすすめの社内wikiツール10選
社内wikiには、社内情報を蓄積する機能が必須ですが、同時に高いアクセス性も求められます。主に、社内wikiには各種マニュアルや報告書の書き方など、頻繁にアクセスする情報を載せるからです。
必要な情報に１クリックでも早くたどり着ければ、中長期的な時間短縮が実現し、資料探しのストレスも解消します。
また、いかに社内にツールの利用を定着させられるかが重要なポイントです。使いにくいツールや利用方法が複雑なものは、導入後に利用されなくなる可能性があります。
そのため、社内に浸透させるには、ITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせるくらいシンプルなツールの導入が最も効果的です。
結論、社内情報を確実にストックして、瞬時にアクセスできるツールは、ITに詳しくない社員が導入したその日から使いこなせるくらいシンプルなStock一択と言えるでしょう。
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
esa.io
esa.ioは、「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。
＜esa.ioのポイント＞
- 外部公開ができる
社内に共有するだけでなく、簡単に外部に公開できます。
- 「WIP(書き途中)」というステータスがある
自分の書いたものを「WIP(書き途中)」として共有できるため、進捗がわかりやすいです。
＜esa.ioを使う上で気をつけておきたい点＞
- 無料プランがない
無料プランないので、フリートライアル以降は有料プランに登録する必要があります。
- エンジニア向けのサービス
Markdown記法など、エンジニアにとっての使いやすい機能が多くあります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Kibela
Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。エンジニアが多い組織で利用されています。
＜Kibelaのポイント＞
- 個人用と共有用とで整理できる
編集権限を変更して、個人用と共有用に分類します。
- 外部共有できる
URLを発行すると、チーム以外の人でも該当の情報を閲覧できます。
＜Kibelaを使う上で気をつけておきたい点＞
- 個人用と共有用の使い分けが難しい
個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Qiita:Team
Qiita:Teamは、ドキュメント作成・共有ができるノート型のアプリです。主にエンジニアを中心としたチームで利用されています。
＜Qiita:Teamのポイント＞
- Markdown記法に対応
HTMLの長いタグを書く手間を省略して、ノウハウを簡単に蓄積・共有できます。
- チャットツールと連携
ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取れます。
＜Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点＞
- 情報の整理が難しい
タグでの情報の分類は可能ですが、階層管理ができないので、情報が溜まった際に整理が難しくなります。
- エンジニア向けのツール
エンジニアが使いやすいツールになっているので、非エンジニアとの記載ルールの統一が難しいです。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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NotePM
NotePMは、ドキュメントを効率的に管理できるドキュメント専用の情報共有サービスです。
＜NotePMのポイント＞
- 安心のセキュリティ
2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています。
- 既読を確認できる
情報の既読管理ができるので、社員の閲覧状況の確認が簡単です。
＜NotePMを使う上で気をつけておきたい点＞
- 無料プランがない
30日間の無料トライアルのみなので、使い続けるには有料プランに登録する必要があります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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DocBase
DocBaseは、分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
＜DocBaseのポイント＞
- 同時編集機能に対応
複数人で同時編集できるので、リアルタイムでドキュメントを作り上げられます。
- 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
＜DocBaseを使う上で気をつけておきたい点＞
- 開発者が使いやすいツール
Markdownでの記載など、開発者が情報を残しやすい仕様になっているため、別の職種の社員が使用すると難しく感じます。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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Confluence
Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるノート型ツールです。
＜Confluenceのポイント＞
- プロジェクト管理ツールとの連携
プロジェクト管理ツールと連携ができるため、開発関連のドキュメントをスムーズに共有できます。
- 細かい権限設定が可能
Wikiの閲覧や編集を細かく制限できます。
＜Confluenceを使う上で気をつけておきたい点＞
- エンジニア向けツール
他ツールとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているため、非エンジニアには難易度が高いものになります。
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Scrapbox
Scrapboxは、あらゆる情報を自動で整理することができるノート型の知識共有アプリです。
＜Scrapboxのポイント＞
- 開発者のための機能
プログラミングコードの共有や、CSSによるカスタマイズができます。
- Gyazoとの連携
スクリーンショットソフトウェアのGyazoと連携し、GyazoのURLを貼り付けるだけで画像がプレビューされます。
＜Scrapboxを使う上で気をつけておきたい点＞
- エンジニア・デザイナー以外には必要ない機能がある
Markdownでの記述など、エンジニアやデザイナー以外の利用の場合には、ほとんど利用しない機能もあります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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CROWI
CROWIは、オープンソースの社内wikiで、コミュニケーションが取りやすい設計になっています。
＜CROWIのポイント＞
- 記載したwikiが見られているか分かる
既読機能やリアクション機能があるため、社員の閲覧状況を確認できます。
- オープンソース
利用のハードルは高いですが、無料で利用できます。
＜CROWIを使う上で気をつけておきたい点＞
- エンジニア向けのツール
専門知識がないと、初期設定や継続的な運用が難しい仕様です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でメモが作れるメモアプリです。
＜Dropbox Paperのポイント＞
- チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストやコメントを付けられるなど、付加機能が豊富です
- Dropboxとの連携
Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに閲覧できます。
＜Dropbox Paperを使う上で気をつけておきたい点＞
- 各機能を覚えるのに時間がかかる
ほとんどの機能がアイコンで表示されているため、どのような機能なのかを理解するのに時間がかかります。
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社内wikiツールを選ぶときのポイントとは？
自社の環境に最適な社内Wikiツールを選ぶためには、以下の4つの選定ポイントを理解しておく必要があります。
必要な機能が満たされているか
導入する社内wikiに必要な機能が揃っているかを必ず確認しましょう。導入目的を明確にすることで、必要な機能を特定でき、過不足ないツールを採用できます。
例えば、外出する機会の多い営業部署などで活用したい場合、「スマホ対応」が必要な機能になります。また、セキュリティ管理を徹底したい場合には、「権限設定」ができる機能が必要です。
また、多機能ツールを導入すれば、自社の導入目的は満たされる可能性がありますが、社内に定着しにくいデメリットがあります。多機能ゆえにITリテラシーの低い社員が使いこなせず、結局、一部の社員しか利用しない状況になるからです。
自社に必要な機能を過不足なく搭載しているツールの導入が、最適なツールを選ぶ近道です。
検索のしやすさ
社内wikiに蓄積された情報は、業務で活用されることで真価を発揮します。ビジネスでは、情報が経営資源として利用され、大きな価値を生み出しているからです。
そのため、多くの情報の中から必要な情報をすぐに取り出すには、「検索性に優れていること」が条件になります。どれほど有益な情報であっても、他の情報に埋もれて、利用できない環境では意味がありません。
つまり、検索のしやすさは情報を上手く活用できるか否かに関わる重要な要素になります。
使いやすさ
使いやすいツールは、利用に対するハードルを下げ、ストレスなく利用を続けられるメリットがあります。業務効率の向上のために導入したツールが使いにくいものでは、本末転倒です。
使いやすいツールの特徴として、「シンプルであること」が挙げられます。ユーザーの利便性を高めるためのツールは、ユーザーが操作を迷うことがない分かりやすい画面であり、直感的な操作ができるものが多いです。
また、ITリテラシーが低い社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツールもあります。
例えば、今回ご紹介したツールのひとつである「Stock」は、簡単に社内情報にアクセスできる高い検索性があり、導入したその日から使いこなせるほどシンプルなツールです。
競合するツールはないか
社内で既に利用されているツールと併用して情報管理するのは避けましょう。社内情報が複数のツールに分散してしまうと、利便性が大幅に低下し、業務効率が悪化するなどの問題が発生します。
新たに導入する社内Wikiツールで情報を一元管理し、社員が活用しやすい環境作りをしましょう。
また、部署間で利用しているツールが異なる場合、円滑な情報共有が困難です。そのため、社内Wikiを導入する目的や効果を明確にし、各部署が納得した上での導入が好ましいです
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
wikiの基本的な作成方法とは？
社内wikiは「作成」「編集」「リンク」の3つの要素で成り立っています。
- 作成
- 編集
- リンク
HTMLは使いませんが、箇条書きや文字の装飾などができる社内wikiが多いです。
ツールによって、記載した内容が自動保存されたり、ボタンを押すことで保存されたりと仕様はさまざまです。
作成した内容は編集権限があれば、誰でも編集できます。
頻繁に内容を更新していくことで、常に新しい情報を管理でき、より実情に合った情報共有が可能です。
関連する情報同士をリンクしておけば、情報に関連性が生まれるので、情報の整理にも役立ちます。
リンクの仕方はタグであったり、該当の情報固有のURLだったりと、ツールによって仕様が異なります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
社内Wikiを使用するシーンとは？
社内Wikiツールを導入したものの、具体的にどのように活用したら良いのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。社内Wikiを利用するシーンを想定することで、自社で活用するイメージを持つことができます。
以下は、社内Wikiを利用する代表的な2つのシーンです。
- 新人教育/ノウハウ伝承したいシーン
- 業務効率化したいシーン
事前に知っておくべき仕事の情報を記載することで、教育コストを大幅に削減します。また、優秀な社員の退職や異動に備えて、ノウハウやナレッジを蓄積するためにも利用できます。
仕事の不明点を担当者に問い合わせるのは、作業を一時中断させてしまうので、生産性を低下させる恐れがあります。全社員がアクセスできる場所で情報を一元管理すれば、応対する時間を削減しながら、社内の情報格差もなくせます。
社内情報が多い企業は、社内wikiを上手く活用して、情報の体系的な整理をする必要があります。社内情報は活用されてはじめて価値ある経営資源になるからです。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
おすすめの社内wiki まとめ
これまで、おすすめの社内wikiツールと選定ポイントを中心にご紹介してきました。以下は、社内wikiツールを選ぶときのポイントです。
- 必要な機能が満たされているか
- 検索のしやすさ
- 使いやすさ
- 競合するツールはないか
自社の環境に最適なツールを選ぶのは難しいことですが、4つの選定ポイントをチェックすれば、導入後も多くの社員に活用される社内wikiを運用できます。
また、運用コストに関しても十分に検討する必要があります。どれほど便利で優れたツールであっても、費用対効果が分からないなかで導入するのは不安が残ります。
そのため、無料でも利用できるツールを導入し、自社の環境にマッチするか実際の現場で運用してみましょう。そのまま有料プランに移行する場合も考えられるので、有料プランでも低コストで運用できるツールがおすすめです。
今回ご紹介したStockは、4つの選定ポイントをすべてカバーし、低コストで社内の情報共有を活性化するツールです。
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」で社内wikiを運用し、社内の有益な情報を有効活用しましょう。
