情報管理におけるヒヤリハットは、情報漏洩などの重大事故にもつながりかねない極めて危険な出来事です。そして、ヒヤリハットをあらかじめ防ぐには事故が起こり得る事例を把握し、適切な対処法をとらなければなりません。
しかし、「ヒヤリハットの適切な対処法が分からず、重要情報へのリスクを拭えない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理におけるヒヤリハットの4つの事例と、有効な対処法を中心にご紹介します。
- ヒヤリハットの事例を把握して、効果的な対策を実践したい
- ヒヤリハットを活かして、情報管理の安全性をさらに高めたい
- 情報の取り扱いに対するチームの危機意識を改めたい
という方はこの記事を参考にすると、ヒヤリハットの事例から有効な対処法を得られ、情報管理における重大事故のリスクを回避できるようになります。
目次
情報管理のヒヤリハットが起こる原因とは
ヒヤリハットの原因には、当事者のマニュアル違反や、情報の取り扱いにおける気の緩みなどが挙げられます。
些細なミスから発生するヒヤリハットも多く、業務を始めたばかりの社員からベテラン社員まで、経験値を問わず誰にでも起こる可能性があるのです。
したがって、キャリアに関わらず情報を取り扱うときは、常にリスクが伴うことを意識しておきましょう。たとえば、定期的にヒヤリハットの事例をチームに共有するだけでも、意識づけに効果的です。
情報管理のヒヤリハット事例4選
ここでは、情報管理のヒヤリハット事例を4つご紹介します。ヒヤリハットが起こる可能性の高いケースを把握し、自社で同様のケースが起きないように注意喚起しましょう。
（1）メールの送信
はじめに、メールにおけるヒヤリハットをご紹介します。
たとえば、「顧客情報が保存されたファイルを、間違って送信しそうになった」「過去のメールをコピペして使いまわしていたが、修正するのを忘れて先方に送信しそうになった」という事例が挙げられます。
メールは頻繁に使われる連絡手段なので、送信する前に宛先や添付ファイルを確認したり、メールを送信取り消しできる時間を設定したりしておく必要があります。
（2）重要情報の取り扱い
重要情報を取り扱うときのミスも、ヒヤリハットの原因です。
たとえば、「顧客の個人情報が含まれたメールを、誤って別の顧客に送信しそうになった」という事例があります。万が一、そのまま送信してしまった場合には「同意なく第三者に重要情報を提供した」と見なされ、多額の損害賠償を請求されかねません。
そのため、重要情報を取り扱うときは、細心の注意を払うようにしましょう。
（3）書類の管理
書類の管理が適切でない場合、ヒヤリハットは起こりやすくなります。
たとえば、紙文書を扱う企業では「書類を紛失しそうになった」「書類を誤ってシュレッダーにかけそうになった」という事例が少なくありません。仮に、顧客の個人情報や機密文書を紛失した場合、悪用されるだけでなく顧客からの信頼を失うことになります。
そのため、重要な書類は厳重に管理するか、紙文書の電子化を検討しましょう。
（4）PCのウイルス感染
最後に、「PCがウイルスに感染しそうになった」というヒヤリハットも極めて危険な事例です。
たとえば、「顧客を名乗ったスパムメールに返信をしかけた」「ウイルス対策ソフトのバージョンを更新し忘れそうになった」などが挙げられます。また、外付けのハードディスクやUSBメモリなどから感染する事例も多いです。
このように、PCがウイルスに感染すると動作が重くなったり、フリーズや強制終了が頻繁に起こったりするようになります。また、最悪の場合、データが破損したり盗まれたりする可能性もあるので注意しましょう。
ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのツール
ここでは、ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのツールを紹介します。
情報管理のヒヤリハットは、情報漏洩などの重大なトラブルにもつながりかねない極めて危険な出来事です。そのため、ヒヤリハット事例はまとめて管理して、定期的に確認できるようにしましょう。
ただし、WordやExcelでヒヤリハットを管理しても、わざわざアクセスするのは面倒なので誰も読み返さなくなります。また、チャットツールで共有したとしても、ほかのメッセージに埋もれてしまうので意味がないのです。
そこで、自社で導入するべきなのは、あらゆる情報を管理する「ノート」があり、ノートを整理整頓できる「フォルダ」を備えている「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にヒヤリハットの事例を簡単にまとめられるうえに、ノートは「フォルダ」ごとに整理できます。また、高度な「検索機能」も備えているので、キーワードを入力するだけで欲しい情報を簡単に見つけることができます。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報管理のヒヤリハットを対処する方法とは
以下では、情報管理のヒヤリハットを対処する3つの方法を紹介します。重大な事故につながる可能性を潰すために、必ず実践しましょう。
ヒヤリハットの事例を共有する
はじめに、ヒヤリハットの事例をチームで共有しましょう。
ヒヤリハットの事例を共有すれば、重大な事故を予防することができるのはもちろん、情報の取り扱いに関する意識を高められます。
また、ヒヤリハットが万が一起きてしまったときには、過去の事例を参照して、チーム全員で状況や原因を分析できます。そのため、再発防止策も少しずつ意味のあるものになるのです。
操作ミスが起きないツールを使う
次に、操作ミスをすることがないシンプルなツールを使いましょう。
ヒヤリハットの原因には、人的ミスが多く挙げられます。つまり、多機能な情報管理ツールを運用していると、ITに不慣れな社員が誤操作してしまうリスクがあるのです。
しかし、誰もが簡単に情報管理できるツールであれば、操作ミスによるヒヤリハットをより確実に防げるのです。そのため、チーム内での情報共有はもちろん、顧客とのやりとりにも使える「Stock」のようなツールを導入しましょう。
セキュリティの高いツールを使う
最後に、情報管理にはセキュリティの高いツールを使いましょう。
セキュリティの高い情報管理ツールを導入することで、不正アクセスやウイルス感染するリスクが限りなくゼロになります。
ただし、「怪しいメールは開かない」「ウイルス対策ソフトを更新する」といった対策は忘れずに実施して、あらゆるリスクを最小限に抑えましょう。
情報管理のヒヤリハット事例や対処法まとめ
これまで、情報管理のヒヤリハット事例や対処法を中心に紹介しました。代表的なヒヤリハットは以下の4つです。
- メールを誤送信してしまいそうになった
- 第三者に個人情報を送ってしまいそうになった
- 機密文書を紛失してしまうところだった
- PCがウイルスに感染しそうになった
以上の事例はまとめて管理して、いつでも簡単に確認できるようにITツールで管理しましょう。ただし、ファイルはわざわざ開くのが面倒なうえに、チャットツールで共有してもほかのメッセージで流れてしまうので意味がありません。
そこで、自社が導入するべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」はあり、ITに詳しくない65歳でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でヒヤリハット事例をまとめて、二度と同じミスをしないようにしましょう。
