「業務効率化」「生産性向上」の重要性が高まる昨今の状況で、業務に関する情報が時間・場所・デバイスを問わず確認できる、さまざまなITツールが台頭してきています。
スマホで使える「ノートアプリ」もそのひとつであり、個人のあらゆる情報管理はもちろん、部署やチームでの情報共有やスケジュール・タスク管理などが行えるツールもあります。
特に、個人の情報管理ではデフォルトでスマホに入っている「メモ帳」や「Keep メモ」などの利用がメジャーです。一方で、なかには機能不足と感じておりこれを機に全社の情報共有のためにも、ノートアプリを一新したいと考えている担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、iPhone（iOS）・Androidで使えるノートアプリ10選や選定ポイントをご紹介しますので、
- 社内業務に関する情報管理が属人化しているので、統一したい
- スモールチームでも費用対効果の高いノートアプリを検討している
- 教育にかける時間がないので誰でも使えて、機能が充実しているアプリを考えている
という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に最適なノートアプリがわかり、業務効率化の実現に繋がります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
仕事で使えるノートアプリの基準3選
スマホのノートアプリであればどれでも良いわけではなく、自社の目的や用途にマッチしているかを判断する必要があります。また、「ノートアプリ」に限定して探すのではなく、「ノートアプリとしても使えるアプリ」のように視野を広げて探すと、業務効率化に貢献するアプリを見つけやすくなります。
以下では、業務で使える具体的なノートアプリの選定ポイント3選をご紹介していきます。
iPhone、Androidに対応している
社内用携帯が普及しておらず、個人の携帯で業務や情報を管理している場合は、iPhone・Androidのデバイスを問わず対応しているアプリの選定が必須です。
仕事でノートアプリを使う際、情報共有などを行うにはプロジェクトメンバーや社内のメンバーが同じアプリを使用している必要があります。したがって、仮にiPhoneしか対応していないようなアプリを選ぶと、Androidユーザーは使えないという事態が発生してしまいます。
仮にこのような事態が発生すると、アプリの再選定が必要になりコストが余計にかかります。そのため、選んだアプリがiPhone、Androidでも使えるかどうかは事前に確認しておきましょう。
パソコン（PC）からでも使える
外出先からの情報アクセスにスマホアプリは便利ですが、PCの普及が一般的となっている社内では、PCからもアクセスできる必要があります。
そのため、スマホノートアプリに残した情報や共有された情報に、PCからもアクセスできるノートアプリを選定しましょう。
PCからもアクセスできると、今日の打ち合わせや商談でメジャーとなっている「オンラインミーティング」にて、画面を共有しながら共同作業もできるようになります。
画像やファイルも共有できる
画像やファイルも共有できるノートアプリを選択すると、文字だけでは伝わらない微妙なニュアンスや、デザインのレビューなど、共有できる情報の幅が広がります。
ノートアプリの中にはテキスト情報のみ残すことができる非常にシンプルなツールものあります。しかし、普段仕事をするうえで、ファイルや画像を扱うことが多い職場では、テキスト情報と一緒に関連するファイルも添付できるノートアプリを選定すると、ツールを分けて共有する必要がなくなります。
例えば、Stockのようなデバイスを問わず利用できるノートアプリでは、入力したテキストのPDF出力も可能です。記載した内容を資料化して共有したいときなどに重宝する機能です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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スマホで使えるおすすめのノートアプリ10選
以下では、スマホのOSやデバイスを問わず使えるうえ、業務効率化に貢献するおすすめのノートアプリを10選ご紹介します。
全社でノートアプリを見直すのであれば、ノートアプリとしてはもちろんですが、社内の情報共有にも優れたノートアプリを選定するのがおすすめです。
情報共有ができると、個人のアイデアやタスク管理だけにとどまらず、チームや部署間で情報共有ができます。さらに、議事録や営業資料、報告書や稟議書などの書類も効率的な管理が可能になります。
一方で、多くのアプリは必要情報を共有するためにチャットやメールなどでコミュニケーションを取りますが、情報管理のフローが社内で定まっていなければ情報は上へと流れていってしまいます。さらに、ファイル共有は一回一回ダウンロードする必要があるなど、工数が面倒なケースもあります。
しかし、ご紹介するアプリのひとつの、Stockは情報が流れず、面倒なファイル共有のストレスを解消します。さらに非IT企業でもわかりやすく使えるよう設計されているので、非IT企業を含む導入実績は80,000社以上を誇ります。
ノートアプリの導入を筆頭にIT化を促進したい、業務効率化を実現するのであれば導入一択と言えるでしょう。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Evernote
Evernoteは、ノート形式でクラウドに保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式で情報を記載することができるほか、多くの機能が付いているので、高機能ツールを使いたい人向けになります。
＜Evernoteのポイント＞
- Webクリップ機能
メモ内に、気になったweb上の記事などを、簡単に貼り付けることができます
- あらゆる情報を全て一箇所に
テキスト情報や画像、動画など、あらゆる情報を一つのメモで管理することができます
＜Evernoteを使う上で気をつけたい点＞
- チーム全体への共有はしにくい
個人向けに使うことをメインに作られているため、共有して使うには難しいです。
- 高機能なため、使い方が難しい
ノート機能には様々な機能がついているため、シンプルに使いたい場合には使い方に迷ってしまう可能性があります。
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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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Onenote
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。
＜Onenoteのポイント＞
- テキストや画像の自由な配置が可能
テキストや画像を、メモ内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます。
- Office製品との連携
ExcelやWordのファイルを貼り付ければダウンロードせずに、すぐに開くことができます。
＜Onenoteを使う上で気をつけておきたい点＞
- 情報構造の概念が難しい
「セクション」や「ページ」など情報構造を把握するのが難しいため、気軽にサクッと情報を残すようなことができません
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Bear
Bearは、Markdownなどのさまざまなマークアップに対応したノートアプリです。
タグ検索できたり、添付ファイルがあるノートだけ検索できるなど、検索性に優れているのが特徴です。
＜Bearのポイント＞
- 複数のメモの相互リンクが可能
メモ内にテキストリンクを貼り、別のメモへのリンクを簡単に作れます。
- デザイン性に優れている
自分好みのテーマにカスタマイズできるなど、遊び心のあるインターフェースです。
＜Bearを使う上で気をつけたい点＞
- デバイス間で同期するには有料プランにする必要がある
複数デバイスで情報を同期して使いたい場合には、有料プランへの加入が必要です。
- 共有には向いていない
あくまで個人的にメモを蓄積していくアプリなので、共有には向いていません。
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Simplenote
Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートアプリです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なツールです。
＜Simplenoteのポイント＞
- Markdownが使える
メモアプリながら、Markdown記法にも対応しています
- 完全無料で使える
全ての機能を無料で使うことができます。
＜Simplenoteを使う上で気をつけたい点＞
- 多くのメモを整理するのが難しい
フォルダ階層で管理できないため、メモが多くなった際の整理が難しくなります。
- 共有には向いていない
あくまで個人的にメモを蓄積していくアプリなので、共有には向いていません。
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Dropbox Paper
Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でメモを作り上げることができるメモアプリです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。
＜Dropbox Paperのポイント＞
- チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストが入れられたり、特定の内容にコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。
- Dropboxとの連携
Dropbox内のファイルを貼り付ければダウンロードせずに、すぐに開くことができます。
＜Dropbox Paperを使う上で気をつけておきたい点＞
- 情報の整理が難しい
作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります。
- 各機能を覚えるのに時間がかかる
ほとんどの機能がアイコンのみで表示されているため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります。
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Google Keep
Google Keepは、Googleが提供しているメモアプリです。
Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。
＜Google Keepのポイント＞
- Googleアカウントと連動
Googleアカウントを持っていれば、端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスできます。
- パネル形式での表示
保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く、どのようなメモが保存されているか把握しやすくなっています。
＜Google Keepを使う上で気をつけたい点＞
- フォルダではなくラベルでの管理
ラベルでの管理となり、フォルダ階層化できないため、メモの整理をするのが難しく感じます。
- あくまで個人向けのメモツール
個人のメモをどんどん蓄積するのには向いていますが、それらを共有することには向いていません。
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Docbase
DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にドキュメントを作成できます。
＜DocBaseのポイント＞
- 同時編集機能に対応
複数人での同時編集に対応しているため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることが可能です。
- 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
＜DocBaseを使う上で気をつけておきたい点＞
- 開発者が使いやすいツール
Markdownでの記載など、開発者が情報を残しやすい仕様になっているため、別の職種の方が使うと難しく感じてしまう可能性があります。
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NotePM
NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
＜NotePMのポイント＞
- 安心のセキュリティ
2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています。
- 既読管理や見た時間がわかる
既読管理があることで、その内容を他の人が見ているか見ていないかの確認が簡単になります。
＜NotePMを使う上で気をつけておきたい点＞
- 無料プランがない
30日間の無料トライアルのみとなるため、使い続けるには有料プランにする必要があります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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Zoho Notebook
Zoho Notebookは、カード形式でノートを残すことができる完全無料のノートアプリです。
＜Zoho Notebookのポイント＞
- 手書きメモも残すことができる
専用の機能を使えば、手書きでノートの保存ができます。
- 完全無料で使える
全ての機能を無料で使うことができます。
＜Zoho Notebookを使う上で気をつけたい点＞
- 共有には向いていない
あくまで個人的にノートを蓄積していくアプリなので、共有には向いていません。
「どのツールも複雑で難しい---」
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手書きメモを仕事で使う際のデメリット
社員によっては、ノートアプリよりも手書きメモで管理をしている方も多いです。しかし、手書きでのメモは素早く思いついたことをメモできる反面、デメリットが複数あります。
以下では、手書きメモのデメリット3つについてご紹介していきます。
共有できない
手書きのメモでは、記載した内容を誰かに共有したい場合、「写真を撮って送る」「コピーをして渡す」など、手間がかかってしまいます。一方、ノートアプリを使っていれば写真を撮ったり、手書きメモをデータ化したりする手間はなく、スマホで簡単に共有できます。
また、共有したい内容がチームや部署間で複数ある場合、手書きのメモだけでは、メンバーに情報が浸透するまでの時間が必要以上にかかってしまいます。
紛失したら情報が残らない
もし、手書きのメモを紛失してしまった場合、その内容を復元することができません。また、社外秘の情報などが外部に流出してしまうと、企業にとって非常に大きな損害となってしまいます。
仮に重要な内容を書いていないメモ書きであったとしても、紛失の疑いがある際に探す手間が発生してしまうでしょう。
ノートアプリで記載したテキストや画像などの情報はクラウド上に残され、別端末からアクセスできます。また、2段階認証や閲覧制限を設けられるアプリもありますので、セキュリティも安心です。
情報を書き留めるまでのハードルが高い
すぐに何かメモをしなければいけない場合、メモ帳やペンを取り出す必要があります。時間にしてみればほんの数秒ですが、メモが必要な度に探しているのでは、大きなストレスを感じるでしょう。
しかし、スマホで使えるノートアプリを使えばすぐにメモを取れるうえ、確認もスムーズです。
一方、メモであってもスマホを触っているという行為により、印象が悪くなってしまうという懸念もありますので、ノートアプリはPCからも使えるものを選択するのがおすすめです。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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スマホでも使えるおすすめノートアプリまとめ
これまで仕事で使えるノートアプリの基準やおすすめのノートアプリを複数ご紹介してきました。特に重要な、ノートアプリの選定基準は以下の3つです。
- iPhone、Androidに対応している
- パソコン（PC）からでも使える
- 画像やファイルも共有できる
ノートアプリは個人での利用の際はメモ書きや、タスク管理などにも使えるものですが、そこに「情報共有機能」が加わると、社内の業務効率化に大きく貢献します。チームや部署での円滑なコミュニケーションを可能にするほか、共有された必要な情報にすぐアクセスができます。
今回ご紹介したStockは数あるノートアプリの中でも使いやすさにこだわりを持って設計されているので、導入したその日から業務効率化が実現できます。
無料版が利用でき、登録も1分で完了するので、ぜひ使いこなして組織の情報共有のストレスを解消しましょう。
