メールを使った情報共有では、全員で同時に内容を確認できないうえ、受信フォルダ内で重要な情報が埋もれるといったデメリットがあります。このような事態の防止に役立つのが、メールをチーム全体へスムーズに共有するための「メール共有システム」です。
しかし、新しいシステムの導入を検討するものの「メリットや自社にマッチしたサービスが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールの一元管理におすすめのシステム7選を中心にご紹介します。
- メールを一元管理し情報共有を効率化したい
- 自社に適したメールの共有システムを見つけたい
- 簡単にメールを一元管理できる方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なメール共有システムが見つかり、面倒なメール管理から脱却できます。
目次
メール共有システムの代表的な機能
多くのメール共有システムには以下のような機能が備わっています。
- 【ステータス機能】
- 【振り分け機能】
- 【コメント機能】
メールごとに「対応済」「未対応」のようなステータスを表示する機能です。まだ対応されていないメールが可視化されることで、対応漏れを防ぐことができます。
「注文」「アポイント」「クレーム」など、特定の分類のメールを担当者に自動的に振り分ける機能です。メールの内容を確認し、担当者に振り分ける一連の流れを効率化することができます。
メール共有システムの他の利用者に対して、コメントを残す機能です。利用者間の円滑なコミュニケーションを促進します。
どの機能も、効率的なメール管理を行う上で重要な機能となっています。また、サービスによって備わっている機能が異なるので、導入予定のシステムに自社で必要な機能が含まれているかを確認しましょう。
メールを一元管理するシステムの選定ポイント3つ
ここでは、メールアドレスや情報を集約する「メール共有システム」の選定ポイントをご紹介します。システムを導入したあとのミスマッチを起こさないために、以下3つのポイントを確実に押さえましょう。
（1）操作性がシンプルか
最も重要なポイントは「操作性がシンプルか」という点です。
操作方法が難しいと、ITに慣れていない社員は使いこなせないため、逆に仕事の効率が落ちる可能性があります。さらに、導入後の教育コストもかかってしまうのです。
したがって、全員がストレスなく操作でき、必要以上の教育コストをかけないためにも、直感的に使えるシンプルなシステムを選びましょう。
（2）デバイスを問わずにアクセスできるか
二つ目のポイントは、デバイスを問わずアクセスできることです。
PCだけでなく、タブレットやスマートフォンといったさまざまなデバイスから利用できれば、移動中や外出先にいる社員も自由にメールを確かめられます。そのため、情報共有にタイムラグが発生しづらいのです。
このように、社内外を問わずリアルタイムにメールや情報を管理するために、さまざまなデバイスに対応したシステムを選びましょう。
（3）情報が流れずに管理できるか
三つ目のポイントは、情報を流さず管理できる点です。
重要なメールが不要なメールに埋もれて流されてしまうと、確認漏れのリスクが高まります。その結果、プロジェクトの遅延につながったり、再度同じメールを共有する手間がかかったりするのです。
したがって、重要な情報を流さず、確実に確かめられるシステムを選定しましょう。たとえば、メールを自動転送して、案件ごとにファルダへ振り分けて管理できる「Stock」のようなシステムであれば、重要な情報が埋もれる心配はありません。
メールの一元管理におすすめのシステム7選
以下では、メールの一元管理におすすめのシステムを7つご紹介します。
メールで情報共有する場合、受信した内容を確認するにはメールやファイルを開く手間がかかります。また、「誰がいつ読んだのか」が分からないため、チーム全体へリアルタイムで共有できているとは言えません。
さらに、システムの操作が難しいとITに慣れていない社員の理解が追いつかず、メールの確認漏れが起こってしまいます。結果として、「情報が集まるだけのシステム」になりかねないのです。
したがって、「ITリテラシーを問わず誰でも使いこなせるシステム」を導入しましょう。結論、メールの情報を簡単に一元管理するには、メールを自動転送して管理できるうえに、非IT企業の社員でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、問い合わせのメールなどが保存される「メールの自動転送」が備わっています。また、ノートはアクセス許可されている社員へリアルタイムで共有されるうえに、連絡をとり合える「メッセージ」も紐づいているので便利です。
【Stock】最も効率よくメールを一元管理できる
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Mailwise】メールの一斉送信ができる
＜Mailwiseの特徴＞
- チーム単位でメールに対応できる
- メールを絞り込める
1つのメールボックスにつき10個のメールアドレスを登録できるので、チーム全体でメールに対応できます。
対応状況や担当者ごとに条件を絞ってメールを探せます。そのため、チームで取引先からのメールを管理する場合に便利です。
＜Mailwiseの機能・使用感＞
- ステータス機能
- 対応履歴機能
メールの担当者や確認者、処理状況を設定できる「ステータス機能」が搭載されているため、対応の重複や漏れを防げます。
メールアドレスをアドレス帳に登録すると、過去のやり取りや訪問の履歴を時系列で確認できるので、担当者が変更した場合の引継ぎもスムーズです。
＜Mailwiseの注意点＞
- 非IT企業では使いこなすのが難しい
- 受信メールの削除が手間
高度な機能が豊富に搭載されており、使い方を覚えるのに時間がかかるため、ITに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
利用しているユーザーからは「受信メールの削除をもう少し一気にできるようにしてほしい」という声があります。（参考：ITreview）
＜Mailwiseの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,500円/ユーザー/月（月払い）
【mi-Mail】案件単位でメールを管理できる
＜mi-Mailの特徴＞
- 分かりやすいデザインで使いやすい
- ブラウザから利用できる
mi-Mailの操作画面は一般的に使用されているメールソフトを基に設計されており、初心者でも使いやすいデザインとなっています。
ChromeやEdge、SafariなどのWebブラウザから利用でき、専用のアプリケーションをインストールする必要がありません。
＜mi-Mailの機能・使用感＞
- スレッド表示機能
- 対応期限設定機能
ツリー形式の「スレッド表示」を使うと、関連するメールを時系列でまとめられ、案件単位でメールを管理できます。
メールの対応期限をあらかじめ設定しておくと、期限が迫っていたり過ぎた場合に警告が表示されるので、対応漏れの対策に便利です。
＜mi-Mailの注意点＞
- 初期費用が高い
- 低料金のプランでは制限が大きい
低額のスタンダードプランでも24,800円の初期費用がかかり、さらに月額9,800円以上の料金がかかるため、費用対効果を慎重に検討しなければなりません。
スタンダードプランでは、登録できるメールアカウント数が5つまでに制限されています。そのため、5人以上のチームで運用したい場合は、より高額なプランにする必要があるのです。
＜mi-Mailの料金体系＞
- クラウド/SaaSプラン
- パッケージプラン
・スタンダードプラン：初期費用24,800円＋月額費用9,800円～
・仮想サーバー(専用サーバー)プラン：初期費用50,000円＋月額費用66,800円～
・事業内容や要望に合わせたオーダーメイドなプランで、問い合わせが必要です。
【Re:lation】問い合わせごとにコメントを共有できる
＜Re:lationの特徴＞
- 複数チャネルの問い合わせを一元管理できる
- 対応状況をリアルタイムで確認できる
さまざまな外部サービスと連携可能なので、メールだけでなく、LINEや電話などのチャネルの問い合わせを集約して一元管理できます。また、アプリはiPhoneやAndroidにも対応しているので、デバイスを問わず使えるのです。
メンバーの対応状況がリアルタイムで共有されるので、「どのメンバーがどの問い合わせに対応しているか」をすぐに確認できます。
＜Re:lationの機能・使用感＞
- アドレス帳機能
- テンプレート機能
顧客の情報をワンクリックで呼び出せる「アドレス帳」が搭載されているので、誤操作で顧客を取り違える事態を防げます。
ワンクリックで呼び起こせるテンプレート機能を使うと、効率よくメールを作成できます。また、文章の体裁が統一されるので、担当者によって対応にばらつきが出ることもありません。
＜Re:lationの注意点＞
- オーバースペックとなる可能性がある
- 導入後のサポート体制が乏しい
ダッシュボード機能やアンケート分析機能、AIレコメンド機能など高度な機能が多く、シンプルにメールを一元管理したい企業にはオーバースペックとなる可能性があります。
利用しているユーザーからは「導入後のサポート体制が整っておらず、使いこなせるまでに時間がかかった」という声があるので、ITに慣れていない方は注意が必要です。（参考：ITreview）
＜Re:lationの料金体系＞
- 月額費用：12,800円～
【yaritori】シンプルな使い勝手が特徴
＜yaritoriの特徴＞
- シンプルな操作で使いやすい
- メールごとにチャットで情報共有できる
初心者でも簡単に使い始められるシンプルな操作画面で、メールの一元管理を手軽に実現できます。
メンバーとやり取りできるチャット機能がメールごとに設けられているので、対応の状況や方針に関する情報をスムーズに共有できます。
＜yaritoriの機能・使用感＞
- テンプレート（予約語）機能
- 送信キャンセル機能
テンプレートの文面に顧客の名前を自動で挿入する機能が搭載されており、「資料請求」「問い合わせ」などのカテゴリごとに保存できるため、メール返信にかかる時間を短縮できます。
送信をキャンセルできる機能がついています。ただし、メールの送信後5秒間に限定されているので注意が必要です。
＜yaritoriの注意点＞
- スマホアプリには対応していない
- 無料トライアル期間が短い
スマホアプリには対応していないため、モバイル端末から利用したい場合はブラウザで開かなければなりません。
yaritoriの無料トライアル期間は7日間なので、導入を慎重に検討したい方は注意が必要です。
＜yaritoriの料金体系＞
料金に関しては、問い合わせが必要です。
【問いマネ】低価格で利用できる
＜問いマネの特徴＞
- 比較的低価格で利用できる
- 導入からすぐに運用できる
問いマネの利用料金は、1人あたり312円と比較的低価格で、導入コストを抑えてメールを一元管理したい方におすすめです。
既存のメールサーバーから転送の設定をするだけで使い始められるので、導入からすぐに運用に移せます。
＜問いマネの機能・使用感＞
- 簡単内容表示機能
- スレッド表示機能
件名欄にあるメールアイコンにカーソルを当てるだけで本文を確認できます。都度メールを開く手間が無くなるので、スピーディーな対応が可能です。
同じ顧客との一連のやり取りがスレッドで表示される機能があるため、メール対応の経緯が一目で分かります。
＜問いマネの注意点＞
- HTML形式のメールに対応していない
- 動作が重い
HTML形式のメールに対応していません。仮にHTML形式のメールを受信すると、タグがそのまま表示される点に注意が必要です。
利用しているユーザーからは「動作が重い」という声があります。（参考：ITreview）
＜問いマネの料金体系＞
- スタンダードサーバープラン：初期費用11,000円＋月額費用3,124円/月
- アドバンスサーバープラン：初期費用11,000円＋月額費用5,500円/月
【Outlook】共有メールボックスを作れる
＜Outlookの特徴＞
- 共有メールボックスを作れる
- タスクを共有できる
共有メールボックスを作れるので、チームで簡単にメールを一元管理できます。既に利用しているユーザーが多く、すぐに使い始められる点がメリットです。
メールだけでなく個人のタスクも共有できるので、チーム内での進捗管理が簡単になります。
＜Outlookの機能・使用感＞
- 検索機能
- 共有予定表機能
メッセージや連絡先、ドキュメントを検索できるので、顧客情報や過去のやり取りにすぐにアクセスできます。
共有メールボックスのすべてのメンバーで予定を作成したり管理したりできるため、他のメンバーの進捗も把握しやすいです。
＜Outlookの注意点＞
- 対応漏れが発生しかねない
- モバイル版が使いづらい
共有メールボックス内で誰かが新着のメールを開くと、チーム全体で開封済みのメールとなります。そのため、担当者以外が誤って開封してしまうと、対応漏れにつながりかねないのです。
利用しているユーザーからは「モバイル版だと動作が不安定」という声があります。（参考：ITreview）
＜Outlookの料金体系＞
無料版以外に、ほかのMicrosoftサービスを利用できる一般法人向けプランもあります。
- 無料版：0円
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,236円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
＜比較表＞おすすめのメール共有システム一覧
以下は、おすすめのメール共有システムの比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Mailwise | mi-Mail | Re:lation | yaritori | 問いマネ | Outlook | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も効率よくメールを一元管理できる |
メールの一斉送信ができる |
案件単位でメールを管理できる |
問い合わせごとにコメントを共有できる |
シンプルな使い勝手が特徴 |
低価格で利用できる |
共有メールボックスを作れる |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】※コメント機能はあり |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| PC以外のデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】※24/3/29金からスマホではブラウザのみ利用可 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、対応状況の自動データ化などはできない |
受信メールの削除が手間 |
初期費用が高い |
導入後のサポート体制が乏しい |
スマホアプリには対応していない |
動作が重い |
対応漏れが発生しかねない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用24,800円＋月額費用9,800円～ |
・無料プランなし
・有料プランは12,800円～ |
・無料プランなし
・有料プランは要問合せ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用11,000円＋月額費用3,124円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは750円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Mailwise」の詳細はこちら |
「mi-Mail」の詳細はこちら |
「Re:lation」の詳細はこちら |
「yaritori」の詳細はこちら |
「問いマネ」の詳細はこちら |
「Outlook」の詳細はこちら |
以上の表を参考に比較検討し、自社に最適なメール共有システムを導入しましょう。
メールを一元管理するメリット3つ
以下では、メールを一元管理するメリットを3つご紹介します。メールの管理を楽にしたいもののITツールに不安を感じている人は、ここでメリットを押さえましょう。
（1）スピーディーに対応できる
一つ目は、問い合わせなどへスピーディーに対応できることです。
たとえば、「テンプレート」が搭載された共有システムを使えば、文章を一から入力する手間がかかりません。さらに、社員ごとの顧客対応にバラつきが出るのも防げます。
また、「タスク管理」を利用すると、”誰がどの対応まで終わらせているのか”が一目で分かり、遅れにもスムーズに対応できるのです。このように、メールの一元管理によって、顧客とのやりとりをスムーズに進めて仕事が遅れるのを防げます。
（2）対応漏れや二重対応を防げる
二つ目は、メールへの対応漏れや二重対応を防げる点です。
メール共有システムでは「未対応・対応中・対応済み」といった進捗状況を社員全員が確認できます。そのため、メールの確認漏れや二重対応といったミスを未然に防げるのです。
逆に、メール共有システムを利用していないと「メールボックスの中で重要な問い合わせが埋もれて見逃していた」という状況になりかねません。したがって、問い合わせへ確実に対応するために、メール共有システムを利用すべきだと言えます。
（3）ノウハウやナレッジを共有できる
三つ目のメリットは、チーム内でノウハウやナレッジを共有できる点です。
問い合わせへの対応方法に関するノウハウやナレッジを共有すると、新人社員が業務に慣れやすくなったり、後任への引き継ぎ資料として活用したりできます。その結果、教育や引継ぎ資料を作るのにかかる手間を減らせるのです。
問い合わせ対応のノウハウやナレッジを共有するには、メールだけでなく「ノート」に記載した業務の情報も共有できる「Stock」のようなソフトを利用するのが最適です。
メールの一元管理におすすめのシステム7選まとめ
これまで、メールを一元管理・共有できるシステム7選を中心にご紹介しました。
メール共有システムを利用すれば対応漏れや二重対応を防げます。さらに、過去のやりとりが一か所に集約されるため、必要な情報が埋もれる心配もありません。
とはいえ、社員のITリテラシーに差があるうえ、日々の業務が忙しいなかでシステムの使い方を教育するのは面倒なので「誰でも使いこなせるシステム」を選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単にメールを管理できるため、シンプルな操作性から非IT企業を中心に200,000社以上で導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してメール管理の手間やストレスを解消しましょう。
