情報共有で発生しがちなのが「連絡ミス」です。連絡ミスは、社員の混乱を招くなどさまざまな問題を引き起こすため、防止に向けて対策を講じる必要があります。
しかし、注意しても発生するのが連絡ミスであり、社員の意識だけでは発生を防げないのが現状です。そのため、「連絡ミスをなくす方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、連絡ミスをなくす情報共有の3つのポイントを紹介します。
- 連絡ミスが発生する現状を改善したい
- 連絡ミスの発生にはどのような背景があるのか知りたい
- 連絡ミスは自社に損害を及ぼしかねないので、早急に対策したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、情報共有で連絡ミスが起こる理由を理解できるほか、ミスを防ぐ3つのポイントも分かります。
目次
情報共有で連絡ミスが起こる理由
ここでは、情報共有で連絡ミスが起こる理由を紹介します。連絡ミスが発生する背景について理解を深めましょう。
情報を口頭で伝達する
チーム内で連絡ミスが多発する原因は、口頭による情報共有です。
たとえば、対面での連絡は記録が残らないため「言った・言わない」で揉めることが多くなります。また、口頭ではわずかなニュアンスの違いで、依頼した仕事が期待通りに上がってこないケースもあるのです。
以上のことからも、口頭での連絡は大きな認識のズレを生むので、すべての連絡は基本的に文面にして伝えましょう。
一部の社員への共有漏れが起こる
連絡ミスが起こる理由の一つが、連絡の共有漏れです。
たとえば、「部署全体にメールを送ったはずが、一部の社員がCCから外れていた」というケースでは、情報が錯綜するので社内を混乱させることになります。
そのため、アドレスに抜け漏れがないか確認する必要がない「Stock」などの情報共有アプリで、一部の社員にだけ情報が行き渡らないという事態を回避しましょう。
情報をあとから修正できない
最後に、連絡ミスが起きる企業にあるのが、情報をあとから共有することです。
情報をあとから共有すること自体に問題はありませんが、たとえばメールで補足情報を連絡してしまうと「元メールと照らし合わせて確認する」という手間が必要になります。これは、一度送信してしまうと編集できないというメールの仕様が原因です。
そのため、「メールで変更の連絡を入れたから問題ない」と考えていると、現場と上手く意思疎通ができず、指示通りの作業が実施されていないという事態になりかねません。
結論、連絡ミスを防ぐためにはメールとは異なり、一度共有した情報にも変更を加えられ、さらに更新の連絡も簡単にできる情報共有アプリが最適です。
情報共有の連絡ミスを防ぐ3つのポイント
以下では、情報共有の連絡ミスを防ぐ3つのポイントを解説します。とくに、連絡ミスによって業務に支障が出ている企業は必見です。
情報は文面で共有する
情報共有の連絡ミスを防ぐために、情報は文面で共有しましょう。
口頭での連絡とは異なり、情報共有の証拠となる文面は「言った・言わない」と揉める心配がありません。また、発信をする前に伝えるべきことが視覚化されるので、抜け漏れがない連絡ができるようになります。
したがって、情報は基本的に文面で共有して、連絡ミスの発生を食い止めましょう。
情報を一斉に共有する
連絡ミスの防止に向けて、情報を一斉に共有しましょう。
たとえば、部署や役職単位でメッセージを共有できるITツールを使えば、メールのように何度も宛先やCCを指定する必要がなくなります。その結果、一部の社員にだけ連絡をし忘れるなどの事態を防げるのです。
そのため、情報を確実に伝えるためには、宛先やCCを指定する必要がないITツールを導入しましょう。
情報共有ツールを導入する
連絡ミスの防止に向けて、情報共有ツールを導入しましょう。
企業で導入されがちなのが、会話形式のやりとりができる「チャットツール」です。しかし、チャットツールは情報が流れるので、情報を探す手間がかかります。
一方、情報共有ツールを導入すれば、テーマごとに情報を保存でき、必要な情報をすぐに見つけられるのです。また、検索機能があれば、キーワードを入力するだけで目的の情報へすぐにアクセスできるので、無駄な時間を費やすことがなくなります。
そのため、情報共有ツールで、大切な連絡をあとから簡単に確認できる環境を整備しましょう。
情報共有の連絡ミスを未然に防ぐおすすめのツール
以下では、情報共有の連絡ミスを未然に防ぐおすすめのツールを紹介します。
情報の行き違いや認識のズレを防ぐためには、テキストで社内連絡ができる「情報共有ツール」が必要です。情報共有ツールは、チャットツールと異なり大切な連絡が流れないので、すぐに目的の情報を見つけ出せます。
ただし、情報共有ツールは「使いやすいこと」が必須の条件です。逆に、多機能なツールはITが苦手な社員には浸透しないので、自社では「必要な機能に過不足がないシンプルな情報共有ツール」を選択しましょう。
結論、情報共有の連絡ミスを未然に防ぐおすすめのツールは、非IT企業の65歳でも導入即日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は任意の社員へ一斉に共有されるため、情報共有に手間がかかりません。また、情報を修正したい場合は簡単に書き換えられるほか、ノートに紐づく「メッセージ」ですぐに社内へ更新のお知らせができます。
連絡ミスなく情報を共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
連絡ミスをなくす情報共有のポイントまとめ
ここまで、連絡ミスが起こる理由と防ぐポイント、おすすめのツールを紹介しました。情報共有の連絡ミスを防ぐポイントは、以下の3点です。
- 情報を文面で共有する
- 情報を一斉に共有する
- 情報共有ツールを導入する
とくに、3つ目の「情報共有ツールを導入する」は重要です。なぜなら、情報の更新ができない”メール”や、大切な連絡が流れてしまう”チャットツール”のデメリットを情報共有ツールがカバーするからです。
結論、自社で運用すべき情報共有ツールは、情報を更新した瞬間からメンバーへ共有され、あらゆる社内連絡が流れることなく蓄積される「Stock」であり、連絡ミスによる認識の齟齬などを防ぐのに役立ちます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報を共有して、連絡ミスが起こらない環境を整えましょう。
