業務をスムーズに進めるためには、社員間で情報を正確に共有して、連携を取ることが不可欠です。しかし、情報共有においては、「連絡ミス」や「伝達ミス」がたびたび発生します。
そのため、「情報共有におけるミスが頻発しており、業務に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有でミスが生じる原因や対策を中心に紹介します。
- 情報共有のミスが起こる原因を把握したい
- 情報共有のミスを防ぐ対策を知り、トラブルを回避したい
- ミスなく確実に情報共有できるツールがあれば使いたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、情報共有で連絡ミスが起こる原因と対策方法が分かり、スムーズに業務を進められるようになります。
目次
情報共有における連絡・伝達ミスとは
情報共有におけるミスとは、連絡や伝達を伝える側と受け取る側との間で認識にズレが生じることで、「ミスコミュニケーション」とも呼ばれます。
業務において情報共有のミスがあると、作業が滞ったり抜け漏れたりして、社内外の関係者に損失を与えます。たとえば、「Aさんに顧客対応を頼んだはずが伝わっていなかった」といったミスは、顧客からの信頼を失うトラブルにつながるのです。
したがって、情報共有ミスが頻発している場合は、原因を明らかにして徹底した対策を取らなければなりません。
連絡・伝達ミスが起こる3つの原因
ここでは、情報共有で連絡ミスが起こる原因を詳しく解説します。連絡ミスが起こる原因から、「どのように対応すれば良いのか」が分かるので必見です。
（1）口頭で伝達する
連絡ミスが多発する原因のひとつに、口頭による情報共有が挙げられます。
口頭での連絡は記録が残らないので、伝え損ねや聞き漏れがあっても気がつけず「言った・言わない」で揉めやすくなります。また、伝えた内容が頭から抜けてしまい、依頼した仕事が期待通りに上がってこないケースもあります。
このように、口頭での情報共有は主流であるものの、伝達ミスの主要な原因なので注意が必要です。
（2）連絡漏れが起こる
連絡ミスが起こる原因として、社員への連絡漏れもあります。
連絡事項に抜け漏れがあったり、連絡すべき社員に伝えるのを忘れたりして、作業が滞るケースは少なくありません。とくに、メールでは「部署全体にメールを送ったはずが、一部の社員がCcから外れていた」というトラブルが起こりがちです。
そのため、今日では、情報共有の手段として「ナレカン」のようなITツールを活用する企業が増えています。部署や業務ごとに一斉に情報伝達できるので、連絡漏れを未然に防げるのです。
（3）情報が錯綜している
情報が錯綜していることも連絡ミスが起こる原因だと言えます。
情報が錯綜していると、伝達内容を正確に把握しづらいため、連絡ミスにつながります。たとえば、メールで情報共有する場合では、「大量の受信メールを処理しきれず、重要な連絡を見落としてしまった」といったケースが多いです。
したがって、社内の情報共有にはメールではなく、テーマごとにやりとりを整理できる情報共有ツールを使いましょう。
情報共有のミスを防ぐ対策とは
ここでは、情報共有のミスを防ぐ2つの対策を紹介します。連絡・伝達ミスが頻発している企業は、以下の対策を取りましょう。
（1）口頭の伝達内容は復唱する
口頭で情報共有する場合は、伝達内容を復唱しましょう。
伝達内容を復唱すれば、連絡を伝える側と受け取る側で認識を一致させられます。また、伝える側も連絡事項を整理できるので、抜け漏れも少なくなるのです。
ただし、そもそも口頭での情報共有は記録に残らないため、「言った・言わない」で揉める可能性が高いです。それゆえ、今日では業務における情報共有を口頭ではなく、テキストでする企業が増えています。
（2）情報共有ツールを導入する
伝達ミスを防止するためには「情報共有ツール」の導入が必須です。
ツールであれば、テキストで連絡した内容が残るため、伝達事項を忘れたり認識にズレが生じる心配がありません。また、部署や業務ごとにグループを作成してやりとりできるので、情報が錯綜する事態も未然に防げます。
今日では、「チャットツール」が多くの企業に使われていますが、やり取りした内容が流れてしまうため、結果的に連絡ミスが起きやすいです。したがって、共有した情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のようなツールを使いましょう。
情報伝達ミスを未然に防ぐおすすめの情報共有ツール
以下では、情報伝達ミスを未然に防ぐおすすめのツールを紹介します。
情報共でミスが起きる大きな要因として、「口頭で伝達をしていること」が挙げられます。口頭で情報共有すると、伝達内容が残らないため「言った言わない」が起きやすいほか、連絡をする側と受け取る側で認識のズレも起きてしまうのです。
したがって、社内の情報共有のミスを防ぐために、「テキストで情報共有できるITツール」を導入しましょう。ただし、チャットツールは他のメッセージに埋もれて情報が流れやすいので、導入しても結局は伝達ミスを防げません。
結論、自社が導入すべきなのは、伝達内容が流れることなく蓄積される情報共有ツールの「ナレカン」
一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」にはテキストや画像、ファイルなどあらゆる情報を残せるうえ、書き残した内容は任意の社員へ一斉に共有されます。また、記事ごとにやりとりできる「コメント機能」で、話題が錯綜することなくコミュニケーションを取れるのです。
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自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
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情報共有のミスが起こる原因と対策まとめ
ここまで、情報共有でミスが起こる原因と対策方法を紹介しました。
業務において情報共有ミスが起こると、作業に抜け漏れが生じて業務が滞るだけでなく、取引先や顧客からの信頼を失う重大なトラブルにつながります。したがって、社内の情報共有には口頭ではなく、ツールを使ってミスを防ぎましょう。
ただし、チャットツールでは、大切なメッセージが次々と流れてしまうため、重要な情報を見落としやすいので避けましょう。また、社員のITリテラシーにばらつきのある大企業では、「誰でも簡単に使えるツール」を選ぶべきです。
結論、自社の情報共有には、あらゆる社内連絡を蓄積できる”記事(ノート)”があり、誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、情報共有のミスが起こらない環境をつくりましょう。
