紙媒体での作業指示書の作成・管理は、「印刷コストや保管スペースを確保しなければならない」「チーム全体へ瞬時に情報共有ができない」などのデメリットを抱えています。このようなデメリットを解消するためにも、作業指示書の電子化が必要なのです。
 
しかし、電子化への移行にリスクを感じ、未だに紙媒体による作業指示書の作成・管理を行っているという担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、指示書を電子化して作成・管理するメリット4選と、電子化する際の注意点を中心に解説します。
 
  • 指示書の電子化によって得られるメリットを把握できていない
  • 紙媒体による非効率な指示書の作成・管理から脱却したい
  • 指示書の電子化をチーム全体に浸透させたい
という方はこの記事を参考にすると、指示書を電子化して作成・管理するメリットや注意点がわかり、指示内容のスムーズな共有ができるようになります。


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指示書を電子化すべき理由とは

指示書を電子化するべき理由として、電子化によって場所を問わずに指示内容を確認できるようになるだけでなく、書類を紛失・破損するリスクも解消可能になるためです。
 
紙媒体での指示書を手渡しで共有する方法では、その場にいない作業担当者は瞬時に指示内容を確認できません。さらに、書類を紛失・破損した場合は再度作成する工数が発生し、現場の作業の進行を阻害してしまいます。
 
また、メールでの共有では社内外の担当者とも共有はできるものの、ファイルを添付したり共有相手によって定型文を変更した理する必要があるうえ、共有された側もファイルを展開して中身を確認しなければなりません。
 
しかし、指示書を電子化すれば、リアルタイムでの指示内容の共有・確認が可能なうえ、作成の工数削減をはじめとした業務の効率化が実現できるのです。


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指示書の電子化で得られるメリット4選

以下では、指示書の電子化で得られるメリットを4つご紹介します。どのようなメリットがあるのかを把握し、電子化への不安を解消しましょう。

印刷コストの削減に繋がる

指示書の電子化によるメリットとしてまず挙げられるのが、印刷コストの削減です。
 
紙媒体の指示書であれば、印刷の際に用紙やインク、プリンターの維持費といったコストが発生します。また、指示内容のミスや記載漏れがあった場合は、その都度新しく印刷し直さなければなりません。
 
しかし、電子化によって印刷に関わる金銭的・時間的コストを削減でき、さらに印刷した書類を保管するスペースの確保も不要になるのです。

作業変更時にも迅速な対応が可能になる

作業変更時に迅速な対応が可能になるのも、指示書の電子化で得られるメリットです。
 
指示書を電子化しておけば、作業内容に急な変更が発生した場合でも、変更点をすぐにデータとして現場に共有できます。また、現場で複数人が同じファイルを同時に確認できる環境も作れるのです。
 
このように、作業の急な変更がある場合でも電子化によってスピーディーな対応が可能になり、情報共有の遅れから変更点が作業に反映されないといった事態を回避できます。

作業の進捗をリアルタイムで確認できる

作業の進捗をリアルタイムで確認できるのも、指示書を電子化するメリットです。
 
電子化によって、インターネット環境さえ整っていれば社内外問わずリアルアイムで作業の進捗を確認できるため、出社が難しい状況でも柔軟な対応が可能になります。
 
このように、作業の進捗を確かめるために逐一現場に電話したり、作業担当者が出社して進捗報告をしたりする必要がなくなり、進捗状況をタイムラグなく確認できるのです。

書類検索の時間を効率化できる

書類検索の時間を効率化できるのも、指示書の電子化によるメリットです。
 
案件ごとに指示書をファイリングしていても、紙媒体であれば埋もれやすいため、必要な書類を探し出すのに時間がかかってしまいます。しかし、電子化すれば検索機能の利用によって書類検索の時間を効率化できるのです。
 
このように、指示書を電子化すると、必要以上の時間をかけずに目的の書類を探し出せるようになり、作業の遅れを招く心配もなくなります。


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指示書を電子化する際の注意点

以下では、指示書を電子化する際の注意点をご紹介します。電子化によるトラブルを避けるためにも、確実に押さえましょう。

セキュリティのチェックを徹底する

指示書を電子化するうえでまず注意すべきなのが、セキュリティチェックの徹底です。
 
データの送付先を間違って設定したり、フォルダのアクセスやコピーに制限をかけないでデータを保存したりすると、情報漏洩に繋がる恐れがあります。
 
したがって、誤ったデータ操作からの情報漏洩を防ぐためにも、必ず社員にルールを周知させるなどしてセキュリティのチェックを徹底しましょう。

書類データの保管方法を決めておく

書類データの保管方法を決めておくのも、電子化の際に注意すべき点です。
 
あらかじめ書類データの保管方法が決められていないと、保存したデータを取り出す際の情報が乏しく、書類検索に必要以上の時間がかかってしまいます。
 
そのため、ファイル名の書き方など、データの保管方法は必ず決めておいてスムーズに探し出せるようにしましょう。とくに、ファイル名はメンバー間で共通認識のある単語を使ったり、数字を使って採番したりするのがおすすめです。

ITツールを活用する

指示書の電子化には、ITツールの活用も欠かせません。
 
メールやWord、Excelといった手段での電子化は、チーム全体へ瞬時に情報共有ができないだけでなく、送られてきたファイルを開いて確認する工数も発生するため、指示伝達の遅れや更新ミスの原因になってしまいます。
 
そこで、ITツールを活用すれば、ファイル共有の煩雑さを解消しながらスムーズな情報共有が可能になります。ただし、操作が難しければツールが浸透しない恐れもあるため、「Stock」のようなシンプルな操作性を持つツールを使いましょう。


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電子化した指示書を効率的に管理するツール

以下では、電子化した指示書を効率的に管理するツールをご紹介します。
 
指示書を電子化するにあたり、メールやWord、Excelでの情報管理・共有はおすすめできません。なぜなら、目的の指示書の保管場所が見つけづらいうえ、確認工数が多くチームへスムーズに情報共有できない場合もあるなど、管理体制が非効率だからです。
 
そこで、電子化した指示書を効率的に管理するためには、情報の一元化によってファイル検索の煩雑さを解消でき、かつチーム全体への情報共有がスムーズに行える「ITツールの導入・運用」一択になります。
 
とはいえ、ツールの操作が複雑であれば適切な情報共有がされない可能性もあるため、ツール選定の際は「誰でも簡単に使いこなせるツールか」を判断すべきです。たとえば、「Stock」のような、ITに不慣れな社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツールを選定しましょう。
 
Stockの「ノート」でテキストを直接記載しながら、指示内容を任意のメンバーへ共有できます。また、「フォルダ」で作業案件ごとに振り分けて管理されるため、指示書の保管場所も見つけやすく検索の遅れも招きません。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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指示書を電子化して作成・管理するメリットと注意点まとめ

これまで、指示書を電子化して作成・管理するメリット4選と注意点を中心に解説してきました。電子化による4つのメリットは以下になります。
 
  • インクや用紙、プリンターの維持費などの印刷コストを削減できる
  • スムーズな情報共有から、作業変更時にも迅速な対応ができる
  • 出社や電話をすることなく作業の進捗をリアルタイムで確認できる
  • 検索機能の利用によって、書類検索の時間を効率化できる
このようなメリットによって、紙での指示書作成・管理における煩雑さを解消でき、円滑に指示内容を伝達させられます。また、電子化した指示書を効率的に管理するためには、ITツールが必須になるのです。
 
ただし、導入後にツールが難しくて使われなかったという事態を避けるためにも、「ITリテラシーを問わずに使いこなせるツール」を選ぶべき点に注意しましょう。
 
今回ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも簡単に指示書の管理・共有ができるツールであり、チーム全体へのスムーズな情報共有が可能です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、円滑な情報共有から指示書の作成・管理のストレスを解消しましょう。
 
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