紙媒体での作業指示書の作成・管理は「印刷や保管にコストがかかる」「社内全体へ瞬時に情報共有できない」などのデメリットがあります。このようなデメリットを解消するためには、作業指示書の電子化が必要です。
しかし、「アナログ管理から電子化に移行するのに不安があり、未だに紙を使っている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業指示書を電子化するメリット4選とおすすめのアプリを中心に解説します。
- 紙媒体による非効率な指示書の作成・管理から脱却したい
- 作業指示書を電子化するにあたり、具体的なメリットを把握したい
- 電子化した指示書を円滑に管理したい
という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を電子化する具体的なメリットが分かり、指示内容をスムーズに共有できるようになります。
目次
作業指示書を電子化すべき理由
指示書を電子化すると、場所や時間を問わずに確認したり、書類が紛失・破損するリスクを減らしたりできます。
紙の作業指示書を印刷しても、その場にいない作業担当者はすぐに指示を確認できません。また、書類が紛失・破損すると再度印刷する手間がかかるだけでなく、重大な情報漏えいにもなりかねないのです。
しかし、WordやExcelの指示書をメールで共有する場合は、わざわざかしこまった挨拶文を書いたり、宛先やCcが間違っていないかを確認したりしなければなりません。また、過去に共有されたメールを探しても、すぐに見つからないことが多いです。
そのため、作業指示書を電子化するのは必須ですが、どのような手段で電子化を進めるのかは十分に検討しましょう。
作業指示書を電子化するメリット4選
以下では、作業指示書を電子化するメリットを4つご紹介します。どのようなメリットがあるのかを把握して、ペーパーレス化を進めましょう。
(1)印刷コストを削減できる
はじめに、指示書を電子化するメリットとして挙げられるのが、印刷コストの削減です。
紙の指示書であれば、印刷に用紙やインク、プリンターなどの費用がかかります。また、指示内容のミスや記入漏れがあった場合は、新しく印刷しなければなりません。
しかし、作業指示書を電子化すると、印刷にかかる費用や時間も削減でき、書類を保管するスペースも不要になるのです。
(2)早急に対応できる
2つ目に、急な作業変更などがあっても、早急に対応ができることです。
指示書を電子化しておけば、急に作業内容を変更しなければならない状況でも、すぐに修正をして現場に共有できるので重宝します。
このように、作業指示書を電子化することで、イレギュラーな事態にもスピーディに対応できるようになるのです。
(3)作業手順をすぐに確認できる
3つ目に、作業の進捗をすぐに確認できることです。
たとえば、インターネットの環境が整っていれば、いかなる場所でも手順を確認できるので、自宅や社外のカフェでも作業を進められます。
したがって、電子化をすると、作業の流れを確かめるためにわざわざ現場に電話したり、担当者が出社して報告をしたりする必要がなくなるのです。
(4)書類が簡単に見つかる
最後に、指示書の電子化によるメリットとして、探している書類が簡単に見つかることが挙げられます。
紙の作業指示書は一枚一枚目視で確認しなければないため、探し出すのにも時間がかかってしまいます。一方、作業指示書を電子化すれば、検索機能で簡単に見つけ出せるうえに、紙を出し入れして保管場所が荒れる心配もありません。
以上のように、「目的の書類が見つからない」などの仕事をしていて不便に感じることは、書類を電子化すれば解消します。
【製造業必見】作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリ
以下では、作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリをご紹介します。
指示書を電子化する手段として”Word”や”Excel”がありますが、ファイル数が増えやすく、中身を確認するのに都度ファイルを開く手間がかかってしまいます。その結果、しばしば「どこに・どの情報が保存されているのかすぐに分からない状態」になるのです。
また、WordやExcelの場合、スマホやタブレットの小さな画面では操作しづらいデメリットもあります。したがって、作業指示書は「あらゆる端末で使いやすく、ファイルを開かなくても内容を確認できるアプリ」で管理しましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、スマホやタブレットにも対応しており、わずかな操作で目的の情報にアクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンは「記事」に作業指示書を直接ストックできるだけでなく、リアルタイムで任意のメンバーへ共有可能です。また、作業案件ごとに「フォルダ」で振り分けられるほか、強力な「検索機能」もあるため、指示書の保管場所を簡単に探し出せます。
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作業指示書をペーパーレス化するときの注意点
以下では、作業指示書をペーパーレス化するときの注意点を3つご紹介します。電子化によるトラブルを避けるためにも、確実に押さえましょう。
(1)セキュリティを徹底する
はじめに、指示書を電子化するときに注意すべきなのが、セキュリティです。
電子化した書類をクラウド上に保存した場合は、誰でもアクセスできる状態になってしまいます。したがって、IDやパスワードを設定してアクセスを制限しなければ、情報漏えいのリスクと常に隣り合わせになるのです。
また、不正なアクセスを検出できる「ウイルス対策ソフト」を導入することも有効です。このように、書類の電子化は便利である一方、セキュリティには十分気をつけなければなりません。
(2)書類データの保管方法を決めておく
次に、指示書を電子化するときは、書類データの保管方法を決めておくことが重要です。
書類データの保管方法があらかじめ決められていないと、どこにデータがあるのか分からなくなり、情報検索に必要以上の時間がかかってしまいます。
そのため、「ファイル名を半角英数字に統一する」など保管方法を決めておき、スムーズに探し出せるようにしましょう。
(3)アプリを活用する
最後に、指示書の電子化にはアプリも欠かせません。
たとえば、Word・Excelで作成した指示書をメールで共有する場合、送信先の抜け漏れがあったり、添付されたファイルをわざわざ開いたりする必要があるため面倒です。
一方、情報の蓄積・共有が一か所で完結する「ナレカン」のようなアプリを活用すれば、ファイル共有の煩雑さが解消されて、スムーズに目的の書類を開けます。
作業指示書を電子化するアプリとメリットまとめ
これまで、作業指示書を電子化するアプリと4つのメリットを中心に解説しました。以下は、指示書を電子化する4つのメリットです。
- インクや用紙、プリンターなどの印刷コストを削減できる
- 急な作業変更などにも、早急に対応ができる
- 時間や場所を問わずに進捗を確認できる
- 書類を検索する機能が使える
このように、指示書を電子化すると紙文書で困っていたことが解消されて、スムーズに指示内容を共有できます。ただし、WordやExcelは更新するのが面倒になるうえに、スマホやタブレットでは使いづらいので避けましょう。
したがって、作業指示書の作成・共有にはあらゆる情報を簡単にストックできて、直感的に使いやすいアプリ「ナレカン」が最適です。ナレカンであれば、作業現場でスマホやタブレットから簡単に作業指示書を確認できるので便利です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、指示書の作成・管理のストレスを解消し、作業の効率化を図りましょう。