近年、IT化やデジタル化への関心が高まっています。IT化・デジタル化には「人手不足を解消できる」などのメリットがあり、取り組む企業も増えているのです。
 
しかし、IT化にはコストがかかるので、中小企業がIT化に取り組むハードルは高いのが現状です。そのため、「どうしたらIT化を成功させられるのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、IT化を進めるポイントと事例、おすすめのツールを紹介します。
 
  • IT化を進めて人手不足を解消したい
  • IT化の成功事例を知り、自社で取り組む際の参考にしたい
  • IT化を成功させる方法を学び、稟議を通す材料にしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、IT化の成功事例が分かるほか、IT化をスムーズに進めるヒントも見つかります。


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中小企業にIT化が必要な理由とは

ここでは、中小企業にIT化が必要な理由を紹介します。以下の「中小企業にIT化が必要な理由」を社内に周知させ、社員からIT化への理解を得ましょう。

業務の負担を軽減できる

IT化を進めれば、業務の負担を軽減できます。
 
たとえば、IT化の一環として情報共有ツールを導入すれば、社内情報はすべてツール上で閲覧できるようになります。必要な情報はツールから簡単にアクセスできるので、情報共有のための会議も減り、社員の業務負担の軽減につながるのです。
 
このように、IT化は「業務がスムーズに完了する環境」を整えて社員の業務負担を軽減させるので、中小企業はIT化を進めていくべきだと言えます。

少ない人手でも対応できる

IT化を進めれば、少ない人手でも事業を続けられるようになります。
 
多くの中小企業で課題となっているのが、人手不足です。少子高齢化が進むなかで労働人口の減少は避けられず、少ない人数でも仕事が回る環境を整える必要があります。
 
そこで役立つのがITツールです。たとえば、飲食店に「セルフオーダーツール」を導入すれば、顧客自身にオーダーを打ってもらえるので、スタッフが各席に注文を聞きに行く必要がなくなります。
 
このように、IT化を進めれば、一部の業務を自動化して少ない人手でも仕事が回るようになるので、人手不足に悩む中小企業にIT化はおすすめです。

テレワークを導入できる

IT化を進めれば、テレワークを導入できるようになります。
 
総務省が発表したテレワークの最新動向と総務省の政策展開によると、テレワークを積極的に取り入れている企業の6割で長期労働が減っています。すなわち、テレワークは労働環境の改善につながるのです。
 
これからテレワークを実施する企業では「情報共有ツール」が必要になります。テレワークの課題として”誰が何をしているのか分からない”などがあるので、情報共有が停滞しないような対策が必須です。
 
そのため、テレワークに実施や労働環境を改善を目指す企業では、わざわざメールやLINEで情報を送信する必要がない「Stock」のような情報共有ツールを導入して、誰も負担を感じずに仕事ができる環境を整備しましょう。


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中小企業がIT化を成功させた事例3選

ここではIT化の成功事例3選を紹介します。以下を参考に、自社に適した取り組みを検討しましょう。

【飲食業】株式会社SKレストラン

宮城県で焼き肉店を営む「株式会社SKレストラン」は、人手不足の課題をIT化で解消しました。
 
同社の「人手不足」は深刻であり、ランチ営業は週末のみに限定せざるを得ませんでした。また、注文を受ける際には「肉の部位の聞き間違い」といったミスが多発し、スムーズに運営できていなかったのです。
 
そこで、SKレストランではセルフオーダーツールを導入しました。具体的には、各席のタブレットから注文をできるようにしたのです。その結果、スタッフが注文を受ける必要がなくなったほか、注文の聞き間違いもなくなり、少人数で業務が回るようになりました。
 
最終的に、同社は人手不足を解消し、平日のランチ営業を一部再開します。このように、株式会社SKレストランは「注文を取る」という業務をIT化したことで、人手不足をスムーズに解消して営業時間を拡大できました。
 

【士業】主治医のような社会保険労務士法人

主治医のような社会保険労務士法人は「経理業務に時間がかかる」という課題をIT化で解消しました。
 
同社は月に150通もの請求書を発行しています。そのほとんどが顧問契約のため、毎月請求書を発行しなければならず、定型業務に時間を取られる点が課題でした。
 
そこで同社が導入したのが、会計に特化したITツールです。ツールを導入した結果、請求書の発行や送付を自動化でき、経理業務がスムーズに完了するようになりました。最終的に、経理業務にかかる時間は以前の3分の1となり課題が解消されたのです。
 
このように、主治医のような社会保険労務士法人は「請求書を発行する業務」をIT化したことで、定型業務に時間を奪われるという課題をスムーズに解消して、社員の業務負担を軽減させました。
 

【製造販売業】松山ヤクルト販売株式会社

松山ヤクルト販売株式会社は「情報共有のスピードが遅い」という課題をIT化で解消した事例です。
 
これまで、同社は情報共有を紙で行っていました。そのため、本部で情報を確認する際は、11か所に点在している各支部から書類を郵送してもらう必要があり、スムーズな情報共有ができていませんでした。
 
そこで導入したのが、情報共有ツール「Stock」です。Stockは、書き込んだ情報をリアルタイムで任意の社員に共有します。このツールを本社と各支部に導入した結果、離れた場所からでも情報を瞬時に共有できるようになり、課題が解消されました。
 
このように、松山ヤクルト販売株式会社は「各支部との情報共有」をIT化したことで「情報共有のスピードが遅い」という課題を解消して、スムーズに情報を共有できるようになったのです。
 


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中小企業がIT化を進めるポイント

ここでは、中小企業がIT化を進めるための3つのポイントを解説します。闇雲にIT化を進めてしまうと効果が出ないだけでなく、予算も無駄になるのでポイントを押さえて慎重に進めましょう。

目的を明確にする

IT化は、経営層が率先して取り組みましょう。
 
IT化に向けてITツールを導入すれば、業務プロセスを変更する必要に迫られます。業務プロセスの変更は管理者の負担となるだけでなく、現場で働く従業員にも大きな影響を与えるので、社内からは反発の声が挙がると予想されます。
 
すなわち、IT化を進める際には、現場の反発を生まないようにIT化の目的をはっきりさせる必要があるのです。同時に「IT化のためにITツールが必要な理由」が全社に共有されれば、業務プロセスの変更に対しても理解を得られるようになります。
 
このように、IT化を進める際には「自社でIT化に取り組む目的」を設定して、社員に周知させたうえで進めていきましょう。

一部の業務から進めていく

IT化は一部の業務から進めましょう。
 
IT化は業務プロセスを変える必要があるので、一気に進めると現場に大きな負担がかかってしまいます。したがって、従業員にかかる負担を可能な限り少なくするために、一部の業務から少しずつ進めていく必要があるのです。
 
また、最初にIT化する業務としては「情報の管理・共有」が最適です。社内情報をデジタル化すれば、すべての従業員が必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、業務をこなすスピードが飛躍的に向上するのです。
 
したがって、「情報の管理・共有」のIT化を足掛かりにして、全従業員にIT化のメリットを体感させ、その後の取り組みがスムーズに進むようにしましょう。

使いやすいITツールを導入する

IT化を進める際には、使いやすいITツールを導入しましょう。
 
たとえば、情報共有ツールを導入すれば、社内情報を一元管理できます。また、検索機能で必要な情報をすぐに閲覧できるので「重要な情報を見つけられない」といった事態が発生しません。すなわち、情報共有ツールで従業員の業務負担を軽減できるのです。
 
しかし、複雑で多機能なツールを導入すると、使いこなせない従業員はメールやLINEなどの別ツールで共有をし始めます。その結果、情報の一元管理が実現できず「業務負担の軽減」などのメリットも得られないのです。
 
そのため、IT化に取り組む際には、ITが苦手な社員でもすぐに使いこなせるシンプルなツールを導入し、失敗なくIT化を進めましょう。


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中小企業のIT化におすすめのツール

以下では、中小企業のIT化におすすめのツールを紹介します。
 
IT化を成功させるためには、小さな業務から少しづつIT化するのがおすすめです。また、すべての従業員が関わる業務でIT化を進めれば、社内全体でIT化の恩恵を受けることができ、その後のIT化もスムーズに進められるのです。
 
すべての従業員が関わる業務としては「情報の管理・共有」が挙げられます。商談の内容や顧客データなど、さまざまな情報のデジタル化を進めれば、全社で業務負担が軽減され、それぞれの部門で効率的に大きな成果を出せるようになるのです。
 
たとえば、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせる「Stock」を導入すれば、あらゆる情報を一元管理でき、必要な情報へ簡単にアクセスできる環境が整います
 
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、任意の社員へ自動的に共有されるので「毎回メールを作成して情報共有する」といった手間がかかりません。また、直感的に使えるシンプルなツールのため「社内に浸透しない」といった事態が発生せず、IT化をスムーズに進められるのです。

誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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中小企業のIT化を成功させる方法まとめ

ここまで、中小企業のIT化を進めるポイントと事例、おすすめのツールを紹介しました。IT化を進めるポイントは、以下の3点です。
 
  1. 目的を明確にしたうえで進める
  2. 一部の業務から少しずつ取り組む
  3. 使いやすいITツールを導入する
上記の3つのポイントを守れば、IT化を失敗なく進められます。とくに、3つ目の「使いやすいITツールを導入する」は重要であり、ITに慣れていない従業員でも活用できるツールがあれば、導入後に運用されないという事態も防げます。
 
たとえば、教育コスト不要ですぐに運用できるほどシンプルな「Stock」は、情報の管理・共有に必要な機能が過不足なく搭載されており、社員の業務負担をスピーディーに軽減します。
 
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