近年、OA化を進める企業が増えてきています。OA化には「業務にかかる時間を短縮できる」などのメリットがあり、取り組む価値があると判断されているのです。
しかし、OA化に取り組んでも一部の社員にしか浸透せず、結果として失敗に終わるケースも多くなっています。そのため、「自社の業務をOA化したいが、デジタルが苦手な社員も多いので対応できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OA化の概要とついていけない3つの理由、その対処法を解説します。
- 社内のOA化を早急に進めたい
- OA化についていけない社員に対して、どのように対応すべきなのか知りたい
- 失敗なくOA化を進めて、社員の業務負担をスムーズに軽減したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、OA化についていけない理由が理解できるほか、より具体的な対処法も見つかります。
目次
OA化とは
ここでは、OA化の概要とメリットについて解説します。以下を参考に、OA化で得られるメリットを理解しましょう。
OA化とは
OA化はOffice Automationの略称であり「事務に関する業務の自動化」を指します。
OA化の例として、以前は紙で管理していた契約書をデジタルデータにして、さらに契約書の作成業務を自動化することが挙げられます。
このように、従来は紙で実施していた業務をデジタル化・自動化するのがOA化です。
IT化とOA化の違い
IT化とOA化は、それが「手段」もしくは「目的」なのかという点で異なっています。
IT化はInfornation Technolgyの略称で「IT技術を活用してアナログ業務をデジタル化して、業務効率化を目指すこと」を指します。すなわち、IT化は「ある目的を達成するための手段」なのです。
一方で、OA化は「紙の作業をデジタル化・自動化する」という意味があり、行為それ自体が目的となっています。
このように、IT化は「何かを成し遂げる手段」であるのに対して、OA化は「それ自体が目的」なのです。
OA化のメリット
OA化のメリットは、以下の3点です。
- 業務がスムーズに完了する
- 時間や場所を問わず業務を進められる
- 人手不足を解消できる
OA化で業務を自動化できるので、ひとつの業務にかかる時間を短縮できます。結果として、残った時間をより重要な業務に充てられるようになるのです。
OA化が実現すれば、オンライン上で業務に取り組めます。その結果、インターネット環境さえあれば業務を進められるようになり、移動時間も有効活用できるのです。
OA化によって一部の定型業務を自動化できます。その結果、必要となる人手が減り、少ない人数でも仕事を回せるようになるのです。
OA化が実現すれば、上記の3つのメリットが得られます。そのため、「社員の業務負担の軽減」や「人手不足の解消」に関心がある企業は、OA化に取り組むべきだと言えます。
OA化についていけない理由
ここでは、OA化についていけない理由を紹介します。以下の「OA化についていけない3つの理由」から、OA化をスムーズに進めるために必要なアプローチを理解しましょう。
デジタル用語が難しい
OA化についていけない理由のひとつとして、デジタル用語が難しい点があります。
文化庁が公表した平成29年度 国語に関する世論調査によると「カタカナの意味が分からずに困ることがある」と答えた割合は83.5%であり、カタカナが苦手な人は非常に多いことが分かります。
事実、ほとんどのデジタル用語はカタカナで構成されており、それが「ついていけない」と感じる要因なのです。
そのため、OA化に取り組む際には、事前に「デジタル用語の講習会」を開くなどして、主要な語句を社内に周知させたうえで進めていきましょう。
従来の業務プロセスが変更される
OA化についていけない理由として、従来の業務プロセスが変更される点があります。
OA化の例として、紙の議事録をPCでの管理に変更することがあります。議事録のOA化の弊害として、従来のやり方に慣れた社員にとってはすべてが新しいことなので、負担やストレスを感じる可能性があるのです。
また、業務に以前の倍以上の時間がかかるなど、かえって業務効率が悪くなることもデメリットとして考えられます。
そのため、すべての業務を一度にOA化するのではなく、一部の業務から段階的に進めましょう。
システムの使い方を理解する必要がある
OA化についていけない理由として、システムの使い方を理解しなければならない点があります。
OA化には、業務をデジタル化・自動化するシステムの導入が不可欠です。しかし、そういったシステムの多くは多機能であり、操作方法が難しくなっているのです。
したがって、システムを導入する際には社員に複雑な操作方法を理解させなければなりません。また、実際の業務で活用するためには慣れが必要になるので、さらに長期的な教育が必須です。
そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなシステム」を選び、社員に大きな負担をかけることなくOA化を進めましょう。
企業がOA化に向けて取り組むべきこととは
企業はOA化に向けて「シンプルなITツール」を導入しましょう。
OA化向けのシステムには「多機能」という特徴があります。さまざまな業務のデジタル化・自動化に活用できるように、多種多様な機能が搭載されているのです。したがって、ほとんどのOA化向けシステムは高額となっています。
また、高機能なOA化向けのシステムには「使い方が難しい」というデメリットもあります。高額なシステムを導入しても、使い方が複雑なために社員が活用できず、コストだけが発生し続けるという事態になりかねません。
したがって、スムーズに社員の業務負担を軽減するには、高コストかつ高リスクの「多機能なITシステム」ではなく低コストで運用できる「シンプルなITツール」が必須です。
非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール
以下では、65歳の方でもすぐに使いこなせるほどシンプルなツールを紹介します。
業務負担を軽減するために導入すべきなのは「情報共有ツール」です。情報共有ツールがあれば時間や場所を問わずに、担当者とのやりとりや上司への報告などができるので、業務が効率化するのです。
また、選定条件として「使いやすいツールか」を確認しましょう。社員が使いこなせない多機能ツールは、社内で活用されないといった事態になりかねません。したがって、ツール導入を失敗なく進めるために「シンプルなツール」が必要です。
結論、企業が導入すべきなのは、教育コスト不要ですぐに運用でき、社内情報が簡単に管理可能な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書いた情報はリアルタイムで任意の社員に共有されるため、手間なく情報共有ができます。また、65歳以上の社員でもすぐに活用できるように設計されているので「ツールが社内で使われない」というケースが発生しません。
最も簡単に情報を共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
OA化についていけない理由まとめ
ここまで、OA化の概要やついていけない人がいる理由、対処法などを紹介しました。
OA化には「業務にかかる時間を短縮できる」などのメリットがありますが、一方で、高機能なシステムには「コストがかかる」というデメリットもあります。
また、高機能なシステムは使い方を理解するのに時間がかかるので、社員がシステムを使いこなせず、コストだけが発生するといった事態につながりかねません。そのため、「使いやすいシンプルなツール」を導入し、業務をスムーズに改善しましょう。
たとえば、ITに慣れていない社員でもすぐに使いこなせる情報共有ツール「Stock」を導入すれば、社員の業務負担がスピーディーに軽減します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で簡単に情報を共有できるようにして、業務がスムーズに完了する環境を整えましょう。
