近年、企業がIT化を進める動きが加速しています。「社員の業務負担が軽減する」などのメリットを持つIT化は、すべての企業にとって取り組む価値があるのです。
 
しかし、「中小企業のIT化は遅れている」など、IT化の進捗についてはさまざまな情報が飛び交っているのが現状です。そのため、「ほかの企業にIT化で遅れをとっているのではないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、中小企業におけるIT化の現状と遅れの理由、進めるためのポイントを解説します。
 
  • 自社のIT化をスムーズに進めたい
  • 中小企業のIT化にはどのような課題があるのかを把握したい
  • 他社のIT化の進捗度を参考に、自社の今後の方針を決めたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、中小企業におけるIT化の現状が理解できるほか、失敗なくIT化を進めるヒントも得られます。


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中小企業のIT化の現状

中小企業のIT化は、あまり進んでいないのが現状です。
 
株式会社野村総合研究所が発表した「令和2年度中小企業のデジタル化に関する調査に係る委託事業報告書」には、ツールの種類別の導入状況が記録されています。
 
本報告書によると、最も普及しているのは人事ツールであり、62.2%の企業が導入しています。一方で、ほかのツールの導入率は低く、50%に満たないケースがほとんどとなっているのです。
 
また、各ツールを導入していない企業のうち、少なくとも3割は「今後もツールを導入する見込みはない」と回答しており、ツールに対する関心の低さが伺えます
 
このように、IT化をする中小企業は少数で、取り組めていない企業も多いのが現状です。


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中小企業のIT化が遅れる3つの理由

ここでは、中小企業のIT化が遅れる理由を紹介します。以下の「中小企業のIT化が遅れる3つの理由」を参考に、IT化を進めるにあたってどのような課題があるのかを理解しましょう。

経営層のITリテラシーが不足している

中小企業のIT化が遅れる理由のひとつとして、経営層のITリテラシーの不足があります。
 
ITリテラシーとは、ITの活用に必要な知識・スキルを指します。ITリテラシーがなければ社内のIT活用は牽引できず、結果としてIT化も進まないのです。
 
経営層のうち大きな割合を占めているのは、デジタルが浸透していない時代に生まれた50代以上の方々です。そのため、経営層のITリテラシーが不足しているケースは多く、IT化をうまく進められていないのが現状です。

社内のIT人材が不足している

中小企業のIT化が遅れる理由のひとつに、社内のIT人材が不足している点があります。
 
IT化をスムーズに進めるには、ITの専門知識を持つ「IT人材」が欠かせません。しかし、優秀な人材は待遇が良い大企業に流れることが多く、中小企業がIT人材を確保するのは難しいのが現状です。
 
そのため、IT化に必要な人材が社内におらず、結果としてIT化を進められない中小企業が多くなっています。

ITへの投資資金が不足している

中小企業のIT化が遅れる理由のひとつとして、ITへの投資資金の不足があります。
 
IT化を進めるにあたっては、一定の投資が必要です。たとえば、「ITシステムの導入」では初期費用や月々の利用料がかかり、全体の費用は高額となります。したがって、IT化に取り組む前に資金を十分に確保しておく必要があるのです。
 
しかし、大企業と中小企業には資源の量に大きな差があり、十分な投資資金を用意できる中小企業はほとんどないのが現状です。このように、準備できる資金が少ないために、結果としてIT化を進められない中小企業が多くなっています。


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中小企業のIT化の進め方

中小企業のIT化を進めるにあたっての5ステップを解説します。
 
  1. IT化する業務を決定する
  2. はじめに、IT化する対象の業務を決定しましょう。すべての業務を一度にIT化すると社内が混乱するので、特定の業務から始めるのがポイントです。
     
  3. 導入するツールを選定する
  4. 業務の内容を洗い出したうえで、負担軽減につながるツールを選択しましょう。ただし、非IT企業が多機能ツールを導入すると、社員が使いこなせない恐れがあるので「シンプルで使い勝手の良いツール」がおすすめです。
     
  5. 社員に対して説明する
  6. 社員にIT化のメリットやツールの効果を説明して、IT化への理解と協力を得ましょう。実際の業務で利用する社員にとって、ストレスになるIT化進め方は長期的に見るとマイナスとなる可能性があります。
     
  7. ツールを導入する
  8. 社内にツールを導入して、IT化を進めていきましょう。直感的に使いこなせるツールを導入すれば、スムーズに運用へ乗せられます。
     
  9. 効果を検証する
  10. ツールの導入前後でどのような変化があったかを確認しましょう。判明した問題点を踏まえたうえでもう一度上記のステップを踏み、IT化を前へ進めます。
上記のステップを踏めば「どのような点に課題があるのか」が分かり、自社に合ったツールを適切に運用できるようになります。


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中小企業のIT化のポイント

ここでは、中小企業のIT化のポイントを紹介します。以下で解説する4つのポイントを参考に、失敗なくIT化を進めましょう。

部分的に進めていく

IT化は部分的に進めましょう。
 
部分的なIT化であれば、比較的少ない費用で進められます。さらに、社内全体でIT化に取り組む場合と比較して、失敗するリスクが低い点もメリットです。
 
このように、失敗のリスクを低くするために、IT化は「ひとつの業務」から進めていきましょう。

ITリテラシーの研修を実施する

ITリテラシーの研修を実施しましょう。
 
社員のITリテラシーが低い場合、ITツールを導入しても活用されないといった事態になりかねません。ツールの導入には少なからずコストがかかるので、導入後は社内で十分に活用されるように、社員のITスキルを事前に向上させておく必要があるのです。
 
そのため、企業は「社員のITリテラシーを高める機会」を社内に設けて、IT化がスムーズに進む環境を整備しましょう。

まずは社内情報をデジタル化する

IT化は「社内情報のデジタル化」から進めましょう。
 
たとえば、情報を紙で管理している場合、必要な情報を見つけるにはフォルダを開き、そのなかから該当のファイルを見つけなければならず、時間がかかります。
 
しかし、情報をデジタル化すれば、ファイルのタイトルや本文を対象に検索をかけられます。その結果、必要な情報へ瞬時にアクセスできるのに加えて、今まで資料を探すのに割いていた時間を別の業務に費やせるなど、業務を効率化することも可能になるのです。
 
そのため、IT化は「社内情報のデジタル化」から進めていき、すべての社員がIT化の恩恵を受けられる環境を整えましょう。

使いやすいツールを導入する

使いやすいツールを導入しましょう。
 
たとえば、情報共有ツールには「時間や場所を問わずに情報を共有できる」というメリットがあります。しかし、そのツールが使いにくいものであった場合、社員が使いこなせず、結果として活用されないといった事態に陥りかねないのです。
 
ツールの導入にはコストがかかるので、失敗は許されません。そのため、誰でもすぐに使いこなせるような「シンプルなツール」を導入し、IT化をスムーズに成功させましょう。


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中小企業のIT化におすすめのツール

以下では、中小企業のIT化におすすめのツールを紹介します。
 
中小企業のIT化が遅れている要因のひとつとして「IT人材の不足」があります。社内にIT人材がいなければ、自社でITシステムを保守・管理できないため、IT化を進めることも難しくなるのです。
 
しかし、自社で保守・管理する必要がない「クラウドツール」であれば、IT人材が社内にいなくとも運用できます。とくに、「ITが苦手な人でも活用できるクラウドツール」であれば、社員に使い方を一から教える必要もないため、導入に手間がかからないのです。
 
たとえば、65歳の社員でも導入即日から活用できるほど使いやすい「Stock」であれば、IT人材が不足している中小企業でも難なくIT化を進められます。非常にシンプルで直感的に操作できるので、導入時に教育コストが発生することもありません。
 
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は自動で任意の社員に共有されるため、迅速な情報共有が可能となります。また、検索機能があるので必要な情報にスピーディーにアクセスでき、社員の業務スピードが飛躍的に向上するのです。

ITに詳しくなくても簡単に使いこなせるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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中小企業におけるIT化の現状まとめ

ここまで、中小企業におけるIT化の現状と進め方、ポイントを紹介しました。中小企業のIT化のポイントは以下の4点です。
 
  1. 一部の業務から少しずつ進めていく
  2. 研修を実施して社員のITリテラシーを高める
  3. はじめに社内情報をデジタル化する
  4. 使いやすいツールを導入する
上記の4つのポイントを守れば、経営資源が不足している企業であってもIT化をスムーズに進められます。とくに、社員が使いこなせずにコストだけかかる事態を防ぐために、4つ目の「使いやすいツールを導入する」がもっとも重要です。
 
たとえば、使いやすいツールとして100,000社以上で導入されている情報共有ツール「Stock」は、ITが苦手な社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルであり、教育コストをかけずに情報共有の側面からIT化を実現します。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内情報をデジタル化して、社内のIT化をスムーズに進めていきましょう。
 
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