多くの企業ではスケジュール管理のためにホワイトボードを用いることが一般的です。ホワイトボードはオフィスの目立つ位置に配置すると複数人のスケジュールが一目でわかるうえ、スケジュールの確認も連絡なしで行えるというメリットがあります。
 
しかし、アナログであるがゆえに「書ける内容が限られている」「手作業での記入に手間がかかる」などの悩みを抱える方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、オフィス向けのスケジュール管理におすすめするホワイトボード3選を中心にご紹介していきます。
 
  • ホワイトボードを活用し、明確なスケジュール管理を行いたい
  • 数あるホワイトボードの中から、使い勝手の良いものを選定したい
  • ホワイトボードでスケジュールを管理をする際のデメリットを解消したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、オフィスに適したホワイトボードを見つけられ、チームのスケジュール管理が確実に行えるようになります。


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ホワイトボードを使ったスケジュール管理とは

ホワイトボードを使ったスケジュール管理は、チームのスケジュールを誰もが一目で確認できるという特徴があります。ボード上の整理された予定表に、社員がそれぞれの予定を記入することで、複数人の都合が把握できます。
 
さらに、ホワイトボードを見れば各社員の空き時間が可視化されているので、予定を組む際にも相手に都合のいい日時を何度も確認する必要がなくなります。
 
このように、ホワイトボードでのスケジュール管理はシンプルかつ利便性にも長けていることから、多くの企業での使用が一般的であり、長い間にわたって活用されてきた理由にもなっているのです。


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スケジュール管理に使えるホワイトボード3選

以下では、スケジュールの管理に使えるおすすめのホワイトボードを3つご紹介します。通常のものよりもスケジュール管理に適したホワイトボードを導入し、作業の手間を省きましょう。

【DEBIKA】マグネットが使えるホワイトボード

DEBIKAの画像
 
DEBIKAは、半月ごとの記入ができるホワイトボードです。マグネットも貼り付けられるため、重要項目や担当者を明確にしたい場合に有効です。
 
価格:6,210円(税込)
 

【脚付きホワイトボード】2か月の予定表入りの脚付きボード

脚付きホワイトボードの画像
 
脚付きホワイトボードは、2ヶ月の予定を一目で確認できるホワイトボードです。マーカー・イレーサーが付属しているので到着後即座に使えます。
 
価格:21,980 円(税込)(組み立て料金は+2,530 円)
 

【壁掛けホワイトボード】月間予定が書き込める壁掛けタイプのボード

壁掛けホワイトボードの画像
 
壁掛けホワイトボードは、マグネット対応の予定表入りホワイトボードです。マーカーやイレーサー、マグネットなどの小物を置ける粉受けが付属しています。
 
価格:3,890円(税込)
 


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ホワイトボードのデメリット

ホワイトボードにはシンプルな使い勝手や利便性といった良さがありますが、使い方がアナログであるために以下5つのデメリットを抱えています。
 
スケジュール管理の業務効率を落とす要因にもなるため、ホワイトボードのデメリットについてあらかじめ把握しておきましょう。

情報共有で伝えられる範囲に限界がある

ホワイトボードでは、一度の情報共有で伝えられる人数・範囲に限界があります。
 
伝える情報量が多い場合、文字を極端に小さくするか複数のホワイトボードを用意する必要があります。その場合、予定表が見づらくなったり、用意に時間がかかったりといった問題が発生するため、ホワイトボードの「全員の予定がひと目で確認できる」という利便性が損なわれてしまいます
 
また、社員が複数のフロアにいる場合や、社外に常駐していてホワイトボードのスケジュール確認ができない場合は、別途メールなどで情報共有しなければなりません。
 
このように、ホワイトボードでは情報を伝えられる人数や範囲に限度があることから、大規模なチームであれば業務効率が下がってしまう可能性もあるのです。

社外にいる場合は記入できない

オフィス用のホワイトボードでは、社外からの記入ができないこともデメリットとして挙げられます。
 
ホワイトボードはオフィス内でしか閲覧・記入ができません。そのため、出張先や自宅など、社外にいる際に新しいスケジュールが入った場合は、電話やメールなどで伝える必要があります。
 
このように、オフィスに行かなければスケジュールの記入ができない点も、ホワイトボードの利便性を生かせておらず、情報伝達のプロセスが増えてしまいます。

誤って文字を消した場合は復元が難しい

ホワイトボードに書かれた文字を消した場合、即座に復元することは難しいです。
 
たとえば、「各社員の予定が記載された、項目の幅が狭いホワイトボード」で誤ってほかの社員の予定が消されるリスクがあります。そして、無意識的に消した場合は、再度スケジュールを確認したり書き直したりするという無駄な時間が発生してしまうのです。
 
また、「ほかの予定を消さないように注意して社員個人の予定を書き換える」というストレスが発生する点もデメリットと言えます。

消耗品によるコストが発生する

ホワイトボードは消耗品によるコストが発生する点もデメリットの一つです。
 
マーカーのインク切れやイレイサーの汚れが残る場合など、消耗品は適宜補充をする必要があります。また、会議の前に補充が足りているかのチェック作業も行わなければなりません。
 
このように、ホワイトボードにはランニングコストがかかることと、補充の確認作業という負担が発生することがわかります。

設置するスペースの確保や持ち運びが必要

ホワイトボードは設置するスペースの確保や持ち運びが必要になります。
 
プロジェクトの人数が多く、大型のホワイトボードを使う場合は、設置スペースの確保をあらかじめ行わなければなりません。また、ひとつのフロアや部屋での共有が難しい場合は、持ち運びの必要もあるのです。
 
さらには、オフィスが狭く大型のホワイトボードの設置が困難な場合や、持ち運びの人員が不足している場合は、伝える情報が多くても小型のボードにせざるを得ないこともあります。このように、オフィスの広さや人員を選ぶという点もデメリットになるのです。


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ホワイトボードを使ったスケジュール管理から脱却するたった一つの方法

ホワイトボードでのスケジュール管理から脱却する方法としては、ITツールの導入・運用の一択です。ホワイトボードには、以下のようなデメリットがありました。
 
  • 情報共有で伝えられる範囲に限界がある
  • 社外にいる場合は記入できない
  • インクの汚れ修正に時間がかかる
  • 消耗品によるコストが発生する
  • 設置するスペースの確保や持ち運びが必要
このように、ホワイトボードでのスケジュール管理はコストや作業の負担が多く、効率的とはいえません。そのため、ホワイトボードの「記載スペースの問題から詳細事項まで共有できない」「ストレスフリーで内容の更新ができない」点をカバーする仕組みづくりが必要です。
 
そこで、ITツールを導入・運用すれば、スケジュール管理・共有プロセスにおけるホワイトボードのデメリットはすべて排除できます。一方、スケジュール管理におけるルールも併せて明確にしておくと、ツール導入後に「管理方法が個人によって異なる」という事態を防げます。


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オンラインでのスケジュール管理を最も効率化できるツール

ここからは非効率なホワイトボードのデメリットを解消し、スケジュール管理を最も効率化できるツールをご紹介します。
 
ツール選定にあたり「機能性に富んでおり、多くの企業が導入している」という判断基準だけで選ぶのはおすすめできません。多機能なツールは操作が複雑なことが多く、管理時に直感的にスケジュールの登録・共有ができなければ次第に使われなくなるからです。
 
そのため、まずは「誰でも簡単に使いこなせるか」を最優先にツールを選びましょう。具体的には、業務内容が自由に書き込める「ノート」で管理をし、その内容に「タスク」を設定できるものがおすすめです。また、タスクに関する不明点は「メッセージ」ができると、帰社して内容を確認するという非効率な事態も起こりません。
 
この条件に当てはまる、非IT企業の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」であれば、「タスク・ノート・メッセージ」の過不足のない機能で効率的なスケジュール管理を実現します。
 
Stockではメンバー各自がノートへスケジュールを作成し、チーム内の任意のメンバーへ共有できるため、「誰もが一目でわかる」というホワイトボードのメリットも生かせると同時にデメリットも解消できるのです。

チームのスケジュール管理を最も簡単にできるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ホワイトボードを使ったスケジュール管理からの脱却方法まとめ

これまで、スケジュール管理におすすめのホワイトボードや、ホワイトボードを使ったスケジュール管理からの脱却方法を中心にご紹介してきました。
 
ホワイトボードには「誰もが一目で情報を確認できる」「シンプルにスケジュール管理が行える」という特徴があります。しかし、アナログであるがゆえに必要以上のコストや作業が発生するため、スケジュール管理に支障をきたす場合もあるのです。
 
そのような負担を解消するためには、ITツールの導入・運用が必須です。しかし、ツールの操作が複雑であれば、担当者のみしかツールを扱えず、社員の理解が及ばずにコストばかりがかかるという事態になるため、ツールは「使いやすさ」を軸に選定しましょう。
 
今回ご紹介した「Stock」は、65歳以上の社員でも使いこなせるほどシンプルで、扱いやすいツールです。業界業種問わず、現在100,000社以上が情報共有のストレスを解消しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してホワイトボードによるスケジュール管理の煩雑さを解消しましょう。
 
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