報告書業務を行うにあたり、書類内容や管理などにおけるミスは少なからず発生するリスクがあります。
 
報告書に社員のミスがあった場合は、修正や指導などのコストが発生するだけでなく、取引先や顧客との認識齟齬を引き起こしてしまいます。そのような事態を避けるためにも、過去のミスから原因を探り、次に向けた対策を練っていく必要があるのです。
 
しかし、「環境やノウハウが整っておらず、報告書のミスをどのようになくしていけばよいのかわからない」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、報告書のミスをなくすにはどのようにすればよいのか、ミスの原因と具体的な対策についてご紹介していきます。
     
  • 報告書のミスをしてしまう根本的な原因を探り、再発防止に努めたい
  • 社員の報告書に関わるミスによって発生する、時間的コストや教育コストを抑えたい
  • 報告書のミスをなくすための効率的な方法について知りたい
という方はこの記事を参考にすると、報告書のミスをなくすにあたってとるべき行動がわかり、ミスによる報告書業務の停滞を防ぐことができます。


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報告書のミスをしてしまう人の特徴

報告書のミスをなくすには、ミスをしてしまう人の特徴を理解することが重要です。
 
ミスは誰にでもおこり得るものですが、ミスを起こしやすい人には決まった傾向や共通点が見られます。以下の内容がマネジメントしている社員に該当するポイントがあるかをチェックしましょう。

業務の全体像が把握できていない

ミスをよくしてしまう人における特徴の一つとして、業務の全体像の把握ができていないことが挙げられます。
 
報告書は、一側面だけではなくどのような目的で作成するのかという全体像を把握する必要があります。しかし目先の業務だけに意識が集中し過ぎると、最終目的からの逆算ができず、内容や構成に不備が発生してしまうのです。
 
そのため、報告書の作成にあたっての背景や自分の果たすべき役割など、全体像の把握に意識を向けさせる必要があります。

細部にまでこだわりすぎてしまう

細部にまでこだわりすぎてしまうことも、ミスをしやすい人の特徴のひとつです。
 
文章のレイアウトや文字数など、細部にまでこだわりすぎてしまうと、報告書における本来の目的を見失い、期日までの作成が終わらないというミスへと繋がります。
 
このように、こだわり過ぎるあまり期日に遅れてしまう人の場合は、いつまでに提出しなければならない書類なのかを明確に提示し、「期日は厳守する」ということを伝えておく必要があります。

注意力が足りていない

作成した報告書に対して注意力が足りていない人も、ミスをしやすい傾向にあります。
 
自信過剰な性格による慢心があったり、注意力が足りなかったりする人は、作成した報告書の内容に不備があっても自分から気づけずに、そのままの状態で提出してしまうことがあります。
 
そのため、書類の作成後には必ず見直しの時間を設けるなど、内容確認に注意を割くことへの意識を徹底させるようにしましょう。


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報告書のミスをした際に取るべき対処法

報告書のミスをした際には、早急な修正や今後に向けた対策を実行するため、必ず取っておくべき対処法があります。
 
ミスは最小限に抑えることが望ましいですが、報告内容が複雑な場合や、情報量の多い報告書を作成することもあります。そのため、ミスが起こった場合に向けて、とるべき対処法への理解が重要になるのです。
 
また、個人のミスがチーム全体に影響するような場合は、対処法についてチーム内の全員が共通理解を持っておく必要があります。そこで以下では、個人だけでなくチームとしてとれる対処法をご紹介します。

ミスの事実を迅速に報告する

報告書の内容にミスがあった場合、上司や関係者への迅速な報告が必要です。
 
報告書のミス報告が遅れると、それに応じて対応も遅くなり、ミスの影響がより拡大するケースもあります。特に金銭やデータの数字に誤りがあると、報告が遅れた場合はそのままプロジェクトが進行し、重大な誤解や損失を引き起こしてしまうこともあるのです。
 
報告の遅れによるトラブルを避けるためにも、上司や関係者へミスの経緯や影響を及ぼす範囲などの情報を迅速に報告しましょう。

今後の対応についてチームのメンバーと共有する

報告書のミスに対する今後の対応についてチームのメンバーと共有することも、対処法のひとつとして非常に有効です。
 
ミスに対して自己判断で対応を進めてしまうと、一人の力では対処しきれないリスクもあるため危険です。しかし、チーム内で対応策を共有をすると、報告書のミスにおける上司やほかのメンバーからの多角的な視点を得られ、メンバー全員が共通認識を持ったうえで対応ができます。
 
したがって、ミスを一人で抱え込んで対応の遅れを起こさないためにも、ミスの内容をチーム内で共有することが重要になります。


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報告書のミスを防止する対策

ここでは、報告書のミスを防止する具体的な対策についてご紹介します。
 
ミスに対して適切な対応をすることは重要ですが、報告書のミスを防止するには、ミスを起こさないための工夫や環境の構築が必要になります。そのため、以下の「ミスの防止に向けた対策」は確実に取り組みましょう。

提出前に下書きを行う

ミスなく報告書を作成するには、書類の提出前に下書きを行うことが望ましいです。
 
下書きを行うと訂正箇所がある場合は書き込みができたり、本提出用の書類を作成する際に、下書き内容の大部分をそのまま記載できたりします。さらに、下書きには作成者自身が改善が必要だと感じた点なども記載すると課題を可視化できます。
 
下書きを行うことによりゼロから本提出用の報告書を作成する必要がなくなるため、ミスのリスクを下げながら作成時間の短縮もできるのです。

「他者による確認プロセス」を設置する

作成者個人で見直しをしただけでは報告書のミスに気づけない場合もあります。そのため、他者による確認プロセスの設置も大切です。
 
報告書の内容が多量だったり複雑だったりする場合は、作成者にかかる負担が大きく細かなミスにまで意識を向けられないことがあります。しかし、レビュー担当者を配置して確認作業を行えば、ミスの指摘や改善点の提示が早い段階で行えるのです。
 
さらに、ミスを確認するためのチェックシートなども取り入れると、より確実にミスの防止ができます。


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報告書のミスをなくすたった一つの方法

報告書のミスをなくす方法は、報告書作成ツールの導入・運用の一択です
 
手作業で報告書業務を行う場合、記載ミスがあれば修正のために印刷し直すことによってコストが発生します。また、書類の管理を行う際にも紙媒体による煩雑さから目的の報告書を見つけるのに時間がかかり、提出が遅れるというミスにもなりかねません。
 
また、ミスに対する情報共有を行う際にも、紙媒体の報告書では瞬時に複数人への共有が難しく、確認作業や指摘がスムーズにできずに更なるミスを引き起こしてしまう恐れもあります。
 
このように手作業での報告書業務においては、修正にかかるコストやミスへの対処の難しさなどのデメリットがあげられます。しかし、報告書作成ツールを導入・運用すれば、作成や管理における負担が軽減されてミスのリスクが下がり、ミスをしてしまった場合でも迅速に対応・情報共有が行えるのです。


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報告書のミスを防止するために最適なツール

ここからは、報告書のミスを防止するために最適なツールをご紹介します。
 
報告書作成ツールを導入するにあたり「多くの機能に富んでいる方が便利」「知名度があるから安心」という判断で選定するのは危険です。多機能なツールや有名なツールは複雑な操作性なことが多く、それが原因でツールに対する社員の理解が及ばない場合は、かえって報告書業務のミスも誘発しやすくなるからです。
 
つまり、社内のITリテラシーを考慮したツールを選定する際には、「扱いやすさ」というポイントが重要になります。操作に対するストレスがなくなることで、短期間で確実に報告書のミスをなくせるようになるのです。
 
たとえば、65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルに報告書の作成・管理ができる「Stock」のような報告書作成ツールであれば、ストレスのない操作性によりミスのリスクをなくせます。
 
Stockの「ノート」で報告書を作成すればチーム内の任意のメンバーへ共有でき、ミスがある場合はノート内の書き込みや「メッセージ」によって指摘が可能です。また、「フォルダ」を使って報告書のジャンルごとに分けられるため、提出後の管理も簡単です。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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報告書のミスの原因と防止対策まとめ

これまで、報告書のミスをしがちな人の特徴や、ミスの原因と防止対策を中心にご紹介してきました。
 
報告書のミスをなくすには、個人での心がけはもちろんチーム内での情報共有や入念な確認作業が必要です。ただし、紙媒体での報告書ではミスの修正にかかるコストやスムーズな確認プロセスを踏めないなどの問題があります。その結果、負担の大きさから提出が間に合わなくなることもあるのです。
 
そのような事態を回避するためにも報告書作成ツールの導入・運用が不可欠になります。しかし、社員がツールに対して苦手意識を持つと使われづらくなり、結果として適切な作成や管理がなされず、さらにミスが拡大して報告書業務の停滞を招いてしまいます。
 
したがって、はじめから社員全員が苦手意識をもつことのない、扱いやすいツールが求められます。今回ご紹介した「Stock」は、非IT企業の社員でも即日で報告書の作成・管理ができるため、報告書業務の効率化に最適なツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して負担のかかる煩雑な書類業務から脱却し、報告書のミスを解消しましょう。
 
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