チャットツールのSlackは、多くの企業で社内コミュニケーションの活性化を目的に使われていますが、会議の議事録作成・共有にも応用できます。
一方で、Slackで議事録を作成したいものの「どの機能を使えば良いか分からない」「チャットで流すとあとから振り返られない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Slackのポスト機能で議事録をとる方法やデメリット、その解消方法をご紹介します。
- Slackで議事録を共有しても流れてしまい、すぐにアクセスできない
- 社内の情報共有に使っているSlackで議事録も管理したい
- Slackの画面が変わったため、ポストの作り方が分からなくなってしまった
という方はこの記事を参考にすると、Slackのポスト機能で議事録を作成する方法を把握し、議事録の作成から共有までスムーズにできるようになります。
目次
＜2ステップ＞Slackのポスト機能で議事録をとる方法
以下では、Slackのポスト機能を使って議事録をとる方法を2ステップでご紹介します。
Slackのポスト機能とは、書式付きの長いコンテンツを作成する機能です。ポストを使うと、Web会議中の議事録をSlackで作成・共有したり、個人的なメモをとって残したりする使い方ができます。
以下でポストの作成から共有までの方法を画像付きで確認しましょう。
ステップ1｜ポストを作成する
（1）はじめに、メッセージ送信欄の左下にある[プラスアイコン]をクリックし、[ポストを作成する]を押します。
（2）次に、議事録のタイトルと本文を入力すれば作成完了です。そのまま共有に移りましょう。
ステップ2｜ポストを共有する
（1）議事録の作成が完了したら、[共有]をクリックしましょう。
（2）共有するチャンネルを選択し、必要に応じてほかのメンバーの編集権限やコメントを追加して、[共有]ボタンをクリックしましょう。
（3）以下のように、該当のチャンネルへポストが共有されていれば完了です。
Slackのポストで議事録を活用する方法
以下では、Slackのポストで議事録を活用する方法を2つご紹介します。議事録を作成するだけで終わらせず、あとから見返したり追記したりして有効活用しましょう。
ワークスペースのポストを表示する
以下では、所属するワークスペースのポストを一覧表示する方法をご紹介します。各チャンネルのポストを一括で管理できるため、わざわざチャンネルを開かなくて良いのです。
（1）左のサイドバーの上部にある [その他]から[ファイル]をクリックします。
（2）ファイル一覧が表示されるので、上部の[ファイルタイプ]から[ポスト]を選択しましょう。表示されるファイルがポストに絞り込まれます。
ポストを編集する
議事録を編集したい場合は、下記の手順に従いましょう。
（1）[その他]＞[ファイル]の順でファイルを一覧表示させたら、[ファイルタイプ]＞[ポスト]へ絞り込み、ワークスペースのポストを表示させます。
（2）次に、編集したいポストをクリックすると、編集できる状態になります。
Slackで議事録を運用する3つのポイント
以下では、Slackで議事録を運用する3つのポイントをご紹介します。”議事録をとって終わり”の状態にしないために必見です。
（1）同時編集機能を活用
Slackのポストは複数人で同時編集できるため、会議中に分担して議事録を作れます。
会議が始まる前に「会議名・日時・場所・人数」など事前に分かる情報を記載し、チャンネルに共有しておきましょう。会議中の発言や詳細な内容は、参加者で分担して記載できるので「メモが追い付かない」といった事態を避けられるのです。
ただし、部署ごとにチャンネルを作成している場合、部署を横断した会議の議事録は各チャンネルに共有しておかなければなりません。このように、社内のチャンネルの構成によっては、共同編集に手間がかかるため注意しましょう。
（2）議事録を後から見返せるように整理する
議事録は作成するだけでなく、あとから見返せるように整理しておきましょう。
ポストを共有するだけでは、ほかのチャットによって流されてアクセスしづらい状況になります。したがって、ブックマークに追加してすぐに見直せるようにしたり、情報を蓄積する別のツールと連携して保管したりしなければなりません。
このように、議事録のアクセス性を高めるためには、既存機能や連携機能を活用するのが重要です。
（3）スレッドを活用する
議事録の運用ポイントとして、スレッドを活用することが挙げられます。
ポストで作成した議事録に紐付けてコメントを残せる”スレッド機能”を活用すると、議事録への提案や意見をスムーズにやりとりできます。
たとえば、「営業部の会議中、開発部に確認したい事項があった」という場合、開発部のチャンネルに議事録のポストを投稿すると、簡単に意見を集められるのです。
このように、スレッド機能を用いると、議事録に関する情報を一箇所に集約できるメリットがあります。ただし、スレッドの数がたまると話題が錯綜して読みづらくなるので注意しましょう。
Slackで議事録を運用する2つのデメリット
Slackはあくまでコミュニケーションがメインのツールなので、議事録を運用するデメリットがあります。以下で紹介しているのは、とくに業務に支障をきたしやすい2点です。
（1）共有した情報が流れる
Slackのデメリットとして、共有した情報が流れることが挙げられます。
Slackのポスト機能で作成した議事録は、ほかのメッセージと同様、チャットが送られるたびに流れてしまいます。そのため、あとから見返すのに手間がかかったり、修正や編集がしづらくなったりするのです。
また、”部署単位”や”プロジェクト単位”のチャンネルへ頻繁に議事録が投稿されると、会話の流れがさえぎられてコミュニケーションがとりづらくなります。
以上のように、Slackはコミュニケーションツールゆえに、流したくない情報である「議事録」の管理が難しいのです。
（2）情報の整理が難しい
Slackでは、共有した議事録の整理が難しいというデメリットがあります。
コミュニケーションツールであるSlackは、チャットによるリアルタイムな情報共有が実現する一方で、共有した情報を管理する機能に乏しいです。たとえば、議事録を顧客や案件ごとに整理できません。
その結果、必要なときに素早く議事録へたどり着けないので非効率です。このような事態を避けるには、「顧客名」や「案件」ごとに議事録を管理し、あとから素早くアクセスできる「Stock」のようなツールの導入もひとつの方法です。
【これで解決】Slackのデメリットを解消する方法
以下では、Slackのデメリットを解消する方法をご紹介します。
Slackのポスト機能で議事録を作成すると「ほかのメッセージで流されてアクセスしづらくなる」「顧客や案件別に分かりやすく整理できない」といったデメリットがあります。
したがって、議事録はSlackのような”コミュニケーションに特化したツール”ではなく、”流したくない情報を社内で共有できるツール”に蓄積しましょう。
結論、Slackのデメリットを解消する唯一の方法は、議事録を流さず管理し、いつでも簡単にアクセスできる「Stock」一択です。
Stockの「フォルダ」を顧客や案件ごとに作成し、各フォルダ内の「ノート」で議事録をとりましょう。ノートごとに紐づいた「メッセージ」では、会議内容への意見や提案もやりとりできます。
非IT企業でも議事録をスムーズに共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
■Stockを使った議事録作成のメリット
- フォルダ階層形式で管理できる
作成した議事録をフォルダ階層形式で管理できるだけでなく、検索機能も充実しているため、すぐに必要な議事録にアクセスできます。
- 議事録単位でタスクの設定やメッセージのやりとりができる
議事録ごとにタスクの設定やメッセージのやりとりができるため、自分が何をすべきかの把握がしやすく、対応漏れなどの心配がありません。
■Slackと連携して議事録をとる方法
「Stock」は、「Slack」と連携しなくとも、直感的に議事録を作成できます。しかし、「Slack」も利用したい場合、以下の手順で簡単に「Stock」と連携しましょう。
（1）Slack上に投稿された議事録のポストやメッセージを選択し、「この発言をストックする」をクリックします。
（2）「Stock」にストックする際にノートの「タイトル」を入力し、「ストックする」ボタンをクリックします。
（3）「Stock」上にノートが作られ、内容を更新すれば自動で保存・共有されます。
Slackのポストで議事録を管理する方法まとめ
これまで、Slackのポスト機能で議事録をとる方法や、運用のコツをご紹介しました。
Slackでは、ポスト機能を使って議事録を作成・共有します。しかし、チャットツールゆえに情報が流れてしまうため、必要な議事録へすぐにアクセスできるように「議事録を確実にストックする管理ツール」を導入しなければなりません。
たとえば、今回ご紹介したStockは、誰でも簡単に議事録をストックしてすばやくアクセスできるツールです。実際に非IT企業を含む120,000社以上が導入し、情報を効率的に共有しています。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して議事録の運用管理を効率化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
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