プロジェクト立ち上げのときに作成する企画書は、誰が読んでも概要を把握できるように分かりやすく書かなければなりません。とくに、記載項目や書き方が統一されていないと、複数の企画書がある場合に比較しづらくなってしまいます。
なかには、「企画書の書式が社内で統一されておらず、読むのに手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、分かりやすいプロジェクト企画書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- テンプレートを使って企画書の様式を統一したい
- プロジェクト企画書の伝わりやすい書き方を押さえたい
- 作成した企画書を簡単に共有する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい企画書の書き方だけでなく、効率よく管理・共有する方法も見つけられます。
目次
企画書とは
企画書とは、新規プロジェクトの立ち上げ時に作成される、プロジェクトの概要や予算、スケジュールなどがまとめられた文書です。
企画書と混同される言葉として「提案書」「プロジェクト憲章」「ビジネスケース」が挙げられますが、それぞれ以下のような違いがあります。
- 企画書
- 提案書
- プロジェクト憲章
- ビジネスケース
主に社内向けで、社員にプロジェクトの内容を理解してもらう文書
主に顧客向けで、課題解決の方向性を大まかに説明する文書
プロジェクトの目的を定めた参考資料で、参加者の役割や責任などを示した文書
企画書の後に作成され、会社へもたらす価値や利益を説明するための文書
多くの場合は先に提案書を作成し、顧客との打ち合わせで問題解決の方向性を提起します。そして、顧客と方針をすり合わせてプロジェクトの立ち上げが決まったら、企画書を作成して内容を具体化するのです。
このように、プロジェクトを始動するうえでは、企画書を通して概要を社内で共有し、賛同を得る必要があります。さらに、企画書の内容をもとに議論を深めていけば、課題解決への有効なアイデアが生まれる可能性も高まります。
プロジェクト企画書に書くべき基本項目
ここでは、プロジェクト企画書に書くべき基本項目をご紹介します。以下を参考にして、情報に過不足のない企画書を作成しましょう。
現状の問題点
はじめに、現状の問題点を明記します。
プロジェクトの方向性を定めるために、自社の現状を分析して問題点を明らかにしましょう。問題点を一通り洗い出したあとは社内リソースや外部環境と照らし合わせて、プロジェクトによって解決する課題を決定します。
取り組む課題が定まったら、プロジェクト企画書に明記して「本プロジェクトが解決する課題」が一目で分かるようにしましょう。
企画の目的
次に、必須事項である企画の目的を記載します。
洗い出した課題を踏まえて「本プロジェクトにおいて課題点をどのように改善するか」を定める必要があります。また、「最終的にどのような状態を目指すのか」という企画のゴールも可視化しなければなりません。
このように、企画の目的を記載して社内に共有することで、メンバー全員が方向性を理解しながら議論を積み重ねられます。
具体的な施策
企画の目的が明確に定まったら、具体的な施策を記載します。
ここでは、「目的を達成するためにどのような取り組みが必要か」を明確にする必要があります。また、施策は企画のターゲットに合った内容であることが必須です。
たとえば、メインターゲットが10代女性であれば「広告はSNSをメインとし、SNS投稿キャンペーンを実施する」などの高い解像度で記載しましょう。また、考案した施策によってどの程度効果が見込めるかも定量的に分析すると、説得力のある企画書になります。
全体のスケジュール
続いて、プロジェクトを計画的に進めるために、全体のスケジュールを記載します。
企画立案から実行までの期間を、納期から逆算してスケジュールを立てましょう。とくに、社内状況の変化やトラブル発生により想定通りに進まない可能性を考慮して、適度な余裕を持たせながら予定を組むことが重要です。
また、計画全体の節目となる中間目標を設定しておくと、定期的に進捗を振り返れるようになります。このように、プロジェクトを納期までに着実に進められるように、企画書には全体のスケジュールを記載しましょう。
収支計画
最後に、プロジェクトを実行したときの明確な収支計画を提示します。
施策の内容を踏まえて「どれくらい投資する必要があるのか、結果としてどれくらい回収できるのか」を明らかにしましょう。また、項目ごとに分けて詳細に記載しておけば、想定外のコストが発生して予算不足になるリスクを抑えられます。
たとえば、支出の項目としては原材料費や人件費、支払手数料などが挙げられます。このように、収支計画はプロジェクト実施の可否を左右する判断材料にもなるので、詳細に記載して無駄なコストがないようにしましょう。
初心者でも簡単！わかりやすい企画書の書き方5選
ここでは、分かりやすい企画書の書き方を5つ解説します。以下のポイントを意識すると、初心者でも読み手が理解しやすい企画書を作成できます。
書き方1｜6W2Hに沿って記載
企画書を作成するときは、6W2Hに沿って記載する必要があります。下記が、プロジェクトの企画書に必要な項目を6W2Hに落とし込んだ例です。
- When：いつ実施するのか
- Where：どこで実施するのか
- Who：誰が提案したのか
- What：何をするプロジェクトなのか
- Why：何のために実施するのか
- Whom：誰に向けたプロジェクトなのか
- How：どのような方法で実行するのか
- How much：どのくらい費用がかかるのか
上記の項目に沿って企画書を記載すると、情報が整理されて読みやすく、内容も充実した企画書を作れるのです。
書き方2｜3C分析を使う
3C分析を使うと現状分析がしやすくなり、課題発見につなげられます。
3C分析とは、自社（Company）、顧客（Customer）、競合（Competitor）を要素分解し、各要素の関連性を明確にするためのフレームワークです。
3C分析を使えば外部環境（競合・顧客）と内部環境（自社）を踏まえて、抜け漏れのない現状分析ができるようになります。
書き方3｜SWOT分析を使う
3C分析に加えて、SWOT分析を使うとより具体的な企画案へと落とし込めます。
SWOT分析とは、内部環境と外部環境それぞれのプラス要因・マイナス要因を洗い出すためのフレームワークです。強み（Strengths）、弱み（Weaknesses）、機会（Opportunities）、脅威（Threats）が明確になり、効果的な対策ができます。
ただし、企画の目的によって強み・弱みに挙げるべき箇所が異なる点に注意が必要です。したがって、事前に目的の大枠を設定したうえで、SWOT分析を進めましょう。
書き方4｜シンプルにする
企画書作成時には、内容をシンプルにまとめるようにしましょう。
企画書は、プロジェクトの賛同を得ることを目的として作成します。しかし、情報が多すぎるとプロジェクトの要点や利点が伝わりにくくなり、優れた施策であるにも関わらず支持を得られない恐れがあるのです。
そのため、企画書に軽く目を通しただけでプロジェクトの利点が伝わるように、文面はシンプルに仕上げましょう。そこで、テンプレートを簡単に自作できる「Stock」のようなツールを使えば、自社に合ったシンプルな企画書を素早く作成できます。
書き方5｜図やグラフを活用する
企画書を作るときは、図やグラフを活用することも重要です。
テキストばかりの企画書では読むのに時間がかかると同時に、内容も正しく伝わりません。そこで、図や画像を使うと読み手が視覚的に情報を理解しやすくなるのです。
また、データに基づいたグラフであれば定量的に根拠が述べられるので、企画の説得力が増します。したがって、読者に納得感を与えるためにも、テキストとのバランスを考慮しながら図表を活用しましょう。
企画書を書く時に抑えるべき3つのポイント
ここでは、企画書を書く時に大事なポイントを3つご紹介します。読み手に伝わりやすく説得力のある企画書を作成するために、以下の点を意識しましょう。
（1）思いついたアイデアを書き出す
企画書を作成する前に、頭に浮かんだアイデアを書き出してみましょう。
アイデアを書き落としていくことで、企画を頭の中で整理するよりも自分自身の考えを客観的に把握できるようになります。また、アイデアは見返したときに新たな発見がある場合も多いため、紙ではなくアプリに書き残しておくと良いです。
たとえば、ノート型メモアプリ「Stock」は操作がシンプルなため、思いついたときに瞬時にメモを書き留められます。また、メモのタイトルやキーワードからも検索できるため、目的のアイデアメモへすぐにアクセスできるのです。
（2）コンセプトとターゲットを明確にする
読み手に内容が伝わりやすい企画書を作成するためには、コンセプトとターゲットを明確にする必要があります。
コンセプトは全体の軸となる考え方であり、メンバーが企画を深く理解し全員が意思統一を図るためにもはっきりしたコンセプトを設定します。また、ターゲットに関しては範囲が広すぎると企画がぶれる可能性が高くなるため、条件を絞り込んで設定しましょう。
このように、コンセプトとターゲットを明らかにすることで、企画の方向性を固めたうえでマーケティング戦略を練りやすくなります。その結果、最大の効果と利益を得られるようになるのです。
（3）内容は端的にわかりやすく表現する
企画書を作成するときには、最も伝えたい内容を端的に表現すると読み手が分かりやすいです。
とくに、企画に思い入れがあると細部まで伝えようとして説明が長くなりがちです。しかし、企画を読む決裁者は忙しいことが多いため、資料が分厚いと読むのが面倒になり採用される可能性は低くなります。
そのため、読み手のことを意識し、必要な要点を簡潔にまとめて企画書を作成するようにしましょう。
【必見】プロジェクト企画書を最も簡単に作成・管理できるツール
以下では、プロジェクト企画書を最も簡単に作成・管理できるツールをご紹介します。
テンプレートを活用すると企画書をスムーズに作れる一方、プロジェクトチームや社内へ作成した企画書の共有が遅れると、企画は円滑に進行しません。とくに、企画書の作成と共有を別々のツールに分けると管理も煩雑になりがちです。
そこで、「企画書の作成・共有・管理を一元化するITツール」を使うと、効率的にプロジェクトを進められます。ただし、多機能なツールを使うと、機能を持て余したり、余計な手を加えたりしがちなので注意しましょう。
したがって、自社で導入すべきツールは、企画書の作成・管理・共有に必要な機能に過不足なく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作成した企画書は自動で保存され、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、「メッセージ」がノートに紐づいているので、企画書ごとにメンバーとやりとりでき、話題が入り乱れる心配もありません。
ITが苦手な65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトの企画書テンプレート4選
ここでは、プロジェクトの企画書テンプレート4選をご紹介します。以下で紹介するサンプルを活用して、社内における企画書の様式を統一しましょう。
ビズ研の企画書テンプレート
こちらは「ビズ研」が提供するシンプルな企画書テンプレートです。
企画書に必要な基本項目を一枚でまとめられる汎用性の高いテンプレートで、さまざまなプロジェクトに活用できます。ただし、文章での記載が前提となるため、図や表を使って詳細に記したい場合には不向きです。
Microsoftの企画書テンプレート
こちらは「Microsoft」が提供するスライド形式の企画書テンプレートです。
PowerPointのテンプレートなので、図や表を使って詳細にプロジェクトの概要を説明できます。項目が指定されておらずカスタマイズ性が高い反面、作成には比較的工数がかかります。
フリーテンプレートの企画書テンプレート
こちらは「フリーテンプレート」が提供する2枚形式の企画書テンプレートです。
5W2Hで企画の概要を説明するシンプルな形式となっています。なお、ターゲットを詳細に説明したい場合は「Whom（誰に）」も追加しましょう。
ただし、WordやPowerPointでテンプレートを管理すると、使うたびにファイルを開いてコピーする手間がかかります。したがって、数クリックでテンプレートを呼び出せる「Stock」のようなツールを導入して、企画書を効率よく作成するのがおすすめです。
〔文書〕テンプレートの企画書テンプレート
こちらは「〔文書〕テンプレートの無料ダウンロード」が提供するイベント企画書向けのテンプレートです。
イベントの目的から概要、内容に至るまで項目ごとに記載していくため、必要不可欠な情報を端的に伝えることができます。しかし、図や画像は入れづらいため、見栄えに重点を置きたい方にはおすすめしません。
わかりやすいプロジェクト企画書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、わかりやすいプロジェクト企画書の書き方や、テンプレートを中心にご紹介しました。
プロジェクト企画書は、読み手が納得しやすいように分かりやすくシンプルにまとめる必要があります。そこで、テンプレートを使えば社内の企画書を、シンプルな書式で統一できるうえ、スピード感をもって企画書をつくれるのです。
ただし、WordやPowerPointの場合メールやチャットを使って共有しなければならず、データファイルが増えると管理が煩雑になりがちです。したがって、「企画書の作成・共有・管理を一元化するツール」を導入しましょう。
結論、テンプレートで作成した企画書が、リアルタイムで共有される情報管理ツール「Stock」が最適です。Stockはシンプルなため、IT初心者の方でも直感的に使いこなせます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクト企画書の作成から管理までを効率化しましょう。
