近年では、在宅勤務を導入する企業が増加しています。在宅勤務を導入する背景には、昨今の感染症拡大を防止する側面はもちろん、企業にもたらす生産性向上やコスト削減などのメリットが大きいこともあります。
一方で、在宅勤務にて複数の課題解決のために、多様なITツールを併用する企業も多いです。しかし、「予算が少なくITツールの導入には失敗できないうえ、どのツールを導入したらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、在宅勤務に必須のカテゴリ別おすすめツール７選を中心にご紹介します。
- 在宅勤務の課題からツールの選び方まで確実に把握したい
- カテゴリごとに厳選したツールのなかから、導入するツールを選びたい
- ITに詳しくない社員が多いなかでも、ツールを効果的に運用する方法を知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務の課題を解消する厳選されたツールが見つかり、在宅勤務の効率化に役立てられます。
目次
在宅勤務・テレワーク・リモートワークとは
まずは、在宅勤務・テレワーク・リモートワークについて解説します。ツールを導入して在宅勤務の課題を解決するには、以下の内容を正確に理解しておかなければなりません。
在宅勤務・テレワーク・リモートワークの概要
在宅勤務・テレワーク・リモートワークは、それぞれ働く場所などの細かな意味に違いがありますが、デジタル技術で業務の効率化を進め、多様化する働き方を推進するためにオフィス以外の場所で仕事をするという点で共通しています。（※そのため、以降はテレワーク・リモートワークも含めて在宅勤務と表記します。）
「会社」という場所にとらわれずに仕事ができるので、育児・介護などの家庭状況や交通機関による影響を最小限に抑えつつ業務に取り組めます。
一方、対面でのやりとりが減るので情報共有や業務管理が難しく、仕事へ支障をきたすこともあります。そのため、現在多くの企業では円滑な在宅勤務を実現できる機能を兼ね備えた「ITツール」を運用しているのです。
職場以外で仕事をする3つのメリット
職場以外で仕事をするメリットとして、以下が挙げられます。
- 生産性の向上
- 離職率の低下
- コスト削減
在宅勤務では通勤時間がなくなる分、時間を業務へと充てられるので、生産性向上が期待できます。ただし、ツールをはじめとした、在宅勤務での環境整備をしなければなりません。
在宅勤務を採用すると、時間や場所に縛られず柔軟に働けます。育児・介護を理由にした離職も予防できるため、人材確保が可能です。
在宅勤務のために社内の資料を持ち帰ることは従業員に負担を課し、管理不足による情報漏洩のリスクも高まるので、在宅勤務の推進には、ペーパーレス化への対応が不可欠です。結果として、今までかかっていた消耗品費などのコストを削減できます。
ただし、出社ならではの「すぐに対面で確認可能」「オンオフの境界が明確」といったメリットが在宅勤務では得られないので、情報共有の方法に工夫が求められます。
在宅勤務の課題
在宅勤務には早急に解決すべき課題があります。以下でご紹介する内容を、自社ではどのように対応すべきか検討する材料としましょう。
チームマネジメントが難しい
在宅勤務の課題のひとつに、チームマネジメントが難しいことがあります。
オフィス勤務であれば直接ミーティングをしたり、仕事ぶりを確認したりできましたが、在宅勤務では困難になります。とくに、ツールを上手く使えていないケースでは、何人も部下を抱えるチームでは上手く連携が取れなくなり、適切なマネジメントが不可能となるのです。
遠隔で仕事をすると従来の方法ではマネジメントが難しくなるため、在宅勤務における管理方法を確立しなければなりません。
コミュニケーション不足になる
コミュニケーションが不足することも在宅勤務のデメリットです。
オフィス勤務では気軽に雑談ができますが、在宅勤務では同じようにコミュニケーションを取るのが難しくなります。そのため、日常的なコミュニケーションが減り、同僚の人柄が分かりづらく、チームの連携も上手くいかなくなるなどの二次的な問題に発展する可能性があるのです。
在宅勤務では従業員同士のコミュニケーションが少なくなり、認識齟齬も引き起こしやすいので、対面よりも過不足なくやりとりを行う必要があります。
ナレッジが属人化する
在宅勤務ではナレッジの属人化が進みやすいことが課題です。
在宅勤務では社員同士の距離があるので、ツールを活用しない場合は、オフィス勤務よりも業務に関するナレッジを共有しにくい環境に陥りやすいです。そのため、業務に関するナレッジが属人化し、担当者が不在の場合は対応漏れ・遅れが起きやすいのです。
在宅勤務のような従業員の動きが見えにくい環境では、ナレッジを可視化し、社内全体で共有しておく必要があります。
情報共有が停滞する
テレワーク・在宅勤務の最も大きな課題が「情報共有の停滞」です。
オフィス勤務では口頭や社内掲示板、資料の受け渡しが情報共有の中心でしたが、在宅勤務ではデジタル化した情報をやりとりします。そのため、ITに詳しくない従業員はツールを使いこなすのに苦労し、肝心の情報共有ができない状況になるのです。
また、在宅勤務ではほかの従業員の様子が分からず、共有しづらい空気もあります。以上のような課題は業務に支障をきたすので、在宅勤務でも出社と遜色なく活動できているチームは、「Stock」のような情報共有ツールを用いて解決をしています。
在宅勤務に役立つツールの種類とは
在宅勤務の課題を解消するためには、以下の5つのカテゴリからITツールを選定する必要があります。自社の課題解決に役立つツールを導入できるように、以下の内容を確認しておきましょう。
- Web会議ツール
- バーチャルオフィスツール
- チャットツール
- 勤怠管理ツール
- 情報共有ツール
Web会議ツールは、対面コミュニケーションの不足を解消するのに役立ちます。在宅勤務では顔を合わせて仕事をするのは困難ですが、Web会議ツールではテキストでは伝わりづらい議論がスムーズになります。
バーチャルオフィスツールは、インターネット上の疑似的なオフィスで仕事ができるITツールです。バーチャルオフィスツールでは、従業員は自身のアバター（分身）で擬似オフィス内を移動するので、「部下がどこで、誰と、何をしているのか」が分かるようになります。
チャットツールは、従業員同士の迅速なテキストコミュニケーションを促進します。チャットツールはメールと比較して、挨拶文を書いたりCC・BCCを設定したりする必要がなく、気軽にやりとりができることがメリットです。
勤怠管理ツールは、在宅勤務で把握しづらい勤怠状況をマネジメントするITツールです。勤怠管理ツールを利用すれば出退勤の打刻時間を正確に集計できるため、給与計算などの人的ミスを可能な限り減らせます。
情報共有ツールは、在宅勤務で停滞しがちな情報共有を活性化します。情報共有ツールを導入すればあらゆる社内情報を一か所にまとめられて、ストレスなくアクセスできるようになるのです。
このように、在宅勤務の課題解決に役立つツールには種類があるため、自社の課題に合わせて採用することが重要です。
在宅勤務に役立つツールの選び方
ここからは、在宅勤務に役立つツールの選び方を解説します。「有名だから」という理由だけでツールを導入してしまうと、運用が長続きせず生産性向上にも役立てられないため、以下のポイントを押さえながら選ぶ必要があります。
（1）モバイル端末に対応しているか
ツール選定の際は、PCだけでなくモバイル端末にも対応しているか確認しましょう。
出張が多い従業員や外回りをする営業職は、必ずパソコンを利用できる状況にいるとは限りません。したがって、時間や場所を問わずツールを使用するためにも、モバイル対応可否を確認しておく必要があるのです。
また、端末を変えたときにページの見やすさに差がないかも確認しておきましょう。モバイル版では表示が崩れてしまうなどの問題がある場合、扱いづらさからツールの使用に抵抗感を持つ従業員が出てくる可能性があります。
（2）セキュリティは十分か
セキュリティが十分かどうかも、在宅勤務に役立つツールを選ぶポイントのひとつです。
とくに、情報共有ツールを導入する場合には、機密性の高い情報も含め社内のあらゆる情報をツール上で共有することになります。そこで、重大な情報の漏えいを防ぐために、ベンダーのセキュリティ体制を確認しておく必要があるのです。
また、ツール自体のセキュリティの確認と併せて、公共施設の無料Wi-Fiからは接続しないなど社内ルールの整備を行うと、リスクを回避しながら安全にツールを運用できます。
（3）簡単に操作できるか
ツールを選ぶポイントのひとつとして、簡単に操作できるかも挙げられます。
自社で必要とする以上の機能を備えていて操作が難しいツールでは、従業員が使いこなせず導入しても浸透しない可能性があります。また、使いづらいことを理由にツールが放置されると、コミュニケーション不足など在宅勤務で発生する問題を解決できません。
そのため、「説明がなくとも簡単に使いこなせるツール」を選定する必要があるのです。
たとえば、「Stock」のように情報共有に必要な機能を過不足なく備え、ITリテラシーを問わず直感的に操作可能なツールを選ぶと、従業員が使用に抵抗感を持つこともなく社内への浸透がスムーズです。
カテゴリ別｜在宅勤務をサポートする便利なツール
以下では、在宅勤務に役立つ便利なツールを5つご紹介します。
在宅勤務向けのITツールは多種多様ですが、そのなかでも大切な「情報」を取り扱うチームの情報共有が一か所で完結するITツールは業界業種問わず必須です。
ビジネスの基本は情報共有ですが、在宅勤務であっても従業員がメールやチャット、ファイルなど、あらゆる方法で情報発信をしていては管理ができません。社内情報がいたるところに分散しているのは仕事がしづらく、セキュリティ面でも不安が残ります。
そのため、「Stock」のように、顧客情報からマニュアルまであらゆる社内情報を一か所にまとめ、非IT企業のメンバーであっても簡単に管理できる情報共有ツールが必須です。
Stockの直感的な「ノート」へ情報を残しつつ、社内情報を簡単に共有できるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと情報が分散することなく情報を管理可能です。また、在宅勤務でも厳格なセキュリティ下で使えるので情報漏洩のリスクも削減します。
【情報共有ツール】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Web会議ツール】Zoomミーティング
Zoomミーティングの特徴
- 通信環境が安定している
- 参加者は会員登録が必要ない
Zoomは安定的な接続に必要な通信量が少ないので、途中で不具合が起こることもほとんどありません。
Zoomへのユーザー登録はWeb会議の主催者のみで、参加者は招待されたURLをクリックするだけで利用できます。
Zoomミーティングの注意点
- 無料プランは時間制限がある
- Web会議前のコミュニケーションはできない
Zoomの無料プランでは「Web会議は40分まで」と制限しているので注意しましょう。
Web会議中以外のメッセージのやりとりはできないので、別の連絡手段と併用する必要があります。
Zoomミーティングの料金体系
- 無料：0円
- プロ：21,000円/ライセンス/年
- ビジネス：26,900円/ライセンス/年
- ビジネスプラス：31,250円/ライセンス/年
- 企業：要問い合わせ
- そのほか、オプションのアドオンプランが用意されています。
【Web会議ツール】Skype
Skypeの特徴
- 費用がかからない
- 時間制限にゆとりがある
参加人数は100人までですが、複数人でも有料に切り替わらないので、大人数でも無料で使うことができます。
会議の最大通話時間は24時間で、長時間の会議も無料で行えます。
Skypeの注意点
- アカウント登録が必要
アカウントを保有していない人との通話ができないので、事前にアカウント登録をしなければなりません。
Skypeの料金体系
- 無料：0円
- 国際通話機能を使用する際は国ごとに料金が異なります。
【バーチャルオフィスツール】Remotty
Remottyの特徴
- 気軽に話しかけられる
- ほかの従業員の状況が把握できる
仕事で相談したいことがあれば、ワンクリックでビデオ会議が開始できます。
Remottyでは「ほかの従業員が作業中なのか、休憩中なのか、出社しているのか」などの状況が分かるようになっています。
Remottyの注意点
- 常にインターネットに接続する
Remottyをはじめとしたバーチャルオフィスツール全般に言えることですが、常にインターネットに接続するのでほかの業務でパソコンの動作が遅くなったり、安定しなかったりする可能性があるため注意しましょう。
Remottyの料金体系
- Remottyの料金はサポートに問い合わせをするか、資料をダウンロードして確認しましょう。
【チャットツール】Chatwork
Chatworkの特徴
- グループチャットでコミュニケーションがとれる
- 絵文字が利用できる
任意のグループチャットを作成すれば複数人とのチャットができます。
テキストコミュニケーションだけでなく、絵文字を使って円滑なコミュニケーションができるようにサポートします。
Chatworkの注意点
- 重要な情報が流れる
- 無料プランはメッセージの閲覧数に制限がある
Chatworkでは円滑なコミュニケーションがとれる一方で、共有された情報が次々と流れてしまうので注意しましょう。
Chatworkは無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみしか閲覧できません。
Chatworkの料金体系
- フリー：0円
- ビジネス：500円/ユーザー/月（年間契約）
- ビジネス：600円/ユーザー/月（月間契約）
- エンタープライズ：800円/ユーザー/月（年間契約）
- エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月間契約）
【チャットツール】Quip
Quipの特徴
- 共同編集が可能
- チャット機能
スプレッドシート、文書、スライドの3種を参加メンバー同士で、リアルタイムで編集可能です。
ドキュメントの編集中にチャットができ、会話ボックスで編集履歴と会話内容が表示されます。
Quipの注意点
- 高度なセキュリティ機能には費用がかかる
SSOの認証セキュリティ機能を使用するにはQuip plusへの加入が必要であり、Starterプランよりも金額が上がります。
Quipの料金体系
- Quip Starter:$10/ユーザー/月（年払い）
- Quip Plus:$25/ユーザー/月（年払い）
- Quip Advanced:$100/ユーザー/月（年払い）
【勤怠管理ツール】ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理の特徴
- シフト作成が簡単にできる
- モバイルマイページ打刻ができる
曜日ごとに必要な従業員数とシフトパターンを登録すれば、ジョブカン勤怠管理が自動的でシフトを作成します。
ジョブカン勤怠管理はスマホに対応しており、従業員がそれぞれのスマホから打刻できます。
ジョブカン勤怠管理の注意点
- 安定した通信環境下で利用する
勤怠管理ツールに共通しますが、安定した通信環境で打刻をしないと正常に反映されない可能性があります。
ジョブカン勤怠管理の料金体系
- 無料プラン(機能制限あり)
- 有料プラン(出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理の4機能)
0円（利用できる機能：1〜4つ）
プラン1：200円/ユーザー/月（利用できる機能：1つ）
プラン2：300円/ユーザー/月（利用できる機能：2つ）
プラン3：400円/ユーザー/月（利用できる機能：3つ）
プラン4：500円/ユーザー/月（利用できる機能：4つ）
＊有料プランを利用する場合、最低利用料金は2,000円/月となります。
おすすめツールの比較表
以下は、今回ご紹介したおすすめ在宅勤務向けツールの比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| 【一番おすすめ】Stock | zoomミィーティング | Skype | Remotty | Chatwork | Quip | ジョブカン勤怠管理 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの情報を最も簡単に残せるツール |
登録不要なビデオ会議ツール |
無料で複数人とビデオ会議が可能 |
ワンクリックでビデオ会議が可能 |
複数人とリアルタイムでやり取りが可能なチャットツール |
複数人で書類の編集ができるツール |
勤怠管理が楽になるツール |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月324円〜 |
・無料：0円
・プロ：2,000円/ライセンス/月（月間払い）
・ビジネス：2,700円/ライセンス/月（月間払い）
・ビジネスプラス：3,125円/ライセンス/月（月間払い）
・企業：要問い合わせ
・そのほか、オプションのアドオンプランが用意されています。 |
・無料：0円
・国際通話機能を使用する際は国単位で料金が異なります。 |
・Remottyの料金はサポートに問い合わせをするか、資料をダウンロードして確認しましょう。 |
・フリー：0円
・ビジネス：500円/ユーザー/月（年間払い）
・ビジネス：600円/ユーザー/月（月間払い）
・エンタープライズ：800円/ユーザー/月（年間払い）
・エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月間払い） |
・Quip Starter:$10/ユーザー/月（年間払い）
・Quip Plus:$25/ユーザー/月（年間払い）
・Quip Advanced:$100/ユーザー/月（年間払い) |
・無料プラン(機能制限あり)
・プラン1：200円/ユーザー/月（利用できる機能：1つ）
・プラン2：300円/ユーザー/月（利用できる機能：2つ）
・プラン3：400円/ユーザー/月（利用できる機能：3つ）
・プラン4：500円/ユーザー/月（利用できる機能：4つ） |
| 詳細 |
在宅勤務におけるツール導入事例
ここでは、在宅勤務導入に伴いツールを活用した企業事例をご紹介します。株式会社原料屋ドットコムは、健康食品を製造前の原料レベルからチェックし、安心できるオーガニック・ピュアサプリを提供している企業です。
テレワークを採用している株式会社原料屋ドットコムでは、チャットツールで情報共有していたところ重要な情報が流れてしまっていたことが課題でした。そこで、Stockを導入した結果、チャットツールでは流れる情報を「フォルダ」上で管理することにより、テレワークでも問題なく情報共有が可能になったのです。
このように、情報管理が簡単なツールの導入によって、在宅勤務においても迅速で正確な情報共有が可能になります。そのため、社員間のコミュニケーション不足から生じる、対応漏れや対応遅れのミスが無くなりました。
＜重要＞在宅勤務で注意すべき3つのポイント
ここからは、在宅勤務で注意すべきポイントを解説します。在宅勤務で得られるメリットを最大限に得るには、以下のポイントを実施して在宅勤務が浸透しやすい環境構築を進める必要があります。
- 在宅勤務に関する社内制度・ルールを整備する
- 社員同士で気軽の交流できる機会をつくる
- 誰でも簡単に使いこなせるITツールを導入する
オフィス勤務に適用されている社内制度・ルールのままでは、在宅勤務を実施した際に支障がでます。そのため、人事評価や補助金の制度などの在宅勤務の社員に必要な制度・ルールを整えましょう。
在宅勤務では社員同士のコミュニケーションが少なくなるので、交流する機会を設ける必要があります。雑談専用のグループを作成したり、1on1ミーティングをしたりすると効果的です。
在宅勤務はITツールを使いこなせることが前提となるので、説明なしでもすぐに使いこなせるシンプルなITツールを導入しましょう。
以上の3つのポイントを実践すれば、多くの企業が直面する在宅勤務の課題を簡単に解決できます。
在宅勤務に必須の便利ツールまとめ
これまで、在宅勤務の課題やおすすめの便利ツールをご紹介しました。
在宅勤務の課題を解決するには、ITツールの導入が不可欠です。そして、チームの連携を高めるためにも「情報共有」を効率化できることは大前提となります。
ただし、自社が必要とする以上の機能を備える多機能なITツールを導入すると、ITに詳しくない社員が使えず次第に放置される事態になりかねません。そのため、「必要な機能を過不足なく搭載したシンプルなITツール」を選ぶのが最善です。
たとえば、ご紹介したひとつである情報共有ツール「Stock」のように、在宅勤務に必要な機能を過不足なく備え、非IT企業の65歳でも直感的に使えるほどシンプルなITツールであれば、在宅勤務の課題を簡単に解決できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用し、在宅勤務でもオフィス勤務以上に成果を出せるための基盤をつくりましょう。
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