最近では、勤務形態の変化などから在宅勤務の導入を検討している企業が増えています。
以前に比べ、在宅勤務が一般的な勤務形態となっていく中で、社員が別々の場所で仕事をすると生産性が落ちてしまったり、情報共有がうまくいかなかったりと、在宅勤務の難しさを感じている方は多いのではないでしょうか。
今後は、育児や介護離職を防ぐために在宅勤務を積極的に導入したり、平日の一部を在宅勤務にすることを許可する企業がさらに増えてくると予想されます。
そこで今回は、働き方改革でも話題になっている在宅勤務を効果的なものにするためのツールをご紹介します。
目次
在宅勤務が広がっているわけ
ここ最近、働き方改革が注目されたことにより、在宅勤務にも注目が集まっていますが、それ以外にも在宅勤務が広がっているのには、下記の3点が考えられます。
1.優秀な人材の確保
今まで、育児や介護のために離職をしてしまっていた優秀な人材を確保することができます。
在宅勤務を導入することで、以前に比べ、育児や介護と仕事の両立がしやすくなりました。
また、在宅勤務を導入していることにより、オフィスから遠く離れた場所に住んでいる優秀な人を雇用することができるようになりました。
2.業務環境の向上
インターネットなどの通信環境の向上により、ビデオ会議ツールやチャットツール、情報共有ツールなど、多くの業務を支えるツールが普及したことで、在宅勤務導入のハードルが下がりました。
3.通勤時間削減による時間の有効活用
朝の通勤ラッシュによるストレスや、毎日の通勤時間を業務に当てたり、プライベート時間に利用したもらうことで、生産性の向上に繋げることができるようになりました。
関連記事： 【生産性アップ!!】在宅勤務のコツ11個を解説！
在宅勤務のメリット・デメリット
在宅勤務のメリット
1.育児や介護と両立しながら働くことができる
現在はこのメリットを強く感じて、在宅勤務を導入している企業が多いのではないでしょうか。
育児や介護を理由に離職する必要がないため、収入を確保しつつ育児や介護をすることができ、精神的な安定にも繋がります。
2.地方など住む場所を選ばない
今までは、オフィスの所在地周辺に住む必要がありましたが、在宅勤務をすることで住む場所を選ぶ必要がありません。
そのため、例えば介護を理由に地元に帰らなければならない、子供を自然豊かな田舎で育てたいと思っても離職することなく、仕事を続けることができます。
3.通勤のストレスがない
通勤時間を考える必要がないため、その時間を仕事の時間に充てたり、プライベートの時間にすることで、より時間を効率的に使うことができます。
在宅勤務のデメリット
1.仕事をする時間が不規則になることがある
在宅勤務は時間に縛られることがないため、特に規則がないと仕事をする時間が不規則になってしまい、予定通りに仕事を終えることができないなどの問題が発生することがあります。
2.コミュニケーションが不足しやすい
どうしても仕事に関するコミュニケーションのみになってしまい、ちょっとした変化などに気づきにくくなってしまいます。
3.労働時間の管理や評価がしにくい
どうしてもまとまって仕事をする時間を取れない場合などは、1日にどれだけ仕事をしたのかが不明瞭になってしまったり、期日通りに仕事を終えても、そのプロセスが見えにくかったりすることで、評価をするのが難しくなってしまいます。
在宅勤務を効果的なものにするオススメツール11選
在宅勤務はツールを利用することで、飛躍的に効率が高まります。
是非ツール選定のご参考にしていただき、在宅勤務のメリットを存分に活かしてください。
Stock
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock（ストック）」
在宅勤務では、通常勤務とは違い、常にパソコンの前で作業をすることが難しくなってしまいます。
そのため、チャットツールなどを利用していると、どうしても重要な情報が流れてしまい、後から情報を探したり、キャッチアップするのが困難になるのではないでしょうか。
Stockは、「チャットツールを使うと情報が流れていく」という問題を、驚くほど簡単に解決するため、重要な情報を見逃すことがありません。
■Stockの特徴
１．ＩＴに詳しくなくても、すぐに始めることができる。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
３．最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。
■Stockの主な機能
ノート機能
会議の議事録やマニュアル、要件や連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ＆ドロップで簡単に添付することができます。
ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理
自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の状況を聞く必要がないので、確認する手間が省けますね。
メッセージ
ノートのテーマ毎にやり取りができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されるため、後から会話履歴を遡る時間を短縮することが可能です。
■Stockの導入費用
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です（無料で利用できる期間制限もありません）。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、１人月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
チャットワーク
「チャットワーク（ChatWork）」ビジネスが加速するクラウド会議室
チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。
在宅勤務のフリーランスの方々とのやり取りに利用している方も多いのではないでしょうか。
■チャットワークの特徴
1.気軽にコミュニケーションが取れる
LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプでコミュニケーションが取れるのもいいですね。
2. 既読機能がない
既読機能がないので、自分のタイミングでメッセージを確認できるため、時間を気にせずやり取りをすることができますね。
■チャットワークの主な機能
グループチャット
テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
タスク管理
各グループチャットごとに、タスクの管理をすることができます。
ファイル共有
グループチャットに送信したファイルを一覧で管理することができます。
■チャットワークの導入費用
https://go.chatwork.com/ja/price/
グループチャット14個までは、無料で使うことができますが、さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プランを契約する必要があります。
個人間のやり取りだけであれば、無料プランで十分かと思いますが、チームで利用する場合には、管理者機能が付いている月500円（1人あたり）のプランにするのが良さそうですね。
Slack
「Slack（スラック）」Where work happens
Slackは、ビジネス向けのチャットツールで、主にIT業界・エンジニアの方が多く利用しています。
既に、外部のエンジニアやデザイナーなどの方々とのやり取りで使われている方もいるのではないでしょうか。
最近日本語対応されたことにより、利用する方が増えてきています。
■Slackの特徴
1.他のサービスと連携させることができる
例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができます。
2.カスタマイズ性が高い
オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。
■Slackの主な機能
チャット
テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
ファイル共有
チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。
■Slackの導入費用
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり（無料プランでは、10,000件まで）、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約が必要です。
有料プランは、月額（1人あたり）で850円〜です。
エンジニア同士のやり取りや、少人数でのやり取りでない場合には、有料プランの契約をした方がいいかもしれません。
トークノート
「Talknote」: いい会社をつくる社内SNS
トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
直接顔を合わせることのない、在宅勤務をしている方とでも、日常の社内の様子などを共有することで、社内のコミュニケーションが活性化することができます。
■トークノートの特徴
1.シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます。
2.管理機能が充実している
既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。
■トークノートの主な機能
グループ
グループでは、テーマごとに投稿することができます。また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできます。
タスク
作成したタスクは一覧で期限と共に確認することができます。
メッセージ
メンバー全員へのメッセージや、個人間のメッセージを送ることができます。また、LINEのようにスタンプを送ることもできます。
■トークノートの導入費用
https://talknote.com/price/index.php
無料トライアルはついていますが、基本的には有料で使うサービス（1人あたり980円/月〜）になるため、無料トライアル期間に自社に合ったサービスかを見極める必要があります。
appear.in
「appear.in」 – one click video conversations
appear.inは、登録不要でURLの発行のみでweb会議ができるできるツールです。
後述のZoom同様に、特にソフトをインストールしたりすることなく、手軽に利用できることから、今まで以上にweb会議が身近で、かつ在宅勤務の効率を上げるのではないでしょうか。
■appear.inの特徴
1. 発行されたURLにアクセスするだけで、web会議を始められる
ソフトをインストールしたり、登録をすることなく始められるため、すぐにweb会議を始めることができます。
2. 画面共有が簡単
1クリックで画面共有できることから、web会議中もスムーズに相手に画面共有することができます。
■appear.inの主な機能
ビデオ通話
相手にURLを教えてクリックしてもらうだけで、すぐにビデオ通話が始められるので、手軽に利用することができます。
■appear.inの導入費用
https://appear.in/information/pricing/
基本的には無料で利用することができますが、参加者の数（無料プランでは4人まで）や管理機能などの制限があるため、大人数で利用する場合や、メンバー管理をしたい場合には、有料プラン（9.99ドル/月）を契約する必要があります。
Zoom
「Zoom」
Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeと違い、通信環境に左右されることがないため、在宅勤務をしている方とのミーティングには必要不可欠となるのではないでしょうか。
■Zoomの特徴
1. 招待される側はユーザー登録不要
会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
2. 通信が安定している
データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。
■Zoomの主な機能
音声通話・ビデオ通話
Skypeと同じような機能ですが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。
■Zoomの導入費用
Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン（月14.99ドル〜）を契約する必要があります。
Backlog
オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール「Backlog」
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるタスク管理ツールです。
1つのプロジェクトを外部メンバーの方や在宅勤務の方と進める場合には、タスク管理やガントチャートが利用できるため、進捗管理として活用するには良いのではないでしょうか。
■Backlogの特徴
1.進捗を視覚的に把握できる
ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、進捗の把握が視覚的にできます。
2.タスクに関するコミュニケーションができる
コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になりそうです。
■Backlogの主な機能
タスク管理
期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。
Wiki
マークダウン形式でwikiを書くことができます。
■Backlogの導入費用
1プロジェクト10人までであれば、無料で利用することができます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プランの契約が必要です。
有料プランは、月額（1チームあたり）2000円〜です。
Trello
「Trello（トレロ）」
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクが管理できるツールです。
直感的にタスクを管理することができるため、使い方のレクチャーがなくても使えるのがいいですね。
■Trelloの特徴
1.直感的な操作性
付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
2.タスクの進捗が管理しやすい
タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドラッグでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすいのではないでしょうか。
■Trelloの主な機能
タスク管理
カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
ビジュアルが良いと、タスク管理をするにも楽しくなるのが良いですね。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。
Googleカレンダー、EverNote、Slack、Chatworkなどと連携することもできるので、知識がある方は試してみても良いかもしれません。
（ただし、無料プランでは1サービスのみ連携可能）
■Trelloの導入費用
基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加（無料プランは10MBまで）させたり、権限機能を付けるには、有料プランの契約が必要です。
Dropbox
「Dropbox」
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
在宅勤務では特に、資料やデータのやり取りが発生することが多いかと思いますので、オンラインストレージサービスの利用は必要になってくるのではないでしょうか。
■Dropboxの特徴
1.全てクラウド上に保存することができる
端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
2.他人との共有が簡単
簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。
■Dropboxの主な機能
ファイル管理
共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。
■Dropboxの導入費用
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison
容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要です。
有料プランは、月額（1人あたり）1200円〜です。
Asana
「Asana（アサナ）」｜Asanaを使ってチームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理
Asanaは、元Facebookのエンジニア2人が開発した、タスク管理がメインの高機能プロジェクト管理アプリです。
また最近はデザインリニューアルや日本語対応をしており、親しみやすいツールへと変化しています。
■Asanaの特徴
1. プロジェクトの進行状況が見える化できる
タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています。
2. 統合できるアプリは100以上
SlackやDropboxなど有名なアプリをはじめ、100以上のアプリと連携が可能になっています。
■Asanaの主な機能
タスク管理
タスクはリスト形式やボード形式で確認することができます。
タスクにはファイルを添付したり、コメントを入れることも可能です。
チャット
プロジェクトごとにチャットをすることができます。
いいね！ボタンはありますが、ファイル添付などはできないようです。
■Asanaの料金
Asanaは、無料でも利用することができますが、メンバー数の増加（無料プランでは15人まで）、タスク開始日の設定、管理者機能などを利用するには、有料プラン（$9.99/月〜（1人あたり））にする必要があります。
Google Drive
「Google ドライブ」写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
Googleドライブは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスです。また、スプレッドシートなどを使う場合には、連携が強いGoogle Driveがいいですね。
■Googleドライブの特徴
1.無料で15GBの容量が使える
Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであれば、圧倒的にGoogleドライブがおすすめです。
2.Googleアカウントとの連携ができる
Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できたりと、普段Googleアカウントを利用している人にとっては、非常に便利ですね。
■Googleドライブの主な機能
ファイル管理
ファイルを保管するだけでなく、Googleドライブからスプレッドシートなどの作成をすることができます。
■Googleドライブの導入費用
https://www.google.com/drive/pricing/
容量が15GBまでは無料で使うことができます。
容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となります。
15GBあれば無料で十分使うことができますね。有料プランは、1人あたり250円/月〜となります。
まとめ
在宅勤務を効果的にできそうなツールは見つかりましたでしょうか？
在宅勤務を希望する方の職種によっても、選定するツールが異なってくるかと思います。
また、まだ在宅勤務を導入していない企業の方々も、これを機に導入の検討をしていただければと思います。
