テレワーク・在宅勤務を実施する企業は、ここ数年で急激に増えました。昨今の感染症拡大を防止する側面もありますが、企業にもたらす生産性向上やコスト削減などのメリットが大きいことも理由のひとつです。
 
一方で、テレワーク・在宅勤務にはいくつかの課題があり、解決のために多種多様なITツールを利用している企業もあります。しかし、すべての企業が幅広くITツールを導入できる資本があるわけではないので、いくつかに厳選する必要があります。
 
そのため、「予算があまりないのでITツールの導入には失敗できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、テレワーク・在宅勤務に必須のカテゴリ別おすすめツールを中心にご紹介します。
 
  • テレワーク・在宅勤務で必須のツールをピンポイントで知りたい
  • 似たようなITツールばかりなので、カテゴリ別に厳選してほしい
  • テレワーク・在宅勤務の課題に対応するITツールのみを紹介してほしい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、テレワーク・在宅勤務の課題を解消する厳選ツールが見つかります。


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テレワーク・在宅勤務の課題

テレワーク・在宅勤務には早急に解決すべき課題があります。以下でご紹介する課題の内容を、自社ではどのように対応すべきかを検討する材料としましょう。

チームマネジメントが難しい

テレワーク・在宅勤務の課題のひとつに、チームマネジメントが難しいことがあります。
 
オフィス勤務であれば直接ミーティングをしたり、仕事ぶりを確認したりできましたが、テレワーク・在宅勤務では困難になります。とくに、何人も部下を抱えるチームでは上手く連携が取れなくなり、適切なマネジメントができなくなるのです。
 
以上のように、遠隔で仕事をすると従来の方法ではマネジメントが難しくなるため、テレワーク・在宅勤務に合った方法を採用しなければなりません。

コミュニケーション不足になる

コミュニケーションが不足するのもテレワーク・在宅勤務のデメリットです。
 
オフィス勤務では気軽に雑談ができますが、テレワークでは同じようにコミュニケーションを取るのが難しくなりました。そのため、日常的なコミュニケーションが減り「チームの連携も上手くいかなくなる」などの二次的な問題に発展する可能性があるのです。
 
以上のように、テレワーク・在宅勤務は従業員同士のコミュニケーションが少なくなり、さまざまな問題を引き起こすため早急に対処すべきだと言えます。

情報共有が停滞する

テレーワーク・在宅勤務の最も大きな課題が「情報共有の停滞」です。
 
オフィス勤務では口頭や社内掲示板、資料の受け渡しが情報共有の中心でしたが、テレワーク・在宅勤務ではデジタル化した情報をやりとりします。そのため、ITに詳しくない従業員は使いこなすに苦労し、肝心の情報共有がなかなかできない状況になるのです。
 
また、テレワーク・在宅勤務ではほかの従業員の様子が分からないため、共有しづらい空気もあります。以上のような課題は、業務に支障をきたすので早急に対処しましょう。
 
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テレワーク・在宅勤務の課題を解消する唯一の方法

テレワーク・在宅勤務の課題を解消する唯一の方法は「ITツールの活用」です。
 
テレワーク・在宅勤務の”マネジメント”、”コミュニケーション”、”情報共有”の3つ課題には、どれも「遠隔で仕事をすることで表面化する」という共通点があります。それゆえに、これらの課題を解消するためにはデジタルの力が必要なのです。
 
また、ITツールのなかにはテレワーク・在宅勤務の課題を解消するための機能を備えているものもあるので、無駄なコストをかけずにピンポイントで解決できます。
 
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テレワーク・在宅勤務で検討すべきツールカテゴリ5選

テレワークの課題を解消するためには、以下の5つのカテゴリからITツールを選定する必要があります。それぞれの選定ポイントも解説するので、導入の検討材料としましょう。

(1)Web会議ツール

Web会議ツールは、対面コミュニケーションの不足を解消するのに役立ちます。
 
テレワーク・在宅勤務では顔を合わせて仕事をするのは困難ですが、Web会議ツールではテキストでは伝わりづらい議論がスムーズになります。また、Web会議ツールは社外とのやりとりもできるので、営業でWeb会議ツールが利用されるなどの事例も増えています。
 
最後に、Web会議ツールを選定する場合には「安定した通信環境で利用できるか」を確かめましょう。映像や音声が途中で途切れてしまう可能性があるWeb会議ツールはストレスになります。

(2)バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールは、インターネット上の疑似的なオフィスで仕事ができるITツールです。
 
バーチャルオフィスツールでは、従業員は自身のアバター(分身)で擬似オフィス内を移動するので、「部下がどこで、誰と、何をしているのか」が分かるようになります。
 
また、一部のバーチャルオフィスツールにはワンクリックで通話できる機能があり、Web会議ツールよりも気軽にコミュニケーションが取れるのです。
 
最後に、バーチャルオフィスツールを選定する場合には「パソコンへの負荷が少ないか」を確かめましょう。バーチャルオフィスツールは特性上、常にインターネットを利用する必要があるので、より少ない通信量で利用できるものを選ぶことをおすすめします。

(3)チャットツール

チャットツールは、従業員同士の迅速なテキストコミュニケーションを促進します。
 
チャットツールはメールと比較して、挨拶文を書いたりCC・BCCを設定したりする必要がないので、気軽にやりとりができるのがメリットです。また、メッセージに対してリアクションができるチャットツールもあり、コミュニケーションが活発になります。
 
最後に、チャットツールを選定する場合には「大切な情報がストックされるか」を確かめましょう。大半のチャットツールは、重要なお知らせやファイルを共有すると次々とほかのメッセージに埋もれてしまい、見つからないことがあるので注意が必要です。

(4)勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、在宅勤務で把握しづらい勤怠状況をマネジメントするITツールです。
 
勤怠管理ツールを利用すれば出退勤の打刻時間を正確に集計できるため、給与計算などの人的ミスを可能な限り減らせます。また、従業員にはアカウントが付与されるので、本人以外が打刻をするというような不正防止にも効果があります。
 
最後に、勤怠管理ツールを選定する場合には「モバイル端末に対応しているか」を確かめましょう。出張が多い従業員や外回りをする営業職は、必ずパソコンを利用できる状況にいるとは限らないため、スマホから簡単に打刻ができるようにする必要があるのです。

(5)情報共有ツール

情報共有ツールは、テレワーク・在宅勤務で停滞しがちな情報共有を活性化します。
 
情報共有にはメールやチャットツール、ストレージツールなどが複数併用されますが、すぐに見つけられないので「あの情報はどこにあるのか」とストレスを感じます。ビジネスマンは1日に20分、年間で80時間以上を書類探しに費やしていると言われているのです。
 
それゆえに、チームで情報共有をしても結局見つからないため、全体へ共有すべき書類を個別でやりとりをするようになってしまいます。そこで、情報共有ツールを導入すればあらゆる社内情報を一か所にまとめられ、ストレスなくアクセスできるのです。
 
最後に、情報共有ツールを選定する場合には「説明なしで使いこなせるほどシンプルか」を確かめましょう。ITに詳しくない従業員でも簡単に操作できる情報共有ツールでなければ、結局誰でも利用しなくなります。


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【カテゴリ別】テレワーク・在宅勤務をサポートするおすすめのツール

以下では、テレワーク・在宅勤務をサポートするおすすめのツールをカテゴリ別でご紹介します。
 
テレワーク・在宅勤務向けのITツールは多種多様ですが、そのなかでも「チームの情報共有が一か所で完結するITツール」はあらゆる企業で必須です。
 
ビジネスの基本は情報共有ですが、テレワークでは従業員がメールやチャット、ファイルなど、あらゆる方法で情報発信をするので管理ができなくなります。社内情報がいたるところに分散しているのは仕事がしづらく、セキュリティ面でも不安が残ります。
 
そのため、非IT企業の従業員でも使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」なら、顧客情報からマニュアルまであらゆる社内情報を一か所にまとめ、いつでも簡単に見つけられるように管理できるので、情報の分散を防ぐのに最適です。
 
また、Stockは厳格なセキュリティで社内情報を保護するため、重要な文書を管理しても第三者から不正アクセスされる心配もありません。

【情報共有ツール】Stock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Web会議ツール】Zoomミーティング

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Zoomミーティングの特徴

  • 通信環境が安定している
  • Zoomは安定的な接続に必要な通信量が少ないので、途中で不具合が起こることもほとんどありません。
     
  • 参加者は会員登録が必要ない
  • Zoomへのユーザー登録はWeb会議の主催者のみで、参加者は招待されたURLをクリックするだけで利用できます。

Zoomミーティングの注意点

  • 無料プランは時間制限がある
  • Zoomの無料プランでは「3人以上のWeb会議は40分まで」と制限しているので注意しましょう。
     
  • Web会議前のコミュニケーションはできない
  • Web会議中以外のメッセージのやりとりはできないので、別の連絡手段と併用する必要があります。

Zoomミーティングの料金体系

  • 無料:0円
  • プロ:2,000円/ライセンス/月(月間払い)
  • ビジネス:2,700円/ライセンス/月(月間払い)
  • 企業:2,700円/ライセンス/月(月間払い)
  • そのほか、オプションのアドオンプランが用意されています。


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【バーチャルオフィスツール】Remotty

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Remottyの特徴

  • 気軽に話しかけられる
  • 仕事で相談したいことがあれば、ワンクリックでビデオ会議が開始できます。
     
  • ほかの従業員の状況が把握できる
  • Remottyでは「ほかの従業員が作業中なのか、休憩中なのか、出社しているのか」などの状況が分かるようになっています。

Remottyの注意点

  • 常にインターネットに接続する
  • Remottyをはじめとしたバーチャルオフィスツール全般に言えることですが、常にインターネットに接続するのでほかの業務でパソコンの動作が遅くなったり、安定しなかったりする可能性があるため注意しましょう。

Remottyの料金体系

  • Remottyの料金はサポートに問い合わせをするか、資料をダウンロードして確認しましょう。


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【チャットツール】Chatwork

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Chatworkの特徴

  • グループチャットでコミュニケーションがとれる
  • 個別のメッセージだけでなく、グループ単位でほかの従業員とコミュニケーションがとれます。
     
  • 絵文字が利用できる
  • テキストコミュニケーションだけでなく、絵文字を使って円滑なコミュニケーションができるようにサポートします。

Chatworkの注意点

  • 重要な情報が流れる
  • Chatworkでは円滑なコミュニケーションがとれる一方で、共有された情報が次々と流れてしまうので注意しましょう。
     
  • 無料プランはグループチャット数に制限がある
  • Chatworkのグループチャット数には7つまでの制限があるので注意しましょう。

Chatworkの料金体系

  • フリー:0円
  • ビジネス:600円/ユーザー/月(月間払い)
  • エンタープライズ:960円/ユーザー/月(月間払い)


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【勤怠管理ツール】ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理のトップページ

ジョブカン勤怠管理の特徴

  • シフト作成が簡単にできる
  • 曜日ごとに必要な従業員数とシフトパターンを登録すれば、ジョブカン勤怠管理が自動的でシフトを作成します。
     
  • モバイルマイページ打刻ができる
  • ジョブカン勤怠管理はスマホに対応しており、従業員がそれぞれのスマホから打刻できます。

ジョブカン勤怠管理の注意点

  • 安定した通信環境下で利用する
  • 勤怠管理ルールに共通しますが、安定した通信環境で打刻をしないと正常に反映されない可能性があります。

ジョブカン勤怠管理の料金体系

  • 無料プラン(機能制限あり)
  • 0円(利用できる機能:1〜4つ)
     
  • 有料プラン(出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理の4機能)
  • プラン1:200円/ユーザー/月(利用できる機能:1つ)
    プラン2:300円/ユーザー/月(利用できる機能:2つ)
    プラン3:400円/ユーザー/月(利用できる機能:3つ)
    プラン4:500円/ユーザー/月(利用できる機能:4つ)
     
    *有料プランを利用巣する場合、最低利用料金は2,000円/月となります。
 
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テレワーク・在宅勤務に必須のおすすめツールまとめ

これまで、テレワーク・在宅勤務の課題と解決方法、おすすめツールをご紹介しました。
 
テレワーク・在宅勤務の課題を解決する唯一の方法は「ITツール」です。それゆえに、チームの連携を高めるために必要な機能を揃え、利用コストに対して大きな効果をもたらすITツールを選定しましょう。
 
ただし、自社が必要とする以上の機能を備える多機能なITツールを導入すると、ITに詳しくない社員が使いこなせず次第に放置される事態になりかねません。そのため、「必要な機能を過不足なく搭載しているシンプルなITツール」を選ぶのが最善です。
 
たとえば、今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」のようなテレワーク・在宅勤務に必要な機能を過不足なく備え、非IT企業の65歳でも直感的に使いこなせるほどシンプルなITツールが課題解決には適しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して在宅勤務でもオフィス勤務以上に成果を出せるための基盤をつくりましょう。
 
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