昨今、業務効率化を目的としたさまざまなアプリやITツールが各社からリリースされています。こうしたアプリやツールを活用すると、自社での業務の効率が向上し、さらにIT化やDX化にも大きな影響を与えます。
とはいえ、これまで自社ではWordやExcelなどのソフトしか使っておらず、「業務効率化をしたい」と大まかには考えていてはいるものの、どのツールを選択するのが最適なのか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使える業務効率化ツール13選とツール選定ポイントを中心にご紹介します。
- 慣習的に続いている業務プロセスが非効率ではあるものの、解決策がわからない
- 自社の抱える課題を解決できるITツールを探している
- IT化促進するにあたり、まずは小さい部分から改善していきたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の営業活動に関わる課題がわかり、適切なアプローチができるようになります。
【無料で使える】シーン別オススメツール13選
以下では、無料から使える業務効率化ツールをジャンルごとに13選ご紹介します。
業務効率化はさまざまなジャンルからアプローチができますが、ひとつの課題に対しひとつのツールを導入するのは、ツールをまたいで運用することになり、管理工数が増えるのでおすすめできません。そのため、「ひとつのツールで管理が完結するような特徴を持つツール」が必要です。
しかし、機能が多いツールは複雑な傾向があり、これまで業務効率化にツールを用いた経験がない企業ほど、導入後に使いこなせない可能性が高くなります。したがって、「操作のしやすさ」も重要視しなくてはなりません。
そして、複雑なツールが数多く存在するなかでも、導入したその日から業務効率化ができるツールなら、操作性がシンプルながら情報共有やあらゆる業務管理の効率化に貢献する「Stock」一択です。
「ノート機能」での日報や議事録の管理、「タスク管理機能」を用いた日々の業務の進捗管理、「メッセージ機能」を使ったコミュニケーションの促進を行えば、日常業務を効率的に進められ、さまざまな情報の一元管理ができます。
【情報ストック】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【ファイル管理】Google Drive
＜Google Driveの特徴＞
Google Driveは、個人・ビジネス両方で利用できるオンラインストレージサービスで、Googleアカウントがあれば誰でも15GBまでの容量を無料で利用できます。
また、Gmailに添付されているファイルであればワンクリックでGoogle Driveに保管できるので、一度ダウンロードしてから再度アップロードする手間が省けます。
＜Google Driveの機能＞
ファイル管理機能は、手書きで管理していた書類や個人のPCで管理していたファイルをGoogle Oneで管理すると、共有漏れが防げるうえ、必要な時に探す手間が省けます。
＜Google Driveの注意点＞
- 利用にはGoogleアカウントが必要
Google Driveの利用にはGoogleアカウントの作成が必要であり、自動でバックアップを取るにはGoogleフォトなどを含めたGoogleのサービスを介さなければなりません。
＜Google Driveの料金＞
基本無料で利用できます。15GB以上利用したい場合は、有料のGoogle WorkspaceもしくはGoogle oneへの加入が必要です。
【スケジュール】Google カレンダー
＜Google カレンダーの特徴＞
Googleカレンダーは、Googleが提供する無料のカレンダーアプリです。PCからスマホ・ガラケーまで、全てのプラットフォームに対応しており、誰でも利用できます。
また、Googleカレンダーを利用しているユーザー同士であれば、簡単にスケジュールの共有ができます。さまざまな予定の一元管理が行えるため、スケジュールの抜け漏れ防止に繋がります。
＜Google カレンダーの注意点＞
- 管理に工夫が必要
カレンダーを登録する人数が多くなると見づらくなるので、管理人数が多い場合はスケジュールの管理方法を別途工夫する必要があります。
＜Googleカレンダーの料金体系＞
Googleカレンダーは無料で使えます。有料プランもないため、全ての機能を完全無料で利用可能です。
【テレビ会議】Zoom
＜Zoomの特徴＞
Zoomは、高音質かつ高画質が特徴のweb会議システムです。データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用でき、Skypeなどの既存のシステムよりも動作が安定しているのが特徴です。
また、招待用URLをクリックするだけで会議に参加できるので、招待者以外のユーザーは会員登録を行う必要がありません
＜Zoomの機能＞
Zoomは簡単に音声通話・ビデオ通話が行えます。会議の主催者以外は会員登録不要で、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、Zoomの利用がないひとでもスムーズに始められます。
Zoomの注意点
- 無料プランには利用時間の制限がある
- ビデオ通話途中はメッセージが送れない
無料プランを使用している場合、3人以上の利用には40分の時間制限があるので、長時間の会議は行えません。
ビデオ通話とチャットの併用ができず、ビデオ通話途中にチャットを送る際は、別のチャットツールなどを併用する必要があります。
＜Zoomの料金体系＞
- プロ（最大100人まで同時接続可能）：1ユーザーあたり2,000円/月
- ビジネス（最大300人まで同時接続可能）：1ユーザーあたり2,700円/月
- 企業（最大500人まで同時接続可能）：1ユーザーあたり2,700円/月
【チャットコミュニケーション】Chatwork
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは、ビジネス向けのチャットツールです。メールに比べ気軽にコミュニケーションが取れ、社内のコミュニケーションや情報共有が活発になります。
既読機能がないので、メッセージを自分のタイミングで確認でき、チャットツールでありがちな返信を急かされるストレスから解放されます。
＜Chatworkの機能＞
「チャット機能」ではテキストメッセージだけでなく、絵文字やスタンプの利用・ファイル添付もできます。
「タスク管理機能」では各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理できます。自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかも確認可能です。
＜Chatworkの注意点＞
- 情報が流れていってしまう
- 無料で利用するにはグループは7グループまで
チャット形式でのコミュニケーションが中心なので、やりとりが流れやすく振り返りにくいです。
無料でも利用可能ですが、グループは7グループまでしか作れません。
＜Chatworkの料金体系＞
- Free：0円
- Business：600円/ユーザー/月
- Enterprise：960円/ユーザー/月
【タスク管理】Trello
＜Trelloの特徴＞
Trelloは付箋を貼る感覚で、直感的な操作でタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。
タスクをカードのように並べ、各タスクの進捗状況ごとにドラッグ＆ドロップでカードを動かすせるので、進捗を視覚的に把握しやすいのが特徴です。
＜Trelloの機能＞
直感的な操作性でタスク管理が行えます。また、タスクの進捗ごとに「未着手・着手・確認待ち」のステータスの管理もできます。
Trelloの注意点
- スマホで操作がしづらい
- 有料を前提とした利用
スマホの場合は画面が小さいのでカンバン方式でのタスク管理がしづらく、操作性が悪いと感じる可能性があります。
無料でも利用可能ですが、プロジェクトの数が増えると管理が複雑になりやすく、有料プランへの切り替えが必須です。
＜Trelloの料金体系＞
- フリープラン：$0
- スタンダードプラン：$6/ユーザー/月
- プレミアムプラン：$12.50/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：要問合せ
【請求書管理】misoca
＜misocaの特徴＞
misocaは、見積書・納品書・請求書がクラウド上で作成できるサービスです。作成から郵送までの一括管理が可能で、必要な書類を素早く簡単に作成できるのが特徴です。
misocaで管理を行うことで、関連する書類が把握でき、確認漏れなどを防げます。
＜misocaの機能＞
「自動作成予約機能」は、毎月、毎年など繰り返して発行する請求書の作成を自動化して予約できます。作成から郵送まで、一覧で管理できるため、振込のチェックなども簡単です。
＜misocaの注意点＞
- 請求書の作成数が多い場合は有料プランが必須
- メールの受信文言は変更できない
月6通以上請求書を作成する場合は有料プランへの加入が必要です。
書類の受信メールの文言はあらかじめ決まっており、変更はできません。
＜misocaの料金体系＞
- 無料プラン(5通まで)：0円
- プラン15(15通まで)：8,800円/年（税込）
- プラン100(100通まで)：33,000円/年（税込）
- プラン1000(1,000通まで)：110,000円/年（税込）
- 文字化けが起こる可能性がある
- Macには対応していない
- Macには対応していない
- 7z形式のファイルは本ツールの導入が必要
- 設定コマンド数が多い場合は注意が必要
- Macには対応していない
- 検索機能が弱い
- 無料アカウント：$0
- PREMIUM年会員：$44.99/ユーザー/年
- PREMIUM月会員：$4.99/ユーザー/月
- 名刺が大量にある場合は登録に時間がかかる
- 名刺の取り込みに失敗する場合がある
【PDFファイル作成】CubePDF
＜CubePDFの特徴＞
CubePDFは、webページやエクセル・ワードなどのあらゆるファイルをPDFに変換できるツールです。
プリンタで印刷する際と同じ操作で、あらゆるファイルをPDFに変換することができるため、一度データをダウンロードする必要がなく、余計な作業が減らせます。
＜CubePDFの機能＞
「PDF変換機能」では、印刷画面で「CubePDF」を選択するだけというシンプルな操作で、データをPDFに変換できます。
CubePDFの注意点
たとえば、Excelなどの内容をCubePDFに変換すると文字化けしてしまう場合があります。
Mac非対応なので、Windowsでしか利用できません。
CubePDFの料金
CubePDFは完全無料のフリーソフトであり、費用は発生しません。
【画面キャプチャー】Snipping Tool
＜Snipping Toolの特徴＞
Snipping Toolは、指定した画面上の部分的な範囲のスクリーンショットを切り取るツールです。Windows7以降のOSで検索ボックスで「Snipping Tool」と検索し、選択すると利用できます。
Snipping Toolを使用すると、画面上の任意の箇所をキャプチャしその画像を保存するだけでなく、コメントの追加・画像の共有も行えます。
＜Snipping Toolの機能＞
キャプチャ機能
範囲を選択するだけで、必要な箇所をキャプチャとして残せます。
＜Snipping Toolの注意点＞
Mac非対応なので、Windowsでしか利用できません。
＜Snipping Toolの料金体系＞
Windowsのパソコンに標準搭載されているツールなため、無料で利用できます。
【圧縮・展開/圧縮・解凍ソフト】7-Zip
＜7-Zipの特徴＞
7-Zipは、高圧縮率の圧縮・展開/圧縮・解凍ソフトです。多様なファイルフォーマットに対応し、パスワードによる暗号化ができるのが特徴です。
＜7-Zipの機能＞
「圧縮機能」は多様なファイル形式に対応しており、簡単に圧縮できるうえ、パスワードによって暗号化も可能です。
＜7-Zipの注意点＞
7z形式では非常に高い圧縮ができる反面、共有先に7-Zipsがインストールされていなければそのファイルを開けません。
＜7-Zipの料金体系＞
無料で利用できます。
【ショートカット】bluewind
bluewindは、事前に登録しておいたキーでフォルダやファイルを開けるツールです。自分が使いやすいように登録できるため、ショートカットキーを覚える手間がありません。
＜bluewindの注意点＞
自由にショートカットの登録ができる一方で、数が多いとどのキーに何が割り当てられているかの管理が大変になる可能性があります。
Mac非対応なので、Windowsでしか利用できません。
＜bluewindの料金体系＞
無料で利用できます。
【情報収集】Pocket
＜Pocketの特徴＞
Pocketは、気になったオンライン上の記事や動画、画像などをブックマークできるサービスです。保存したいページのURLをコピーしてPocketに登録するだけで、自分の「あとで読む」リストが完成します。
一度インターネットに接続した状態でブックマークしておけば、インターネットに接続していなくてもブックマークしたものを読むことができます。
＜Pocketの機能＞
「ブックマーク機能」では、拡張機能を利用するとワンクリックで保存ができます。一度保存したページは、インターネット環境の有無によらず閲覧可能です。
＜Pocketの注意点＞
検索機能が弱く後から情報を見返すのが難しいので、あらかじめ情報を整理しておく必要があります。
＜Pocketの料金体系＞
【名刺管理】Eight
＜Eightの特徴＞
Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。手間をかけず簡単に名刺を登録できるうえ、過去に交換した名刺は検索できるので、交換した名刺を最大限活用できます。
また、Eightユーザー同士であれば、Eight内で名刺交換ができます。
＜Eightの機能＞
名刺管理機能は名刺をスマホで撮るだけで管理ができます。登録された名刺はリスト形式で表示され、情報の引き出しもスムーズに行えます。
＜Eightの注意点＞
名刺を撮影してEight内に登録していくので、名刺が大量にある場合は1枚1枚撮影する手間があります。
名刺を撮影するだけで登録できるのが便利な一方、読み込みが上手くいかず失敗する場合があるというユーザーの声があります。
＜Eightの料金体系＞
基本的には無料で利用できます。名刺データのダウンロードなどのオプション機能を利用するには、Eightプレミアム（480円/月）への加入が必要です。
業務効率化ツールを選ぶときのポイント
以下では業務効率化ツールの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえた選定を行い、自社に最適なツールを導入しましょう。
自社の課題にマッチしているか
まずは洗い出した効率化すべき業務や自社の課題解決に、ツールがマッチしているかを確認しましょう。
たとえば、「タスク管理を効率化したい」という課題があるのにチャットツールを導入してしまえば、課題と解決策がマッチしていないため、業務効率化の実現はできません。したがって自社の課題とツールのミスマッチは必ず避けた選定が必要です。
そのため、検討する際は選定者の持つ情報だけでなく、実際に課題がある業務に関わりのある社員からのヒアリングを行い、そのツールで本当に課題が解決できるかの判断をおすすめします。
ツールは誰でも簡単に使うことができるか
ITツールの操作性はツールによって差があるため、社内リテラシーに合わせたツール選定が必要です。
いくら「大企業が導入している」「導入社数が多い」有名なツールであっても、実際の現場で使いこなすのが難しければ社内浸透は望めません。その結果、最終的に誰も使わないものになってしまっては本末転倒です。
したがって、社内で誰もが使えるほど操作性が簡単な「Stock」のようなツールを選ぶことが大切です。
既存ツールとの併用は可能か
WordやExcelも含んだ別のツールを社内で使用している場合は、既存ツールとの併用が可能か、機能同士がバッティングしないかどうかも確認しておきましょう。
ツールが複数ある場合「併用して使うのか」「新しいツールに乗り換えるのか」が明確になっていないと、ツールをどのように使うべきかが分からなくなります。
余計な混乱を生まないためにも、あらかじめツールの使い方や使い分け方法を明確にしておきましょう。
業務効率化のために必要なこと
業務効率化はすぐに実現できるものではなく、適切なプロセスを経てはじめて実現します。以下では「業務効率化を行う際に必要なこと」を、2つに分けてご紹介します。
どの業務を効率化したいのかを考える
業務効率化を実現するには、ある特定の業務にフォーカスして課題を見つけ、解決する必要があります。
また、その課題は社内体制の見直しで改善できるか、ITツールを導入しなければ解決できないものかはよく吟味しなくてはなりません。
とくに、ツールの場合一度導入が完了してから「やはり合わないツールだった」という事態になれば、再検討や情報の移行などで多大なコストがかかります。こうした事態を避けるには、検討段階に時間を割き、確実に課題解決に適したものを選ぶことが重要です。
したがって、ツール選定前にはどの業務に時間がかかって非効率であるのかを振り返り、どの部分の業務を効率化するかの見極めが大切です。
どのような業務効率化が実現できるか
課題を持つ業務に対し、どんな業務効率化が実現できるかも考慮の必要があります。
業務効率化の実現には「社内体制の見直し」「ツールの利用」のいずれかが必要になりますが、今日のIT化・DX化により直結するのは後者です。
一方で、前者の「社内体制の見直し」では、現場の動きがどうなっているかのヒアリング、そこでの課題の洗い出し、施策の実施、改善案の考案までのPDCAサイクルを回す必要があります。しかし、プロセスの中には業務負荷や作業時間など、定量的に分析しなければならない内容もあります。
そこで活躍するのがツールです。しかし、ツールを入れさえすれば業務が効率化するというわけではなく、ツールをどう使えば作業時間の短縮になるかを考えなければない点に注意しましょう。
業務効率化におすすめのツールまとめ
ここまで業務効率化に必要な内容から、各ジャンルごとのおすすめツールまでをご紹介しました。
業務効率化の実現には「社内体制の見直し」「ツールの利用」のいずれかを選択する必要がありますが、どちらの場合でも重要なのが「現場の声を正しく聞き入れること」です。
現場の意見を無視した体制変更やツール導入は社員からの反感を買いやすく、折角の取り組みが無意味なものになってしまいかねません。したがって、常に現場目線に立って取り組みを行いましょう。
たとえば、社員にとって業務効率化は自身の負担を減らす効果がある一方、新しい体制やツールの導入によって業務プロセスが変更になるため、それらの手順を覚えなおすという手間が発生します。社員目線に立ち、負担を減らすには、こうした覚える手間を最小限に減らすという工夫ができます。
ご紹介したツールのひとつであるStockは、直感的な操作で業務の効率化を実現できる情報共有ツールです。ITに不慣れなユーザーでも使いこなせるほど簡単なStockならば、操作方法を覚える手間を減らして社員の負担を軽減できます。
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」で社内の業務効率化を実現し、組織力を向上しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
