契約書は、取引条件や権利義務を明確に残す重要な書類であり、締結後も更新・参照・保管を適切に実施する必要があります。しかし、契約書の数が増えるほど、保存場所や管理ルールが曖昧になり、必要なときにすぐ取り出せないケースが増えていきます。
実際に、「契約書を探すたびに時間がかかり、管理方法に不安を抱えている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、契約書のファイル管理で起こりやすい失敗や管理方法、効率よく運用するためのツールを中心にご紹介します。
- 契約書の探し直しが頻発している総務・法務担当者
- 退職・異動時に契約書の所在が分からなくなる管理部門責任者
- Excelやフォルダでの契約書運用に限界を感じている業務改善担当者
という方はこの記事を参考にすると、契約書を探す手間や属人化を防ぎながら、必要な契約書と関連情報をすぐ確認できる管理方法が分かります。
目次
契約書のファイル管理で起こりやすい3つの失敗
ここでは、契約書のファイル管理で起こりやすい3つの失敗についてご紹介します。「契約書を探すのに時間がかかっている」「管理が属人化している」方は、以下のポイントを確認しましょう。
（1）最新版と締結版が混在する
まず、最新版と締結版が混在してしまうことが挙げられます。
たとえば、契約書を何度も保存しているうちに「最終」「最終版」「修正版」など似た名前のファイルが増えると、実際に締結した契約書がどれか判断できなくなります。そして、未締結版を参照した結果、契約条件の確認ミスや社内対応の遅れにつながるのです。
したがって、契約書をファイル管理するときは版ごとのルールを決め、締結版が一目で判別できる状態にするべきです。
（2）保存場所が統一されない
次に、保存場所が統一されていない状態もよくあるケースです。
たとえば、契約書を「共有フォルダ」「メールの受信箱」「個人のPC」などに分散して保存すると、必要な契約書を確認するたびに複数の場所を探す手間が発生します。とくに、契約更新時や監査対応時には、保存先が曖昧なだけで確認作業に時間がかかります。
そのため、契約書は保存先を統一し、誰でも同じ場所から確認できる状態にしましょう。
（3）担当者しか所在を把握していない
最後に、担当者しか契約書の所在を把握していない状態も大きな課題です。
たとえば、契約締結時の担当者が独自のルールで保管していると、異動や退職のときに「どこに保存したか分からない」という状況が起こります。その結果、取引先から確認依頼があってもすぐ対応できず、再取得や確認作業が必要になる恐れがあるのです。
したがって、契約書は担当者個人に依存せず、組織で所在を共有できる形で管理する必要があります。
契約書をフォルダ管理だけで続けると起こる課題
契約書をフォルダ管理だけで続けると、以下の3つの課題が生じやすくなります。
- 関連情報が別の場所に分散する
- 検索に時間がかかる
- 更新履歴が追いにくい
契約書本体が共有フォルダに保存されていても、修正依頼はメール、確認事項はチャットに残り、関連情報が分散されることがあります。その結果、契約内容を確認するたびに複数の場所を探す必要が生じるのです。
ファイル名や保存先のルールが統一されていないと、検索したときに余計なファイルまで表示されてしまい、必要な契約書をすぐに見つけられません。また、逐一中身を開くのは手間がかかるので、対応の遅れにつながります。
ExcelやWord形式では、契約書にどのような修正が加えられたのかが把握しづらいです。その結果、担当者変更時に最新の契約内容か判断できず、先方と認識齟齬が生じる恐れがあります。
そのため、「ファイルを保存するだけの管理」を続けるのではなく、「契約ごとに関連情報や更新経緯もまとめて確認できる仕組み」が必要なのです。
【ポイント】契約書を安全かつ探しやすく管理する方法3選
ここでは、契約書を安全かつ探しやすく管理する方法を3つご紹介します。契約書の所在確認や引き継ぎをスムーズにしたい方は、以下のポイントを意識しましょう。
（1）契約単位で情報を整理する
まずは、契約単位で情報を整理することが重要です。
取引先や案件ごとに契約書がまとまっていなければ、必要な契約書を探すときの確認範囲が広がります。同じ取引先に関する資料にもかかわらず、基本契約書と個別契約書が別の場所に保存されていると、複数のフォルダを開く必要があります。
したがって、取引先や案件単位で情報管理することが基本です。
（2）関連資料もまとめて管理する
次に、契約書と関連資料も分けずに一元管理すべきです。
契約書では双方の合意が必須のため、締結するまでに修正が必要になるケースも少なくありません。しかし、修正にあたっての確認メモや修正依頼が別の場所に残っていると、なぜ条項が変更されたのかを確認するのに経緯を追う手間が生じてしまいます。
つまり、速やかに合意を得られるようにするためにも、契約書と関連する情報は同じ場所で確認できる状態にしておきましょう。ただし、契約書は機密性の高い情報を含むため、アクセス権限を適切に設定できる管理体制を整えるべきです。
（3）後から検索しやすいようにする
最後に、後から検索しやすい状態で管理することも欠かせません。
契約書は件数が増えるほど、フォルダ管理では必要なファイルへたどり着くまでに時間がかかります。たとえば、取引先名や契約種別で柔軟に検索できれば、契約更新や監査対応時でも瞬時に対象書類へアクセスできるのです。
したがって、契約書管理では検索性を前提に整理しましょう。たとえば、契約ごとに関連情報と更新経緯を一元管理し、「キーワード」や「タグ」で柔軟に検索可能な「Stock」のようなツールであれば、契約書の所在確認や引き継ぎがスムーズです。
【必見】契約書情報を埋もれさせないおすすめの管理方法
以下では、契約書情報を埋もれさせずに管理するおすすめの方法をご紹介します。
契約書管理で、最新版と締結版が混在していたり、保存場所が統一されていなかったりする状態を放置すると、必要な契約書を探す手間がかかります。さらに、フォルダ管理では、契約書関連の資料がメールやチャットに分散し、対応・確認が非効率になります。
そのため、「ファイルを保存するだけの管理」ではなく、「契約ごとに関連情報もまとめて管理」する仕組みを導入しましょう。とくに、契約書は機密性の高い情報を含むため、アクセス権限を適切に設定できるものを選定すべきです。
結論、自社の契約書管理には、契約書ファイルと関連情報をまとめて残せるシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockでは、案件ごとに「ノート」を分けて、契約書ごとに関連資料・メモ・履歴を一緒に管理できるので、契約書情報の一元化が実現します。また、国際規格認証のセキュリティ「ISO27001」を取得しているほか、権限設定によって厳格に契約書を保管可能です。
契約書と関連情報をまとめて残せるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
契約書のファイル管理で起こりやすい失敗まとめ
これまで、契約書のファイル管理で起こりやすい3つの失敗や、契約書を安全かつ探しやすく管理する方法を中心にご紹介しました。
契約書は最新版と締結版が混在したり、保存場所が統一されなかったりすると、必要な場面ですぐ確認できず、対応の遅れや確認漏れにつながります。また、関連資料がメールやチャットに分散していると、契約内容の背景や更新経緯を追うのに時間がかかります。
そのため、契約書本体だけを保存するのではなく、契約単位で関連資料や補足情報もまとめて残し、後から検索しやすい形で管理できる環境を整えましょう。また、機密情報を含む契約書だからこそ、閲覧範囲を適切に管理できる安全な仕組みで運用すべきです。
結論、自社の契約書ファイル管理には、契約書ファイルと関連情報をまとめて蓄積し、検索しやすく安全に共有できる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、必要な契約書や関連情報を誰でもすぐ確認できる管理体制を整えましょう。
