今日では、さまざまな業務がデジタルによる管理に移行しはじめています。そして、リモートワークを実施していない企業でも業務効率化を実現するために、ITツールを導入するケースが増えているのです。
 
ITツールのなかには、豊富な機能で業務を効率化する「グループウェア」があります。代表的なグループウェアに「サイボウズOffice」などが挙げられ、実際に多くの企業で導入されているため、導入を検討している担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そして、ツールの検討時には機能はもちろん、価格や口コミまで把握しておくことが必須です。そこで今回は、サイボウズOfficeの機能や価格、口コミまで幅広くご紹介します。
 
  • サイボウズOfficeを魅力的に感じているが、自社に合っているのか分からない
  • サイボウズOfficeは多機能だが、具体的にどのような機能があるか知りたい
  • サイボウズOfficeよりも良いツールがあれば、そちらも検討してみたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、サイボウズOfficeを自社で使いこなせるかがイメージできるうえに、ツール検討の精度を高める判断材料が手に入ります。


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サイボウズOfficeとは

サイボウズOfficeは主にIT企業を中心に利用される多機能ツールですが、改めてサイボウズOfficeの概要や特徴、ほかのツールとの違いを解説します。自社で採用した際に「どのような課題を解消できるのか」を具体的にイメージしましょう。

サイボウズOfficeの概要・特徴

サイボウズOfficeのトップページ

引用(以下含む):サイボウズOffice公式サイト
 
サイボウズOfficeはサイボウズ株式会社が展開し、70,000社の導入実績を誇るグループウェアです。グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを円滑にして業務の効率化を図るためのツールを指します。
 
サイボウズOfficeは、スケジュール管理や掲示板をはじめとする10種以上の機能が備わっている「多機能ツール」です。また、マルチデバイス対応なので時間や場所を問わずに利用できます。
 
サイボウズOfficeは、主に以下のような業界で運用されています。
 
  • 製造業
  • 卸小売業
  • 建設業
  • 不動産業
  • サービス業
  • 士業
さらに、利用開始後の30日間は無料試用ができるので、導入後にすべての機能の使い勝手を試し、自社に合うかを確認しましょう。

「Garoon」との違い

Garoonのトップページ

 
Garoon(ガルーン)もサイボウズOfficeと同様にサイボウズ株式会社が提供する、大規模組織向けのグループウェアです。
 
Garoonには細かなアクセス権限の設定やアクセスログの取得など、管理機能が充実している特徴があります。また、サイボウズOfficeとは異なり”日・英・簡・繁”の4言語に対応しているので、海外拠点のあるグローバル企業でもスムーズに導入できます。
 
また、外部ツールとGaroonをAPI連携すれば、通知を集約できるようになるなど、単体で運用するよりも便利です。

「kintone」との違い

kintoneのトップページ

 
kintone(キントーン)もサイボウズOfficeと同様にサイボウズ株式会社が提供する、自社に必要なシステムを開発できるクラウドサービスです。
 
kintoneはサイボウズOfficeと比較して、カスタマイズ性に優れているのが特徴です。サイボウズOfficeでは基本的に搭載された機能を利用しますが、kintoneは自社で一からシステムを開発できるので、柔軟な運用が可能です。
 
また、kintoneは外部ツールとの連携や、JavaScriptやプラグインを活用したより応用的な使い方もできます。


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サイボウズOfficeの基本機能とできること

以下では、サイボウズOfficeの基本機能とできることを解説します。サイボウズOfficeには14の機能あり、それぞれの機能でできることが大きく異なります。

トップページ

サイボウズOfficeのトップページ画像

サイボウズOfficeのトップページは、社員自身で表示する情報をカスタマイズできます。そのため、頻繁に確認する情報をトップページにまとめておくなど、お知らせを見逃さないような工夫ができるのです。
 
また、ほかの社員からのメッセージなどもトップページに表示できるので、連絡が漏れてしまうリスクも抑えられます。

ファイル管理

サイボウズOfficeのファイル管理画像

ファイル管理では「フォルダ」ごとに、マニュアルや企画書などの各種データを格納できます。そして、フォルダを階層化すれば、関連した資料をまとめられるので探しやすくなります。
 
また、誤ってファイルを更新してしまった場合でも、古いバージョンを復元できます。そのため、ファイルを複数人で作業した際に、どれが最新版か分からなくなるというケースを防げるのです。

タイムカード

サイボウズOfficeのタイムカード画像

タイムカードを使えば、社員の勤怠管理がシステム上で完結します。
 
また、蓄積された勤怠データはCSV出力もできるので、抽出した勤怠データを加工したり、集計処理したりすることも可能です。

スケジュール

サイボウズOfficeのスケジュール画像

スケジュールは予定ごとに色分けできるので、直感的に予定を把握することが可能です。
 
また、ほかの社員のスケジュールを確認すれば、わざわざ予定が空いているかを聞かずに、スムーズに日程調整することができます。

ワークフロー

サイボウズOfficeのワークフロー画像

ワークフローは、経費精算や休暇の取得、稟議書の進捗を可視化する機能です。
 
たとえば、紙の申請書の場合「申請状況が現在どうなっているか」は、担当者にわざわざ確認しなければならないので効率的とは言えません。一方で、サイボウズOfficeのワークフローで申請すれば、リアルタイムで進捗を把握できるのです。

報告書

サイボウズOfficeの報告書画像

報告書を利用すれば、商談報告や顧客からのクレームを円滑に共有することができます。
 
報告書をアドレス帳と連動すれば、過去の報告内容も顧客ごとに確認でき、引き継ぎも簡単になるのです。

掲示板

サイボウズOfficeの掲示板画像

掲示板は社内で共有したい情報を掲載し、共有するための機能です。
 
たとえば、総務部のメンバーが社内に共有したい情報を掲載したり、メンバーを限定して実施中のマーケティング施策の結果を共有したり、さまざまな使い方ができます。

メッセージ

サイボウズOfficeのメッセージ画像

メッセージはメールとは異なり、チャット形式で任意のメンバーとやりとりができる機能です。
 
また、メールにありがちな「Re:」が増えることがなく、また、通知はトップページから確認できるので抜け漏れを防止します。

ToDoリスト

サイボウズOfficeのToDoリスト画像

トップページやスケジュール画面にToDoの期限が掲示されるため、重要な仕事を見落とす心配が減ります。
 
また、メールや掲示板機能からもToDoリストを作成できるので、後日返信する予定のメールやお知らせの抜け漏れを防げるのです。

メール

サイボウズOfficeのメール画像

サイボウズOfficeにアクセス可能な環境であれば、場所や時間を問わずにメールを確認・返信できます。
 
また、メッセージを活用すれば、受信したメールを社内へ共有することも可能です。

アドレス帳

サイボウズOfficeのアドレス帳画像

アドレス帳は社内メンバーの連絡先はもちろん、顧客の連絡先も蓄積できます。
 
また、共有機能も備わっているのでメンバー同士で連絡先を共有でき、ほかの社員への引き継ぎにも役立ちます。

電話メモ

サイボウズOfficeの電話メモ画像

電話メモを活用すれば、担当者に電話があったことをアプリ上で伝えられます。
 
伝言を素早く共有できるうえに、確認状況も把握可能なので、電話での業務が多い職場に必要な機能です。

プロジェクト管理

サイボウズOfficeのプロジェクト管理画像

プロジェクト管理ではガントチャートを用いて、各タスクの進捗状況を見える化します。
 
そのため、遅れているタスクがあれば一目で把握できるのはもちろん、1プロジェクトごとにガントチャートが作成可能なので情報が混在しません。

カスタムアプリ

サイボウズOfficeのカスタムアプリ画像

カスタムアプリは自社に必要なアプリケーションを開発するための機能です
 
具体的には、表形式のアプリケーションでクレーム管理や社内Q&Aなどのさまざまな利用用途があります。


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サイボウズOfficeの価格体系

サイボウズOffice(クラウド版)の料金体系はシンプルで、以下の2プランのみです。
 
  • スタンダードコース
  • 1ユーザーあたり500円/月、全ての機能
  • プレミアムコース
  • 1ユーザーあたり800円/月、全ての機能に加え「カスタムアプリ」が利用可能
 
また、「ディスク容量はユーザー×5GB」「契約は最低1ヶ月以上」「利用は5名から」となっています。加えて、パッケージ版サイボウズOfficeは2021年から2026年にかけて販売が終了し、2027年にサポートが終了するので注意しましょう。


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サイボウズOfficeの口コミ・評判

以下では、サイボウズOfficeの口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判は ITreview > サイボウズOffice より引用しております。

サイボウズOfficeの良い口コミ・評判

はじめに、サイボウズOfficeの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「多種多様な機能がひとつに集約されている」「スケジュール調整が簡単」という声が寄せられています。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/5/2)
 
スケジュール管理はもちろんですが、社内のワークフローや会議室の予約も出来るので便利です。
様々な機能をひとつに集約して使えるので助かってます。
非公開ユーザー(投稿日:2022/5/2)
 
<優れている点・好きな機能>
・情報がクラウド化されている
 
<その理由>
・出張先や外出先など通信の環境さえあれば使用できる点です。私の場合はメール機能は重宝していました。出張先では、レンタルpcでログインさえすればメールの確認ができます。特に長期出張は助かりました。
非公開ユーザー(投稿日:2022/4/13)
 
当たり前ですが人の予定が見れるので、この時間帯に話しかけるとか、予定組むなどが出来るようになりました。
予定調整機能があるので、「この人とこの人のこの時間帯で空いてるところ」を探すのに時短になる。
(ちゃんと予定登録を綺麗に行っている必要があるが)会議室・備品の予定登録も出来るのでこの備品をだれが使っていていつ戻ってくるかも明瞭になります
非公開ユーザー(投稿日:2022/4/6)
 
一番のポイントがスケジュール共有ではと思います。個々のスケジュール登録、部署ごとのスケジュール閲覧、メンバーと日程を絞り込んでの日程調整機能が便利ですね。
日程調整は複数人のスケジュールをにらめっこしなくても、条件に当てはまる候補日をピックアップしてくれるので調整業務が大幅に削減されました。
非公開ユーザー(投稿日:2022/2/10)
 
在宅勤務が増えた中で、どこでだれがどのように勤務しているかを把握するのにこのツールがものすごく役立っています。
スタッフ全員のスケジュール管理を登録するツールとして有効活用しています。

サイボウズOfficeの悪い口コミ・評判

次に、サイボウズOfficeの悪い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「直感的に操作できず、使い方を調べる必要がある」「大切な情報が埋もれてしまう」などの不満が寄せられています。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/4/22)
 
UIが全体的に古いイメージがあります。
特にカレンダー機能はドラッグ&ドロップで予定などを変更できると便利になると思います。
非公開ユーザー(投稿日:2022/4/17)
 
1ページの表示人数など、使いづらいと感じる部分は設定変更で変えられることも多いが、わざわざ調べないと変更ができるか分からないことも多い。
需要が多い設定変更に関しては、できることをもう少し分かりやすく表示してもらえたら、より使いやすいと感じる。
非公開ユーザー(投稿日:2022/4/13)
 
スマホアプリの使い勝手が悪い。
(予定変更が出来ない、人の予定を検索するのに時間がかかる、予定調整機能はほぼ使えない)
非公開ユーザー(投稿日:2022/4/13)
 
TOPでのおしらせ画面やメッセージ・掲示板などを「書式編集」で作る場合が使いづらい。
表組みでの表示をさせる場合などが桁ヅレするなどしやすく扱いづらい。
社内向けのイントラネット的なものを簡単かつ直感的に作れるような機能があると良いと思う。
非公開ユーザー(投稿日:2021/12/21)
 
スレッドや掲示板など、埋もれてしまう点は改善していただきたいです。
あとは個人的な意見ですが、着せ替えの選択肢が古くさいような気がします。もっとシンプルな着せ替えがほしいです。


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【担当者必見】ITが苦手な企業で成果を出しているツール

ここでは、サイボウズOfficeと比較して、ITが苦手な企業で成果を出しているツールをご紹介します。
 
サイボウズOfficeは多機能ツールなので、企業が抱える課題に幅広くアプローチできます。一方で、ITに詳しくない社員の多くはすべての機能を使いこなせず、さらに従来の仕事のやり方が大きく変わるので、かえって効率が落ちる可能性があるのです。
 
実際、「使いづらい」「簡単に使える機能が欲しい」などの口コミにもあるように、ITリテラシーが異なる企業では上手く運用に乗せられない可能性があります。そのため、とくに非IT企業には「誰でも説明なしで使いこなせるツール」が必要です。
 
たとえば、非IT企業の65歳の従業員がすぐに活用できるほどシンプルな「Stock」のようなツールであれば、これから社内のデジタル化を進める企業にも最適と言えます。
 
Stockは「ノート」に情報を記載し、ほかのメンバーやチームと「メッセージ」で連絡をとり、かつ「タスク」で業務の抜け漏れを防止します。以上の3機能で、ビジネスでもっとも重要な「情報」の管理を徹底できるのです。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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サイボウズOfficeの機能や価格、口コミまとめ

ここまで、サイボウズOfficeの特徴や機能、価格、口コミまで幅広くご紹介しました。
 
サイボウズOfficeは豊富な機能が搭載されているグループウェアです。そのため、規模の大きなIT企業や、課題がチームや部署ごとに大きく異なる場合には、サイボウズOfficeがマッチする可能性があります。
 
逆に、自社の課題がシンプルで明確、かつ社内のデジタル化が進んでいない場合には、「Stock」のような”シンプル”で”使いやすい”情報共有ツールが最適です。
 
非IT企業を含む100,000社以上に導入され、課題解決の費用対効果が高い「情報共有・管理の側面」から効率化をサポートします。
 
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