今日ではさまざまな業務がデジタルでの管理になってきており、リモートワークが浸透している企業でなくとも業務効率化を実現するために、ITツールを導入するケースが増えてきています。
 
ITツールの種類として、ひとつのツールで豊富な機能を持ち、生産性向上に貢献する「グループウェア」というツールがあります。なかでも代表的なもののひとつに「サイボウズOffice」というグループウェアがあります。実際に多くの企業が導入しているので、候補のひとつとして検討している担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
ツールの検討時には概要はもちろん、価格や評判まで把握しておくことが必須です。そこで今回は、サイボウズOfficeの機能や口コミ・評判、価格まで幅広くご紹介します。
 
  • サイボウズOfficeを魅力的に感じているが、自社で使いこなせるか不安
  • サイボウズOfficeが多機能であることは知っているが、具体的にどんな機能があるか知りたい
  • サイボウズOfficeよりも良いツールがあればそちらも検討してみたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、サイボウズOfficeを導入して本当に使いこなせるかどうかがイメージでき、自社にマッチしているかも判断できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

サイボウズOfficeとは

サイボウズOfficeのトップ画像

引用(以下含む):サイボウズOffice
 
サイボウズOfficeはサイボウズ株式会社が展開し、70,000社以上の導入実績を誇るグループウェアです。
 
ひとつのツールで使える機能はスケジュール管理や掲示板をはじめ10種以上備わっており、マルチデバイス対応なので時間や場所を問わずに利用できるのもポイントです。以下のようなさまざまな業界で使われています。
 
  • 製造業
  • 卸小売業
  • 建設業
  • 不動産業
  • サービス業
  • 士業
また、無料利用開始後30日間は機能制限なしで利用できるので、すべての機能の使い勝手を確かめられます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

サイボウズOfficeの各機能の特徴

サイボウズOfficeは機能制限がありません。そのため、さまざまな機能が無料トライアルでも利用できます。そこで以下では、各機能の使い方や機能の特徴について解説します。

トップ画面

サイボウズOfficeのトップページ画像

サイボウズOfficeのトップ画面は、社員個人レベルで表示する情報をカスタマイズ可能です。そのため、業務で多く参照したり利用したりする情報はあらかじめトップページに表示させておくと、情報をスムーズに確認できます。
 
また、利用者に関連する通知やメッセージなどもトップページに表示できるので、確認が漏れてしまうというリスクを抑えられます。

ファイル管理

サイボウズOfficeのファイル管理画像

ファイル管理では「フォルダ」を用いて各種データを格納しておけます。階層化して管理ができるので、関連した情報が見つけやすいのもポイントです。
 
誤操作で情報を更新してしまったときに復元でき、最新の情報が編集できるように自動更新機能も備わっています。そのため新旧同じファイルwを複数人で作業してしまい、どれが最新版かわからなくなるというケースを防止できます。

タイムカード

サイボウズOfficeのタイムカード画像

「タイムカード機能」を使えば社員の勤怠管理がこの機能ひとつで完結します。
 
たとえば、欠勤や早退した場合の理由が記載できるのはもちろん、蓄積したデータはCSV出力も可能なので、抽出した勤怠データを別のツールで管理もできます。

スケジュール

サイボウズOfficeのスケジュール画像

スケジュール機能は、デフォルトでは1週間の業務予定を見える化して表示します。
 
個人や全員の予定はもちろん部署・チームなど関係者で絞り込んだ予定も閲覧できるため、メンバーが今現在どんな業務に取り組んでいるかが一目でわかります。
 
また、各メンバーの空き時間もわかるので、会議室の予約や打ち合わせの予約もスムーズにできます。

ワークフロー

サイボウズOfficeのスケジュール画像

ワークフロー管理は自社における経費精算や休暇の取得、稟議書の進捗を可視化し、シンプルに申請作業ができます。
 
たとえば、アナログな紙の管理の場合、あるひとつの申請内容が現在どうなっているかは、各メンバーへ確認しなければわからないので効率的とは言えません。
 
しかし、ワークフローで申請した内容の進捗がわかれば、「一つひとつ進捗を確認」するという手間を削減できます。

報告書

サイボウズOfficeの報告書画像

報告書機能を使えば、議事録や日報などの共有もスムーズに行えます。
 
報告書作成ではテンプレートも保存できるうえ、他の機能である「アドレス帳」と連動して利用できるので、以前の報告内容も必要なときに確認できるのがメリットです。

掲示板

サイボウズOfficeの掲示板画像

掲示板では、社内で共有したい情報を掲載し共有するための機能です。
 
たとえば、総務部のメンバーが社内に共有したい情報を掲載したり、メンバーを限定して実施中のマーケティング施策の結果を共有したり、さまざまな使い方ができます。

メッセージ

サイボウズOfficeのメッセージ画像

メッセージはメールとは異なり、チャット形式で任意のメンバーとやりとりができるので、スムーズなコミュニケーションが実現します。
 
また、メールにありがちな「Re:」が増えずに、通知はトップページでも確認できるので、確認忘れも防止できます。

ToDoリスト

サイボウズOfficeのToDo画像

ToDoリストの機能ではToDoを自ら期限を設定したり、共有したいメンバーへタスクとしてToDoを振り分けられます。
 
ToDoの設定はポップアップ表示のように出現するので、ほかの機能を利用していても、画面を切り替えずに設定できる点がメリットです。

メール

サイボウズOfficeのメール画像

サイボウズOfficeのメールはインターネット環境であれば場所や時間を問わずに、メールの内容を確認できます。
 
また、サイボウズ内の「メッセージ」機能と併用して、メールの内容を素早く共有可能です。

アドレス帳

サイボウズOfficeのアドレス帳画像

アドレス帳は社内メンバーの連絡先はもちろん、顧客の連絡先も蓄積できます。
 
また、共有機能も備わっているので、メンバー間で連絡先を共有可能なので、別の社員への引き継ぎにも役立ちます。

電話メモ

サイボウズOfficeのアドレス帳画像

通常であれば紙にメモを記載して担当者へと渡しに行く、という流れですが、こちらの電話メモを用いれば電話があったことをアプリ内で伝えられます。
 
伝言を素早く共有できるので、電話での業務が多い職場に便利な機能です。

プロジェクト管理

サイボウズOfficeのアドレス帳画像

プロジェクト管理ではガントチャートを用いて各タスクの進捗状況を見える化します。
 
そのため、遅れているタスクがあれば一目で把握できるのはもちろん、1プロジェクトごとにガントチャートが作成できるので、情報が混在することもありません。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

サイボウズOfficeの評判

以下では、サイボウズOfficeの口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。

サイボウズOfficeの良い口コミ・評判

非公開ユーザー、投稿日:2021年11月23日
社員全員で予定を共有出来るところがとても便利です。祝日設定や、予定の項目追加など会社独自の予定を細かく設定出来るところも使いやすい。
非公開ユーザー、投稿日:2021年11月02日
社内の人のスケジュールが一目で分かるため、自身のスケジュールの計画も立てやすい。ファイルを保存しておくこともできるため、社内文書のデータや社員旅行の写真もアップロードしておけばいつでも閲覧することができるのが良いです。
非公開ユーザー、投稿日:2021年01月06日
サイボウズに登録しているグループ社員全員のスケジュールを確認できたり、事前にスケジュールをおさえることもできるので非常に便利。マイグループを一度作成してしまえば定例会議などは簡単に予定を作成できるので助かります。設定方法も非常にシンプルなので、営業部などこういったツールが苦手な社員でも使いやすいのが良いと思う。
非公開ユーザー、投稿日:2021年01月05日
スケジュール管理が分かりやすくていいと思います。
カスタマイズすることで自分のスケジュールだけでなく他の人のスケジュールも同時に見れて、状況把握をするのがとてもスピーディーに行えます!
非公開ユーザー、投稿日:2020年12月28日
過去データのフィルタリングにおいて、他社のソフトと比べてバラエティが豊富という点です。特にカスタマーサービスに使用していると、過去事例の照らし合わせが容易で助かります。
とくに、機能の中でも一覧で確認できる「スケジュール」管理に関する内容が比較的多く見受けられました。

サイボウズOfficeの悪い口コミ・評判

非公開ユーザー、投稿日:2021年11月23日
スマホ版で予定を見ることが多いのですが、PC版の表示の仕様とかなり違う為、見にくいのが難点。結局スマホでPC表示にしていつも予定を確認しています。
非公開ユーザー、投稿日:2021年10月12日
・データのエクスポート機能
データ連携機能が殆どない気がします。頑張ってほしい。
・ワークフローのカスタマイズの範囲が狭い
IF条件で回覧先を変えたり、デフォルトで自身を回覧先に入れたりと細かい設定ができない。
非公開ユーザー、投稿日:2021年07月19日
・アクセス権をそれぞれの機能で確認しなければならないのが、トラブル時にはわかりづらい
・それぞれの機能のデータベースの最大容量が100MBとなっており、100MBを超えると、利用者がアクセスしてもエラー画面で表示されないことがある。機能によっては定期的に古いデータを手動削除しなければならず面倒。
非公開ユーザー、投稿日:2021年03月30日
スマホで利用する場合、非常に使いにくいのが現状です。「サイボウズKUNAI」というアプリと「新着通知」というアプリが用意されていますが、前者だけだと、スマホに通知が来ない、後者だけだと通知は来るが、Googleカレンダーなどほかのカレンダーアプリと比べて見にくいです。
非公開ユーザー、投稿日:2021年01月05日
ブラウザ上(PC)では使い勝手はいいと思いますが、スマホでは操作がしづらいく感じています。できればスマホ用のインターフェイスもあると助かります。
(KUNAIは使いつらくて使っていません)
内容を調査したところ、特にスマホアプリ版の「サイボウズ新着通知」と「サイボウズKUNAI」に関する使い勝手に関する内容が比較的多く散見されました。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

サイボウズOfficeの価格とは

サイボウズOfficeの料金体系はシンプルであり、以下の2プランのみとなっています。
 
  • スタンダードコース
    1ユーザーあたり500円/月、全ての機能
  • プレミアムコース
    1ユーザーあたり800円/月、全ての機能に加え「カスタムアプリ」が利用可能
プレミアムプランのカスタムアプリとは、社内Q&Aやタスク管理、安否確認などさらに多くの機能が使えるようになります。また、ディスク容量はユーザー×5GB、契約は最低1ヶ月以上かつ5名からとなっています。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

サイボウズOfficeよりもシンプルに使えるツール

ここでは、サイボウズOfficeと比較して、全くの初心者でも簡単に扱えるツールをご紹介します。
 
サイボウズOfficeは多機能なツールなので、企業が抱える課題に幅広くアプローチできます。しかし、その一方で社員が多くの機能を使いこなせず、思うような費用対効果が得られないという可能性もあります。
 
サイボウズOfficeは昨日の豊富さと比較すると安い一方、機能が絞られておらず運用のルール化が必要になったり、整備しなければ多機能であることからもITリテラシーが異なる社内で混乱が起きたりするリスクが考えられます。そのため、ツールの導入にあたって「過不足のない機能」を備えたツールの検討が必須です。
 
また、担当者の一存だけでなく誰でも使えるような操作性も求められます。すなわち、非IT企業は社内のITリテラシーを問わずに使える「Stock」のようなツール一択と言えます。
 
Stockは「ノート」に情報を記載し、「メッセージ」で任意のメンバーと情報共有、かつ「タスク」で書く業務の抜け漏れを防止。この3機能で、ビジネスで最も重要な「情報」の効率的な管理ができます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール:Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

サイボウズOfficeの機能や口コミ・評判まとめ

ここまで、サイボウズOfficeの機能や使い方、口コミ・評判や価格まで幅広くご紹介しました。
 
サイボウズOfficeはひとつのツール内で多くの機能が利用できるグループウェアです。そのため、解決したい課題がチームや部署ごとに違う、課題の数が多い場合はマッチする可能性が高いと言えます。
 
逆に、解決したい課題がシンプルで明確、社内におけるITリテラシーの違いによってITツールの導入が進展しない場合は、非IT企業を含む80,000社以上の導入実績を誇るのITツール「Stock」のようなツールが最適です。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内外の情報管理を効率化におけるストレスを解消しましょう。