プロジェクトを問題なく進めていくために必要な課題管理表ですが、作成には非常に手間がかかります。
 
課題管理表の作成には、管理する項目の洗い出しや、課題を漏れなく管理するための仕組みが必要となるため、作成に大変な思いをしている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで、課題管理表の作成を効率化してくれる「テンプレート」を活用することで、作成時間を大幅に短縮することができます。
 
今回は、課題管理表を作成・運用していく上でのポイントや、無料で使えるテンプレートのサイトをご紹介しますので、
 
  • 課題管理表の作成方法やポイントが知りたい
  • 課題管理表をより効率的に作りたい
  • 円滑な運用まで見据えた課題管理表を作成したい
という担当者の方は、今回の記事を参考にすることで効果の高い課題管理表の作成・運用が実現できます。


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課題管理とは

課題管理とは、プロジェクト進行の中で顕在化した問題を把握し、改善へと繋げるためのものです。
 
プロジェクトを進めていると、予期せぬ問題や工数の見積もりミスなどで、進行が滞ることがあります。
その際、問題を放置せずに「課題が発生した背景」「課題に対処するための行動」「課題を解決する期限」「改善プロセス」の管理を行うことを指します。
 
業務で発生する問題をすぐにチームで対処できる環境を整えることは、ビジネスを成功へと導くために必要なものです。
 
プロジェクトマネジメントの世界的水準となっているPMBOK (Project Management Body of Knowledge)でも、課題管理は重要なものとして紹介されています。
 
計画段階では「起こりうるリスクやリスクマネジメントの担当者、また影響度なども想定しておく」こと、また実施段階では「リスクの監視と、発生した問題を解決へ繋げる管理をする」ことが記されています。


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課題管理の必要性

なぜ課題管理をする必要があるのかを、3つの観点から解説します。

納期通りに業務を進められる

多くのチームが、プロジェクトの納期を守るために課題管理ツールを導入します。
 
複数の担当者が各自持っているタスクは、それぞれ関わりあっています。
お互いの進捗を知らずに業務を進めていると、思ったより工数がかかったり、思わぬトラブルが起きた際に、スムーズに対処することができません。
 
「Aのタスクでトラブルが起こったから、Bを代わりに進めておこう」といったように、課題管理を通して業務の優先順位を調整することが可能です。

同じミスを繰り返さない

課題管理表には、プロジェクト開始時に想定しているリスクはもちろん記載し管理していきますが、当初には想定していなかったトラブルが起きた際には、問題を追記をしていくことになります。

但し、1度追記した課題は、次回からは起こりうるリスクとして想定しておくことができます。
 
同じ問題を何度も繰り返し起こしてしまうと、時間を無駄にしてしまいますし、業務の質を向上させることもできません。
 
課題管理表を活用することによって、同じミスやトラブルを回避しやすくなることは、大きなメリットと言えるでしょう。

ナレッジとして資産化できる

過去にどのような問題が起きて、それに対してどのように対処したのかを記録しておくことにより、それがチームとしてトラブルを回避するための貴重なノウハウ資産となります。
 
プロジェクトチームには常に人の入れ替わりが生じますが、チーム全員がアクセスしやすい環境を整えることにより、プロジェクトを進めていく際の共通認識として、リスクマネジメントをすることができます。
 
そのため、情報を残しておきやすい、誰でもアクセスしやすいツールを選ぶことも重要です。


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課題管理表の作成と運用の方法

課題管理表の作成手順、また運用していく際に注意したいポイントをご紹介します。
作成する際の項目選びも大切ですが、実際に運用を始めた後に、プロジェクトの進捗に合わせて更新をしていくことが非常に重要となります。

①課題管理に必要な項目を洗い出す

まずはじめに、課題を管理するために必要な項目を洗い出します。
 
例えば、下記のような項目が一般的に挙げられます。
 
  • 記入者名:課題を記入したメンバー名
  • 担当者名:課題の改善を担当するメンバー名
  • タイトル:課題の概要
  • 課題の詳細:課題に関する詳しい情報
  • 対応方法:改善のために実施する内容
  • 対応期限:改善完了期限の目安
  • 重要度:業務への影響度
プロジェクトを進めていく中で、項目をブラッシュアップしていきますので、まずは想定に合わせて項目を決定しましょう。

②課題管理表の骨子を作成する

洗い出しをした項目をもとに、課題管理表の骨子を作成します。
その後、体裁を整えたら、課題管理表として運用していきます。
 
骨子作成の際に、Excelやスプレッドシートなどのテンプレートを活用することで、作成を効率化させることができます。
 
また、Excelなどで1から作成するのではなく、課題管理をするための機能が備わっているツールを選定する場合もあります。
 
Excelやスプレッドシートだと、どうしてもスマホからアクセスする手軽さがなく、パソコンから都度更新する手間がかかるため、ツールを活用することでよりスムーズな課題管理を行えます。

③課題を記入し、チームで共有する

実際に想定し得る課題を記入し、それをチームで共有します。
 
この時、チームメンバー全員に等しく情報共有できていることがとても重要です。
 
関わっている業務は一部分だけだとしても、全体像を把握しながら業務を進めた方が高いパフォーマンスを出すことができます。

④各課題に対する対応と解決策を検討し、実施する

課題を書き込んだとしても、改善に向かわなければ意味がありません。
 
課題に対する解決策をメンバーで話し合い、改善のために取るアクションを明確にすることが大切です。
 
そして、実際に実施されるよう、期日と担当者もしっかりと決めましょう。

⑤プロジェクト終了まで繰り返し、更新し続ける

課題管理表の運用で良く起こる失敗例は「更新されなくなり、せっかく作成した課題管理表が形骸化してしまう」ことです。
それを防ぐため、プロジェクトの進行に合わせて、課題管理表も都度更新する習慣をつけましょう。
 
進捗会議の予定をあらかじめ取っておいて、その場では必ず課題管理表を閲覧しながら報告をするというようなルールを作ることが効果的です。


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課題管理を効率的に行うためにおすすめのツール

課題管理表の作成も重要ですが、作成しただけでは業務効率化や生産性の向上には貢献しません。
作成した課題管理表は、その後適切に運用・管理されることで効果を発揮します。
 
例えば、作成した後、あとは現場や担当者に預けておくだけでは、実際に運用されているのか、課題管理表の効果は得られているのかなどがわからず、そのまま使われなくなってしまいます。
 
効果的に活用するために、プリントアウトして業務中に見られるようにする、社内パソコンに保存するなどの方法がありますが、ツールを使って管理すると更新もしやすくなり、必要なときに課題管理表へすぐにアクセスできます。
 
そして、課題管理表はいつでもチームメンバーが共有できる状態が理想ですので、例えば、70,000社以上の導入実績を誇る、「Stock」に代表されるような情報共有ツールを用いると、簡単に課題の状況が見られ、メッセージ欄にてフィードバックも送ることができます。
 
また、閲覧制限の設定も可能ですので課題管理はもちろん、そのほかの重要書類なども管理でき、セキュリティも安心です。

チームの情報を簡単に残せるツール『Stock』

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Excelのテンプレートをご紹介

以下では、Excelを用いた課題管理に使えるテンプレートをご紹介します。
どうしてもExcelを使用する必要がある場合は、これらのテンプレートを活用し、作成したExcelファイルをStockのノートに貼り付けて共有すると良いでしょう。

microsoft公式

microsoftテンプレートの起動画面
月間個人予算や、日付管理のガントチャートなど、様々な項目を管理するためのテンプレートが用意されています。
 
色使いやデザインが洗練されており、どんなチームでも取り入れやすいテンプレートが多いです。
 


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EXCEL-Free

EXCEL-freeの起動画面
EXCEL-freeの起動画面

EXCEL-freeは、Excelの使い方を、入門編から裏技編まで紹介しており、その中にテンプレートも多く用意されています。
 
常に最新のテンプレートが更新されるため、Excelを継続的にスキルアップしたい場合におすすめです。
 


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みんエク!

みんエク!の起動画面

みんエク!は、会員登録なしでテンプレートをダウンロードすることができます。
 
「総務管理」「営業系」「生産製造系」とカテゴリー分けされており、細かい用途別にテンプレートを選ぶことができます。
白黒でシンプルなテンプレートが多いです。
 


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bizocean

bizocean(Excel)の起動画面

約1,000件のExcelテンプレートを用意しており、ダウンロードが多い人気順に並び替えて探すことができます。
 
また、有料にはなりますが、Excelノウハウ本の著者が作成をした「WBS(作業分解構成図)&ガントチャート」のテンプレートもダウンロード可能です。
 


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スプレッドシートのテンプレートをご紹介

以下では、スプレッドシートを用いた課題管理に使えるテンプレートをご紹介します。
スプレッドシートを活用する場合はこちらを用いて課題管理表を作成し、その後StockにてURLを貼り付けておけば、情報共有がスムーズです。

google公式

googleテンプレートの起動画面

googleスプレッドシートの一覧から確認できるテンプレートギャラリーには、複数のガントチャート形式や課題管理表のテンプレートが用意されています。
 
程よく配色がされており、プルダウンで選択できる記入内容まで例が掲載されているため、スプレッドシートの運用方法があまり分からなくても使い始められます。
 


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サテライトオフィス・テンプレート集 for Google Workspace

サテライトオフィス・テンプレート集 for Google Workspaceの起動画面

google文書とgoogleスプレッドシートのテンプレートが掲載されています。
 
申請書から日報、作業予定管理まで用意されているため、課題管理表から日々の業務まで落とし込むことができます。
 
原色を使ったはっきりとしたデザインが多いため、ダウンロードした後、使いやすい色やデザインへの修正が必要です。
 


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bizocean

bizocean(スプレッドシート)の起動画面

Excelテンプレートと比べると数は少なくなりますが、予定管理表から作業工程表、スケジュール表などのテンプレートをすべて無料でダウンロードできます。
 
業種が指定されているものもありますが、ダウンロード後に管理する項目を変更すれば、自社プロジェクトに反映させることが可能です。
 


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まとめ

これまで、課題管理の必要性から運用のポイントを中心にご紹介してきました。改めて、課題管理の作成と運用において重要な点は下記の通りです。
 
  1. 課題管理に必要な項目を洗い出し、手間をかけずに骨子を作成する
  2. 課題を記入し、チーム全員で共有する
  3. 課題に対する解決策を話し合い、プロジェクト終了まで常に改善を重ねていく
この3つのポイントを押さえて円滑に課題管理を進めていくためには、チームの誰でも使いやすい、とにかく管理が簡単なツールがおすすめです。
 
Excelやスプレッドシートは、課題管理表の作成によく用いられますが、いちいちファイルを開かなければならなかったり、更新連絡が取りづらいという問題があります。
そのようなツールだと、なかなか浸透しづらく、更新漏れが起こります。
 
一方、今回ご紹介した「Stock」は、社内の誰でもすぐに使用できるほど、とにかくシンプルであり、導入したその日からスムーズな課題管理が実現できます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひStockで課題管理を効率化し、業務のスムーズな遂行につなげましょう。