プロジェクトの課題を適切に把握し、進捗の妨げとならないように管理するには、課題管理表の作成が不可欠です。課題管理表によってプロジェクトの課題が一覧で把握できると同時に、メンバーの作業状況も可視化されます。
 
一方で、課題管理表の作成を検討していても、管理項目の洗い出しや運用方法の構築などやるべきことが多く苦戦している方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、課題管理表の作成と運用方法、おすすめのテンプレートをご紹介します。
 
  • 案件の課題が見つかっても、適切に処理されず後回しにされている
  • 課題の管理を標準化させるために、管理表のテンプレートを探している
  • 適切に活用されるように、スムーズな運用まで見据えた課題管理表を作成したい
という担当者の方は本記事を参考にすると、自社に適した課題管理表のテンプレートが見つかり、プロジェクトの課題を円滑に管理できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

課題管理表とは

課題管理表とは、プロジェクト進行のなかで顕在化した問題を把握し、改善へとつなげるために作成する表を指します。
 
案件を進めていると、予期せぬ問題や工数の見積もりミスなど、進行に影響の出るトラブルが発生します。その際に、問題を放置せずに以下の項目の管理を行う必要があります。
 
  • 課題が発生した背景
  • 課題に対処するための行動
  • 解決する期限
  • 改善プロセス
また、課題管理表に各課題のステータスや完了条件を明記しておけば、課題が流れることなく適切に処理されます。さらに、プロジェクトのメンバー全員が管理表を閲覧できると、全体の進捗状況を把握しながら共通認識を持って作業に取り組めるのです。
 
ちなみに、プロジェクトマネジメントの知識体系であるPMBOK(Project Management Body of Knowledge)でも、課題管理は重要なものとして紹介されています。
 
計画段階では「起こりうるリスクやリスクマネジメントの担当者、また影響度なども想定しておく」こと、また実施段階では「リスクの監視と、発生した問題を解決へつなげる管理をする」ことが記されています。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

課題管理表とタスク管理表の違い

課題管理表とタスク管理表の違いとして挙げられるのが、記載する情報量です。
 
そもそも課題管理とは、プロジェクトにおける解決しなければいけない課題に対処することです。一方で、タスク管理はやるべきタスクの管理をさします。
 
そのため、課題とタスクを同じ表にまとめてしまうと課題とタスクが混在してしまい、抜け漏れが発生するリスクが生じます。また、課題を表に記載しただけではやるべき作業が不明瞭なので、課題を細分化しタスクに落とし込むのが重要です
 
つまり、課題管理表には課題の名称だけでなく、課題の詳細ややるべきことも明記する必要があるのです。また、担当者や期限を明記し、課題が流れる事態を避けましょう。
 
このように、課題管理表には課題の概要を記載するだけでなく、解決に必要な工数や詳細なタスクを記載し、対処するまでの道筋を可視化しておくのが大切です。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

課題管理の必要性

以下では、課題管理が必要な理由を3点ご紹介します。課題管理の必要性を社内で共有し、全社で共通認識を持つようにしましょう。

納期通りに業務を進められる

課題管理を適切に行えば、納期通りに業務を進められるようになります。
 
課題管理が不十分だとほかのメンバーの作業状況を十分に把握できないため、余計な工数や思わぬトラブルが発生してしまいます。そのため、課題管理表に作業状況を可視化し、メンバー同士の連携を促すのが重要です
 
状況が可視化されていると、たとえば「Aのタスクでトラブルが起こったから、Bを代わりに着手する」といったように、課題管理を通して業務の優先順位を調整できるのです。
 
このように、メンバーの作業状況が見える化されていれば、柔軟な作業の変更が可能になるため、全体の納期に遅れが発生する事態を避けられます。

同じミスを繰り返さずに済む

課題管理のメリットとして、同じミスが発生するリスクを抑えられることです。
 
同じトラブルを何度も繰り返すと時間のロスが発生し、業務の質も上げられません。一方で、課題管理表を活用すれば、過去のトラブルと対処法が閲覧できるため、同じミスやトラブルを回避できます。
 
課題管理表にトラブルの概要と対処法を細かく記載しておくと、課題解決後の検証がしやすくなると同時に、今後同じような課題が生じる可能性を減らせるのです

ナレッジとして資産化できる

課題管理表の活用によって、課題の対処法をナレッジとして資産化できます。
 
過去の課題と対処法を事例集として蓄積しておけば、課題対応のノウハウとして貴重な資産になります。資産として活用するうえで重要なのは、時間や場所を問わず必要な情報にアクセスできるツールの導入です
 
プロジェクトチームで人の入れ替わりがあったとしても、チーム全員が課題管理表にアクセスしやすい環境を整えれば、案件をスムーズに進められます。たとえば、「Stock」のようなシンプルなツールであれば、ITに不慣れな人でも簡単に課題管理ができます。
 
このように、課題管理表を作成・共有・蓄積しておけば、今後のプロジェクト運営の際にノウハウとして活用でき、予期せぬトラブルが発生するリスクも減らせるのです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

課題管理表の作成と運用の方法

以下では、課題管理表の作成と運用の方法をご紹介します。課題管理表は作成するだけでなく適切に運用するのが重要なので、下記の要点を押さえましょう。

課題管理に必要な項目を洗い出す

まずはじめに、課題を管理するために必要な項目を洗い出します。たとえば、以下の項目が記載項目として挙げられます。
 
  • 記入者名:課題を記入したメンバー名
  • 担当者名:課題の改善を担当するメンバー名
  • タイトル:課題の概要
  • 課題の詳細:課題に関する詳しい情報
  • 対応方法:改善のために実施する内容
  • 対応期限:改善完了期限の目安
  • 重要度:業務への影響度
項目を適切に定めると記載内容のばらつきを減らし、重要な情報を確実に残せます。また、上記の項目以外にも、プロジェクトを進めていくなかで必要性な項目は随時追加していきましょう。

課題管理表の骨子を作成する

項目の洗い出しが終わったら、課題管理表の骨子を作成します。
 
骨子を一から作成すると時間がかかってしまい、通常業務の圧迫につながります。そのため、Excelやスプレッドシートのテンプレートを活用し、作成を効率化させましょう
 
しかし、Excelで作成するとスマホからのアクセスが不便なので、更新する際に手間がかかり最新情報に保つのが難しいです。一方で、課題管理をするための機能が備わっているITツールを導入すると、時間や場所に縛られずスムーズに課題管理が行えます。
 
また、骨子の作成が終了したら実際にメンバーに使ってもらう仮運用を行い、自社に最適な管理表に近づけていきましょう。

課題を記入し、チームで共有する

次に、実際にプロジェクトの課題を記入し、チームで共有します。
 
課題管理表を共有する際には、チームメンバー全員に等しく伝達する必要があります。なぜなら、かかわっている業務は一部だとしていても、全体像を把握しながら業務を進めたほうがほかのメンバーと連携して仕事に取り組めるからです。
 
また、情報共有をする際にITツールを活用すれば、外出中にスマートフォンからでも簡単に内容を把握し、不明点があればチャット機能で素早く連絡が取れます。

各課題に対する対応と解決策を検討し、実施する

課題を記入したら各課題に対する対応と解決策を検討・実行します。
 
単に課題を書き込んでも、改善に向かわなければ意味がありません。そのため、課題に対する解決策をメンバーで話し合い、改善のための対策を講じる必要があります
 
また、確実に対応策が実行されるように担当者と期日を記載し、責任の所在を明らかにしておきましょう。

プロジェクト終了まで繰り返し、更新し続ける

課題管理表は、プロジェクト終了まで常に更新しておくのが重要です。
 
課題管理表の運用で起こる失敗例として「更新されなくなり、作成した課題管理表が形骸化してしまう」こと挙げられます。こうした事態を避けるには、プロジェクトの進行に合わせて課題管理表も都度更新する習慣をつける必要があります
 
たとえば、「週次の進捗会議では必ず課題管理表を閲覧しながら報告をする」というルールを作ると、定期的に管理表を更新する必要性が生じるので定着につながります。
 
このように、進捗管理表の運用を効果的に行うためには、各メンバーが情報を更新をする仕組みづくりが大切です。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【Excel・スプレッドシート】無料の課題管理表のテンプレート

以下では、Excelやスプレッドシートで使える課題管理表のテンプレートをご紹介します。自社に最適なテンプレートを見つけ、課題管理をスムーズに行いましょう。

Microsoft Office

Microsoft Officeテンプレートのトップ画面

Microsoft Officeが公式で運営しているサイトで、ExcelやWordなど豊富な種類のテンプレートがあります。たとえば、月間個人予算や日付管理のガントチャートなどを活用すれば、課題管理に関するさまざまな項目が管理できます。
 
また、色使いやデザインが洗練されており、業界を問わずどのチームでも取り入れやすいテンプレートが多いです。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

EXCEL-Free

EXCEL-freeのトップ画面

EXCEL-freeは、Excelの使い方を入門編から裏技編まで紹介しており、そのなかにテンプレートも多く用意されています。
 
豊富なテンプレートが無料で活用できるため、比較検討しながら自社に最適なものを選択可能です。たとえば、テレワークで働く社員の仕事状況を確認するフォーマットなど、さまざまな場面で使えるテンプレートがあります。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

みんエク!

みんエク!のトップ画面

みんエク!は、会員登録なしでテンプレートを無料でダウンロードできます。
 
「総務管理」「営業系」「生産製造系」とカテゴリー分けされており、細かい用途別にテンプレートを選択可能です。白黒でシンプルなテンプレートが多いのが特徴です。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

google公式のスプレッドシート

googleテンプレートのトップ画面

googleスプレッドシートの一覧から確認できるテンプレートギャラリーには、複数のガントチャート形式や課題管理表のテンプレートが用意されています。
 
程よく配色がされており、各項目の書き方例が丁寧に記載されているため、スプレッドシートの運用方法があまり分からなくても使用可能です。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

サテライトオフィス・テンプレート集 for Google Workspace

サテライトオフィス・テンプレート集 for Google Workspaceのトップ画面

google文書とgoogleスプレッドシートのテンプレートが掲載されています。
 
各テンプレートをコピーすれば、自身のスプレッドシートで運用可能です。申請書から日報、作業予定管理まで幅広いテンプレートが用意されているため、課題管理に効率的に取り組めます。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

bizocean

bizoceanのトップ画面

bizoceanは、無料で活用できるテンプレートが2.6万点ある大手サイトです。
 
400種類以上のカテゴリーがあるため、自社の業態に最適なテンプレートが見つけられます。また、業種が指定されているものもありますが、ダウンロード後に管理する項目を変更すれば、自社プロジェクトに反映させられます。
 
ただし、会員登録(無料)しなければいけないので注意しましょう。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

課題管理を効率的に行うためにおすすめのツール

以下では、課題管理を効率的に行うためにおすすめのツールをご紹介します。
 
従来のような、Excelやスプレッドシートで作成した課題管理表をメールで共有する方法では、CCやBCCの宛先設定に手間がかかるため、素早く情報共有するのが難しいです。一方で、情報共有ツールを導入すれば、必要な情報を必要な人に素早く届けられます。
 
加えて、ITツールを選択するうえで重要なのが、誰でも簡単にファイルの管理・共有・蓄積ができることです。多機能で操作の難しいツールでは、ITリテラシーの低い人が使いこなせず、プロジェクトメンバー全員が素早く課題管理表にアクセスできません。
 
そのため、導入するツールは非IT企業の社員でも説明不要で使いこなせるほどシンプルで、課題管理表の管理・共有・蓄積を一元化できる「Stock」一択です。
 
Stockは、「ノート」に課題管理表をはじめとした複数のファイルをまとめて蓄積できます。さらに「テンプレート」機能もあるので、ノートをそのまま課題管理表として効率的に使いつつ、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が錯綜せずに情報共有が行えます。

チームの情報を簡単に残せるツール『Stock』

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

課題管理表のテンプレートをまとめ

これまで、課題管理の必要性や作成・運用のポイントを中心にご紹介してきました。
 
課題管理表の作成によって課題が放置されるのを防ぎ、期限を意識しながら適切に対策を講じられます。さらに、テンプレートを活用すれば、課題管理表の作成時間を短縮できると同時に、書き漏れが発生するリスクを下げられるのです。
 
一方で、Excelなどで課題管理表を運用すると、情報へのアクセス性が悪いゆえに更新がなかなかされず、案件の運営を阻害してしまいます。そのため、情報共有ツールを導入し、時間や場所を問わず素早く必要な情報にアクセスできる環境を整えるのが必須です。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、ITリテラシーにかかわらず誰でも直感的に操作できるシンプルなツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有のストレスを解消しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で課題管理をスムーズに行い、情報共有の効率化を実現しましょう。
 
関連記事: 【2022年版】プロジェクト管理について網羅!流れやポイントも徹底解説!
 
関連記事: 課題管理とは?押さえておくべきポイントや管理を効率化するツールも紹介