複数人でチームとなってプロジェクトを進める場合には、進捗管理を行うことも重要な業務の1つです。
 
しかし、テレワークをはじめとして様々な働き方が選択される中で、「今までは働きぶりの目視チェックや簡単な声かけで確認できた進捗管理が、上手くいかなくなった」「メンバーの行動が見えなくなった」という問題が発生しています。
 
自分自身の進捗管理だけならまだしも、チームメンバー全員の進捗を管理し、共有していくことに限界を感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで本記事では、進捗管理を「見える化」する実践方法と、運用を成功させるポイントまでを徹底解説します。
 
  • 進捗管理について詳しく知りたい
  • 進捗管理を「見える化」するために重要なポイントを知りたい
  • 進捗管理が成功するツールを見つけたい
とお悩みの担当者の方は、今回の記事を読むことで進捗管理をする際のポイントを理解し、業務に取り入れることができるようになります。


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進捗管理とは?

進捗管理とは、プロジェクトを進めるために必要な工程の洗い出しを行い、作業時間の見積もりを出し、それらを軸にして業務進捗の管理を行っていくことを指します。
 
進捗管理を行う目的は、円滑な業務遂行による「納期の厳守」や「生産性の向上」です。
作業時間・費用・人的リソースなど、進捗管理に必要な情報を常に収集し、改善につなげていくための土台となるものです。
 
プロジェクトに参加する人は、進捗管理表を見ながら、自分のやるべきタスクや全体の流れを把握します。


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進捗管理を「見える化」する3つのメリット

進捗管理を「見える化」することにより得られる大きなメリットを、3つご紹介します。
業務量や時間のマネジメントができるほか、チーム全体のモチベーション管理にもつながるため、生産性の向上につながります。

①目標達成までに必要なステップや所要時間を把握できる

進捗管理を行うために、各工程に必要な作業時間や人的リソースを書き出すことで、達成のために必要な要素が明確になり、マネジメントをする意識を持つことができます。
 
書き出してみると、思った以上に工程が多い場合でも対処できます。
また、あらかじめ想定外の問題に対応するための時間を確保しておくこともできます。
 
小さな工程も見逃さないことで、納期に余裕を持ったスケジュールを立てることができます。

②残タスク量や能力に応じて業務の割り振りができる

進捗管理における全体の業務スケジュールの中には、各担当者が現在持っているタスクや既に終わった業務の情報も蓄積されています。
そのため、各担当者の状況や特性を見ながら、より効果的な業務の割り振りを行うことができる点も非常に大きなメリットです。
 
また、各メンバーの業務が「見える化」するため、手が空いているメンバーに追加のタスクを依頼するなど、時間をより効果的に活用するマネジメントを行うことができます。

③問題点を早期発見し、対処できる

進捗状況の計画と実績の比較を行い、計画通りに進んでいるかどうかを常に確認できるため、進捗に遅れがある場合はその原因をすぐに調査し、把握することができます。
 
また、全体進捗と個人の業務内容がそれぞれ管理されているため、問題の原因が個人の仕事の進め方にあるのか、チームの仕組みにあるのかが明確になります。
スムーズに問題を改善することができるうえ、担当者の納得感にもつながり、業務へのモチベーションも保たれます。


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進捗管理でよくある4つの失敗例

進捗管理の仕組みを導入した後、よく起こってしまう失敗例を4つご紹介いたします。
事前に気をつけていれば防ぐことができるので、本記事を参考にしっかりと対策を行いましょう。

①メンバーからの報告が抽象的で問題把握ができない

進捗報告の形式を定めないまま運用を始めてしまうと、メンバーごとに報告の具体性や粒度が異なってしまいます。
 
問題が把握できなければ、進捗管理を行っている意味がありません。
実際の業務状況は、携わっている本人にしか分からないため、具体的に報告を上げてもらうことが必要です。
 
テンプレートやルール周知の徹底により、防ぎましょう。

②メンバー同士の共有ができていない

各メンバーとマネージャーの間だけで共有ができていたとしても、メンバー同士で進捗を確認できていなければ、業務の認識のズレや二重着手などのトラブルが起きかねません。
 
しかし、従来の「報連相」だと、上司に報告する文化はあっても、同僚に進捗を報告する文化はない場合がほとんどです。
 
各メンバーが自発的に状況を確認し、自身の業務内容や優先度に納得できる環境を整える必要があります。
そのためにも、全員に情報が行き渡るツールを選びましょう。

③更新漏れが起こり、状況把握が遅れてしまう

報告するシステムが複雑だったり、分かりづらいルールだったりすると、報告することを後回しにしてしまいます。
また、チャットのように情報が流れてしまうツールだと、たくさんの連絡のなかで進捗の報告が埋もれてしまい、確認漏れをしてしまうというトラブルが起こります。
 
更新漏れや確認漏れが起こると、次タスクの担当者の着手が遅れてしまうことがあります。また、全体のスケジュールが少しずつ後ろ倒しになり、期限を超過してしまう事態にも陥りかねません。
 
可能な限りシンプルな仕組みにして、このようなミスが起こらない設計にしましょう。

④作業の優先順位が整理できていない

タスクの中には、互いに影響し合うものがあります。
中でも、「この作業が終わらないと次の作業に進めない」というような、後工程に影響を及ぼすタスクを優先的に処理しなければ、全体の業務や連携が滞ることになります。
 
そのため、タスクの優先順位を決め、優先度の高いものから着手することは非常に重要です。


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進捗管理の運用を成功させる5つのポイント

進捗管理を上手く運用するために、重要なポイントを5つご紹介します。
すぐに取り入れて、進捗管理を成功させましょう。

①テンプレートを用意する

各メンバーごとに、報告内容のバラつきが起こらないよう、あらかじめ記載内容のテンプレートを用意しておくと良いでしょう。
 
「タスクの内容」「着手時間」「結果」など、業務内容が適切に進んでいるかどうか、評価できる項目を用意しましょう。

②メンバー同士がリアルタイムで情報共有できる環境をつくる

エクセルなどのファイル共有ツールで進捗管理をすると、更新するたびに毎回保存する作業が必要になります。
また、ファイルを開かなければ更新されている内容が確認できない状態は、確認漏れのリスクがあるため、好ましくありません。
 
メンバーが情報を更新したことや、問題に感じていることをリアルタイムで共有し合えるツールを検討しましょう。

③誰でも操作できる簡単なツールを選ぶ

操作方法が複雑なツールだと、更新までの手間が多くなってしまい、結局使わなくなってしまいます。
せっかく進捗管理ツールを導入しても、メンバーが上手く活用できないと意味がありません。
 
そのため、進捗管理には、保存や送信といった手間のない、とにかく簡単に情報を共有できるツールが最適です。
 
無料で試せるツールを活用して、自社に合ったものを選びましょう。

④タスク管理機能を活用する

やるべきことを決めていても、煩雑な業務の中で忘れてしまったり、詳細が分からなくなってしまうことはよく起こります。
 
進捗を洗い出して管理する際には、タスク管理ツールを活用しましょう。
期限ごとにタスクを確認できたり、当日に行うタスクをツールがリマインドしてくれるため、タスク漏れが大幅に削減できます。

⑤進捗会議を定例化する

週に1度など頻度を決めて、進捗会議を定例化することをおすすめします。
進捗会議を定期的に行うことで、問題点の早期発見や新しいタスクの割り振りに活用できます。また、テキストだけでは伝わりにくいニュアンスを正しく伝えることも可能なため、認識のズレの解消にもつなかります。
 
また、当初の予定とは違う条件が追加されるなど、プロジェクトの進行にはイレギュラーがつきものです。
ツールで共有することも重要ですが、ホワイトボード等を用いて全員の認識を合わせることができる会議も効率的です。


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進捗管理の「見える化」を実践するツールのご紹介

進捗管理を「見える化」することで、「目標達成までに必要なステップを明確化できる」「担当者へのタスク振り分けを適切にできる」といった、様々なメリットが得られます。
しかし、報告の抽象化や更新漏れが起きないようにする必要があるなど、運用を成功させるために注意しなければならないポイントもあります。
 
特に、ツールに慣れていない人やITが苦手な人であれば、複雑なツールはなかなか使いこなせません。そのような企業では、例えば「ガントチャート」等の凝った機能を多く搭載したツールは導入すべきではないでしょう。
 
進捗管理の目的は、円滑な業務遂行による「納期の厳守」や「生産性の向上」にあるので、日々の現状報告や情報更新に大きな工数をかけることは避けるべきです。
 
進捗管理のツール選択において、デメリットをできるだけ回避し、より高い効果を生み出すために、共有したい内容をすぐに書き込めて、そのまま簡単にメンバーへの共有やタスクの管理ができる点は、大変重要なポイントです。
 
結論として、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるツールは、非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える「Stock」一択です。
 
シンプルさにこだわりを持って設計されているので、導入したその日からスムーズな社内の情報共有が実現できます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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進捗管理の「見える化」 まとめ

これまで、進捗管理の「見える化」を実践する方法や、進捗管理ツールを上手に運用するポイントをご紹介してきました。
プロジェクトや業務の進捗を「見える化」することで、生産性向上につなげましょう。
 
改めて、進捗管理ツールを導入するうえで重要なポイントは、下記の通りです。
 
  1. 誰でも簡単に書き込める手軽さで、更新の遅延や記載内容のばらつきをなくす
  2. タスク管理機能を活用し、タスク漏れを防止し、優先順位をつける
今回ご紹介した「Stock」は、誰でも簡単に利用できるシンプルさで、タスク管理もできる情報共有ツールです。
 
記載したノートに紐づくメッセージ機能を活用すれば、更新連絡も全てStock内で完結できるため、業務効率の向上が見込めます。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ進捗管理ツールとして業務マネジメントに役立てましょう。