ビジネスにおいて、チームの情報共有を円滑にすることは業務効率化や生産性向上のために必須です。
 
しかし、「報告や連絡、相談ができていない」「必要な情報が見つからない」など、円滑な情報共有が組織になかなか浸透していないのが現状です。その原因を突き止め、改善ができればチームの情報共有は活発になり、多くのメリットを得られます。
 
一方で、スムーズな情報伝達ができない原因がわかっても、具体的にどのように解決すれば良いかがわからない可能性もあります。
 
具体的な解決策の一つには、「情報共有ツール」を利用が挙げられます。情報共有ツールはチームの情報共有が円滑になるようにサポートする機能が豊富に搭載されています。
 
そこで今回は、「情報共有がうまくいかない原因と対策」「情報共有が円滑になることのメリット」「おすすめの情報共有ツール3選」をご紹介します。
 
  • 情報共有がうまくいかない原因とその解決策を知りたい
  • 情報共有が円滑になると、どのようなメリットを得られるのか知りたい
  • 情報共有を円滑にするツールを教えてほしい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にしていただき、社内の情報共有を活性化してみてください。
 


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情報共有ができていない3つの原因

社内で情報共有がうまくいかない理由は企業によってさまざまですが、代表的な3つの原因をご紹介します。

他のタスクに追われている

多くの業務やタスクを抱えている場合には、情報共有の重要性を認識していても、情報共有が疎かになってしまう可能性があります。
 
他のタスクに集中しながら情報共有を円滑にするためには、情報共有のプロセスを見直す必要があります。
 
具体的には、情報共有の社内ルールやマニュアル、フォーマットを作成することで情報共有のプロセスを簡略化します。
 
共有する情報の分類方法や共有場所を明記したり、最低限の項目を埋めるだけのフォーマットを作成したりすることで、情報共有のスピードが格段に早くなります。
 
また、「情報共有の形式化」「情報の分類と階層化」が自然とされるので、情報の管理担当者の業務も大幅に効率化されます。

気軽に情報共有できる環境でない

情報共有の問題でなかなか気が付かない原因の一つに「メンバーが気軽に情報共有をできる環境が整っていないこと」が挙げられます。
 
情報共有ができる環境というのは「情報共有ツールが浸透している」「情報共有の社内ルールが整備されている」「心理的安全性が確保されている」等の要素が揃っている環境を指します。
 
これらの環境が整っていないと、トップマネジメントで「情報共有を積極的にしましょう」と呼びかけても活発な情報共有はできません。
 
メンバーが情報共有のハードルを感じることなく自発的に情報共有できるような環境を整備すると、社内の円滑なコミュニケーションが実現します。

資料や情報が整理されていない

情報は業務効率化や生産性向上に貢献する「資産」なので、豊富に蓄えられているのは大きなメリットです。
 
しかし、無秩序に管理されている情報は有効活用することが困難なので、情報としての価値が最大限発揮できません。
 
「重要なメールが優先度の低いメールに埋もれてしまい、探すのに時間がかかってしまうこと」や「ファイルの中に複数のカテゴリーの書類が混在していること」などは、円滑な情報共有の妨げになります。
 
情報を整理するためには、「情報共有ツールを活用する」「カテゴリーごとにフォルダを分ける」「情報を階層化する」等の対策が有効です。


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関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!

情報共有を円滑にするための3つの方法

上記で、情報共有がうまくいかない原因とその対策についてご説明しました。
その中でも特に重要な「対策」について詳細にご紹介していきます。

情報共有の社内ルールや環境を整える

情報共有の社内ルールや環境を整備することは、円滑な情報共有を実現するための第一歩です。
 
「情報共有のルールを作ると、共有が面倒になるのではないか」という懸念点が挙げられますが、社内で情報共有のルールを定めておくと、「情報共有に必要なプロセス」がわかると同時に「情報共有に不要なプロセス」が明確になり、スムーズな情報共有が実現する可能性が上がります。
 
例えば、メンバーの裁量に任せて情報共有をしている場合、作成した資料を確認する必要のないメンバーに共有するなど、本来であれば不要な作業をしている可能性があります。
 
一方で、情報共有に関する必要最低限の作業がわかっていれば、その手順に従うだけで簡単に重要な情報を伝達できます。
 
さらに、情報共有のルールがある程度浸透してきたら、情報共有をする際のフォーマットを作成することで情報共有をより一層効率化します。

情報共有の重要性を周知する

情報共有をチームに定着させるためには、チームメンバー全体の理解と協力が不可欠です。
 
トップマネジメントで情報共有を強制するのではなく、その重要性を認識して自発的に行動してもらうことが大切です。
 
情報共有の本質は、蓄積や共有にあるのではなく情報を「活用」することにあります。
したがって、情報が上手く活用されないと個人・チーム・企業の能力向上に結びつきません。
 
このような事態を招かないためにも、情報共有の重要性を周知することは、組織規模に関わらず大切です。

情報共有できるツールを導入する

最も簡単で、最も効果があるのが「情報共有ツールを活用すること」です。
情報共有ツールには、チームの情報共有を円滑に、さらに効率的にする機能が搭載されています。
 
例えば、情報共有ツールであれば、冒頭に「お世話になっております。」などの定型文を書く必要はなく、チャット機能を使ってスムーズでスピーディーな情報共有ができます。
 
また、テキストメッセージだけでなく、業務に関するデータやファイルのやりとりもできるので、メールで鍵付きファイルとパスワードを別々で送信するという手間がなくなります。


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関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説

社内の情報共有におすすめなツール3選

「情報共有できるツールを導入する」と言っても、具体的にどのツールを導入すればいいのか迷う方のために、情報共有を円滑にしてくれるおすすめのツールを3選ご紹介します。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsのトップページ
Microsoft Teamsの詳細ページ

Microsoft Teamsは、会議・チャット・通話・共同作業が一箇所で完結するグループウェアツールです。

■Microsoft Teamsの特徴

  1. Office製品との連携
  2. 他のMicrosoft製品との親和性が高いので、連携することでより情報共有を活性化できます。
    例えば、Outlookと連携することで、カレンダー共有が可能になるので当日のタスクと日報を照らし合わせて確認が可能です。
     
  3. 共同編集ができる
  4. チャンネル(グループチャット)を誰とでも共有が可能です。
    共有されたチャンネルを使って、アプリでの共同作業やドキュメントの共同編集ができます。

■Microsoft Teamsの主な機能

  1. チャット機能
  2. 個人間やチャンネル(グループチャット)でメッセージのやりとりができます。
    テキストメッセージ以外にも、各種データファイルの共有が可能です。
     
  3. Wiki機能
  4. 業務マニュアルやナレッジなどのチームの情報を常に共有しておけます。
    詳細な書式設定などもできるので、より見やすい社内Wikiが作成できます。

■Microsoft Teamsの費用

Microsoft Teamsの料金プランページ
Microsoft Teamsの料金プランページ

Microsoft Teamsは無料でも利用できますが、ビデオ会議の時間や管理、サポートに制限があります。


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Webex

Webexのトップページ
Webexの詳細ページ

Webexは、チームのコミュニケーションと情報共有を円滑にしてくれるビデオ会議ツールです。

■Webexの特徴

  1. 優れたミーティング機能
  2. 高品質なビデオ通話には、最大1,000人が参加可能です。
    ミーティングの文字起こし機能によって、自動的に議事録を作成します。
     
  3. 誰が何をしているのかわかる
  4. 通話中や外出中など、ユーザーのステータスが自動的に更新されます。
    連絡するべきタイミングを確認したり、集中したいときにステータスを変更したりできるので、柔軟な対応が可能です。

■Webexの主な機能

  1. メッセージ機能
  2. ビデオ通話だけでなく、メッセージ機能でもチームの情報共有を活性化します。
    具体的には、単純なインスタントメッセージだけでなく、ファイル共有やホワイトボードなど、チームで共同作業ができるプラットフォームを提供します。
     
  3. 画面共有機能
  4. 画面の情報をリアルタイムで共有することで、チームメンバーの理解度を向上します。
    また、ホワイトボードを活用することで、言葉では表現できないイメージを共有することが可能です。

■Webexの費用

Webexの料金プランページ
Webexの料金プランページ

Webexは無料で利用することもできますが、ミーティングの時間や参加人数の制限、ファイル転送機能の有無などの違いがあります。
 


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関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説

ツールを用いた情報共有で得られる3つのメリット

ご紹介した情報共有ツールを使うことで享受できる3つのメリットをご紹介します。

業務の効率化を図ることができる

情報共有ツールを活用することで、情報共有にかかる時間の短縮と資源の削減に貢献します。
 
例えば、更新した情報を別の編集者に共有する際にはメールや書面で伝達する必要がありますが、情報共有ツールではそのような手間は不要です。
 
そのため、情報共有に伴う「報告」「連絡」「相談」に関するムダを削減できます。
 
ムダを削減して増えた時間や資源を別の業務に充てれば、より質の高い成果を出すことが可能です。
さらに、情報共有に関して一から手間や時間をかける必要がなくなるので、業務の効率化を図ることもできます。

コミュニケーションコストを削減できる

コミュニケーションコストは、「認識を一致させるために要する時間や労力」を指します。
コミュニケーションコストが高いと意思疎通や共通認識を作るために、多くの時間や労力が必要になるので非効率的です。
 
一方で、情報共有ツールはリアルタイムな情報のやりとりが可能になるので、コミュニケーションコストが低下します。
 
コミュニケーションコストを減らし、スピーディーな業務を実現するためには、業務の効率化と生産性の向上をサポートする情報共有ツールの導入が必須です。

個人のナレッジやノウハウが共有できる

メンバーが獲得したナレッジやノウハウの共有は、チーム全体の大きなメリットになります。
 
ナレッジやノウハウの属人化を防ぐことができるので、社員の異動や退職の際の「引き継ぎ後に業務のパフォーマンスが低下する」という事態を避けられます。
 
また、ナレッジやノウハウの持ち主を探すことに時間を費やしてしまうのは非常に効率が悪いので、チームの誰もが必要な情報に常にアクセスできるような情報管理が重要です。


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関連記事: 社内で情報共有する5つのメリット!おすすめ情報共有ツールもご紹介

情報共有を円滑にする方法のまとめ

円滑な情報共有をすることで「業務の効率化」「コミュニケーションコストの削減」「ナレッジやノウハウの蓄積」の3つのメリットが享受できます。
 
これらのメリットは、最終的に企業全体の生産性や業績に影響を与える要素になります。
そのため、一つ一つのメリットが小さいものだとしても、円滑な情報共有の実現は企業にとって重要なことと言えます。
 
また、チームの情報共有を活発にするために必要な3つのポイントは以下の通りです。
 
  • ①情報共有の社内ルールや環境を整える
  • ②情報共有の重要性を周知する
  • ③情報共有できるツールを導入する
「①で情報共有のハードルを下げ、②で自発的な情報共有を促し、③で実際の情報共有をサポートする」という段階を踏むことで、情報共有のメリットを最大限活用できます。
 
今回ご紹介したなかの情報共有ツール「Stock」は、情報共有が円滑にならない3つの原因を解消し、情報共有から得られるメリットを最大化してくれるツールです。
 
「Stock」は、無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して社内の情報共有を活性化してみてください。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!