ビジネスにおいて情報共有の円滑化は業務効率化や生産性向上のために必須ですが、「報連相ができていない」「必要な情報が見つからない」など、円滑な情報共有が組織になかなか浸透せず、お困りの方も多いのではないでしょうか。
 
こうした状況の改善には、情報共有ツールを利用した情報共有が効果的です。
 
しかし、自社で既にアナログな共有方法が浸透している場合、情報共有に課題を抱えていても、コストがかかるツールへの切り替えが本当に最適なのかの判断がつかないことがあります。
 
そこで今回は、情報共有がうまくいかない原因と対策、ツールを使って情報共有を行うメリットを解説します。
 
  • 情報共有がうまくいかない原因とその解決策を知り、社内へ応用したい
  • 情報共有にツールを利用するメリットを知って上層部やメンバーへの報告材料にしたい
  • 情報共有を円滑にするための対策を知りたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、ツールを利用した情報共有の有用性がわかり、社内の情報共有を活性化できます。


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情報共有ができていない3つの原因

以下では、自社で情報共有がでうまくいかない原因について解説します。
 
自社での情報共有がうまくいかないとお悩みの方は、以下に当てはまっていないかを見直し、改善を図りましょう。

各社員がほかのタスクに追われている

情報共有が上手くいかない1番の理由は、社員がほかのタスクに追われていることです。
 
社員の抱える業務やタスクが多い場合には、たとえ情報共有の重要性を認識していても、情報共有が疎かになってしまう可能性があります。
 
他のタスクに集中しながら情報共有を円滑に行うには、情報共有プロセスの見直しが必要です。たとえば情報共有の社内ルールやマニュアル・フォーマットの作成は情報共有プロセスの簡略化に役立ちます。
 
ほかにも共有する情報の分類方法・共有場所を明記したり、最低限の項目を埋めるだけで完成するフォーマットを作成したりするのも、情報共有のスピード向上に繋がります。
 
こうした対策では「情報共有の形式化」「情報の分類と階層化」が自然とされるので、社員の負担軽減だけでなく、情報の管理担当者の業務効率化も実現できます。

気軽に情報共有できる環境でない

情報共有の問題でなかなか気が付かない原因の一つにメンバーが気軽に情報共有をできる環境が整っていないことがあります。
 
情報共有ができる環境とは「情報共有ツールが浸透している」「情報共有の社内ルールが整備されている」「心理的安全性が確保されている」の3つの要素が揃っている環境を指します。
 
これらの環境が整っていないと、いくらトップマネジメントで「情報共有を積極的にしましょう」と呼びかけても活発な情報共有はできません。
 
メンバーが情報共有のハードルを感じないで自発的に情報共有できるような環境を整備し、社内コミュニケーションを円滑化しましょう。とくに、自社での情報共有がアナログだという場合は、迅速にツールの導入を検討するのをおすすめします。

資料や情報が整理されていない

資料や情報が散在しており、整理されていないのも情報共有がうまくいかない原因です。
 
情報は業務効率化や生産性向上に貢献する資産なので、自社に豊富に蓄えられているのは大きなメリットです。しかし、それらの情報が無秩序に管理されていては有効活用できず、情報としての価値を最大限発揮できません。
 
正しく整理されていないせいで「重要なメールが優先度の低いメールに埋もれて、探すのに時間がかかる」や「ファイル内に複数のカテゴリーの書類が混在していて探しにくい」といった事態に陥るからです。
 
情報を有効活用できるよう、資料や情報は適切に整理し管理を行いましょう。具体的には、「情報共有ツールの活用」や「カテゴリーごとのフォルダ分け」「情報の階層化」などの対策が有効です。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!


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情報共有を円滑にするための3つの方法

以下では、社内の情報共有を円滑にするための3つの対策について解説します。
どれもすぐに取り組めるものばかりなので、自社での情報共有が思ったように進まない場合は、積極的に活用しましょう。

情報共有の社内ルールや環境を整える

情報共有の社内ルールや環境の整備は、円滑な情報共有を実現するための第一歩です。
 
「情報共有のルールを作ると、共有が面倒になるのではないか」と考えがちですが、社内での情報共有ルールの制定は、情報共有に必要なプロセス・不要なプロセスを明瞭化し、スムーズな情報共有の実現に繋がります。
 
たとえば、メンバー個人の裁量に任せて情報共有をしている場合、作成した資料を共有するときに関係のないメンバーへも共有するなど、本来不要な作業をしている可能性があるのです。
 
一方で、情報共有のルールが決まっており、必要最低限すべき作業がわかっていれば、その手順に従うだけで簡単に重要な情報を伝達できます。
 
その結果、必要な情報だけが常に必要な社員に届くようになり、情報共有の効果を十分に発揮できます。

情報共有の重要性を周知する

情報共有をチームに定着させるには、チームメンバー全体の理解と協力が不可欠です。
したがって、トップマネジメントで情報共有を強制するのではなく、社員がその重要性を認識して自発的に行動してもらわなくてはなりません。
 
情報共有の本質は、蓄積や共有ではなくあくまでも情報の活用にあり、情報が上手く活用されなければ個人・チーム・企業の能力向上には結びつかないからです。
 
社員の自発的な行動を引き起こすためにも、情報共有の重要性をあらかじめ社内に周知しておきましょう。
 
社内周知方法は全社ミーティングや社内報などさまざまありますが、どの方法を選んだ際でも、自社の社員誰もが理解できるように、繰り返し周知するのが大切です。

情報共有できるツールを導入する

情報共有を円滑に進めるのに最も簡単かつ効果があるのが、情報共有ツールの活用です。
 
情報共有ツールには、チームの情報共有を円滑に進め効率化する機能が搭載されており、情報共有に利用するだけで誰でも簡単に作業効率を向上させられます。
 
たとえば、チャット機能を利用すれば、従来のメールのように冒頭に「お世話になっております。」などの定型文を書く必要がなくいきなり本題からはじめられるので、スピーディーな情報共有ができます。
 
また、チャット機能ではテキストメッセージだけでなく、業務に関するデータやファイルのやりとりもできるので、これまでのようにメールに鍵付きファイルを添付し、後からパスワードを送信するといった共有の手間もなくなります。
 
関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説


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ツールを用いた情報共有で得られる3つのメリット

以下では、情報共有ツールを利用した情報共有によって得られるメリットを解説します。
アナログな方法から脱却しツールでの管理に移行すると、どのようなメリットがあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

業務の効率化を図ることができる

情報共有ツールの活用により、情報共有にかかる時間の短縮と資源が削減できます。
 
たとえば、更新した情報を別の編集者に共有する際にはメールや書面での伝達が必要ですが、情報共有ツールの場合、ツール内で情報を編集するだけで共有できるので、こうした手間は不要です。
 
その結果、これまでであれば報連相にかかっていた時間や、紙媒体への印刷の手間がなくなり、時間と資源のムダを削減できます。ムダを削減して増えた時間や資源を別の業務に充てれば、より質の高い成果が見込めるでしょう。

コミュニケーションコストを削減できる

情報共有ツールは、情報共有にかかるコミュニケーションコストの削減にも役立ちます。
 
コミュニケーションコストとは「認識を一致させるのに要する時間や労力」のことで、コミュニケーションコストが高いと、意思疎通や共通認識を作るのに多くの時間や労力が必要です。そのため、コミュニケーションコストの増加は、作業効率の低下に直結するとも言えます。
 
一方で、情報共有ツールではリアルタイムで情報のやりとりができます。不明点がすぐに解決できるので、やりとりに時間がかかるメールなどに比べ、コミュニケーションコストを大幅に削減し情報に対する認識が統一できます。

個人のナレッジやノウハウが共有できる

情報共有ツールを活用すると、個人のナレッジやノウハウの共有も簡単になります。
 
メンバーが獲得したナレッジやノウハウを共有する習慣がつくとナレッジやノウハウの属人化を防ぎ、社員の異動・退職時に起こりやすい「引き継ぎ後のパフォーマンス低下」が避けられます。
 
したがって、企業にとって、ナレッジやノウハウを属人化させないことは重要な業務のひとつだと言えます。
 
情報共有ツールを活用すると、ツールに記載するだけでナレッジやノウハウの共有が行えるので、社員が前向きに取り組みやすくなります。また、蓄積された情報は必要なときにすぐにアクセスできるため、ナレッジやノウハウの持ち主を探す手間なく欲しい情報だけを手に入れられます。
 
関連記事: 社内で情報共有する5つのメリット!おすすめ情報共有ツールもご紹介


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社内の情報共有におすすめなツール

以下では、社内の情報共有におすすめの情報共有ツールをご紹介します。
 
情報共有ツールを利用した情報共有は、従来のアナログな方法に比べて検索性が高くより有効に活用しやすい一方で、これまで紙媒体やメールなどで行っていたものを急にツールに切り替えると、社員がストレスを感じる可能性があります。
 
日々の業務でも手一杯なのに、情報共有のためにツールの操作手順や共有方法などをいちから学ばなければいけないことが、社員にとっての負担増大に繋がるからです。
 
したがって、ツールを導入する際は、こうした社員の負担がなるべく軽減できる、操作が簡単なものを選択する必要があります。
 
今回ご紹介する「Stock」は、直感的な操作性で誰でも説明なしに使い始められる操作性が高い評価を受けている人気の情報共有ツールです。
 
現在非IT企業を含む100,000社に導入されているStockであれば、ツール導入による社員への教育コストと心理的ハードルを下げた利用が実現できます。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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情報共有を円滑にする方法のまとめ

ここまで情報共有がうまくいかない原因と対策、ツールを使って情報共有を行うメリットを解説しました。
 
社内外における情報共有の活性化には社員の協力が必要不可欠であり、そのためには「共有プロセスの簡略化」と「必要な資料や情報にアクセスできる環境の構築」が大切です。社員がツールを用いた情報共有に前向きに取り組めるよう、できる限り負担を軽減する運用を考えましょう。
 
たとえば今回ご紹介した情報共有ツールのStockにはテンプレート機能があるので、あらかじめ共有フォーマットを登録しておけば、誰でも簡単に情報共有が行えます。
 
また、情報を記載したノートはフォルダによって分類・整理でき、種類の異なる情報もツール内で適切に保管可能です。メッセージも直接送信できるので、社員の情報共有に対するハードルを下げた運用を実現するのに最適なツールです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内の情報共有の活性化を実現しましょう。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!
 
関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説