情報共有とは、組織内で業務の進捗状況、経験、知識（ノウハウ、ナレッジ）といったさまざまな情報を、必要な相手に適切なタイミングで伝え、活用できるようにするプロセス全体を指します。
ビジネスにおいて、情報共有の円滑化は業務をスムーズに進めるうえで欠かせません。そのため、企業は社内情報を過不足なく連携できる対策を整える必要があります。
しかし、「古い情報が更新されない」「必要な情報が見つからない」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。社内情報を適切に共有できていなければ、財産ともなり得る有用な情報を生かせないばかりか、業務を効率的にこなすことが難しくなってしまいます。
そこで今回の記事では、情報共有が不足する原因や社内の情報共有を改善する方法、おすすめツールを中心に解説します。
- 社内の情報共有がうまくいかない理由を知りたい
- 情報共有の方法が知りたい
- 自社に最適な情報共有の手段を取り入れたい
という方は今回の記事を参考にすると、最適な情報共有の方法が分かり、社員が自ら情報を共有しやすい体制を実現できます。
目次
【注意点あり】アナログな情報共有の方法とは
以下では、「昔から使われている社内共有の手段」として、アナログな情報共有の方法を紹介します。ビジネスの場面において、アナログな手法で情報を共有するときには、トラブル防止の観点から注意が必要です。
ホワイトボードへの記録
スケジュールの共有方法として、ホワイトボードへの記録があります。
ホワイトボードは記載や修正が簡単であり、複数人で見られるうえ、変動しがちな個人スケジュールや緊急の情報を簡単に書き込めます。しかし、ホワイトボードマーカーの性質上、文字が消えやすいため誰が消したのかがわかりにくくなることが難点であり、過去の記録として情報を蓄積・検索することが困難です。
また、社内のホワイトボードは掲示されているケースが多く目に留まりやすい一方で、情報の整理がしにくいことも課題です。情報を構造的に整理したり分類したりすることが難しく、情報が雑多になりがちです。
したがって、社内でホワイトボードを利用する際は、「重要な情報はホワイトボード以外に残す」「構造化する際には他のツールを使う」などの対応が必要です。
回覧板の利用
社内情報の告知方法として、回覧板の利用があります。
「誰が内容を確認したか」が回覧チェック表で分かるので、回覧板は社内イベントなどの出欠席を伴う告知に適しています。一方で、一人ずつ順番に回すため、情報が全員に行き渡るまでに時間がかかり即時性のある情報の連絡には適さないというデメリットがあります。
業務で回覧板を利用するときには、回覧期限を伝えることが重要です。また、素早い連絡が必要な情報は、共有段階で回覧板以外の方法を検討しましょう。
FAXの送付
FAXは手書き文書の送付に役立つ手段です。
FAXは手書きのメモやイラストなど、文書化しにくい内容をそのまま送れる点がメリットです。また、無人でも受信や印刷可能な点から、請求書や納品書などの書類を郵送よりも早く共有する手段として、ビジネスでは一般的に利用されています。
ただし、FAX利用には送信・維持のコストがかかるほか、管理コストがかかることや出力した紙の紛失のリスクもあります。そのため、昨今ではクラウド型のFAXサービス（オンライン上で文書を確認できる）に乗り換える企業も増えています。
Excelでの共有
Excelは表にまとめて情報を記載することができるため、広くビジネスシーンで利用されています。
Excelにはさまざまなテンプレートが用意されているため、用途に合わせたカスタマイズが可能です。目的に合ったテンプレートを活用すれば、スピーディに情報共有を始めることができます。
しかし、Excelでの情報共有は多くの手間がかかってしまいます。たとえば、ファイルが複製されると複数のファイルが混在し、「最新版」がわからなくなるリスクがあります。また、更新するたびにExcelファイルを都度共有しなければならない手間もあります。
このように、Excelでの情報共有は手間がかかるため、全ての情報を一元的に管理するのではなく、部分的に使用するのがおすすめです。
メールでの共有
メールでの共有は今日でも頻繁に使われている情報共有の方法です。
メールは文章とファイルを共有できる点や、複数の関係者に同時に送信可能な点に優れており、ビジネスで頻繁に利用されるツールです。しかし、添付ファイルの容量上限や、送信先を誤って選択して情報漏えいを引き起こすといった注意点があり、送付前には十分な確認が必要です。
また、確実に文面で残る点がメリットにもデメリットにもなりうるので、メール送付時には、ミスがないようにチェックリストを設けるといった工夫をしましょう。
口頭でのやりとり
電話や会議などの口頭でのやりとりは即時性に優れています。
口頭で確認すると相手のニュアンスをその場で確認でき、認識齟齬が起こりにくい利点があります。しかし、会話を記録に残さなかった結果、言ったかどうかでトラブルになる可能性があるので、ビジネスにおいて口頭のやりとりで完結させるのは危険です。
したがって、口頭でやりとりした際は「会話メモを取って相手と共有する」「電話の後にメールを送る」といった記録を残す対策を実施しましょう。
関連記事： 情報共有だけの定例会議は無駄？3つの解決策を紹介
社内の情報共有が不足する3つの原因
以下では、社内の情報共有が不足する原因を3つ紹介します。情報共有の不足は、業務の属人化やチームワークの悪化を招き、業務ミスにつながるので必ず対策を実施しましょう。
各社員がほかのタスクに追われている
社員がタスクに追われていると、情報共有の機会が失われやすくなります。
あまりにも社員が多忙だったり不在にしていたりすると時間的余裕がなくなり、情報共有が疎かになるリスクが高まります。このような状況では、たとえ情報共有の重要性を理解していても取り組めなくなってしまいます。
そのため、タスクに集中しつつ情報を円滑に共有するには、情報共有を簡単に実施できるように社内ルールを整備することが必要です。
具体的には、「情報の共有場所・方法をルール化する」「社内周知する」方法が、情報共有のスピード向上につながる手段です。
気軽に情報共有できる環境でない
社内メンバーが気軽に情報共有できる環境が整っていないことも問題点のひとつです。
情報共有ができる環境とは「情報共有の社内ルールが整備されている」「情報共有に抵抗がない」状態のことです。企業側が積極的な情報共有を呼びかけても、職場の雰囲気など、社内環境が整っていなければ社員の自発的な情報共有は見込めません。
したがって、企業は社内メンバーが情報共有のハードルを感じない、情報が共有しやすい環境を整備しましょう。たとえば、「管理者層による積極的な社内情報の発信」や「ツールを導入し迅速に連絡ができる仕組みを整える」方法が有効です。
資料や情報が整理されていない
資料や情報が散在しており、整理されていなければ情報共有はうまくいきません。
情報が無秩序に管理されていると、業務で必要な内容が見つからず、情報が共有しづらくなってしまいます。たとえば、更新日が不明なファイルが複数存在すると、どれが最新版か分からず共有する前に中身を確認する無駄な作業が発生するのです。
そのために、情報の置き場所を用意することが必要です。とくに、「Stock」のようにチームや社内全体のファイルを簡単に残しておけるツールがあると、保管場所を一か所に集約できます。
社内での情報共有を促す方法4選
続いて、社内の情報共有を円滑にする4つの方法について解説します。これらの方法を実践することにより、重複作業をが削減されたり、意思決定が迅速化したりするなどの業務の効率化が期待されます。
情報共有の重要性を周知する
情報共有の重要性を周知して、社員の理解を得ることは共有方法の改善に不可欠です。
情報共有の本質は蓄積した情報の活用にあり、情報が上手く活用されなければ個人・チーム・企業の能力は向上しません。そのため、社員が情報共有の重要性を理解し、自発的に共有できるように意識改革することが情報の適切な活用に必要なのです。
企業側は、全社ミーティングで定期的に重要性を周知するほか、新入社員に対し「情報共有が当たり前の社風」と研修で伝えるといった対策を実行しましょう。
組織内のコミュニケーションを活発化させる
コミュニケーションは情報共有する上で大前提となる重要な手段です。
気軽に情報共有ができない原因として、失敗が許されない雰囲気や張り詰めた空気感があるなどが考えられます。そこで社員との意思疎通や交流を活発にしていくことが重要です。
たとえば雑談形式のミーティングで業務予定を伝え合ったり、定期的に面談を行ったりしてオープンに話しやすい雰囲気をつくることで、積極的な情報共有につながります。
情報共有の社内ルールを規定する
情報共有の社内ルールや環境の整備は、円滑な情報共有を実現する第一歩として必要な対応です。
情報共有が滞る原因として「共有方法が分からない」「ほかの人に伝えるタイミングがない」ことが挙げられます。そこで、具体的にどの情報をどのように共有するのか、という情報共有に関する社内ルールを策定・周知すれば、社員が行動しやすくなる効果が期待できるのです。
社内ルールを設けると、これまでの社内共有のプロセスが見直されるので、情報の滞りや伝達ミスを防げます。したがって、企業側は情報共有を円滑化するためにも、情報共有手段やルールを明確化して社内マニュアルに反映させましょう。
情報共有に特化したツールを導入する
情報共有の円滑化を最も簡単に実現する手段として、情報共有ツールの活用があります。
ツールには、チームの情報を円滑に共有する機能が備わっており、利用するだけで情報共有方法に無駄がなくなります。たとえば、「チャット機能を使った会話形式の連絡」や「素早いファイル共有」ができるので、営業活動における情報共有のストレスが解消されるのです。
したがって、企業の負担なく情報共有方法を改善するには、情報共有ツールの利用が最適です。とくに、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを導入すると、複数のツールを併用せずにあらゆる情報共有がスピーディになります。
【必見】チームの情報共有に利用すべきおすすめなツール
以下では、社内・チームの情報共有におすすめの情報共有ツールをご紹介します。
社内の情報共有が滞ってしまうのは「情報の共有・管理がしづらい」点にあります。情報共有の負荷をなくし、共有した情報が正しく保管される状態になれば、社員が蓄積された業務情報を活用しながら、短時間でも質の高い仕事ができるのです。
そこで、チームで情報を円滑に共有するには、時間や場所にとらわれずに連絡が取れるITツールの活用が必須です。ただし、いきなりITツールのみの運用に切り替えると、従来のアナログな方法に慣れた社員がストレスを感じ、利用が定着しなくなるリスクがあります。
したがって、どの年代の社員でも負担なく利用できる「操作が簡単なサービス」を選択することが適切といえます。結論、情報共有に活用するツールは、直感的な操作性で非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」に情報を記録し、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」で関連情報のやりとりが可能です。そしてそれぞれの業務に合わせた情報を管理できるため、容易に見返すことができます。また、「フォルダ」で情報を記載したノートを整理すれば、情報が混ざることなく適切な場所にそれぞれが保管されるため、いつでも必要な情報を探し出せます。
社内・チームの情報を最も簡単に共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ツールを用いた情報共有で得られる3つのメリット
以下では、情報共有ツールを利用した情報共有によって得られるメリットを解説します。ツールを利用すれば業務が進めやすくなるので、アナログな共有方法から乗り換える企業が一般的になりつつあります。
コミュニケーションロス・属人化による業務ミスを防げる
ツールを利用すると、コミュニケーションロスから発生する業務ミスを防止できます。
コミュニケーションが不足すると、認識の齟齬から誤った方向で業務を進めてしまうリスクがあります。そして業務内容を口頭でやりとりすると、正確に記録が残らないため責任の所在が不明瞭になりトラブルの原因にもなります。そこで、情報の記録が共有可能なツールを導入すれば、非対面でもコミュニケーションがとりやすくなるのです。
また、ツール上に情報を残す習慣が社内に根付いていれば、属人化防止にもつながります。
複数人で同時に情報を確認できる
ツールはアナログな方法とは異なり、複数人で同時に情報を確認できる利点があります。
紙の文書で情報を共有すると一人ずつしか見られない一方、ツールでは該当の情報へ複数人が同時にアクセス可能になります。さらに、多くの情報共有ツールではリアルタイムでのやりとりに対応しており、メールよりも短時間でやりとりが完結するのです。
立場を問わず、必要な情報に即座にアクセスできるため、判断の遅れもなくなります。市場の変化やニーズにもより早く対応できるようになるため、意思決定の迅速化につながります。
したがって、複数人で仕事をするビジネスの場においては、情報共有にツールの利用が必須だと言えます。
ナレッジの共有がしやすい
ツールがあれば、個人が持つ業務の知識や技術の情報・ノウハウを、簡単かつ構造的に記録・分類・蓄積できます。
知識やノウハウを共有することで、今後さらに社員が増えても品質を均一化できます。新入社員も早期戦力化でき、みんなが一定以上の知識レベルを持てるようになり、安定して高い成果を出す組織づくりになるのです。
そこで、ツールがあればホワイトボードのように情報が消えることもなく、貴重な知識が社内に残り続けるため、後から入った社員にも情報が共有しやすくなります。
アナログな情報共有方法や情報共有を改善する方法まとめ
これまで、アナログな情報共有の注意すべき点や社内の情報共有を改善する方法までご紹介しました。
情報共有を円滑に進めるには、社内環境を見直してルールを整えたり、社員に情報共有の重要性を浸透させたりする対策が重要です。また、ツールを活用すれば「情報を共有する負担を解消」「複数人での同時確認が可能」になるメリットがあります。
とくに、業務では複数人に素早く情報を連携しなければならないので、社内情報のスピーディな共有にはITツールの利用が最適です。しかし、アナログな方法に慣れている人も多い企業が複雑なITツールに乗り換えると、使いこなせない社員が続出し、結果としてツールを使えずにアナログな状態に逆戻りしてしまうこともあります。
したがって、「ノート・メッセージ・タスク」の情報共有に過不足のない機能を備えた、シンプルな情報共有ツールの「Stock」が、アナログな情報共有からの脱却に最適です。実際に、非IT企業の240,000社以上が情報共有のストレスを解消しています。
ぜひ「Stock」で社内における情報共有の活性化を実現しましょう。
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