ビジネスにおいて、情報共有の円滑化は業務をスムーズに進めるうえで欠かせません。そのため、企業は社内情報を過不足なく連携できる対策を整える必要があります。
しかし、「報連相ができていない」「必要な情報が見つからない」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、社内の情報共有を改善する方法や情報共有が不足する原因、おすすめツールを中心に解説します。
- アナログな手法で情報共有を行っているが煩わしさを感じている
- 情報共有がうまくいかない原因と改善策を知り、対策を立てたい
- 社内の情報共有を円滑に進める仕組みを構築したい
という方は今回の記事を参考にすると、最適な情報共有の方法が分かり、社員が自ら情報を共有しやすい体制を実現できます。
目次
社内の情報共有が不足する3つの原因
以下では、社内の情報共有が不足する原因を3つ紹介します。情報共有の不足は、業務の属人化やチームワークの悪化を招き、業務ミスにつながるので必ず対策を実施しましょう。
各社員がほかのタスクに追われている
社員がタスクに追われていると、情報共有の機会が失われやすくなります。
社員の抱えるタスクが多ければ、時間がなく情報共有が疎かになるリスクが高まります。そのため、タスクに集中しつつ情報を円滑に共有するには、情報共有を簡単に実施できるように社内ルールを整備することが必要です。
具体的には、「情報の共有場所を周知する」「連絡事項をテンプレート化する」方法が、情報共有のスピード向上につながる手段です。
気軽に情報共有できる環境でない
社内メンバーが気軽に情報共有できる環境が整っていないことも問題点のひとつです。
情報共有ができる環境とは「情報共有の社内ルールが整備されている」「情報共有に抵抗がない」状態のことです。企業側が積極的な情報共有を呼びかけても、社内環境が整っていなければ社員の自発的な情報共有は見込めません。
したがって、企業は社内メンバーが情報共有のハードルを感じない、情報が共有しやすい環境を整備しましょう。たとえば、「管理者層による積極的な社内情報の発信」や「ツールを導入し迅速に連絡ができる仕組みを整える」方法が有効です。
資料や情報が整理されていない
資料や情報が散在しており、整理されていなければ情報共有がうまくいきません。
情報が無秩序に管理されていると、業務で必要な内容が見つからず、情報が共有しづらくなってしまいます。たとえば、更新日が不明なファイルが複数存在すると、どれが最新版か分からず共有する前に中身を確認する無駄な作業が発生するのです。
情報を有効活用できるように、日ごろから資料や情報は適切に整理したうえで管理しましょう。とくに、保管しているデータファイルが膨大だと目的の情報を見落としやすいので、「Stock」のように検索機能が優れたツール上で管理する方法も有効です。
関連記事： 【必見】うざい情報共有を解決する3つの方法とは
【注意点あり】アナログな情報共有の方法とは
以下では、「昔から使われていた社内共有の手段」として、アナログな情報共有の方法を紹介します。ビジネスでアナログな手法で情報を共有するときには、トラブル防止の観点から注意が必要です。
ホワイトボードへの記録
スケジュールやの共有方法として、ホワイトボードへの記録があります。
ホワイトボードは記載や修正が簡単な点や複数人で見られるうえ、変動しがちな個人スケジュールや全員で確認すべき会議内容の記録に役立ちます。しかし、ホワイトボードマーカーの性質上、文字が消えやすく誰が消したのかがわかりにくくなることが難点であり、重要な社内情報の共有には不向きです。
また、社内のホワイトボードは掲示されているケースが多く目に留まりやすい一方で、一方で外部の人に情報を盗み見られるリスクも伴います。記録を残したまま放置すると来客者の目に入り、社内情報が漏えいする事態となってしまうのです。
したがって、社内でホワイトボードを利用する際は、「重要な情報はホワイトボード以外に残す」「利用が終わったらすべて消す」対応が必要です。
回覧板の利用
社内情報の告知方法として、回覧板の利用があります。
「だれが内容を確認したか」が回覧チェック表で分かるので、回覧板は社内イベントなどの出欠席を伴う告知に適しています。一方で、回覧が途中で止まってしまえば社内全体への情報共有が遅れるので、即時性のある情報の連絡には適さないデメリットがあります。
業務で回覧板を利用するときには、回覧期限を伝えることが重要です。また、素早い連絡が必要な情報は、共有段階で回覧板以外の方法を検討しましょう。
FAXの送付
FAXは手書き文書の送付に役立つ手段です。
FAXは手書きのメモやイラストなど、文書化しにくい内容をそのまま送れる点がメリットです。また、無人でも受信や印刷可能な点から、請求書や納品書などの書類を郵送よりも早く共有する手段として、ビジネスでは一般的に利用されています。
ただし、FAX利用には送信・維持のコストがかかるほか、管理コストがかかることや出力した紙の紛失のリスクもあります。そのため、昨今ではクラウド型のFAXサービス（オンライン上で文書を確認できる）に乗り換える企業が増えているのです。
メールでの共有
メールでの共有は今日でも頻繁に使われる情報の共有方法です。
メールは文章とファイルを共有できる点や、複数の関係者に同時に送信可能な点に優れており、ビジネスで頻繁に利用されるツールです。しかし、添付ファイルの容量上限や、送信先を誤って選択して情報漏えいを引き起こすといった注意点があり、送付前には十分な確認が必要です。
また、確実に文面で残る点がメリットにもデメリットにもなりうるので、メール送付時には、ミスがないようにチェックリストを設けるといった工夫をしましょう。
口頭でのやりとり
電話や会議などの口頭でのやりとりは即時性に優れています。
口頭で確認すると相手のニュアンスをその場で確認でき、認識齟齬が起こりにくい利点があります。しかし、会話が記録に残らなかった結果、言った言わないでトラブルになる可能性があるので、ビジネスにおいて口頭のやりとりで完結させるのは危険です。
したがって、口頭でやりとりした際は「会話メモを取って相手と共有する」「電話の後にメールを送る」といった記録を残す対策を実施しましょう。
関連記事： 情報共有だけの定例会議は無駄？3つの解決策を紹介
社内の情報共有を円滑化する改善方法3選
ここでは、社内の情報共有を円滑にする3つの対策について解説します。以下の改善策を実行した企業は、社内情報を共有しやすい環境づくりに成功しています。
情報共有の社内ルールを整える
情報共有の社内ルールや環境の整備は、円滑な情報共有を実現する第一歩として必要な対応です。
情報共有が滞る原因として「共有方法が分からない」「ほかの人に伝えるタイミングがない」ことが挙げられます。そこで、情報共有に関する社内ルールを策定・周知すれば、社員が行動しやすくなる効果が期待できるのです。
また、社内ルールを設けると、これまでの社内共有のプロセスが見直されて、適切な情報共有手段が確立できます。したがって、企業側は情報共有を円滑化するためにも、情報共有手段やルールを明確化して社内マニュアルに反映させましょう。
情報共有の重要性を周知する
情報共有の重要性を周知して、社員の理解を得ることは共有方法の改善に不可欠です。
情報共有の本質は蓄積した情報の活用にあり、情報が上手く活用されなければ個人・チーム・企業の能力は向上しません。そのため、社員が情報共有の重要性を理解し、自発的に共有できるように意識改革することが情報の適切な活用に必要なのです。
企業側は、全社ミーティングで定期的に重要性を周知するほか、新入社員に対し「情報共有が当たり前の社風」と研修で伝えるといった対策を実行しましょう。
情報共有に特化したツールを導入する
情報共有の円滑化を最も簡単に実現する手段として、情報共有ツールの活用があります。
ツールには、チームの情報を円滑に共有する機能が備わっており、利用するだけで情報共有方法に無駄がなくなります。たとえば、「チャット機能を使った会話形式の連絡」や「素早いファイル共有」ができるので、営業活動における情報共有のストレスが解消されるのです。
したがって、企業の負担なく情報共有方法を改善するには、情報共有ツールの利用が最適です。とくに、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを導入すると、複数のツールを併用せずにあらゆる情報共有がスピーディになります。
社内の情報共有に最もおすすめなツール
以下では、社内の情報共有におすすめの情報共有ツールをご紹介します。
社内の情報共有が滞ってしまうのは「情報の共有・管理がしづらい」点にあります。情報共有の負荷をなくし、共有した情報が正しく保管される状態になれば、社員が業務情報を活用しながら短時間で質の高い仕事ができるのです。
そこで、チームで情報を円滑に共有するには、非対面でも連絡が取れるITツールの活用が必須です。ただし、いきなりITツールのみの運用に切り替えると、従来のアナログな方法に慣れた社員がストレスを感じ、利用が定着しなくなるリスクがあります。
したがって、必ず社員が負担なく利用できる「操作が簡単なサービス」を選択しましょう。結論、情報共有に活用するツールは、直感的な操作性で非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」に情報を記録し、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」で関連情報のやりとりが可能なため、情報の記録と共有がひとつのツールで完結します。また、「フォルダ」で情報を記載したノートを整理すれば、情報が混ざることなく適切に保管され、いつでも必要な情報を探し出せます。
社内情報を最も簡単に共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ツールを用いた情報共有で得られる3つのメリット
以下では、情報共有ツールを利用した情報共有によって得られるメリットを解説します。ツールを利用すれば業務が進めやすくなるので、アナログな共有方法から乗り換える企業が一般的になりつつあります。
情報共有の負担が軽くなる
情報共有ツールの活用により、情報共有にかかる時間の短縮と資源が削減できます。
アナログな共有方法では、ファイル送付の準備や連絡先の設定が必要な一方、ツールがあれば共有準備が簡略化されます。また、ツールを利用すればFAXなどの紙の利用が減り、印刷紙やインク代をはじめとした資源管理の負荷も解消されるのです。
さらに、報連相にかかっていた時間も削減され、別の業務に充てられる時間が捻出されます。したがって、ツールを利用すると情報共有が円滑化するだけでなく、無駄な作業時間の削減にも効果的です。
コミュニケーションロスによる業務ミスを防げる
ツールを利用すると、コミュニケーションロスから発生する業務ミスを防止できます。
コミュニケーションが不足すると、認識の齟齬から誤った方向で業務を進めてしまうリスクがあります。しかし、情報の記録や個人のノウハウが共有可能な環境があれば、コミュニケーションがとりやすくなり、業務ミスの発生が防げるのです。
たとえば、業務内容を口頭でやりとりしても、正確に記録が残れば言った言わないでトラブルになることもありません。このように、ツールを利用して、コミュニケーションが活発化する環境を整えるべきなのです。
複数人で同時に情報を確認できる
ツールはアナログな方法とは異なり、複数人で同時に情報を確認できる利点があります。
紙の文書で情報を共有すると一人ずつしか見られない一方、ツールでは該当の情報へ複数人が同時にアクセス可能になります。さらに、多くの情報共有ツールではリアルタイムでのやりとりに対応しており、メールよりも短時間でやりとりが完結するのです。
したがって、複数人で仕事をするビジネスの場においては、情報共有にツールの利用が必須だと言えます。
アナログな情報共有方法や情報共有を改善する方法まとめ
これまで、アナログな情報共有の方法や社内の情報共有を改善する方法までご紹介しました。
情報共有を円滑に進めるには、社内環境を見直してルールを整えたり、社員に情報共有の重要性を浸透させたりする対策が重要です。また、ツールを活用すれば「情報を共有する負担を解消」「複数人での同時確認が可能」になるメリットがあります。
とくに、業務では複数人に素早く情報を連携しなければならないので、社内情報のスピーディな共有にはITツールの利用が最適です。しかし、アナログな方法に慣れている人も多い企業が複雑なITツールに乗り換えると、使いこなせない社員が続出して情報共有が遅れてしまいます。
したがって、「ノート・メッセージ・タスク」の情報共有に過不足のない機能を備えた、シンプルな情報共有ツールの「Stock」が、アナログな情報共有からの脱却に最適です。実際に、非IT企業の200,000社以上が情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内における情報共有の活性化を実現しましょう。
