企業のIT化が進む中で、グループウェアが注目を集めているのではないでしょうか。
しかし、グループウェアと言っても、各サービスによって、主要な機能やできることが違いますので、注意が必要です。
そこで今回は、おすすめのグループウェアをご紹介させていただきます。社内に導入する上で、どのような機能が必要かを確認しながら選んでみてください。
グループウェアとは？
グループウェアとは、組織内で活用する情報共有のためのソフトウェアです。
主に、ドキュメントやタスク、スケジュールなどの共有やコミュニケーションを目的としており、これらを手助けする機能が揃っています。
それ以外にも勤怠管理やweb会議など、グループウェアによって様々な機能の組み合わせが存在し、どのような機能が必要かは企業によって異なるため、導入前には十分検討する必要があります。
グループウェアの種類とは？
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社サーバー内に専用のソフトウェアをインストールして利用するものです。
メリットとしては、社内で運用できることから障害や情報漏洩のリスクを下げることができる一方、デメリットとして導入費用が高額になることがあります。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを介してソフトウェアを利用するものです。
オンプレミス型に比べて低いコストで導入できるメリットがある一方、クラウドサービスの提供会社に依存する側面があるため、自社向けにカスタマイズできないなどのデメリットがあります。
おすすめグループウェア9選
【無料から使えるグループウェア】
シンプルな機能で、誰でも簡単に情報を残せる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、シンプルな機能で、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すため、チャットツールのように重要な情報が流れていってしまうことがなく、ファイル形式のように開いたり保存したりする面倒さありません。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
ノート形式で簡単に残すことができるため、ITリテラシーに関係なく、誰でも情報共有をすることができます。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、使い方の説明を受けることなく使うことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができるため、情報の整理が簡単です。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や、動画などのあらゆるファイルをドキュメントと一緒に残しておくことができるため、後から振り返りがしやすくなります。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができるのが特徴で、付随する情報と一緒に関連するタスクを設定することができることから、タスク内容の認識漏れを防げます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをすることができます。
そのため、余計な会話が混じることがなく、情報が錯綜することがありません。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合には、有料プランの契約が必要ですが、１人あたり月額400～500円程度の低価格帯での利用が可能です。
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使いこなし、複数プロジェクトに関わる情報管理を実践している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、元々チャットツールを利用してプロジェクト管理をしていましたが、様々なテーマの話題が大量に飛び交うことになり、情報を捌ききることができない状態でした。
そのような中、Stockを導入することで、必要なタイミングで、必要な情報に即座にアクセスできるようになり、チームの業務効率が劇的に向上したということです！
【有料で使うグループウェア】
Officeアプリケーションが使える「Office365」
「Office365」｜Microsoft Office
Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションを使うことができます。
■Office365の特徴
1.Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
2.常に最新のOfficeアプリケーションを使うことができる
クラウド型のため、アップデートに費用をかけることなく、常に最新版のOfficeアプリケーションを利用することができます。
■Office365の主な機能
スケジュール
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
OneDriveを使えば、全てのファイル一括保管し、Officeアプリケーションとの連携もスムーズです。
チャット
Yammerを使えば、細かな設定と高セキュリティで社内コミュニケーションを取ることができます。
■Office365の料金
Office365は無料プランがないため、全て有料プランの契約となります。
有料プランは、月額（1人あたり）540円〜となります。
※Officeのアプリケーションを使うには、月額900円以上のプランを契約する必要があります。
ビジネス対応したGoogleのグループウェア「G Suite」
「G Suite」｜ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどのサービス
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/
G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるサービスです。
■G Suiteの特徴
1.仕事に必要なものが全て１つに
GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどが全て一つになっています。
2.企業で使えるように最適化されている
Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます。
■G Suiteの主な機能
メール
ビジネス用のメールアドレスをGmailを使って作ることができます。
カレンダー
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
Google Driveで全てのファイル一括保管し、スプレッドーシートなどを使えば、メンバーと1 つのドキュメントを同時に編集することができます。
■G Suiteの料金
G Suiteは14日間は無料体験することができますが、それ以降は全て有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1人あたり）600円〜になります。
国内のグループウェア市場でシェアNo.1「サイボウズOffice」
グループウェア「サイボウズOffice10」
https://products.cybozu.co.jp/office/
サイボウズOfficeは、国内のグループウェア市場で10年連続シェア1位のグループウェアです。
■サイボウズOfficeの特徴
1.個人単位で機能のオン/オフができる
ユーザー毎に設定できるので、不要なアプリケーションを非表示にすることができます。
2.未読を一覧で見れる
未読の通知をまとめて処理したり、機能ごとに未読の処理ができます。
■サイボウズOfficeの主な機能
掲示板
社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん、「いいね！」をはじめとするリアクション機能もついているので、一方的な発信になるのを防いでくれます。
Todoリスト
トップページやスケジュールにタスクの期限が表示されるので、タスク漏れを防ぐことができます。
カレンダー
指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できたり、設備の予約をすることができます。
ファイル共有
複数階層のフォルダを作成し、ファイルの管理をすることができます。
■サイボウズOfficeの料金
サイボウズOfficeは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン（500円/月〜（1人あたり））を契約する必要があります。
業務アプリを自社用にカスタマイズできる「kintone」
「kintone」｜サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム
https://kintone.cybozu.com/jp/
kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
■kintoneの特徴
1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。
■kintoneの主な機能
スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。
■kintoneの料金
kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン（780円/月〜（1人あたり））を契約する必要があります。
【完全無料で使えるグループウェア】
社内SNSとして利用できるグループウェア「Talknote」
「トークノート 」｜いい会社をつくる社内SNS
トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。
■トークノートの特徴
1.シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます。
2.管理機能が充実している
既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。
■トークノートの主な機能
グループ
グループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク
作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。
■トークノートの料金
https://talknote.com/price/index.php
無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
生産性向上のための高機能グループウェア「desknet’s NEO」
「desknet’s NEO」｜415万人が利用する国産グループウェア
desknet’s NEOは、 仕事の効率を上げて生産性を高めることができる高機能グループウェアです。
■desknet’s NEOの特徴
1.あらゆる業種や規模に対応する機能が揃っている
25のアプリケーションが用意されており、どのような企業にも対応できるようになっています。
2.パッケージ版も用意されている
クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます。
■desknet’s NEOの主な機能
ポータル
社内の更新情報などのお知らせを一箇所で表示できるため、全社連絡がスムーズになります。
■desknet’s NEOの料金
https://www.desknets.com/neo/price/
無料期間が30日間となっており、その後は有料プラン（1人あたり400円/月〜）を契約する必要があります。
低コストのグループウェア「J-MOTTO」
「J-MOTTO」｜スケジュール共有のクラウド型グループウェア
J-MOTTOは、 4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービス。
■J-MOTTOの特徴
1.グループウェア以外の機能も使える
グループウェアだけでなく、WEB給与明細やWEB勤怠の機能も利用することができます。
■J-MOTTOの主な機能
ポータル
新着のお知らせや、社内システムへのリンクを1ヵ所に集約して、情報のハブとしての役割を果たします。
■J-MOTTOの料金
https://www.j-motto.co.jp/00000000/price/
最大3ヶ月は無料期間になっていますが、その後は有料プラン（20人あたり3,000円/月〜）を契約する必要があります。
大企業向けグループウェア「Garoon」
「Garoon」｜中堅・大規模組織向けグループウェア
サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。
■Garoonの特徴
1.ワークフロー機能を活用することで外出先からでも迅速に対応できる
スマホからでも機能を利用することができるため、申請や決裁がスムーズに行えます。
2.パッケージ版も用意されている
クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます。
■Garoonの主な機能
ポータル
更新の通知と、全社向けの情報を一画面に集約し、用途に応じて複数のポータルを立ち上げることができます。
■Garoonの料金
https://garoon.cybozu.co.jp/price/cloud/
30日間は無料期間になっていますが、その後は有料プラン（10人あたり845円/月〜）を契約する必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
サービスによって機能の数も違いますし、制限も異なるため、本当に必要な機能を絞り込むことが大事なのではないでしょうか。
特に、グループウェアを初めて利用する方や、あまり本格的に利用したことのない方はシンプルなサービスを選択することで、社内へ浸透させやすくなると思います。
是非、今回ご紹介させていただいたサービスを元に導入の検討をしてみてください。
