リモートワークなど新しい働き方が定着した今日では、時間や場所に縛られず使えるグループウェアを導入する企業が増加しています。さらに、大企業だけでなく中小企業も導入して紙媒体を電子化し、情報共有の効率化を進めています。
一方で、自社でグループウェアの導入を検討していても、自社に最適なものがわからず選定に苦戦している方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、中小企業におすすめのグループウェア8選と導入メリットを中心にご紹介します。
- 限られた予算内で自社の課題を解決できるグループウェアを導入したい
- ITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせるグループウェアが知りたい
- グループウェアのメリットを把握し、社内で導入を前向きに検討したい
という担当者の方は、ぜひ本記事を参考にして自社のリソースや社員の属性にあったツールを導入し、情報共有の円滑化を実現しましょう。
グループウェアとは？
グループウェアとは、組織内で活用する情報共有のためのソフトウェアです。
主な導入目的としては、ドキュメントやタスク、スケジュールの共有やコミュニケーションの促進が挙げられます。ツールによってメインで搭載されている機能が異なるので、自社の導入目的に沿った機能があるか確認するのが重要です。
グループウェアの機能とは
グループウェアには、具体的には以下のような機能が存在しています。なお、全ての機能が必ず備わっているわけではなく、サービスによって機能が増減します。
- 電子メール機能：Web上での電子メールのやりとりができる機能
- チャット機能：複数人でのチャットによるコミュニケーションがとれる機能
- スケジュール管理機能：個人だけでなくチーム全員のスケジュールが閲覧できる機能
- 掲示板機能：全社に情報を発信し、閲覧者はコメントを書き込める機能
- ファイル共有機能：ドキュメントや画像、動画などを保管・共有できる機能
- 施設予約管理機能：会議室など社内施設の予約管理ができる機能
- タスク管理機能：個人やチーム全体のタスクの管理・共有ができる機能
- 勤怠管理機能：社員の出勤や欠勤など、勤怠の管理ができる機能
グループウェアには、コミュニケーション機能だけではなく、業務をスムーズに進められる機能も一元化されています。たとえば「タスクの進行状況についてチャットでやりとりする」など機能を連携させて使えるので、情報共有が手軽に行えます。
社内SNSとの違いとは
グループウェアとよく混同されやすいものとして、社内SNSが挙げられます。グループウェアと社内SNSは、コミュニケーションがとれるツールという点では同じカテゴリーに属しますが、目的や機能といった面で大きく異なります。
グループウェアの導入目的は、社内の情報共有や業務効率を向上させることです。一方で、社内SNSは社内のコミュニケーションを円滑化するために導入されます。
また、グループウェアには、ファイル共有や掲示板、施設予約管理機能など業務効率を上げるために必要な機能が多く含まれています。しかし、社内SNSには、チャットやコメント機能などコミュニケーションを活発化するのに必要なもののみが搭載されています。
コミュニケーションだけでなく業務全体の効率を改善したい場合には、多様な機能が含まれているグループウェアの導入がおすすめです。
グループウェアのメリットとは
以下では、グループウェアの導入で得られるメリットを4つご紹介します。働き方が多様化した現代において、情報共有の効率化を行うためには、ペーパーレス化を促進し情報を一か所に集約させることが重要です。
情報共有が促進される
グループウェアの導入によって、情報共有が促進されます。
従来のようなメールでの連絡では、一人ひとり宛先を設定しなければならず、工数が多くて面倒です。一方で、グループウェアを利用すれば、チャットや掲示板などで手軽に情報を発信できます。
また、既読機能やスタンプ機能によって情報が相手に届いたか確認できるので、「言った」「言わない」のような不毛なやりとりを防げるのです。
組織単位で情報共有を活性化させるには、グループウェアを導入し手軽に発信できる環境を整える必要があります。
リモートワークがスムーズに行える
導入のメリットとして、リモートワークがスムーズに行えることが挙げられます。
対面以上にコミュニケーションが取りにくいリモートワークですが、グループウェアの掲示板機能やWeb会議機能を利用すれば活発にコミュニケーションを図れます。
ほかにも、スケジュール管理機能やタスク管理機能、ファイル共有機能などを使えば、たとえリモートであっても業務の進捗状況を確認できるため、業務効率の向上に繋がります。
事務作業を効率化できる
グループウェアは、事務作業を効率化することに貢献します。
たとえば、ワークフロー機能を使えば、経費精算なども効率よく行えます。事前に申請と承認のフローを設定しておくと、申請書の確認漏れなどを未然に防げます。
また、スケジュール機能と設備予約機能を組み合わせれば、メンバーの空き時間を把握して素早く会議室を押さえられます。
このように、グループウェアの機能を複数組み合わせれば事務作業を効率化でき、浮いた時間をほかの業務に回せるので、チーム全体のタスク処理速度を上げられます。
フィードバックやフォロー体制の向上
グループウェアの導入によって、フィードバックやフォロー体制の向上が見込めます。
ワークフロー機能やタスク管理機能があるため、メンバーの業務の進捗状況をリアルタイムで確認できます。そのため、メンバーの進捗が遅れている場合は、チームのリソース配分を再検討することができるので、業務効率を落とさずに済みます。
たとえば、部下が作成した議事録や資料に関しても、コメント機能で素早く簡単にフィードバックが行えるので、業務改善スピードを向上させられます。
このように、チーム全体の進捗状況を管理しながら業務の抜け漏れを防ぎ、期日までにタスクを完了させられます。
グループウェアの種類とは？
グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型という2つの利用形態があります。導入する際には、両者の違いを正確に把握し、自社に適した方を選ぶ必要があります。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを介してソフトウェアを利用するタイプを指します。
オンプレミス型のようにシステムを構築する必要がないため、低いコストで即時導入できる点がメリットです。一方で、インターネット上にデータを保存するので、利用方法によってはセキュリティ面のリスクが発生する場合があります。
初期費用が掛からず、チームの人数に応じて料金プランを選べるので、リソースが限られている中小企業におすすめのプランです。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社サーバー内に専用のソフトウェアをインストールして利用するものです。つまり、自社サーバーにシステムを構築して利用するタイプのツールです。
自社で運用するので障害や情報漏洩のリスクを下げられます。また、人数や利用期間によって利用料金が変動せず一定のコストになるため、コスト管理が安定しやすいです。
一方、デメリットとしては導入費用が高額になるということに加え、導入までに時間がかかるという点があります。
また、カスタマイズ性が高いので必要な機能だけを追加できる点もオンプレミス型の特徴ですが、ITの専門知識が必要なので注意しましょう。
中小企業におすすめのグループウェア8選
以下では、中小企業におすすめのグループウェア8選をご紹介します。
従来のようなWordやExcelで資料を作成し、メールで関係者に連絡する方法では、宛先設定やファイルを開く手間がかかりスピード感がありません。さらに、情報の更新が難しかったり、ファイルの数が増え続けたりして管理が面倒です。
一方で、グループウェアならチャット機能で素早く連絡が取れると同時に情報の更新が容易で、時間や場所を問わず必要な情報へアクセスできます。
とくに中小企業は大企業に比べてIT人材が少なく、ツールに割ける費用も限定的です。そのため、初期費用が掛からず導入直後から使い始められるクラウド型を選ぶべきです。
利用メンバーによってツールに抵抗感が出ないよう、数あるツールのなから選択すべきグループウェアはITに不慣れな社員でも導入初日から直感的に使いこなせ、社内の情報を一括管理できる「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に情報を蓄積していくシンプルなスタイルで、リモートワークの社員ともメッセージ機能で簡単にやりとりができます。また、タスク管理機能でチーム全体の進捗状況を把握できるので、作業の抜け漏れを防ぎながら効率的に業務を行えます。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Talknote】コミュニケーションに特化したグループウェア
＜Talknoteの特徴＞
- コミュニケーションを集約できる
- ベンダーの支援が充実
日報や顧客とのミーティング議事録、売上報告などあらゆる業務のやりとりを一か所に集約できます。
導入時の運用ルール構築など、専任の担当者がサポートしてくれるので、初めてツールを使用する人でも安心です。
＜Talknoteの主な機能＞
グループ
グループでは、テーマごとに投稿する社内掲示板として利用できます。また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信して、円滑に双方向のコミュニケーションが取れます。
タスク
作成したタスクは、遂行する期限と共に閲覧可能です。
＜Talknoteの注意点＞
- 過去の投稿を探すのに時間がかかる
タイムライン形式で情報が流れてしまうので、過去の投稿を探すのに時間がかかりストレスを感じるというユーザーの声があります。
＜Talknoteの料金＞
-
初期費用＋基本プラン＋オプションからなるので、詳細は問い合わせが必要です。
【desknet’s NEO】生産性向上のための高機能グループウェア
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 27の基本アプリ搭載
- クラウド版とパッケージ版の2種類がある
スケジュールや設備予約など、業務に必要な機能が豊富に備わっています。
即日導入したい場合はクラウド版を、自社のサーバーで運用したい場合はパッケージ版を選ぶなど自社の導入目的に合わせて選択するのが重要です。
＜desknet’s NEOの主な機能＞
ポータル
社内の更新情報などのお知らせを一箇所で表示できるため、連絡がスムーズになります。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- UIがいまいち
たとえば、スケジュールが時間で表示されるなど、ほかのツールと比べて直感的に使えず、わかりづらいという口コミがあります。
＜desknet’s NEOの料金＞
- クラウド型:1ユーザーあたり月額440円〜（オプションは追加料金）
- パッケージ型：5ユーザーあたり43,780円〜
【J-MOTTO】低コストのグループウェア
＜J-MOTTOの特徴＞
- オプション機能が豊富
有料課金をすれば、グループウェアの機能以外にもWeb給与明細やWeb勤怠の機能を使えるようになります。
＜J-MOTTOの主な機能＞
- ポータル
新着のお知らせや社内システムへのリンクを1ヵ所に集約して、情報のハブとしての役割を果たします。
＜J-MOTTOの注意点＞
- スマホで使いづらい
たとえば、スマホでスケジュールを閲覧する際に他部署の社員のものを見るまでにかかる工数が多く、手間がかかるという口コミがあります。
＜J-MOTTOの料金＞
-
ライトプラン：10ユーザーまで年43,780円
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スタンダードプラン:20ユーザーまで月3,300円
【Microsoft 365】Officeアプリケーションが使える
＜Microsoft 365の特徴＞
- 常にOfficeアプリケーションの最新版を使える
- 複数のデバイスで利用可能
クラウド型なので、買い切り型と異なり、全社でバージョンを統一できます。
スマホやタブレットでも使えるので、移動時間中でも資料作成など作業が行えます。
＜Microsoft 365の主な機能＞
- スケジュール
- ファイル共有
- チャット
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見られます。
OneDriveを使えば、全てのファイル一括保管し、Officeアプリケーションとの連携もスムーズです。
Yammerを使えば、高いセキュリティ下で社内コミュニケーションを取れます。
＜Microsoft 365の注意点＞
- 機能が豊富ですべてを使いこなせない
WordやExcel、PowerPointなど機能が多すぎて、すべてを使いこなせるようになるには時間がかかってしまいます。
＜Microsoft 365の料金＞
-
Business Basic:1ユーザーあたり月額540円
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Business Standard：1ユーザーあたり月額1,360円
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Business Premium：1ユーザーあたり月額2,180円
-
Apps：1ユーザーあたり月額900円
【Google Workspace】ビジネス対応したGoogleのグループウェア
＜Google Workspaceの特徴＞
- リモートワークがスムーズになる
たとえば、メンバーのスケジュールをカレンダー上で確認し、会議の時間を決めて招待メールを簡単に送れます。また、議事録も会議中に共同編集できるので、終了後に素早く共有可能です。
＜Google Workspaceの主な機能＞
- メール
- カレンダー
- ファイル共有
ビジネス用のメールアドレスをGmailを使って作れます。
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で閲覧可能です。
Google Driveで全てのファイル一括保管し、スプレッドーシートを使えば、メンバーとドキュメントを同時に編集できます。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 使用しないアプリがある
カレンダーやメールなど、特定のアプリしか使わない場合は、機能過多で料金が割高になってしまいます。
＜Google Workspaceの料金＞
- Business Starter：1ユーザーあたり月額680円
- Business Starter：1ユーザーあたり月額1,360円
- Business Plus：1ユーザーあたり月額2,040円
- Enterprise：要お問い合わせ
【サイボウズOffice】国内のグループウェア市場でシェアNo.1
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- 機能が豊富
掲示板やメッセージ、スケジュールなど業務を行う上で欠かせない機能が網羅されています。
＜サイボウズOfficeの主な機能＞
- 掲示板
- Todoリスト
- カレンダー
- ファイル管理
社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん、「いいね！」をはじめとするリアクション機能もついているので、双方向のコミュニケーションが実現します。
トップページやスケジュールにタスクの期限が表示されるので、タスク漏れを防げます。
指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できるので、一人一人に空き時間を尋ねることなく迅速に会議の時間を定められます。
複数階層のフォルダを作成し、顧客ごとにファイルを整理できます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- UIが古い
ツールのUIが古く、ほかのツールと比べて使いづらい点があるという口コミがあります。
＜サイボウズOfficeの料金＞
-
スタンダードコース:1ユーザーあたり月額500円
-
プレミアムコース：1ユーザーあたり月額800円
【kintone】業務アプリを自社用にカスタマイズできる
＜Kintoneの特徴＞
- カスタマイズ性に富んでいる
日報や案件管理、採用面接管理など業種や用途に合わせたツール内アプリがあるので、自社の業態によって自由にカスタマイズが可能です。
＜kintoneの主な機能＞
- スペース
- ピープル
Wikiのように情報蓄積したり、テーマごとに掲示板を作成したりできます。
社員がマイページを作ってアイデアを投稿し、ほかの社員はコメントを送れるので、ツール上でやり取りがスムーズに行えます。
＜Kintoneの注意点＞
- 非エンジニアにはカスタマイズが難しい
カスタマイズするには専門知識が必要で、ITに不慣れな人が行うのは困難です。
＜Kintoneの料金＞
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ライトコース:1ユーザーあたり月額780円
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スタンダードコース：1ユーザーあたり月額1,500円
中小企業におすすめのグループウェアまとめ
これまで、中小企業におすすめのグループウェア8選や導入するメリットについてご紹介してきました。
グループウェアを導入すると社内の情報を一元管理できるので、リモートワーク中にも必要な情報へ簡単にアクセス可能です。ご紹介したグループウェアの中には多機能で便利な一方で、複雑なツールもあり、ITリテラシーのばらつきが顕著な中小企業で導入するのは難しい可能性が高いです。
そのため、導入するツールは、「ITに不慣れな人でも簡単に使いこなせる」ことがマストです。ご紹介したStockは、グループウェアに必要な機能が過不足なく備わったシンプルなツールであり、100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
利用は無料からでき登録も一分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して社内情報の管理を一元化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
