昨今、企業のIT化が進む中で、グループウェアが注目を集めてきています。
 
しかし、一言にグループウェアと言っても、サービスによって主要な機能やできることが違いますので、導入する際は注意が必要です。
 
そこで今回は、おすすめのグループウェアをご紹介させていただきます。社内にグループウェアを導入する上で、どのような機能が必要かを確認しながら選んでみてください。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめグループウェア9選

早速無料・有料で使える9つのグループウェアをご紹介していきます。
 
「そもそもグループウェアって何?」「どうやって選べばいい?」とお悩みの方は、【グループウェアとは】から読み進めていただければと思います。
 
 

【無料から使えるグループウェア】

シンプルな機能で、誰でも簡単に情報を残せる「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
 
関連記事: 【2021年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!

 

社内SNSとして利用できるグループウェア「Talknote」

Talknoteのトップページ

「トークノート 」|いい会社をつくる社内SNS

https://talknote.com/

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。

■トークノートの特徴

1.シンプルなデザイン
 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
 
2.管理機能が充実している
 既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。

■トークノートの主な機能

グループ

Talknoteのグループ画面

グループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク

Talknoteのタスク管理画面

作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。

■トークノートの料金

Talknoteの料金プランページhttps://talknote.com/price/index.php

無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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生産性向上のための高機能グループウェア「desknet’s NEO」

desknet’s NEOのトップページ

「desknet’s NEO」|415万人が利用する国産グループウェア

https://www.desknets.com/

desknet’s NEOは、 仕事の効率を上げて生産性を高めることができる高機能グループウェアです。

■desknet’s NEOの特徴

1.あらゆる業種や規模に対応する機能が揃っている
 25のアプリケーションが用意されており、どのような企業にも対応できるようになっています。
 
2.パッケージ版も用意されている
 クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます。

■desknet’s NEOの主な機能

ポータル

desknet’s NEOのポータル画面

社内の更新情報などのお知らせを一箇所で表示できるため、全社連絡がスムーズになります。

■desknet’s NEOの料金

desknet’s NEOの料金プランページhttps://www.desknets.com/neo/price/

無料期間が30日間となっており、その後は有料プラン(1人あたり400円/月〜)を契約する必要があります。
 


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低コストのグループウェア「J-MOTTO」

J-MOTTOのトップページ

「J-MOTTO」|スケジュール共有のクラウド型グループウェア

https://www.j-motto.co.jp/

J-MOTTOは、 4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービス。

■J-MOTTOの特徴

1.グループウェア以外の機能も使える
 グループウェアだけでなく、WEB給与明細やWEB勤怠の機能も利用することができます。

■J-MOTTOの主な機能

ポータル
新着のお知らせや、社内システムへのリンクを1ヵ所に集約して、情報のハブとしての役割を果たします。

■J-MOTTOの料金

J-MOTTOの料金プランページhttps://www.j-motto.co.jp/00000000/price/

最大3ヶ月は無料期間になっていますが、その後は有料プラン(20人あたり3,000円/月〜)を契約する必要があります。
 


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大企業向けグループウェア「Garoon」

Garoonのトップページ

「Garoon」|中堅・大規模組織向けグループウェア

https://garoon.cybozu.co.jp/

サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。

■Garoonの特徴

1.ワークフロー機能を活用することで外出先からでも迅速に対応できる
 スマホからでも機能を利用することができるため、申請や決裁がスムーズに行えます。
 
2.パッケージ版も用意されている
 クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます。

■Garoonの主な機能

ポータル

Garoonのポータル画面

更新の通知と、全社向けの情報を一画面に集約し、用途に応じて複数のポータルを立ち上げることができます。

■Garoonの料金

Garoonの料金プランページhttps://garoon.cybozu.co.jp/price/cloud/

30日間は無料期間になっていますが、その後は有料プラン(10人あたり845円/月〜)を契約する必要があります。
 

【有料で使うグループウェア】

Officeアプリケーションが使える「Office365」

Office365のトップページ

「Office365」|Microsoft Office

https://www.office.com/

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションを使うことができます。

■Office365の特徴

1.Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
 エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
 
2.常に最新のOfficeアプリケーションを使うことができる
 クラウド型のため、アップデートに費用をかけることなく、常に最新版のOfficeアプリケーションを利用することができます。

■Office365の主な機能

スケジュール
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
OneDriveを使えば、全てのファイル一括保管し、Officeアプリケーションとの連携もスムーズです。
チャット
Yammerを使えば、細かな設定と高セキュリティで社内コミュニケーションを取ることができます。

■Office365の料金

Office365の料金プランページ

Office365は無料プランがないため、全て有料プランの契約となります。
有料プランは、月額(1人あたり)540円〜となります。
※Officeのアプリケーションを使うには、月額900円以上のプランを契約する必要があります。
 


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ビジネス対応したGoogleのグループウェア「G Suite」

G Suiteのトップページ

「G Suite」|ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどのサービス

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるサービスです。

■G Suiteの特徴

1.仕事に必要なものが全て1つに
 GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどが全て一つになっています。
 
2.企業で使えるように最適化されている
 Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます。

■G Suiteの主な機能

メール
ビジネス用のメールアドレスをGmailを使って作ることができます。
カレンダー
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
Google Driveで全てのファイル一括保管し、スプレッドーシートなどを使えば、メンバーと1 つのドキュメントを同時に編集することができます。

■G Suiteの料金

G Suiteの料金プランページ

G Suiteは14日間は無料体験することができますが、それ以降は全て有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)600円〜になります。
 


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国内のグループウェア市場でシェアNo.1「サイボウズOffice」

サイボウズOfficeのトップページ

グループウェア「サイボウズOffice10」

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズOfficeは、国内のグループウェア市場で10年連続シェア1位のグループウェアです。

■サイボウズOfficeの特徴

1.個人単位で機能のオン/オフができる
 ユーザー毎に設定できるので、不要なアプリケーションを非表示にすることができます。
 
2.未読を一覧で見れる
 未読の通知をまとめて処理したり、機能ごとに未読の処理ができます。

■サイボウズOfficeの主な機能

掲示板
社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん、「いいね!」をはじめとするリアクション機能もついているので、一方的な発信になるのを防いでくれます。
Todoリスト
トップページやスケジュールにタスクの期限が表示されるので、タスク漏れを防ぐことができます。
カレンダー
指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できたり、設備の予約をすることができます。
ファイル共有
複数階層のフォルダを作成し、ファイルの管理をすることができます。

■サイボウズOfficeの料金

サイボウズOfficeの料金プランページ

サイボウズOfficeは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(500円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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業務アプリを自社用にカスタマイズできる「kintone」

kintoneのトップページ

「kintone」|サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

■kintoneの特徴

1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
 案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
 
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
 APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。

■kintoneの主な機能

スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。

■kintoneの料金

kintoneの料金プランページ

kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(780円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 


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グループウェアとは?

グループウェアとは、組織内で活用する情報共有のためのソフトウェアです。
主に、ドキュメントやタスク、スケジュールなどの共有やコミュニケーションを目的としており、これらを手助けする機能が揃っています。
 
それ以外にも勤怠管理やweb会議など、グループウェアによって様々な機能の組み合わせが存在するのが特徴です。
 
どのような機能が必要かは企業によって異なるため、導入前には十分検討する必要があります。

グループウェアの機能とは

グループウェアには、具体的には以下のような機能が存在しています。
なお、全ての機能が必ず備わっているわけではなく、サービスによって機能が増減することとなります。
 
  • 電子メール機能:Web上での電子メールのやり取りができる機能
  • チャット機能:複数人でのチャットによるコミュニケーションがとれる機能
  • スケジュール管理機能:個人や、他のメンバーのスケジュールの共有ができる機能
  • 掲示板機能:全社向け情報の掲載や、それに関するコメントの記載ができる機能/li>
  • ファイル共有機能:ドキュメントや画像・動画などの保管・共有ができる機能
  • 施設予約管理機能:会議室などの社内施設の予約管理ができる機能
  • タスク管理機能:個人や、他のメンバーのタスクの管理・共有ができる機能
  • 勤怠管理機能:社員の出勤や欠勤など、勤怠の管理ができる機能
グループウェアでは、コミュニケーション機能だけではなく、業務をスムーズに進めることができる機能も一元化されているので、例えば「タスクの進行状況についてチャットでやり取りする」など機能を連携させて使うことが出来ます。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめのグループウェアもご紹介

社内SNSとの違いとは

グループウェアとよく比較されやすいものとして、社内SNSがあります。
 
グループウェアと社内SNSは、コミュニケーションがとれるツールだという点では同じカテゴリに属しますが、目的や機能といった面で大きく異なります。

<目的>

グループウェアの目的は、社内の情報共有や業務効率を向上させることです。
そして、その一環として「コミュニケーションの活性化」があり、コミュニケーションツールが機能として割り当てられています。
 
一方で、社内SNSはその名のとおり、「社内のコミュニケーションを活性化」させることを目的するツールです。
 
あくまでもコミュニケーションの活性化が目的なため、そこに業務の効率化は関わってきません。

<機能>

グループウェアには、コミュニケーションツール以外にスケジュール管理機能やタスク管理機能、ワークフロー機能などがあります。こうした機能の掛け合わせによって業務効率を向上させていくのがグループウェアです。
 
一方、社内SNSにはそれらのような機能は存在せず、コミュニティ機能や、部署や役職を超えたチャットの作成機能など、あくまでもコミュニケーションに特化した機能のみが利用できるようになっています。
 
関連記事: グループウェアとは?導入のメリット・デメリットやオススメのツールをご紹介


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グループウェアのメリットとは

では、グループウェアを導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?1つずつ見ていきましょう。

情報共有が活性化される

グループウェアの最大のメリットは、情報共有が活性化されることです。
社内SNSを利用すれば、コミュニケーションは活性化されますが、あくまでも社内SNSは個人同士のコミュニケーションがメインであり、情報共有とは言い難いです。
 
グループウェアはファイルの共有やチームでのタスク管理など、組織としても役立つさまざまな機能があり、その汎用性から社内SNSよりも利用者が多くなるというメリットがあります。
 
個人同士ではなく、組織単位で情報共有を活性化させたいのであれば、グループウェアを導入するより他はありません。

リモートワークがスムーズに行える

今やわたしたちの生活になじみ深いものとなった「リモートワーク」ですが、グループウェアを導入することでさらにスムーズに行えるようになります。
 
対面以上にコミュニケーションが取りにくいリモートワークですが、グループウェアの掲示板機能やWeb会議機能を利用することでコミュニケーションを活性化させることができます。
 
また、スケジュール管理機能やタスク管理機能、ファイル共有機能などを使えば、たとえリモートであっても業務の進捗率を確認できるため、業務効率の向上に繋がります。

事務作業を効率化できる

ワークフロー機能を使えば、経費精算なども効率よく行うことが出来ます。事前に申請と承認のフローを設定することで、申請の確認漏れなどの事態を防ぐこともできます。
 
また、設備予約機能を使えば、設備や会議室などの利用におけるダブルブッキングを防ぐことも可能です。こうした事務作業を効率化させられるのはグループウェアの強みだと言えます。

フィードバックやフォロー体制の向上

グループウェアにはワークフロー機能やタスク管理機能があるため、メンバーの業務の進捗状況をリアルタイムで確認することができます。
 
さらに言えば、そこから発展して、リアルタイムでのフィードバックやフォローが行えるようになります。
 
フィードバックまでの時間が削られることで、修正や改善までの時間を短縮できるため、業務効率の向上という点でこれ以上のメリットはないかもしれません。


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グループウェアの種類とは?

ここまで、グループウェアの機能やメリットについてご紹介してきました。
実際に導入するイメージが湧いてきた方もいるのではないでしょうか?
 
最後に、グループウェアを導入する際に選択する必要がある利用形態についてご紹介します。
 
グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型という2つの利用形態があります。両者の違いについて見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを介してソフトウェアを利用するタイプのグループウェアです。
 
オンプレミス型のようにシステムを構築する必要がないため、低いコストで即時に導入できるというのがメリットです。
 
一方で、機能を自社向けにカスタマイズできず、インターネット上にデータを置くことになるため、利用方法によってはセキュリティ面のリスクが発生する場合があります。
 
関連記事: 【徹底比較】おすすめのクラウド型グループウェア8選!選定ポイントも解説

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社サーバー内に専用のソフトウェアをインストールして利用するものです。
 
いわば、自社サーバーにシステムを構築して利用するタイプのグループウェアです。
メリットとしては、社内で運用できることから障害や情報漏洩のリスクが下げられる、人数や利用期間によって利用料金が変動せず一定のコストとなるためコスト管理が安定しやすいという点があります。
 
一方、デメリットとしては導入費用が高額になるということに加え、導入までに時間がかかるという点があります。
 
また、カスタマイズ性が高いことから、必要な機能だけを追加できる点もオンプレミス型の特徴ですが、一方で構築・カスタマイズには専門知識が必要となるという点も注意しなくてはなりません。
 
関連記事: グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
グループウェアはサービスによって機能の数や、制限が異なるため、本当に必要な機能を絞り込み導入していくことが大切です。
 
特に、グループウェアを初めて利用する方や、あまり本格的に利用したことのない方はシンプルなサービスを選択することで、社内へ浸透させやすくなります。
 
是非、今回ご紹介させていただいたサービスを元に、グループウェアの導入を検討していただければと思います。

 

関連記事: 【2021年最新版】おすすめグループウェア20選|価格から機能まで徹底比較